Controle de estoque e vendas: vantagens, como fazer e quais ferramentas usar

Equipe TOTVS | 24 janeiro, 2023

A organização de qualquer negócio passa pelo controle de estoque e vendas. E essa entrada e saída de mercadorias e materiais, quando bem organizada, traz diversos benefícios.

Entre eles, o melhor aproveitamento do espaço físico do local e o aumento de produtividade entre os setores são destaques, assim como a identificação do que funciona ou não para a estratégia da empresa.

Para conhecer as vantagens e motivos de ter um controle eficiente de estoque e vendas, preparamos esse guia com informações, funcionamento, dicas e ferramentas de uso cotidiano para o gerenciamento de estoque

Assim, o desenvolvimento dessa parte tão importante para todo negócio vai ficar ainda melhor. Vamos lá!

Qual a importância do controle de estoque e vendas?

O estoque e as vendas são setores estratégicos e de suma importância em qualquer negócio. A partir de uma boa organização e dados gerados, é possível mensurar a saúde, os pontos fortes e fracos e atuar em mudanças de foco, além de possibilitar o desenvolvimento da empresa como um todo.

Tudo isso passa por uma gestão de área completa, que sabe exatamente cada movimentação de mercadoria. 

Existe, portanto, uma série de vantagens para se levar em consideração. Confira algumas delas!

Planejamento a longo prazo

Quando ambas as áreas têm um controle assertivo e cuidadoso, a empresa conseguirá acompanhar o fluxo de venda de cada mercadoria. 

Desse modo, portanto, é possível compreender suas necessidades de reposição, logística, recepção de seus consumidores e até identificar tendências do mercado e sazonalidade.

Com isso, o planejamento pode ser feito a longo prazo, com base em dados da sua própria empresa, tornando os resultados ainda mais objetivos. 

Além disso, o estoque pode ser organizado de acordo com sua necessidade, já abarcando esses fenômenos.

Controle financeiro

A partir da compreensão desses dois setores, o fluxo de caixa também fica mais organizado. A qualidade no estoque faz com que haja uma diminuição de erros como falta ou excesso de produtos. 

Dessa forma, a empresa não perde capital com grandes queimas de estoque nem com a ausência de um item.

O controle financeiro, portanto, poderá atuar com mais dinamismo, traçando ações que impulsionam o desenvolvimento da empresa como um todo, desde o reposicionamento de estoque e produtos até sua expansão propriamente dita.

Melhor relacionamento com fornecedores

Ao ter um programa de vendas e estoque, o relacionamento com fornecedores também tende a ganhar. 

As negociações na compra de mercadorias são pautadas em dados que indicam números precisos, o que melhora a condução desse processo.

O controle faz com que a negociação de descontos e meios de pagamento sejam facilitadas. 

Além disso, o planejamento voltado para o longo prazo proporciona a compra de materiais com antecedência, o que é bom para a empresa e também para o fornecedor.

Gestão mais assertiva

Ter o controle de vendas e estoque organizado proporciona também uma gestão empresarial mais assertiva, conectada com os problemas, soluções e boas práticas de ambos os setores.

Assim, os gestores conseguem estimar melhor os próximos passos do negócio, optando por caminhos apontados por dados dessas áreas, sem precisar se basear em achismos ou informações externas que muitas vezes não correspondem com o real cenário da empresa.

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Como fazer um controle de estoque e vendas?

Um sistema eficiente de controle de estoque e vendas pode garantir que os produtos estejam sempre em alta demanda, reduzindo perdas por excesso de estoque no processo. 

Para configurar um sistema bem-sucedido, é importante tomar alguns cuidados básicos e definir tarefas essenciais.

Comece designando um membro da equipe para rastrear o estoque da empresa e as necessidades do cliente. Essa pessoa deve ser organizada e capaz de receber pedidos precisos, mantendo um registro de todos os itens no estoque. 

Com isso definido, fica mais fácil seguir as dicas abaixo, que incluem fatores importantes para o funcionamento dessa gestão.

1. Atualize sempre o cadastro de produtos

A falta de atualização do cadastro de produtos é muito prejudicial para o controle de estoque e vendas, pois pode resultar em erros de cálculo e disponibilidade de mercadorias.

