Em qualquer situação em que se busca qualidade, é possível utilizar o PDCA. Essa ferramenta ajuda no controle dos processos e tem como foco a solução de problemas. Portanto, pode ser adotada na rotina de trabalho das empresas.
Os benefícios? Não é difícil de ser implementada, pois basta apenas entender seu conceito e seguir etapas básicas.
Na realidade de um negócio que se vê diante de um desafio, essa ferramenta é crucial para melhor planejamento e execução de ações de melhoria.
Que tal entender mais sobre o tema? Neste guia completo, explicamos em detalhes o que é ciclo PDCA, como funciona e quais os benefícios de utilizá-lo para solucionar problemas.
Vamos lá? Basta seguir a leitura!
O que é o ciclo PDCA e como funciona?
O ciclo PDCA é um método de gestão que divide os processos em quatro etapas com o objetivo de melhorar a qualidade e encontrar soluções eficientes.
Para isso, repetem-se as seguintes ações, representadas pelas letras na sigla – que vem do inglês:
- P: plan ou planejar;
- D: do ou fazer;
- C: check ou checar;
- A: act ou agir.
O foco dessa metodologia é identificar as causas dos problemas e então definir ações para resolvê-los, buscando caminhos para otimizar os processos.
Além da sigla, essa ferramenta é conhecida como o ciclo Deming ou o ciclo Shewhart. Porém, vale abrir um pequeno parêntesis teórico para explicar essa relação:
O ciclo de Deming é uma ferramenta mais voltada ao aspecto industrial de um problema. É dividida em quatro passos (projeto, produção, vendas e estudo).
Na prática, é uma evolução de outro método de controle de qualidade: o ciclo de Shewhart, um processo circular, normalmente aplicado em indústrias e empresas, composto de três etapas: especificação, produção e inspeção.
De maneira geral, as três metodologias têm o mesmo objetivo de melhorar continuamente os processos e seguem a lógica de entender como os problemas surgem e qual a melhor forma de resolvê-los.
Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?
As empresas que buscam o aperfeiçoamento contínuo podem usar o método PDCA como forma de aprimorar ainda mais suas atividades. Para tanto, basta seguir o ciclo sem pular nenhuma etapa.
Veja mais detalhes sobre como cada etapa deve funcionar:
1. Plan ou Planejar
A primeira etapa do gerenciamento de projetos é o planejamento, que tem como foco definir os objetivos do ciclo e elaborar uma estratégia capaz de solucionar os problemas identificados.
Também é preciso selecionar a equipe que fará parte do projeto. Esses profissionais serão os responsáveis por liderar os processos durante as quatro etapas.
Por isso, essa escolha deve ser feita pensando nas habilidades de cada um e como elas podem contribuir para o sucesso do ciclo.
2. Do ou Fazer
Na segunda etapa, todo o plano de ação elaborado anteriormente é colocado em prática.
Para isso, pode ser necessário a realização de treinamentos com os colaboradores envolvidos, para que eles estejam preparados para executar os processos escolhidos para o ciclo.
Essa pode ser definida como uma das etapas mais importantes do método PDCA. Isso porque é crucial que a execução saia exatamente conforme o planejamento.
Portanto, é preciso haver um acompanhamento constante para evitar desvios e problemas.
3. Check ou Checar
A fase de checagem envolve a aplicação de avaliações para identificar a diferença entre o que foi feito e o que foi planejado. Essa etapa serve para verificar o cumprimento dos devidos padrões de qualidade.
Todos os dados coletados na fase anterior são analisados na checagem, tendo como objetivo averiguar qualquer erro ou falha eventual.
Assim, ajustes podem ser feitos, se verificada a necessidade para isso.
4. Act ou Agir
Na última fase do ciclo são tomadas as ações corretivas. Isso é feito de acordo com o que foi detectado na fase anterior. Portanto, todas as falhas verificadas devem ser ajustadas nessa etapa.
Após as alterações, o ciclo se reinicia até que o problema esteja resolvido por completo. Caso não haja falhas, então o processo se torna padrão.
