Implantação de ERP? Respondemos às 4 dúvidas mais frequentes sobre o projeto

Manter a rotina organizada em uma empresa é uma tarefa que demanda muito alinhamento entre os colaboradores. Os gestores, normalmente, buscam soluções que ajudem as suas equipes a dedicar uma maior parte do tempo às atividades que estejam focadas no core business e possam reduzir a quantidade de processos burocráticos.

Para ter maiores ganhos de produtividade, uma alternativa muito utilizada pelas organizações é a contratação de um Enterprise Resource Planning (ERP), conhecido como sistema de gestão.

Essas soluções oferecem módulos que podem ser utilizados desde o backoffice até o chão de fábrica e conseguem dar mais agilidade para boa parte das funções que fazem parte do dia a dia das empresas.

Antes de fazer a aquisição do produto, os gestores costumam fazer perguntas sobre como funciona o processo de implantação de ERP e como isso afetará o negócio.

Por isso, convidamos Elias Queiroz, coordenador de projetos de implantação da TOTVS, para esclarecer as 4 principais dúvidas sobre esse importante processo da pós-contratação. Continue a leitura!

1. Qual é a diferença entre ERP local e ERP na nuvem?

Quando você ouve falar sobre ERP local ou ERP na nuvem, as informações são referentes ao tipo de hospedagem da solução. Na infraestrutura própria, dentro da sua empresa, é preciso que você faça a aquisição de servidores e hardwares para a instalação, o armazenamento e o funcionamento do sistema de gestão.

Já na estrutura na nuvem, o software fica hospedado 100% online e você pode acessá-lo de qualquer lugar, pois basta uma conexão com a Internet para que ele esteja disponível para utilização. Por isso, não é necessário que a sua empresa faça grandes investimentos em equipamentos.

Os gestores ainda têm medo, acreditam que, em uma base cloud, os dados ficam muito vulneráveis, mas isso é um mito a ser quebrado. Na TOTVS, nossos clientes não sofreram com a série de ataques recentes e entendem que uma estrutura em nuvem é muito melhor para eles, inclusive porque não é preciso pagar determinados profissionais que fariam esses trabalhos específicos de segurança da informação na empresa dele”, explica Elias Queiroz.

2. Como se preparar para a implantação?

Conversar com toda a sua equipe sobre a nova solução contratada para a sua empresa é um dos passos mais importantes antes de iniciar o processo.

Isso porque os primeiros meses de implementação podem trazer algumas alterações na rotina de muitos dos seus funcionários. É necessário ter paciência até os dados serem carregados e a operação funcionar totalmente dentro do sistema de gestão.

É preciso preparar os colaboradores para receber o projeto. Algumas vezes, a equipe de implantação é quem dá a notícia em primeira mão, mesmo após já termos alinhado com o gestor sobre a necessidade de avisar a todos, com antecedência, sobre a importância do projeto”, alerta o Coordenador de Projetos de Implantação.

Uma boa prática é elaborar atividades e conversas que estimulem a criação de uma cultura de inovação e de gestão de mudanças. Dessa forma, você terá grandes aliados, que estarão ainda mais dispostos a ajudar em todo o processo de implantação dessa novidade que trará benefícios para o dia a dia da organização.

Existe o medo do novo. Isso faz com que a pessoa tenha diversas atitudes, se esquivando de atuar nos projetos. Não pode haver a sobreposição dos interesses pessoais sobre o corporativo”, lembra Elias.

3. Qual é a participação da equipe de TI no processo?

Muitas empresas já contam com um time de Tecnologia da Informação, que dá suporte aos demais setores para a instalação de softwares e uso de hardwares no dia a dia.

No processo de implantação de um ERP, independentemente da modalidade escolhida e de quantos módulos serão utilizados, a participação da equipe de TI é fundamental para executar esse processo da melhor forma possível.

Quando a solução contratada é de hospedagem local, os seus funcionários serão primordiais no processo de escolha e negociação dos servidores ideais para suportar as demandas dessa tecnologia, por exemplo. Na aquisição On Cloud, a participação também é importante para verificar todas as conexões com a Internet, mantendo o pleno funcionamento da solução.

Durante a implantação pelo seu fornecedor, a equipe de TI deve assumir o papel de usuário do sistema de gestão para que consiga entender todas as funcionalidades.

Afinal, no dia a dia, é ele quem conseguirá atender às principais demandas dos outros funcionários da empresa.“Os analistas de Tecnologia da Informação devem ser capazes de traduzir os desejos dos usuários na forma de processo, pensando sempre na estrutura que ele tem disponível para o ERP”, destaca Elias Queiroz.

4. Quanto tempo leva para a conclusão?

O tempo de implantação varia de acordo com diversos fatores, como tamanho do projeto, tipo de hospedagem escolhido e modalidade de aquisição — completo ou por assinatura. Até mesmo a quantidade e os tipos de informações que a sua empresa mantêm podem interferir na duração desse processo.

Nós recomendamos que dados de cadastro ou estruturantes sejam digitados, porque você tem a oportunidade de melhorar ou corrigir. Com essa etapa manual, há também a oportunidade de aprender mais sobre a ferramenta, já que, à medida que você a utiliza, fica mais familiarizado com as telas”, comenta o Coordenador de Projetos. Não se preocupe, porque grande parte das informações podem ser carregadas automaticamente dentro do ERP.

Quanto mais a sua equipe estiver disposta a colaborar com a chegada dessa nova solução que otimizará toda a rotina, mais rápido pode ser a implantação. O importante é unir esforços para evitar a perda de conhecimentos e dados e fazer com que todos possam usufruir dos benefícios que um sistema de gestão pode trazer para toda a sua empresa.

O processo de implantação de ERP na sua organização não precisa ser encarado como um grande problema. Basta planejar e alinhar muito bem as informações sobre essa mudança com a sua equipe e com o seu novo fornecedor para que possam, todos juntos, fazer com que esse momento seja um sucesso para toda a empresa.

Este post ajudou você a tirar as suas dúvidas sobre a implantação? Entre em contato com os consultores da TOTVS e saiba mais sobre as nossas soluções de gestão para o seu negócio!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *