O que é fluxo de caixa e como ele é importante para o varejo?

Equipe TOTVS | 26 agosto, 2022

O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas usadas para o controle financeiro de uma loja. É a partir desse planejamento que um negócio pode ter sucesso.

Desde uma rede de supermercado local até uma pequeno e-commerce de roupas, qualquer segmento, físico ou online, precisa acompanhar todas as transações financeiras que envolvem a empresa.

Esse controle, portanto, é uma característica básica para que o negócio tenha longevidade.

Por isso, se você quer oferecer uma gestão melhor para sua empresa e aumentar suas vendas, é fundamental entender melhor esse tema. Boa leitura!

O que é fluxo de caixa? Para que ele serve?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que serve para fazer o controle financeiro de uma empresa, permitindo acompanhar todas as entradas e saídas de valores de um negócio.

O principal objetivo desse fluxo é mostrar, com detalhes, toda a movimentação de valores da sua loja, de acordo com um período, que pode ser diário, semanal ou mensal.

 Entre as principais funções dessa ferramenta, podemos destacar:

  • aumentar a compreensão financeira da empresa, a partir das entradas e saídas de dinheiro entre um certo período;
  • analisar se a receita gerada com as vendas será capaz de cobrir todos os gastos da loja (funcionários, investidores e despesas fixas) e como isso pode ser amplificado;
  • planejar ações ou investimentos futuros para aumentar a receita da loja e melhorar a saúde financeira dela.

Na prática, esse registro vai oferecer o comparativo entre o quanto você tem faturado com a sua loja e o quanto você tem gastado para mantê-la.

Isso significa dizer que ele vai representar a variação líquida na posição de caixa da sua empresa, podendo ser negativa, neutra ou positiva.

Qual é a importância do fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma importante ferramenta, pois garante que a empresa possa ver, do ponto de vista financeiro, se o negócio está funcionando como foi planejado.

Quando você coloca os valores em uma planilha e tem uma visualização completa,  sua precisão sobre as finanças da empresa será muito maior.

Entre os principais benefícios neste sentido, podemos destacar a melhor alocação de recursos, a organização do capital de giro e, principalmente, para o varejo, a proteção contra quedas sazonais. 

A seguir, iremos falar um pouco sobre cada um deles.

Melhor alocação de recursos

Uma das grandes vantagens de se acompanhar de perto o fluxo é que você passa a entender melhor como as entradas e saídas financeiras da sua empresa se comportam.

Com isso, é muito mais fácil determinar o valor que você pode usar para investir, o valor que você pode usar para quitar gastos com fornecedores e o valor que será destinado para o pagamento de contas, por exemplo.

As informações do fluxo também revelam quais fontes de receita estão se destacando mais, o que pode favorecer o direcionamento de ações em investimentos com retornos mais garantidos.

Organização do capital de giro

É importante que o fluxo de caixa esteja sempre positivo.  Se essa ferramenta diz respeito à possibilidade de pagar fornecedores, funcionários e todas as despesas, é importante mantê-la assim, certo?

Vamos imaginar uma situação em que sua empresa precise fazer um pagamento ao seu fornecedor no 5º dia do mês, sendo um valor de R$22mil. Contudo, de acordo com o seu próprio fluxo, você apenas terá R$15 mil. 

Ao avaliar sua planilha e as suas projecções, você consegue perceber que 6 dias após o vencimento desse pagamento, você vai receber um valor de R$13mil, o que tornaria possível pagar esse valor.

Com uma planilha ou sistema de gestão deste fluxo, você consegue organizar o capital de giro, o que vai evitar problemas no futuro.

Proteção contra quedas sazonais

Por fim, quando trazemos a realidade dos varejistas, a gestão do caixa no varejo pode ser ainda mais desafiadora.

Ter uma boa equipe e manter as operações em funcionamento em lojas físicas – ou em um e-commerce – faz com que qualquer diminuição das vendas represente uma grande dificuldade ao negócio.

Para se proteger das quedas sazonais, típicas do setor, o planejamento do fluxo de caixa de uma loja de varejo pode ser benéfico na medida em que permite fazer previsões considerando a média de vendas para cada mês.

Quais são os tipos de fluxo de caixa?

Apesar do conceito de fluxo de caixa ser apenas um, essa ferramenta ainda pode ser dividida em outras categorias. O que difere cada uma delas é basicamente a metodologia de realizar o controle.

A seguir, vamos falar sobre os principais tipos. Acompanhe!

Fluxo de caixa operacional

O fluxo de caixa operacional diz respeito ao levantamento de despesas e ganhos associados à operação. É uma das metodologias de fluxo mais simples, pois não demonstra investimentos ou capital de giro. 

Isso significa dizer que reúne qualquer movimentação financeira para funcionamento da empresa, a exemplo da folha salarial. Ao mesmo tempo, desconsidera rendimentos de ativos e tributos, pois eles não fazem parte da operação.

Fluxo de caixa descontado

O fluxo de caixa descontado (FDC) é um tipo de filtro mais específico usado para mostrar o valor de uma empresa. 

Por meio de alguns cálculos de projeção, descontando taxas de risco e valores de ativos, esse fluxo consegue apresentar uma visão do futuro por meio das perspectivas reais daquele empreendimento.

Esta ferramenta é bastante utilizada por empresas que estão buscando investidores para a empresa ou até mesmo quando se tem o objetivo de vender a loja.

Fluxo de caixa projetado

O projetado, como o nome sugere, é aquele que oferece um planejamento futuro sobre recebimentos e pagamentos, ou seja, a ideia é realizar uma previsão do que vai ser movimentado.

Com essa metodologia, é possível preparar, com antecedência, um orçamento para pagar as despesas e garantir o respeito em relação a todos os prazos. 

Esse tipo de fluxo é importante para situações em que se pretende crescer os negócios, por exemplo, como ampliar as redes de uma loja.

Fluxo de caixa direto 

O fluxo direto é um dos mais utilizados no mercado, semelhante ao operacional, mas que  inclui tributos, além de investimentos e necessidade de capital de giro. 

Nele, as entradas e saídas são distribuídas dentro de categorias que estão de acordo com as atividades da gestão.

Nesse formato, as operações são lançadas de forma bruta, ou seja, não há descontos, o que faz desse tipo um dos instrumentos de controle financeiro mais completos.

Fluxo de caixa indireto

O formato indireto é aquele que faz uso do balanço patrimonial, no lugar do próprio fluxo de caixa. 

Esse método faz uso das informações contábeis da empresa para garantir todas as variações ocorridas no caixa. A ideia é contabilizar o lucro de um certo intervalo de tempo para, assim, reajustá-lo de acordo com a amortização e depreciação.

Com isso, é possível chegar ao montante registrado no Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE). 

Fluxo de caixa livre

O fluxo livre tem como função medir a capacidade de gerar capital da gestão. Ele se define como o dinheiro que sobra depois do pagamento de todos os custos da empresa, desde despesas fixas até investimentos.

Do ponto de vista prático, então, esse fluxo se configura como um saldo positivo em caixa que não foi projetado e, até o momento, está livre para ser usado como melhor for.

Com ele, é possível calcular o saldo existente no curto, médio e longo prazos. Para isso, é preciso fazer dois relatórios: um primeiro com projeção de resultados de 60 a 90 dias e um segundo com prazo de 2 a 5 anos. 

Fluxo de caixa de investimentos

O último fluxo é o de investimentos. O objetivo dele é auxiliar na análise de tudo que torna possível investir, levando em conta fatores como a taxa de risco e o retorno.  

Essa análise específica é fundamental para se ter uma visão mais ampla sobre a viabilidade da empresa. 

A partir dessa metodologia, é possível considerar os recursos empregados, como a compra de novos maquinários mais modernos para a empresa, por exemplo.

Como se faz o fluxo de caixa?

Ter o controle financeiro da sua empresa em dia é uma tarefa extremamente importante para a saúde da sua loja. No entanto, como fazer o fluxo de caixa?

O primeiro passo é mapear e registrar todas as informações relativas às movimentações financeiras. Você deve colocar as projeções ao lado do que realmente foi cobrado, como forma de comparar os dois valores.

A partir daí, você deverá separar os valores a partir de categorias, dentro das entradas (tudo que você recebeu) e das saídas (tudo que foi pago), em uma planilha.

É importante que você faça a escolha de um período de análise, que sempre vai depender do seu modelo de negócio. 

Um ponto importante é que, com o crescimento da sua loja, a planilha pode tornar esse trabalho mais demorado.

Por essa razão, é possível que seja preciso fazer uso de tecnologias para auxiliar nessa gestão, juntamente com a integração de canais e estoque.

A integração de canais proporcionadas por um software de varejo resulta em um controle financeiro mais otimizado para a empresa.

Modelo de fluxo de caixa

Para ilustrar melhor o impacto dessa ferramenta para o seu negócio, trouxemos aqui um exemplo do modelo de fluxo de caixa simples para você.

