Como escolher o melhor ERP para sua empresa em 8 passos

Para alcançar resultados superiores, todo gestor precisa saber como escolher o melhor ERP para sua empresa. 

Com ele, você pode ter uma visão holística do negócio, facilitar a integração em diferentes setores, e garantir outras vantagens para sua atividade.

Também conhecido como software de gestão integrada ou de planejamento de recursos empresariais, o Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema robusto que estrutura e centraliza as informações da empresa.

Por isso, ele assume uma importante função dentro das organizações de qualquer porte e atividade econômica.

Neste artigo, apontamos 8 aspectos que devem ser avaliados na hora de saber como escolher o melhor ERP para a sua companhia. Saiba mais!

O que é um ERP?

Um ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado que ajuda a gerenciar recursos e processos de uma organização, como finanças, estoque, vendas, compras e produção.

Esta tecnologia pode resolver diversos problemas dentro da empresa, como:

• Inconformidade com regulamentações e normas;
• Falta de visibilidade e controle sobre custos e despesas;
• Dificuldade em acompanhar e atender às demandas dos clientes de forma ágil;
• Ausência de integração e comunicação entre diferentes departamentos e sistemas;
• Falta de escalabilidade e flexibilidade para se adaptar às mudanças nas necessidades do negócio.
• Desafios em tomar decisões estratégicas com base em dados confiáveis e análises precisas;
• Dificuldade em obter informações precisas e atualizadas sobre finanças, estoque, vendas e produção;
• Ineficiência, improdutividade e retrabalho devido a processos manuais, duplicados e/ou desorganizados.

Pesquisa publicada no fim de 2022 pela Statista aponta que a indústria de software empresarial no Brasil deve atingir uma receita global de US$ 4,5 bilhões até 2027. 

Nesta indústria, considera-se o ERP, o CRM, o Business Intelligence (Inteligência de Negócios) e a Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM).

Esse crescimento pode ser justificado por muitos motivos, mas principalmente pelo fato de que o software resolve todos os problemas citados anteriormente.

Agora que você sabe mais sobre o software de gestão integrada, é hora de saber como escolher o melhor ERP para sua organização!

8 pontos para escolher o melhor ERP para sua empresa

A escolha do melhor ERP para sua empresa é crucial para o sucesso dos processos internos. 

A seguir, você confere 8 pontos essenciais que devem ser considerados, desde a compreensão das necessidades até a seleção de um sistema especializado e o treinamento adequado da equipe.

1. Conheça as reais necessidades da sua empresa

O primeiro passo para aprender como escolher o melhor ERP é entender para que esse software será utilizado.

Para isso, é fundamental elencar quais são as necessidades da empresa, que podem variar de acordo com o seu porte e o setor em que ela atua.

Uma fábrica de móveis, por exemplo, pode precisar de funcionalidades no sistema bem diferentes dos recursos demandados por uma rede varejista de eletrodomésticos.

Por isso, vale a pena realizar um mapeamento de processos executados na organização para descobrir qual é o tipo de trabalho que o software deve ser capaz de realizar para cumprir com as demandas do negócio.

2. Determine um orçamento realista

Implementar um ERP é um investimento financeiro.

Antes de pagar por ele, é interessante realizar uma avaliação cuidadosa dos recursos disponíveis para arcar com essa despesa.

Os custos deste sistema podem variar enormemente de acordo com os módulos, usuários e até o modelo de negócios do fornecedor.

Por isso, um orçamento realista pode ser uma forma de evitar que esse investimento saia do controle, e o software deixe de ser uma solução inteligente para se tornar um problema.

Mais uma recomendação importante aqui é considerar, nesse cálculo, as economias que serão geradas pela implementação do ERP com a automatização e agilidade de processos.Mesmo que o investimento seja relativamente alto, ele pode se pagar em pouco tempo.

3. Avalie as funcionalidades do sistema

Após ter em mente suas necessidades e o orçamento, é hora de começar a avaliar as funcionalidades oferecidas pelos sistemas de gestão integrada.

Alguns dos principais módulos do ERP incluem:

• Vendas: pedidos, orçamentos, comissões, CRM.
• Estoque: controle de estoques, inventário, transferências..
• Serviços: contratos, chamados, SLA (acordos de nível de serviço).
• Finanças: contabilidade, contas a pagar e receber, fluxo de caixa.
• Produção: planejamento, controle de ordens de produção, custos.
• Projetos: orçamentos, cronogramas, acompanhamento de custos.
• Recursos humanos: folha de pagamento, ponto eletrônico, benefícios.
• Compras: cotações, solicitações de compra, recebimento de mercadorias.

Estes módulos oferecem uma visão abrangente e integrada dos principais processos empresariais e auxiliam na eficiência e no controle das operações. 

Mas como avaliar essas funcionalidades ao aprender como escolher o melhor ERP?

O processo aqui é relativamente simples: o sistema deve oferecer aquilo que foi elencado como necessidade para a empresa no início do processo de escolha.

Veja se o software atende aos múltiplos setores da empresa e cumpre o seu papel de centralizador e integrador de processos.

Por fim, tome cuidado para não se encantar e pagar a mais por recursos que parecem interessantes em um primeiro olhar, mas não serão verdadeiramente úteis para a gestão e operação da empresa.

Por serem ferramentas completas, muitos ERPs oferecem múltiplas soluções para diferentes tipos de negócio, mas é preciso cuidado para não se empolgar com funcionalidades que não serão utilizadas em nada no cotidiano da empresa.

4. Descubra como é o processo de implementação

A implantação de um ERP é algo delicado.

Como essa ferramenta pode transformar a forma que o trabalho é realizado na empresa, é preciso uma atenção especial durante esse processo, para evitar erros e rejeições que possam comprometer a sua eficácia.

Sistemas com usabilidade muito complexa podem demandar investimentos extras em capacitações e treinamentos das equipes que vão operá-los.

Além disso, muitas vezes pode ser interessante implementar o software em etapas para que a operação não seja paralisada durante esse trabalho.

5. Invista em tecnologias modernas

Quer saber como escolher o melhor ERP, aquele sistema que fará a diferença para seus processos em um contexto de transformação digital? Avalie se ele adota tecnologias modernas. 

A integração de recursos avançados e inovadores pode trazer benefícios significativos para a eficiência e competitividade da empresa. 

Um software que oferece recursos como inteligência artificial, automação de processos, análise de dados, Business Intelligence e mobilidade é uma ótima opção. 

Essas tecnologias permitem uma gestão mais ágil, insights estratégicos baseados em dados e acesso aos sistemas em dispositivos móveis. 

Além disso, verifique se o fornecedor está comprometido em manter seu sistema atualizado com as últimas tendências tecnológicas e oferecer suporte para futuras integrações e inovações.

Investir em tecnologias modernas é essencial para garantir que o ERP escolhido esteja preparado para enfrentar os desafios e acompanhar a evolução do mercado.

6. Leve em consideração o suporte técnico oferecido

Quantas vezes você já se irritou na rotina empresarial por causa do suporte técnico ineficaz oferecido por um fornecedor?

Na hora de escolher seu ERP, veja se há garantia de suporte aos usuários com técnicos especializados que possam solucionar dúvidas complexas e resolver problemas de estabilidade ou funcionalidades do sistema.

Falhas de software podem até acontecer, mas precisam ser solucionadas rapidamente para não prejudicar a performance operacional e os resultados da empresa.

Além de um time técnico à disposição, há outros meios que podem ser úteis e importantes para evitar qualquer problema na relação entre o software e os seus usuários. Veja:

• Boa documentação;
• Treinamentos esclarecedores;
• Ferramentas de suporte automatizado como chatbots 

7. Treine bem o seu time

Ao implementar um novo ERP, é crucial investir em um treinamento adequado para a equipe.

Certifique-se de que todos os usuários envolvidos entendam plenamente as funcionalidades do sistema e saibam como utilizá-lo de forma eficiente. 

Isso inclui treinamentos práticos, workshops e disponibilidade de materiais de referência. 

Além disso, promova a capacitação contínua para acompanhar as atualizações do software e explorar todas as suas capacidades. 

