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Entenda como o ciclo PDCA pode ajudar a resolver problemas

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 13 março, 2020

Em qualquer situação que se busca qualidade é possível utilizar o PDCA. Essa ferramenta ajuda no controle dos processos e tem como foco a solução de problemas. Portanto, pode ser adotada na rotina de trabalho das empresas.

Não é difícil de ser implementada, basta apenas entender seu conceito e seguir as etapas. Entenda, a seguir, o que é o ciclo PDCA, como ele funciona e quais os benefícios de utilizá-lo para solucionar problemas.

O que é e como funciona o ciclo PDCA?

Para entender o que é PDCA é preciso saber o que cada letra desta sigla significa:

  • P (plan ou planejar): é a primeira fase do ciclo, onde são identificados os problemas e depois é feito o planejamento PDCA para saber como serão resolvidos. Pode se tratar de uma situação, processo ou até mesmo uma máquina que precise de aprimoramento;
  • D (do ou fazer): trata-se da implementação do plano, além do monitoramento para identificar o progresso;
  • C (check ou checar): aqui é feita uma análise dos resultados alcançados. Se preciso, pode ser feito ajustes no plano,
  • A (act ou agir): é a fase final, onde se verifica se foi obtido sucesso. Em caso positivo, o processo se torna o novo padrão. Caso não, o ciclo se reinicia.

O principal objetivo dessa ferramenta é melhorar continuamente os processos. Pode ser utilizada em todos os aspectos, inclusive na vida pessoal. Porém é mais comumente utilizada em indústrias e demais empresas de outros segmentos. Desse modo, é possível entender como os problemas surgem e qual a melhor forma de resolvê-los.

Como utilizar o ciclo PDCA na sua empresa?

As empresas que buscam o aperfeiçoamento contínuo, podem usar o método PDCA como forma de aprimorar ainda mais suas atividades. Para tanto, basta apenas seguir o ciclo sem pular nenhuma etapa. Veja mais detalhes sobre como cada etapa deve funcionar:

Planejar

A primeira etapa do gerenciamento de projetos com PDCA é o planejamento. No primeiro momento o foco é elaborar uma estratégia capaz de solucionar os problemas identificados. Aqui também é onde se define o objetivo do ciclo, portanto é preciso definir o melhor caminho para que essa meta seja alcançada.

Também é preciso selecionar a equipe que fará parte do projeto. Esses profissionais liderarão os processos durante as etapas. Portanto, essa escolha deve ser feita pensando nas habilidades de cada um e como elas podem contribuir para o sucesso do ciclo.

Fazer

Na segunda etapa, todo o planejamento elaborado anteriormente é colocado em prática. Para isso, pode ser necessário que treinamentos sejam feitos com os colaboradores envolvidos. Isso é feito para que eles estejam preparados para o método que foi escolhido para ser utilizado.

Essa pode ser definida como uma das etapas mais importantes da metodologia PDCA. Isso porque, é crucial que a execução saia exatamente conforme o planejamento. Portanto, é preciso haver um acompanhamento constante para evitar desvios e problemas.

Checar

A fase de checagem é quando são feitas avaliações para identificar a diferença entre o que foi feito e o que foi planejado. Essa etapa serve para verificar o cumprimento dos devidos padrões de qualidade.

Todos os dados coletados na fase anterior, são analisados na checagem, tendo como objetivo averiguar qualquer erro ou falha eventual. Assim, ajustes podem ser feitos, se verificado a necessidade para isso.

Agir

A última fase do ciclo é onde são tomadas as ações corretivas. Isso é feito segundo o que foi detectado na fase anterior. Portanto, todas as falhas verificadas devem ser ajustadas nessa etapa.

Após as alterações o ciclo se reinicia até que o problema esteja resolvido por completo. Caso não haja falhas, então o processo se torna padrão.

Vantagens dessa metodologia

O PDCA de uma empresa possui muitas vantagens, dentre elas, promove a organização dos processos. Incentiva também o contínuo aprimoramento das atividades e é um modo rápido e eficiente de resolver problemas. Ademais, é de fácil implementação e pode ser usado em conjunto com um sistema de gestão.

As etapas podem ser adaptáveis conforme as necessidades de cada empresa. Diante disso, ao decorrer do processo de execução, é essencial se atentar a possíveis desvios em relação ao planejamento inicial. Com isso, o gerenciamento de riscos se torna mais eficiente.

E para potencializar todos os benefícios que o PDCA proporciona, o gestor pode conhecer e implementar outras metodologias. Podemos tomar como exemplo a metodologia lean. Entenda mais sobre ela e como essa estratégia pode ajudar seu negócio!

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