Business Intelligence (BI): como funciona e importância

O business intelligence é responsável por utilizar estrategicamente dados nas organizações a partir da coleta, tratamento e análise de todo e qualquer tipo de informação relevante, possibilitando as melhores decisões para os negócios. Cada processo, atividade, rotina e forma de comunicação podem ser trabalhados para alcançar melhores resultados e obter maior vantagem competitiva – um …

Equipe TOTVS | 10 novembro, 2023

O business intelligence é responsável por utilizar estrategicamente dados nas organizações a partir da coleta, tratamento e análise de todo e qualquer tipo de informação relevante, possibilitando as melhores decisões para os negócios.

Cada processo, atividade, rotina e forma de comunicação podem ser trabalhados para alcançar melhores resultados e obter maior vantagem competitiva – um passo além para as empresas se reinventarem, tanto interna como externamente.

Se você quer entender melhor o que é BI e como ele é fundamental na gestão, continue com a leitura deste artigo e descubra!

O que é Business Intelligence ou BI?

O BI – Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios – consiste na coleta, armazenamento, tratamento, análise e aplicação de dados, que são essenciais para tomadas de decisões mais assertivas.

De acordo com o Glossário de Termos da Gartner, o BI é “um termo abrangente que inclui os aplicativos, infraestrutura e ferramentas, e as melhores práticas que permitem o acesso e a análise de informações para melhorar e otimizar decisões e desempenho”.

Hoje, é um conceito extremamente importante para definir uma estratégia e montar um plano de ação. Isso porque ele proporciona insights e descobertas sobre qualquer assunto referente ao negócio, que podem ser aplicáveis no dia a dia.

Vale ressaltar que a inteligência de negócios não se trata de uma tecnologia, muito embora ferramentas, softwares e soluções inovadoras possam compor o processo.

Como processo, busca transformar e ressignificar o grande volume de informações sobre um tópico relacionado ao negócio.

Assim, com leitura aprofundada dos dados, suas variações, características e histórico, busca-se encontrar a inteligência acionável.

Ou seja, insights que se transformem, aí sim, em inteligência para então serem aplicados na empresa em suas diversas frentes — e em especial ao planejamento estratégico.

Qual é o principal objetivo do business intelligence?

O principal objetivo do BI é fazer com que as empresas tomem decisões de modo mais assertivo. Com base em informações — internas e externas — os negócios podem direcionar seu planejamento estratégico sem depender da “tentativa e erro”.

Assim, com acesso a uma base de dados e com auxílio de ferramentas tecnológicas, é possível conhecer melhor cada frente de negócio e, a partir disso, conquistar vantagem competitiva no mercado.

Ou seja, sua empresa passa a atuar baseada em inteligência assertiva, uma realidade onde nem todas as decisões são holísticas, mas fruto de uma leitura analítica do mercado.

O resultado? Crescimento e desenvolvimento geral, mas especialmente financeiro.

Como funciona o Business Intelligence?

Por mais complexo que possa parecer, o BI é dividido em quatro etapas, classificadas como: coleta, análise, compartilhamento e monitoramento.

A informação por si só não gera nenhum valor para as empresas, por isso essa organização estratégica faz a diferença no fluxo dos processos e, consequentemente, nos resultados alcançados.

Vamos conferir cada uma das quatro etapas da inteligência de negócios mais de perto.

Etapa 1: Coleta

Na coleta de dados, é determinado qual tipo de informação é útil para o negócio, e qual objetivo se deseja alcançar.

A fim de analisar e entender quais estratégias devem ser adotadas para aumentar receita, os dados coletados virão de investimentos, vendas e custos de produção, por exemplo.

É nessa fase que acontece também a limpeza de base de dados para selecionar o que de fato é interessante de acordo com o objetivo do estudo.

Além disso, se você deseja melhorar sua comunicação e alinhar a postura da marca em relação à expectativa do público, é necessário coletar dados e histórico de interações com clientes, seja os de redes sociais, comentários em publicações do site, SAC, etc.

Etapa 2: Análise de dados

business intelligence: análise de dados

Uma vez feita a coleta das informações, é hora de definir as métricas responsáveis por interpretá-las.

Também é estabelecida a organização dos dados, que facilita a visualização e a comparação.

Além do mais, os relatórios ficam disponíveis em dashboards, disponibilizados para consultas e atualizações sempre que necessário. 

Etapa 3: Compartilhamento

Determinadas informações interessam os setores específicos da empresa.

Portanto, os relatórios devem ser encaminhados às suas respectivas áreas correspondentes, para que gestores e colaboradores possam trocar ideias e tomar as melhores decisões.

Etapa 4: Monitoramento

Os resultados e os insights trazidos pelo processamento de dados devem contar com constante monitoramento e revisão, buscando, acima de tudo, novas fontes de dados, que estejam alinhadas à movimentação do mercado, do público e da própria organização.

Em quais áreas de uma empresa o Business Intelligence pode ser implementado?

Uma das principais vantagens do business intelligence é que toda e qualquer organização pode utilizar os dados para transformar suas operações.

Do atendimento à operação, do administrativo ao suporte técnico: o ideal é entender em quais pilares organizacionais sua empresa mais sente falta de direcionamento e buscar objetivos específicos, como produtividade, redução de custos ou benchmarking, por exemplo. 

Assim, é possível encontrar ferramentas específicas ou plataformas amplas que possuam os recursos analíticos necessários para ajudar na melhoria dos processos.

Na área de vendas, uma empresa de varejo pode utilizar o BI para compreender dados de vendas que indiquem tendências de comportamento de compra do cliente.

Usando essas informações, é possível antecipar uma necessidade ou objeção dos clientes e fazer um ajuste no preço do produto, por exemplo.

Já na logística, você pode monitorar de perto os processos, conseguindo diagnosticar a formação de gargalos produtivos e resolvê-los antes que se tornem um problema.

Na produção, uma empresa que busca melhorar os índices de produtividade do chão de fábrica pode utilizar uma ferramenta de BI para integrar dados de cada setor e, com isso, garantir o acesso a informações aprofundadas sobre as etapas de qualquer projeto.

Exemplos de BI

O BI pode ser aplicado em várias áreas, sempre com esse intuito de utilizar dados para embasar decisões estratégicas.

Desde que as empresas começaram a aplicar o conceito, muitos cases de sucesso se destacaram no mercado. Confira alguns exemplos de marcas que trabalharam a inteligência de negócios de maneira eficiente.

Fiat

Ao lançar o novo Fiat Uno, em 2011, a empresa realizou diversas pesquisas de mercado, que foram analisadas com o auxílio de ferramentas de BI. 

O objetivo era entender as preferências e expectativas do público e o resultado desse processo de inteligência foi o sucesso nas vendas e o título de Carro do Ano pela revista Auto Esporte.

Santander

O Santander também utilizou a análise de dados a partir de ferramentas de BI para avaliar o público. Nesse caso, o foco era prospectar novos clientes na área empresarial.

Para mapear esses potenciais correntistas, o banco cruzou dados internos com informações externas e definiu qual seria seu público-alvo.

Com essas informações em mãos, a equipe de vendas e a área de marketing conseguiram direcionar suas ações de maneira mais assertiva. O resultado foi a conquista de mais de 2 mil clientes no período de um ano. 

Seleção alemã de futebol

Para que você possa visualizar a flexibilidade de aplicação do BI, temos aqui um case de sucesso no esporte. É isso mesmo: durante a Copa do Mundo de 2014, a seleção alemã utilizou soluções de inteligência de negócios para melhorar o desempenho da equipe.

O time coletou e analisou dados relacionados a performance dos jogadores, como número de finalizações, velocidade em campo e penalidades cometidas. 

A consequência desse trabalho você já conhece: a Alemanha venceu a Argentina na disputa final e levantou a taça de campeã da Copa do Mundo de 2014. 

Business Intelligence X Big Data 

Business Intelligence X Big Data

Apesar de semelhantes, BI e Big Data não são sinônimos. Tratam-se de conceitos próximos, até mesmo “primos”, que correspondem a diferentes fontes de dados e estilos analíticos, tendo o Big Data uma abordagem mais ampla.

Calma que vamos explicar.

Você já entendeu o que é business intelligence, certo?

Um conceito que visa buscar na leitura de dados do negócio e do mercado respostas para questões restritas à empresa.

Esse processo se dá com a análise de dados estruturados (um banco de dados organizados, por exemplo), que são catalogados e classificados em um sistema próprio.

Já o Big Data se trata de algo com maior amplitude.

Quando falamos em “Big Data”, falamos na grande massa de dados presente no ambiente digital — dados esses que são, em sua maioria, não-estruturados.

Ou seja, são fotos, imagens, arquivos de voz, arquivos de texto, etc.Cada empresa pode utilizar esses dados da forma que quiser. É preciso, no entanto, de tecnologia para coletar, armazenar e processar essas diferentes informações.

big data

Entende agora porque mexer com Big Data é algo um tanto mais complexo que o BI?

No BI, suas ferramentas se alimentam de dados estruturados, que vem de uma fonte conhecida por você, pois as programou para realizar essa troca. Sua análise é mais rápida, bem como o seu processamento.

Assim, é possível responder questões específicas do negócio.

Já no caso do Big Data, o processamento é mais demorado e complexo. Afinal, ressignificar dados não-estruturados é uma verdadeira missão.

Normalmente, o recurso é utilizado para buscar respostas mais amplas, relativas à mercado ou preferências de consumidores.

7 motivos para investirem em Business Intelligence

Uma decisão errada pode representar um grande risco para sua organização.Nesse sentido, não seria ideal correr menos riscos e garantir resultados positivos para sua empresa?

O business intelligence é um forte aliado ao transformar um volume alto de informações em vantagens para o desenvolvimento do negócio.

Os sistemas de BI são acompanhados por softwares, que eliminam gargalos em processos normalmente executados manualmente, como registros de informações, arquivamento de documentos, duplicação de dados e números desatualizados, por exemplo.

Toda a inteligência levantada é monitorada e avaliada com métricas e indicadores confiáveis.

Em outras palavras, com a análise de histórico, é possível ter ampla noção sobre decisões futuras, prevendo cenários e identificando oportunidades. 

Também é possível identificar novos nichos de mercado, e sair na frente da concorrência ao atender dores de consumidores, rever parcerias e se adaptar com mais facilidade às mudanças da economia.

Entre outros benefícios trazidos por esse processo, é possível apontar:

1. Auxílio na tomada de decisões 

O processo de comparação de dados e geração de relatórios possibilita que você analise os cenários com maior eficiência e exatidão.

Assim, cada decisão é tomada com base em informações assertivas — com riscos controlados e até altos índices de previsibilidade.

2. Vantagem competitiva no mercado

Com maior visão sobre seus processos e sobre a percepção dos clientes sobre a empresa, é possível planejar-se de uma forma mais eficiente.

Afinal, você conhecerá tendências, comportamentos de consumidores e ações de concorrentes.

Dessa forma, você está sempre um passo à frente do mercado, conquistando maior vantagem competitiva.

3. Melhoria nos processos internos 

Uma empresa otimizada e alinhada com uma estratégia de inteligência de negócios, sabe olhar para dentro da sua estrutura e encontrar erros e oportunidades de melhoria.

Assim, seu negócio não “patina” na lama e conquista melhorias operacionais com impactos em curto prazo.

4. Apresentação de dados sobre o comportamento do consumidor

Você conhece de verdade o seu consumidor ou apenas acha que conhece?

O BI lhe dá maior poder sobre seu histórico, o que possibilita entender seu perfil e mapear tendências.

Além disso, com um histórico completo de navegação e comportamento do usuário é possível identificar desafios que ele possui no processo de compra, suas principais dificuldades e dúvidas em relação ao seu produto – fomentando o chamado Customer Experience

5. Identificação de oportunidades

business intelligence: identificação de oportunidades

Com o BI, sua empresa visualiza todo mercado com uma lupa.

Dessa forma, se destaca da concorrência ao identificar oportunidades de negócio e de melhoria que potencializam resultados.

6. Aumento da lucratividade 

Como você mesmo leu um pouco antes, o BI contribui para uma operação mais rentável.

Afinal, decisões assertivas levam a melhores negócios feitos, bem como na redução de erros, o que evita custos desnecessários como os gerados com retrabalho, dessa forma, deixando uma margem de lucros mais generosa.

7. Prevenção de falhas 

Por fim, o business intelligence serve para melhorar a forma que sua empresa produz — em todos os setores.

Com análise criteriosa das entregas e da rotina produtiva, é possível otimizar os processos de forma a se tornarem enxutos e padronizados, reduzindo as falhas.

4 dicas para implementar o Business Intelligence na sua empresa 

O business intelligence é um tema que atrai o interesse de qualquer gestor que deseja desenvolver o próprio negócio. No entanto, por onde começar a aplicá-lo na empresa?

Abaixo, separamos 4 dicas que podem ajudar no início do processo!

Defina os objetivos de seu negócio 

Lembra que anteriormente falamos sobre a importância de entender os objetivos do negócio para então adotar o BI?

Se trata exatamente disso: descobrir o que sua empresa necessita na esfera estratégica (crescimento, redução de custos, maior market share, etc), para então saber como conduzir o BI!

Um setor de produção pode notar uma demora no tempo de fábrica do projeto, por exemplo. Nesse caso, o objetivo de uma solução de inteligência seria exatamente entender o motivo que resulta em um fluxo mais lento.

Estabeleça os KPIs

Agora, você deve entender os indicadores-chave de desempenho para alcançar esses objetivos e estabelecê-los como meta no planejamento estratégico.

Vamos trazer o caso da demora na produção mais uma vez: com o objetivo definido, é possível definir as métricas corretas para avaliar a situação, como a métrica de manutenção, por exemplo.

A partir disso, a coleta e análise de dados qualificados pode focar na execução do projeto e no nível de prontidão dos técnicos da fábrica. Com isso, os gestores podem traçar planos de ação para solucionar o problema mais rapidamente. 

Escolha uma ferramenta 

Não há BI sem uma ferramenta tecnológica que possibilite integrar áreas, dados e ainda entregar todo potencial analítico que o tema exige.

Por isso, busque por opções realmente completas, que sejam destaque no mercado e se adequem às necessidades da sua empresa!

Engaje a equipe 

business intelligence: engaje a equipe

Por fim, traga a equipe junto no processo de implementação.

Eduque-os sobre o assunto e fale da importância do fluxo de dados para que o negócio — e o trabalho de cada uma — se desenvolva e melhore!

O que faz um profissional de Business Intelligence?

É de responsabilidade do profissional de business intelligence cuidar do funcionamento da estratégia em todos os níveis. É ele quem vai analisar os dados e direcionar as decisões dos líderes da empresa.

Para esse profissional, é importante ter conhecimento em ferramentas e softwares específicos para fazer a coleta, análise e apresentação desses dados de forma que facilite seu uso em estratégias.

Sem dúvidas essa é uma das funções mais complexas a serem desempenhadas dentro de uma empresa, já que envolve conhecimentos variados.

O uso de um software robusto é fundamental para que esse papel seja realizado com excelência.

Isso porque, em suma, o papel principal do profissional de BI é oferecer insights precisos e bem embasados para que os gestores tomem decisões assertivas.

Tendências de BI para os próximos anos

Não pense que o business intelligence se manterá igual. Na verdade, é um tema em constante evolução e extremamente influenciado pelas mudanças de mercado, dos consumidores e da concorrência.

Tudo influencia sua Inteligência de Negócios, por isso é importante manter os olhos abertos. Confira 4 das principais tendências que podem impactar sua prática:

  • Inteligência artificial: uma demanda que só cresce exige modelos produtivos mais adequados. Não há equipe para lidar com tantos projetos, então como proceder? A inteligência artificial e o aprendizado de máquina surgem como alternativas viáveis!
  • Storytelling nos dados: os dados de um negócio não são informações etéreas. Pelo contrário, se unidos, eles podem contar histórias que, se interpretadas de forma correta, podem indicar um caminho de sucesso para a empresa.
  • Nuvem: cada vez mais empresas migram seus dados para a nuvem. O ambiente, escalável e moderno, oferece facilidades no armazenamento das informações e flexibiliza o seu processamento.
  • Análises preditivas e prescritivas: o BI permite um olhar extenso sobre a relação dos dados com sua empresa em tempo real. Ou seja, é possível tanto analisar o passado (análise preditiva) em busca de insights para decisões acertadas, como prever o futuro (análise prescritiva) buscando entender o efeito dessas decisões em diferentes cenários.
  • Integração de superapps: os aplicativos estão cada vez mais complexos e experiências completas dentro de uma única plataforma, construídas a partir de dados precisos sobre os usuários. Com atualizações em tempo real, o BI pode personalizar ainda mais essa jornada. 

Ferramenta para Business Intelligence: conheça o BI da TOTVS 

Após entender os objetivos do seu negócio, é preciso buscar a ferramenta para business intelligence que mais se adeque à sua empresa. Esse é o momento de conhecer o BI da TOTVS.

Com recursos incríveis, essa é uma plataforma completa para análise de dados de mercado, do seu negócio e dos consumidores.

O sistema conta com dashboard e indicadores que facilitam o entendimento sobre a atuação da sua empresa, além de permitir a extração de insights riquíssimos que vão ajudar a direcionar as decisões do seu negócio.

A plataforma ajuda sua empresa a integrar dados, explorar o potencial do Big Data, processar informações, gerenciar a entrada de insights e realizar toda governança para maior proteção das informações.

Além disso, é integrável com diversos ERPs do mercado (e claro, com toda suíte de soluções TOTVS), além de ser hospedado na nuvem e com app mobile.

Explore as possibilidades do BI da TOTVS para a sua empresa e garanta melhores resultados com decisões mais estratégicas

Conclusão

Ao longo deste conteúdo explicamos o que é o BI e sua importância para as organizações, além de apresentar as principais vantagens em adotá-lo e como se dá o seu funcionamento e aplicação na prática.

Entender o conceito e, principalmente, sua estrutura organizacional é uma prioridade para as empresas que desejam manter-se competitivas no mercado.

Independente do tamanho ou setor de atuação, as organizações precisam se adaptar às mudanças de comportamento do mercado e a inteligência de negócios é uma grande aliada nesse processo. 

Se você gostou deste artigo, confira agora como o BI dashboard pode fazer total diferença para sua empresa.

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Perguntas Frequentes sobre Business Intelligence (BI)

Qual o objetivo do Business Intelligence?

O principal objetivo do Business Intelligence é ajudar empresas na melhor tomada de decisões com foco em dados para ações corporativas mais assertivas. Com base em informações — internas e externas — o negócio direciona seu planejamento estratégico, sem depender da “tentativa e erro”.

Como funciona o Business Intelligence?

O processo de Business Intelligence é contínuo e sempre atento à tendências e rupturas de mercado. No dia a dia, sua composição é dividida em algumas etapas. São elas: coleta, análise, compartilhamento e monitoramento.

Diferenças entre BI e Big Data?

O Business Intelligence busca a partir da análise de dados uma ou mais respostas para questões relacionadas à empresa ou ao modelo de negócio. Já o big data é uma grande massa de dados deixados por usuários e clientes em contato a diferentes plataformas.

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