Um time bem treinado será capaz de aproveitar ao máximo as vantagens do sistema, evitar erros, aumentar a produtividade e obter melhores resultados. 

Não subestime a importância do treinamento, pois ele desempenha um papel fundamental no sucesso da adoção do ERP e na maximização do retorno sobre o investimento.

8. Opte por um ERP especializado no seu negócio

Optar por um ERP especializado no seu negócio traz vantagens significativas. Esses sistemas são desenvolvidos para atender às necessidades específicas de determinados nichos, oferecendo funcionalidades e recursos customizados. 

Por exemplo, um ERP para Indústria pode abranger controle de produção, gestão de estoque e rastreabilidade de produtos. 

Um ERP do setor financeiro otimiza todas as tarefas relacionadas a fluxo de caixa, contabilidade e gestão de contas a pagar e receber. 

Para as instituições de ensino, um ERP educacional é a melhor opção, pois contempla gestão acadêmica, controle de matrículas e comunicação com pais e alunos. 

Na construção civil, um ERP para construção lida com as principais atividades do setor, o que inclui gestão de projetos, cronogramas e medições de obras.

Por isso, na hora de aprender como escolher o melhor ERP, pense nas opções específicas para se ramo de atuação. 

Assim, você conseguirá otimizar os processos e impulsionar a eficiência, o que resulta em melhores resultados e competitividade no mercado.

Assumir a gestão de uma empresa nunca será uma tarefa fácil, mas é possível otimizar essa responsabilidade com o auxílio de um bom sistema de gestão integrada.

Escolher o melhor sistema ERP para sua empresa pode ser uma tarefa desafiadora, mas contar com a TOTVS como parceira pode fazer toda a diferença. 

Escolha o melhor sistema ERP com a TOTVS 

Com sua expertise e variedade de soluções, a TOTVS oferece um sistema de gestão escalável e voltado para uma completa automação e padronização da gestão administrativa.

Ele é desenvolvido com base nas melhores práticas do setor e oferece funcionalidades abrangentes e adaptadas às necessidades específicas de cada segmento.

Você sabia que, em 2020, a TOTVS detinha 45,9% do mercado brasileiro de Enterprise Resource Planning (ERP)?

Nosso vasto portfólio de ERPs ainda permite que você opte por sistemas especializados em diferentes setores, como indústria, finanças, educação e construção.

Ao escolher nossas soluções, o gestor tem a certeza de estar escolhendo uma empresa renomada, com ampla experiência e reconhecida no mercado. 

Além disso, a TOTVS se destaca pela constante inovação e pelo compromisso em acompanhar as tendências tecnológicas. Nossos sistemas estão preparados para integrar tecnologias modernas, como inteligência artificial, análise de dados e mobilidade, de modo a impulsionar a eficiência e a competitividade do seu negócio.

Com a TOTVS, você também conta com suporte técnico especializado e treinamentos para capacitar sua equipe, garantindo uma implementação e utilização bem-sucedidas do sistema ERP. Escolha o melhor sistema ERP para sua empresa com a TOTVS e tenha a tranquilidade de contar com uma solução completa, personalizada e alinhada às necessidades do seu negócio!

Conclusão

Neste blogpost, exploramos os principais aspectos a serem considerados ao escolher o melhor ERP para sua empresa. 

Desde compreender as necessidades reais do negócio até investir em tecnologias modernas e optar por um sistema especializado, cada etapa desempenha um papel crucial no sucesso da implementação do ERP.

Um ERP bem selecionado e adequado às demandas da empresa pode trazer muitas vantagens. Algumas delas são otimizar processos, promover a integração de departamentos, fornecer insights estratégicos baseados em dados e impulsionar a eficiência operacional.

Ao contar com a TOTVS como parceira nessa jornada, você tem acesso a uma ampla gama de soluções especializadas, suporte técnico de qualidade e tecnologias inovadoras. 

Seja qual for o seu fornecedor, lembre-se de envolver sua equipe em todo o processo, fornecendo treinamentos adequados e capacitando-os para aproveitar ao máximo os recursos do ERP escolhido.

Já sabe como escolher o melhor ERP para a sua empresa? Tire as dúvidas sobre escolher uma solução on-premise ou cloud!