Controle de vendas: o que é, importância e como fazer

Entender as idas e vindas do seu negócio é essencial para que você compreenda tudo que compõe a empresa — muito além dos contornos corporativos. Para isso, existem várias ferramentas e práticas que podem ajudar, como o controle de vendas.

Mas afinal, o que é o controle de vendas e por que é tão importante?

É a essas e outras questões que vamos responder neste conteúdo.

O controle de vendas é um dos fatores primordiais para o sucesso da sua estratégia comercial, bem como para uma melhor gestão de fluxo de caixa.

Vamos lá? Confira!

O que é controle de vendas?

Controle de vendas é o processo de monitoramento das vendas realizadas por uma empresa. Ou seja, trata-se de gerenciar e fiscalizar cada movimentação comercial de saída, de modo a atualizar e centralizar as informações.

É fácil confundir “controle de vendas” com “gestão de vendas“, mas saiba que são conceitos diferentes.

O primeiro é um processo dentro do segundo, que por si só é composto de diversos processos e metodologias que visam organizar o setor, alinhar tarefas e melhorar os resultados.

O controle de vendas é realizado por meio de uma série de análises, que não envolvem apenas os dados dos pedidos fechados, mas passam também pelo:

• Controle de estoque;
• Controle financeiro;
• A emissão dos documentos fiscais;
• O relacionamento com o consumidor;
• Formas de pagamento utilizadas (dinheiro, cartão de crédito ou débito etc.).

Na prática, esse processo pode ser estruturado de diferentes maneiras, seja por uma planilha de controle de vendas ou um ERP.

Qual a importância de fazer o controle de vendas?

Qualquer processo de monitoramento é importante no contexto corporativo. O mesmo acontece com o controle de vendas. Anotar e ter todas as informações comerciais à mão é extremamente importante para garantir a lisura de todas as ações do setor de vendas.

Pense no controle de estoque: é um processo que serve para potencializar a visão estratégica do setor.

Por meio do constante monitoramento dos níveis de estoque, entradas e saídas, preços e prazos, é possível manter a empresa inteira informada sobre as condições de cada item.

Assim, qualquer um com acesso adequado pode compreender se um item está em falta ou não, bem como se o setor está sendo corretamente administrado.

É exatamente o que um processo como o controle de vendas faz:

Monitora e gerencia cada venda realizada, anotando todas as informações relevantes, de modo que fique mais fácil para que toda a empresa — em especial a gerência, stakeholders internos e o próprio setor comercial — entendam tudo que diz respeito ao pedido fechado.

Neste caso específico, mencionar o controle de estoque não foi por acaso: a prática tem total relação com o controle de vendas.

Na verdade, são processos complementares.

Uma empresa que não aplica um bom controle de vendas e de estoque está fadada a uma série de erros. Quer um exemplo?

A compra equivocada de itens, que pode gerar custos extras e obrigar seu comercial a encontrar maneiras de vender mais para compensar as perdas.

Na prática, o controle de vendas pode trazer vários benefícios, como:

• Redução de desperdícios;
• Ajuda no planejamento de compras;
• Organiza a saúde financeira do negócio;
• Proporciona maior transparência sobre o desempenho comercial;
• Aprofunda o entendimento sobre o estado das relações comerciais com os fornecedores.

Como estruturar a estratégia de controle de vendas?

Ficou interessado em lapidar seu controle de vendas? Então, antes de qualquer coisa, é preciso saber como elaborar o processo de monitoramento — entendendo quais informações devem constar no documento.

Novamente, seja em uma planilha ou sistema de gestão, é essencial que o controle de vendas conte com dados atualizados sobre cada um dos pilares da operação comercial.

A seguir, vamos explicar os pontos essenciais na estruturação do seu relatório de controle de vendas. Vamos lá?

Controle de estoque

O controle de estoque, como mencionamos anteriormente, tem total relação com o controle de vendas. Afinal, um alimenta o outro e permite que a empresa mantenha a operação em sintonia.

Ou seja, assim que uma venda é fechada, há a certeza de que dentro do prazo estipulado, o setor produtivo terá os insumos necessários em mãos.

E claro, é uma via de duas mãos: antes de qualquer venda, seja na indústria ou varejo, o vendedor poderá analisar os dados do controle de estoque para saber se o produto está disponível ou poderá ser produzido no tempo desejado.

Como realizar essa anotação no controle de vendas? Vai depender do tipo de relatório que a organização quer.

Em geral, as empresas identificam em uma coluna se o produto está em estoque e quantas unidades possui.

Controle financeiro

O controle financeiro, quando é relativo ao relatório comercial, diz respeito às informações financeiras da operação em si.

Ou seja, o preço de venda, preço de custo (considerando também modificações, adicionais, etc), impostos, descontos etc.

Esses dados financeiros serão essenciais para que seu time possa, além de controlar as vendas, realizar uma melhor gestão de indicadores.

Assim, será possível controlar não apenas o desempenho financeiro, mas os custos, eventuais perdas e indicadores-chave, como ROI, produtividade, entre vários outros.