Quais são os benefícios do ciclo PDCA?
A aplicação do conceito PDCA em uma empresa possui muitas vantagens, dentre elas:
- organização dos processos;
- aprimoramento contínuo das atividades;
- assertividade para a tomada de decisões;
- agilidade e eficiência na resolução de problemas.
Além disso, o método é de fácil implementação e pode ter suas etapas adaptadas conforme as necessidades da empresa. Para simplificar os processos, também pode ser usado em conjunto com um sistema de gestão.
Para potencializar todos os benefícios que o Plan, Do, Check, Act proporciona, o gestor pode conhecer e implementar outras estratégias e frameworks, como a metodologia lean ou agile, por exemplo.
E as desvantagens desse método?
Por mais que a ferramenta seja muito popular entre as empresas, existem alguns que apontam desvantagens ao utilizá-la. Confira alguns desafios que podem surgir na aplicação do método:
- o ciclo pode ser demorado, particularmente se envolver a coleta de dados e a análise de resultados;
- a implementação pode ser mais difícil em organizações complexas com múltiplos interessados;
- alguns críticos argumentam que o PDCA nem sempre leva a insights acionáveis ou soluções duradouras.
No entanto, embora o ciclo tenha seus inconvenientes, ele continua sendo uma ferramenta popular de solução de problemas em muitas indústrias.
Ao entender as potenciais desvantagens do Plan, Do, Check, Act, as organizações podem tomar medidas para mitigá-las e garantir que elas tirem o máximo proveito desta valiosa ferramenta.
Exemplo de problema resolvido com PDCA
Para entender melhor a aplicação do conceito PDCA em uma empresa, preparamos um exemplo prático para compartilhar com você.
Considere que Jorge é o gerente do chão de fábrica de uma manufatura que introduz uma nova linha de produção: um setor de soldas de precisão.
O investimento é considerável e exige profissionais experientes, uma gestão concreta e um enorme compromisso com prazos e qualidade.
Porém, dois meses após o início da linha de soldas de precisão, Jorge lê os relatórios e entende que há vários problemas a serem resolvidos. No entanto, o principal, é a falta de pontualidade.
Os produtos estão atrasando justamente na fase da solda, o que gera um gargalo que atrapalha os setores subsequentes na cadeia produtiva, como acabamento, embalamento e logística.
Isso tudo, claro, aumenta a insatisfação dos clientes e impacta diretamente nos níveis de customer experience.
Cabe a Jorge entender o problema e traçar ações de melhoria eficaz.
Para tal, escolhe utilizar o Plan, Do, Check, Act pois é uma ferramenta que tem como base a repetição de processos até a perfeição na execução e nos resultados.
Além disso, é uma abordagem alinhada à redução de desperdícios e máxima eficiência nos processos.
Na prática, o passo a passo conduzido por Jorge é o seguinte:
1) Planejar
Primeiro, Jorge identifica a causa raiz do problema. Ao estudar a situação, o gerente compreende que o principal desafio é a comunicação.
Como a prática ainda é novidade para o restante da cadeia produtiva da empresa, ainda falta uma comunicação clara e um bom detalhamento (com especificações corretas, por exemplo) para que os soldadores possam executar o processo.
Ou seja, o problema não está propriamente no novo setor de solda, mas no encaminhamento das peças e no projeto que segue para a solda — o que acaba gerando retrabalhos.
Assim, Jorge sabe o que precisa resolver e começa a criar um plano para tal. Na sua visão, a principal alternativa envolve o trabalho de dois departamentos:
O setor de projetos, que deve melhorar o nível de detalhamento nos desenhos que chegam à fábrica, e o setor de usinagem, que deve estar melhor preparado para enviar as peças ao setor de soldas.
2) Fazer
Jorge então implementa seu plano, que consiste em reforçar o problema para os gerentes das outras áreas envolvidas e oferecer treinamentos.
3) Verificar
Um mês após a implementação do plano de melhoria, Jorge recebe os relatórios e analisa os dados sobre o desempenho dos processos.
Neste momento, ele identifica se os atrasos continuaram ou se o gargalo presente no setor de soldas foi mitigado.