Na planilha, você consegue visualizar os gastos por semana. Um ponto bem importante é analisar o que estava planejado e o que aconteceu. 

No exemplo, o gasto com água e luz, por exemplo, foi maior que o projetado para as duas semanas. Dessa forma, você deve se organizar para considerar novos valores nos próximos meses.

O que é preciso considerar no fluxo de caixa do varejo?

Para empresas varejistas, há vários pontos de atenção, como os gastos da loja, a margem de lucro e o volume de vendas . Entenda como cada um se relaciona com essa ferramenta.

Gastos da loja

Cada tipo de loja tem gastos básicos que independem do que ela está vendendo. Água, luz e impostos, por exemplo, são fatores que influenciam no faturamento tanto de uma loja de roupas como de um restaurante.

É fundamental que todos esses custos sejam considerados – e diluídos – no preço do produto. Para despesas adicionais, como reformas, é preciso que haja uma organização para isso, pois isso interfere diretamente no financeiro.

É importante salientar que não será todo mês que as vendas vão compensar os gastos para o mesmo período. Por essa razão, ter um empreendimento que gere lucro no longo prazo e saiba fazer boas economias vai ser melhor para imprevistos.

Margem de lucro

A margem de lucro tem uma forte relação com o quão bem se consegue ter retorno com a venda dos produtos. Dessa forma, para melhor analisar seu fluxo, você precisa definir bem qual é a sua margem de lucro.

Uma margem muito alta pode aumentar o preço do produto e, por sua vez, reduzir as compras. Já quando uma margem é muito baixa, ela pode não compensar todos os gastos operacionais.

Considerando isso, é fundamental analisar alguns aspectos como custos de produção, preço da concorrência, público-alvo e região de abrangência.  A partir disso, você vai conseguir estabelecer uma margem mínima de lucro viável.

Volume de vendas

Quando você depende da saída dos produtos, a quantidade de vendas faz toda a diferença na saúde financeira de uma loja. Isso acontece pois é comum que alguns custos estejam vinculados apenas ao produto, como a produção dele.

Além disso, todas as despesas fixas precisam ser pagas, mesmo que você não venda nada. Dessa forma, se o seu planejamento mensal é vender 500 unidades de um produto, tudo que for menor que esse valor vai representar um prejuízo.

Manter este tipo de compreensão sobre seu negócio dentro do planejamento é fundamental para acompanhar se o volume de vendas da sua loja está dentro da realidade. Com um software para acompanhamento,  a análise é mais completa.

Com que frequência devo fazer o fluxo de caixa?

O ideal é que seu relatório do fluxo de caixa seja diário, principalmente se você tiver uma grande movimentação. Em casos em que a rotatividade é menor, realizar atualizações semanais pode ser mais indicado.

Por outro lado, quando você faz análises de períodos mais longos, é mais fácil ter uma visão mais ampla sobre o desempenho financeiro e a sazonalidade do seu mercado.

Dessa forma, unir um controle mais frequente com um análise mês a mês será fundamental para enriquecer a perspectiva financeira da sua loja.

Fluxo de caixa e controle de caixa: como se diferem?

A grande diferença entre fluxo e controle de caixa é que o primeiro é mais completo que o segundo. O controle apenas registra as movimentações, já o fluxo permite prever as entradas e saídas futuras.

A importância da tecnologia para vender mais e melhor

Uma das melhores formas de fazer com que a gestão desse fluxo seja eficiente é por meio da tecnologia. O alinhamento das finanças aos objetivos do negócio pode ser bastante otimizado com esse apoio.

E a tecnologia, além de facilitar o acompanhamento das operações financeiras, pode ser responsável por aumentar as vendas. Empresas do varejo precisam contar com ferramentas tecnológicas para todas as etapas. 

Ferramentas de integração podem também otimizar o fluxo de caixa, principalmente devido à visibilidade em tempo real do volume de vendas e do faturamento.

Esse processo, por sua vez, faz bastante diferença para negócios que querem ser financeiramente saudáveis e lucrativos.

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Essa solução é ideal para qualquer tamanho de negócio que queira potencializar a forma de se relacionar e vender, aumentando sua receita.

Com ela, é possível acompanhar todas as informações de seus pedidos, além de consultar o faturamento por canal de venda, o que será fundamental na montagem do seu fluxo de caixa. 

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Conclusão

O fluxo de caixa é um dos elementos fundamentais para estruturar e viabilizar o crescimento de uma loja.

Para acompanhar da melhor forma a realidade do seu setor, é essencial que você considere aspectos como gastos da loja, margem de lucro e volume de vendas.
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