Defina um processo de cadastro de itens e padronize as informações para facilitar a pesquisa de produtos no estoque, separando por categorias para manter a organização.

Essa pode ser uma tarefa demorada quando feita manualmente, mas pode ser otimizada com o auxílio de um programa para controle de estoque e vendas, que já faz todo o registro de maneira automática.

2. Contabilize o inventário de estoque

Para tornar o controle mais assertivo, é indicado fazer a contabilização do inventário. O processo consiste na listagem de produtos armazenados para identificação e contagem do estoque.

Além disso, o inventário também contribui para a classificação das mercadorias, otimizando a gestão de estoque e vendas. 

Na prática, essa contabilização permite uma utilização eficiente do capital de giro, bem como ajuda a reduzir o desperdício de artigos e ainda garante um melhor aproveitamento do espaço físico.

Entretanto, para usufruir desses benefícios, é preciso definir uma data para contabilizar o inventário de estoque e também escolher o modelo a ser utilizado – permanente, cíclico ou rotativo.

3. Registre as entradas e saídas

Como vimos, a atualização do estoque é essencial para ter um controle eficiente. Por isso, o ideal é atualizar a entrada e saída de produtos diariamente. 

Essa estratégia deve ter uma periodicidade, assim como a contabilização do inventário. A gestão contínua permite entender quais mercadorias têm maior saída e quais ficam paradas por mais tempo.

Com esses dados, é possível otimizar o controle de estoque e vendas, aprimorar as ações operacionais e definir estratégias mais assertivas e específicas, como divulgação de promoções para itens parados, por exemplo.

4. Use o estoque de outras unidades

Você já deve ter percebido, em algum momento, a seguinte situação no seu negócio: um produto com altas vendas e falta de estoque em uma unidade, enquanto a mesma mercadoria apresenta baixas saídas em outra loja.

Usar o estoque de outras unidades é uma ótima estratégia para resolver esse problema. Com isso, você pode repor o estoque da unidade com maior fluxo de saída e evitar itens encalhados na loja com baixas vendas.

Para identificar esse cenário e saber quando aplicar essa estratégia, é importante fazer o registro de entradas e saídas de produtos, assim como manter a frequência da contabilização do inventário.

5. Defina indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho, também chamados de KPIs, permitem um entendimento claro do controle de estoque e vendas.

Com eles, é possível identificar as causas de queda nas vendas, produtos encalhados e até a necessidade de reposição de cada mercadoria.

Outro ponto positivo de acompanhar as métricas do seu negócio é visualizar os resultados alcançados, bem como ajustar objetivos. 

6. Ofereça treinamento aos funcionários

Para aumentar a eficiência no controle de estoque, treine seus colaboradores para que eles possam auxiliar no dia a dia desse gerenciamento.

Além de facilitar o controle, isso agrega mais conhecimento operacional à equipe e simplifica o acesso a informações sobre os produtos.

Como consequência, os colaboradores tornam-se mais produtivos, entregam maior qualidade e agilidade de serviço. 

7. Faça promoções de itens encalhados

Mercadorias paradas por muito tempo no estoque são sinônimo de prejuízo para o seu negócio. Afinal, elas estão apenas ocupando espaço, sem trazer um retorno financeiro para a empresa.

A melhor maneira de aumentar a saída de produtos e evitar itens encalhados no estoque são as promoções.

Muito além de trazer mais eficiência para a gestão interna e evitar prejuízos pela falta de lucratividade, isso reflete diretamente no relacionamento com o cliente.

8. Invista na automatização de tarefas

Considere a implementação de um sistema digitalizado para automação de processos, que permite aumentar ainda mais a eficiência operacional.

Essa digitalização pode incluir diversos processos, desde a digitalização de dados do cliente até a criação de alertas automatizados para quando os estoques estiverem próximos de seus números esgotados. 

Ao automatizar tarefas, você garante maior agilidade na operação, aumenta a produtividade da equipe e otimiza a rastreabilidade do estoque, evitando erros de contagem e desperdício de itens.

Como resultado, é possível aumentar o nível de satisfação do cliente, que conta com uma experiência de maior qualidade.

Principais ferramentas de controle de estoque e vendas

Para você melhorar sua gestão de estoque e vendas, selecionamos algumas ferramentas disponíveis para o seu negócio. Veja abaixo:

Curva ABC

Uma das ferramentas mais importantes no que diz respeito ao controle de estoque é a curva ABC. Ela categoriza os produtos de acordo com sua relevância, dividindo em três. Confira:

  • Categoria A: mercadorias que têm valor de compra elevado e que têm menor número de vendas;
  • Categoria B: mercadorias que têm valor de compra mediano, com número de vendas mediano;
  • Categoria C: mercadorias que têm valor de compra baixo, mas apresentam número alto de vendas.

Just in time

Do inglês, a expressão significa algo como “na hora certa”. Esse método ajuda a baixar os níveis de estoque, fazendo com que a empresa tenha apenas a quantidade necessária para um curto período de tempo.

Assim, evita-se o acúmulo desnecessário e abre-se espaço para que outros produtos venham compor o programa de estoque e vendas. 

Além disso, o método minimiza a perda por excessos, obsolescência e até perecibilidade.

PEPS, UEPS e preço médio

  • PEPS: primeiro a entrar, primeiro a sair. Os produtos que entram primeiro no estoque deverão sair antes dos próximos. É o procedimento que deve ser feito em mercadorias que tenham data de validade, como alimentos perecíveis, medicamentos e outros;
  • UEPS: último a entrar, primeiro a sair. Nesse caso, as mercadorias que chegam por último devem ser priorizadas. Com isso, o layout do estoque e das prateleiras é preenchido com esses produtos;
  • Custo médio: mensura o valor do estoque da empresa sem seguir necessariamente uma ordem cronológica, somando diferentes preços de aquisição do produto e dividindo pela sua quantidade. Pode ser fixo, com base em um período ou móvel, conforme o estoque varia.

Ciclo PDCA

A sigla PDCA vem do inglês, representando as palavras Plan, Do, Check e Act. Na tradução para o português fica claro as etapas desenvolvidas neste ciclo: Planejar, Fazer, Controlar e Agir.

Essa ferramenta de controle de estoque e vendas tem como objetivo principal ajudar a identificar a fonte dos problemas, mas também a melhor solução para eles.

Ou seja, o ciclo PDCA fornece a análise necessária para que você consiga fazer um planejamento assertivo e já aplicar a solução.

Além disso, a ferramenta também acompanha esses resultados, permitindo avaliar gargalos ou pontos de melhoria na solução aplicada.

Sistemas de gestão

Ter um software de gestão que integra o sistema para controle de estoque e vendas a todos os setores de um negócio faz com que os fluxos entre cada área sejam otimizados. 

Com base nos dados gerados, os resultados são mais completos, proporcionando uma tomada de decisão mais direta e eficiente.

A partir disso, as análises sobre as vendas, os custos do processo e a organização do estoque ficam integradas com todas as áreas de um negócio, com relatórios completos que trazem clareza a questões do cotidiano de um gestor.

Plataforma VTEX

Para garantir uma gestão eficiente, é importante encontrar um programa para controle de estoque e vendas capaz de integrar setores, oferecendo uma infraestrutura completa.

Esse é o papel da plataforma VTEX, criada em parceria com a TOTVS. Nela, você encontra um sistema para digital commerce com todas as funcionalidades necessárias para tornar a sua operação omnichannel.

A plataforma oferece gestão centralizada do seu negócio, enquanto permite a integração de vários canais de venda, facilitando a expansão das vendas e trazendo a omnicanalidade para o seu negócio.

Tenha uma operação omnichannel com TOTVS e VTEX juntas!

Conclusão

O uso de ferramentas de controle de estoque e vendas ajuda a otimizar o processo de negócios, fornecendo resultados mais eficientes e minimizando perdas.

Além de ser uma fonte de crescimento de lucro, reduzir o desperdício e maximizar a rotação de estoque são alguns dos benefícios que um bom controle pode trazer para a sua empresa.

Ao entender as necessidades do cliente e manter uma gestão eficiente de estoque, você será capaz de tomar melhores decisões para impulsionar o seu negócio no mercado.

Neste contexto, como vimos, a automação de tarefas e o acesso a uma plataforma capaz de integrar funções, permitindo também a omnicanalidade são passos importantes para o sucesso do negócio.

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