Diversificação das formas de pagamento

Outro ponto sobre o controle financeiro no relatório de vendas é que vai tornar mais transparente o entendimento sobre a forma de pagamento utilizada.

Hoje, as empresas diversificaram as formas aceitas, de modo a se encaixar nas possibilidades de diferentes tipos de clientes.

Na visão de mercado, é uma excelente alternativa para tornar seus produtos ou serviços mais acessíveis.

Mas é claro que gera certo trabalho, especialmente em relação a meios de pagamento como o cartão de crédito, que demanda da empresa alguns processos extras.

Um deles é a conciliação bancária, que visa organizar de acordo com bandeira de cartão e prazo os pagamentos a receber — de modo que nada saia do radar e o caixa da empresa não seja prejudicado.

Relacionamento com o consumidor

Uma venda pode ser o começo ou a consolidação de seu relacionamento com o cliente.

Por isso, justamente por ser o objetivo de toda a estratégia de comunicação, é aqui que sua empresa deve recolher seus principais dados.

Além das informações relativas ao pedido, é necessário anotar todos os dados de identificação do mesmo.

Outro ponto que deve ser avaliado é que, quanto mais ricas as informações que você possuir dos clientes, melhor será para criar estratégias de marketing eficazes.

Assim, é possível trabalhar em cima de táticas de fidelização de clientes, bem como upselling e cross-selling.

Emissão de notas fiscais

Além disso, o modelo de controle de vendas deve conter as informações fiscais acerca da operação, como as notas fiscais da mesma.

Desse modo, é mais simples averiguar as informações fiscais e tributárias relativas ao pedido, bem como realizar o monitoramento das vendas.

Como fazer o controle de vendas?

Na prática, o controle de vendas aparenta ser um processo simples — e até é! No entanto, é essencial que a empresa e os responsáveis pelo monitoramento sigam algumas premissas.

Afinal, não basta simplesmente anotar as informações que passamos acima em uma planilha ou organizá-las em seu sistema de gestão.

O controle de vendas é um processo que, também, diz respeito à melhoria contínua.

Por isso, é essencial que ele seja desempenhado não apenas como uma mera etapa de descrição de dados, mas como parte de um objetivo (ou um conjunto de objetivos) que mire metas maiores.

Lembra quando falamos do controle de estoque e como esse processo serve para auxiliar o setor, potencializando sua visão estratégica?

Trata-se exatamente de utilizar as informações como base para um objetivo maior: uma meta de melhoria operacional, financeira ou estratégica!

É por isso que fazer o controle de vendas é algo que vai além de simplesmente escolher uma série de informações e anotá-las.

Que tal entender a fundo como conduzir esse processo? Confira!

Entenda a jornada do cliente

Você sabe qual o aspecto mais importante por trás de um bom processo de vendas? O entendimento sobre a jornada do lead até se tornar um cliente.

Assim, é possível otimizar os pontos de contato, criar estratégias com ações mais eficazes, lapidar as arestas e vender mais — e melhor.

Por isso, entender o caminho que seu cliente percorre é essencial na hora de realizar o controle de vendas — e também na hora de interpretar os dados.

Para isso, utilize ferramentas complementares como um funil de vendas e, especialmente, um pipeline de vendas.

O pipeline, inclusive, é uma ferramenta crucial nessa etapa do registro de informações sobre a venda.

Afinal, trata-se de um modelo visual sobre o status de cada etapa do processo comercial. Sua função é justamente mapear os leads ativos nos diferentes estágios do seu pipeline.

Foque na fidelização do cliente

Quando você controla as vendas com um modelo que reúne suas principais informações, fica mais fácil entender quais possuem mais chances de voltar a comprar com sua empresa.

Por isso, que tal aproveitar esse potencial para trabalhar em cima de estratégias de fidelização dos consumidores?

Desse modo, você passa a conhecer seus clientes, preferências e necessidades.

Com isso, é possível criar estratégias personalizadas — baseadas no seu histórico de compras e nas dificuldades relatadas por conversas com representantes.

Assim, você garante uma receita recorrente, melhora a previsibilidade do fluxo de caixa e também alcança novos patamares de comunicação com seu cliente, aumentando sua satisfação.

Registre todas as entradas e saídas

Aqui, voltamos ao básico: o principal por trás de um controle de vendas é ter uma visão simplificada e exata de todas as entradas e saídas do negócio.

Ou seja, quais insumos de fornecedores foram adquiridos e quais produtos ou serviços foram comprados por clientes.

Esse registro completo, atualizado e em tempo real pode ser um desafio. Por isso, nossa dica é utilizar todo o potencial da tecnologia para automatizar a tarefa.

Tenha a gestão financeira em dia

Uma boa gestão financeira vai garantir maior visibilidade sobre os custos, despesas, receitas e lucros de um negócio.

É algo inteiramente ligado ao controle de vendas e estoque — afinal, ambos os relatórios são cruciais para uma boa administração da saúde financeira.

Nestes documentos, procure descrever todos os gastos e receitas relativos a cada operação comercial, de modo que nenhum centavo seja esquecido.