4) Agir
Com base nos resultados alcançados, Jorge tem inteligência de negócios suficiente em mãos para agir de forma corretiva e implementar ações que resolvam as falhas persistentes ou que surgiram.
Esse processo deve se repetir até que o problema seja eliminado!
Setores em que a metodologia pode ser aplicada
Agora, como esse método pode se encaixar em diferentes setores do mercado? Trouxemos alguns exemplos para mostrar a versatilidade da ferramenta, veja só:
Enfermagem: o método pode ser usado para identificar e implementar mudanças que irão melhorar a jornada do paciente, trazendo agilidade ao atendimento;
Canteiro de obras: o ciclo pode ser usado na indústria da construção para melhorar a segurança, a qualidade e a eficiência no canteiro de obras;
Administração pública: essa área pode se aproveitar da ferramenta para melhorar a eficácia dos serviços governamentais;
Gestão ambiental: o método PDCA pode ser aplicado para melhorar a sustentabilidade das práticas organizacionais, alinhando processos as diretrizes ESG e garantindo a responsabilidade socioambiental das empresas;
Gestão escolar: com o ciclo, uma instituição de ensino pode refinar os métodos de educação, encontrar melhores abordagens para as aulas e ajustar processos administrativos;
Manutenção industrial: além dos exemplos já compartilhados, a ferramenta é útil também para otimizar a manutenção industrial;
Setor do agronegócio: o agronegócio também pode encontrar utilidade no PDCA em desafios como assegurar a segurança alimentar, por exemplo.
Exemplos de empresas que utilizam o ciclo PDCA
Não é à toa que o Plan, Check, Do, Act é considerado como um método “agnóstico”, de modo que funciona em qualquer empresa.
Existem cases da sua utilização por todo mercado, normalmente atrelado a uma estratégia de melhoria contínua e otimização de processos, como Kaizen e Kanban.
Que tal conferir alguns cases famosos?
Nike
A Nike implementou metodologias lean com o objetivo de otimizar sua cadeia produtiva, mas utilizou o Plan, Do, Check, Act com objetivo de encontrar soluções para as condições de trabalho precárias de seus funcionários.
Como ação, a empresa ofereceu incentivos às fábricas para melhorar as condições de trabalho e introduziu um sistema de pontuação para avaliar o desempenho de suas instalações parceiras.
Nestlé
Já a Nestlé utilizou o Plan, Check, Do, Act para fortalecer sua estrutura e distribuir as responsabilidades.
O segmento de água engarrafada da empresa utilizou a ferramenta para aumentar sua eficiência produtiva e melhorar a forma de passar informações aos consumidores.
Requisitos para aplicar o método PDCA na sua empresa
Agora, como a sua empresa pode aplicar a ferramenta de maneira assertiva em seus processos? Confira nossas dicas:
Conte com uma equipe qualificada
Para que o método PDCA produza bons resultados, é essencial que a equipe responsável pela sua aplicação esteja qualificada.
Isto é, além de saber como a ferramenta funciona, eles também devem saber como aplicá-la e quais etapas devem ser conduzidas para seguir no caminho da melhoria contínua.
Tenha bons líderes
Também é essencial que o líder do projeto incentive a criatividade e diferentes maneiras de pensar entre sua equipe.
Porque, em muitos casos, é somente através de diferentes pontos de vista que podemos encontrar a melhor maneira de resolver um problema.
Além disso, vale mencionar a importância de contar com o apoio da liderança para a correta implementação do método.
Aplicações práticas da metodologia
Saia do papel para mostrar resultados: nem só de planejamento se faz o PDCA, mas também da sua aplicação prática.
Identifique um problema para corrigir, aplique os passos da metodologia e refine sua condução para tornar uma arma para melhoria contínua em sua empresa.
Mensure os resultados
Acompanhar os resultados é tão importante quanto definir os objetivos do ciclo. Documentar e mensurar o desempenho das ações contribui para tomada de decisões mais assertivas.
Além disso, o monitoramento facilita a identificação de falhas e permite correções mais rápidas para aprimorar os processos.
É importante coletar e analisar dados em todas as etapas do ciclo para conseguir uma visão mais amplas e fazer os ajustes necessários no decorrer dessas fases, direcionando melhor as ações ao resultado desejado.
Quais são os maiores erros ao aplicar o PDCA?
O ciclo Planejar, Fazer, Checar, Agir é uma ferramenta útil, entretanto, é tão eficaz quanto o usuário que a aplica em um problema. Para tirar o máximo proveito, é importante evitar erros comuns.
Um deles é não planejar corretamente.
O ciclo deve ser usado para identificar problemas potenciais e encontrar soluções. É algo que requer uma análise cuidadosa e sistemática da situação atual. Sem um plano sólido, será difícil fazer um progresso significativo.
Outro erro é falhar em agir.
Afinal, essa não é simplesmente uma ferramenta para coleta de dados, mas deve ser usada para implementar soluções.
Para fazer isso, é necessário ter a coragem de correr riscos e tentar coisas novas. Sem ação, o ciclo Planejar, Fazer, Checar, Agir não produzirá nenhum resultado.
Finalmente, uma falha comum é não verificar os resultados das ações tomadas.
Uma vez que as soluções tenham sido implementadas, é importante dar um passo atrás e avaliar sua eficácia.
Este ciclo de feedback é essencial para se fazer mais progressos. Sem uma verificação e avaliação regulares, será difícil usar o ciclo de forma eficaz.
Ao evitar esses erros comuns, é possível utilizar a ferramenta de forma mais eficaz e alcançar um melhor nível de melhoria contínua.
A tecnologia no aprimoramento da sua gestão empresarial
A cada dia, o mundo passa por transformações e, com isso, a maneira que se fazem negócios também muda. Para acompanhar a concorrência, é essencial estar atento às últimas tendências e tecnologias que podem ajudar a melhorar a gestão.
O ERP é uma ferramenta não somente útil, mas essencial para as empresas de hoje. Afinal, é uma solução que automatiza uma série de processos administrativos e, em geral, otimiza os resultados.
É uma tecnologia que agrega tanto no aspecto operacional, quanto estratégico do seu negócio.
ERPs da TOTVS
E você, já sabe como otimizar a gestão do seu negócio? Temos a melhor dica: aproveite as funcionalidades dos ERPs da TOTVS!
Trata-se de ferramentas que melhoram a administração da sua empresa em vários aspectos.
Ao automatizar processos, reduzem-se os erros e omissões, de modo que você tenha mais tempo para se concentrar em tarefas estratégicas.
Além disso, aumentam o controle sobre a organização e disponibilizam informações em tempo real, o que facilita a tomada de decisões.
Os ERPs da TOTVS também oferecem módulos para necessidades específicas, como gerenciamento financeiro, recursos humanos, controle de estoque, gerenciamento de projetos e muito mais!
Desta forma, você pode adaptar o sistema ao tamanho e ao tipo de sua empresa.
Finalmente, vale a pena mencionar que o TOTVS ERP é atualizado constantemente para oferecer a melhor experiência de usuário e atender às necessidades do mercado.
Portanto, são tecnologias que estão sempre prontas para ajudá-lo a otimizar a gestão do seu negócio.
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Conclusão
O ciclo PDCA é uma ferramenta simples, mas muito eficaz no contexto corporativo.
Com a evolução da tecnologia, especialmente no monitoramento de dados importantes para um negócio, sua aplicação pode ser ainda mais assertiva e importante para a melhoria contínua.
Neste guia completo, explicamos em detalhes tudo sobre o conceito com foco em qualidade, bem como aplicá-lo e vários exemplos para contextualizar sua importância na rotina de uma empresa.
Além disso, vinculamos a ferramenta ao uso de tecnologias para gestão de negócios. Uma dessas inovações é o ERP, uma ferramenta que automatiza uma série de processos administrativos e otimiza os resultados.
Portanto, aproveite todo o potencial dos ERPs da TOTVS e melhore seus resultados de ponta a ponta!
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