Escolha bons fornecedores

Uma boa maneira de controlar o processo comercial é estabelecendo boas relações com seus fornecedores — bem como escolhendo os melhores para o seu negócio.

Confiança, capacidade e qualidade são essenciais para que você possa cumprir com os pedidos fechados dentro do prazo.

E, claro, boas relações comerciais também garantem alguns benefícios, como melhores preços nas compras realizadas e condições especiais nas negociações futuras.

Mantenha um banco de dados dos consumidores

O banco de dados dos seus clientes será essencial na hora de trabalhar suas estratégias de fidelização, cross-selling e upselling — e de comunicação em geral.

Montar uma carteira completa de clientes vai garantir que você tenha um local centralizado para reunir os dados de seus clientes, de modo a potencializar seu conhecimento sobre os mesmos.

Defina KPIs relevantes para o negócio

Sua estratégia de vendas deve seguir objetivos que façam sentido para sua empresa.

Os indicadores-chave de desempenho servirão de guias para que você saiba se está próximo ou não das metas estabelecidas — inclusive aproveitando-se dos dados que o controle de vendas proporciona.

Ofereça treinamentos para os funcionários

E qual a melhor forma de atingir resultados incríveis, especialmente de vendas?

Existem algumas alternativas, mas com certeza investir em treinamento e capacitação é uma delas!

Ao trabalhar junto com os funcionários, é possível potencializar seus pontos fracos e conquistar melhores resultados nos esforços de vendas.

Acompanhe de perto o trabalho do time de vendas

O monitoramento de vendas não diz respeito apenas ao acompanhamento das operações comerciais, mas às práticas e métodos internos — ou seja, na forma que seu time trabalha!

Assim, sua organização pode mapear pontos, pessoas e processos críticos e trabalhar de modo eficiente em ações de melhorias.

Tenha um produto competitivo

Lembre-se de que os resultados só virão quando o público realmente se interessar pela sua oferta.

Seja sua solução um produto ou serviço, você deve trabalhar de forma contínua na sua melhoria.

Tornar sua oferta competitiva, de modo a se equiparar (e melhor ainda, superar) a sua concorrência é uma das garantias para o sucesso da marca.

Controle o seu estoque

Sim, já batemos nessa tecla, mas após tantas dicas, vale a pena relembrar: um controle de vendas eficiente só é possível com informações atualizadas do seu estoque.

Um depende do outro — e ambos, quando bem feitos, definem o ritmo operacional e financeiro do negócio!

Automatize a operação

E se você pudesse simplificar tudo isso que acabamos de explicar? É o que a automação de processos permite.

Sem planilhas e com sistemas inteligentes no seu negócio, você reduz riscos e pode acessar relatórios completos com apenas alguns cliques!

Como funciona um sistema de controle de vendas?

Um sistema de controle de vendas auxilia seu negócio em várias tarefas. Modular, permite que você controle diferentes áreas da organização (vendas, estoque, finanças, compras, contabilidade, entre outros).

Tudo com a ajuda da automação de processos, integração de setores e a centralização dos dados.

Desse modo, a empresa economiza tempo e torna os processos mais eficientes — eliminando a necessidade de repetição, bem como liberando tempo para que os funcionários foquem em tarefas estratégicas.

E o controle de vendas? Bom, todas as informações comerciais são integradas de forma automatizada.

Assim, uma vez que um pedido é realizado em um canal de vendas, todos os documentos já são atualizados, bem como relatórios.

Desse modo, é possível entender as movimentações e dados sobre cada venda realizada.

CRM da TOTVS

E agora, que tal revolucionar sua gestão e controle de vendas de uma vez? Conte com as tecnologias de CRM da TOTVS!

Elas funcionam 100% em nuvem e podem ser integradas a diversos ERPs de mercado. São capazes de armazenar dados e simplificar seus processos — como a composição do pipeline de vendas e, claro, o controle de vendas!

Desta forma, é possível:

• Realizar a automação da força de vendas
• Controlar agendas, rotas de visitas e atendimentos a clientes
• Ter insumos para uma atuação mais estratégica do time de vendas

E muito mais! Conheça agora mesmo as tecnologias de CRM da TOTVS!

Conclusão

Ao longo deste guia, explicamos tudo sobre o controle de vendas e como essa ferramenta é essencial para melhorar seu entendimento sobre o seu negócio.

Gostou de aprender mais sobre o assunto? Esperamos que aplique as dicas e conhecimentos em sua empresa — e que tragam melhores resultados!

Realizar um bom controle de vendas é crucial para que sua organização entenda seu momento comercial e financeiro.

Além disso, saiba que a tecnologia tem um papel fundamental nessa tarefa, simplificando o monitoramento por meio da integração de dados e automatização de processos.

Para melhorar seu próprio desempenho no controle de vendas, que tal conferir as tecnologias de CRM da TOTVS?E agora, convidamos você a seguir de olho em nossos conteúdos: Entenda tudo sobre o atendimento ao cliente e sua importância!