Business Intelligence (BI): o que é como funciona e importância

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 18 fevereiro, 2021

O business intelligence é responsável por utilizar estrategicamente dados nas organizações a partir da coleta, tratamento e análise de todo e qualquer tipo de informação relevante, possibilitando as melhores decisões para os negócios.

Cada processo, atividade, rotina e forma de comunicação podem ser trabalhados para alcançar melhores resultados e obter maior vantagem competitiva.

A inteligência de negócios significa um passo além para as empresas se reinventarem, tanto interna como externamente.

Ou seja, é algo fundamental para otimizar e modernizar seus processos, bem como para ajudar em um reposicionamento perante público-alvo, clientes, fornecedores e competidores.

O uso de informações para influenciar a estratégia da corporação é uma prática que sempre existiu, mas até então as empresas apenas haviam arranhado a superfície.

Com apoio de soluções tecnológicas e plataformas de analytics, o trabalho foi aprofundado.

Assim, as leituras passaram a ser mais assertivas, bem como a qualidade dos insights.

Hoje, o business intelligence é um tema em voga na maioria das empresas — e é essencial para o sucesso das maiores ou mais inovadoras delas.

Portanto, é mais do que necessário compreender o seu conceito e como aplicar na sua estrutura organizacional.

Se você quer entender melhor o que é BI e como ele é fundamental na gestão, continue com a leitura deste artigo e descubra!

O que é business intelligence (BI)?

O BI — Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios — consiste na coleta, armazenamento, tratamento, análise e aplicação de dados, que são essenciais para tomadas de decisões mais assertivas.

De acordo com o Glossário de Termos da Gartner, o BI é “um termo abrangente que inclui os aplicativos, infraestrutura e ferramentas, e as melhores práticas que permitem o acesso e a análise de informações para melhorar e otimizar decisões e desempenho”.

Hoje, o BI é extremamente importante para definir uma estratégia e montar um plano de ação.

Ele proporciona insights e descobertas sobre qualquer assunto referente ao negócio, que podem ser aplicáveis no dia a dia, seja em técnicas operacionais, pesquisa de mercado, estudo de público, comunicação, etc.

Vale ressaltar que o business intelligence não se trata de uma tecnologia, e, sim, de um conceito, muito embora ferramentas, softwares e soluções inovadoras possam compor o processo.

Outro diferencial é seu propósito de facilitar os processos da gestão empresarial, sendo acessível para todos os envolvidos.

Como processo, o business intelligence busca transformar e ressignificar o grande volume de informações sobre um tópico relacionado ao negócio.

Assim, com leitura aprofundada dos dados, suas variações, características e histórico, busca-se encontrar a inteligência acionável.

Ou seja, insights que se transformem, aí sim, em inteligência para então serem aplicados na empresa em suas diversas frentes — e em especial ao planejamento estratégico.

Como surgiu o business intelligence? 

Hoje em dia, aceitam-se duas conceituações sobre business intelligence.

O Business Intelligence mais tradicional, escrito com as iniciais maiúsculas, surgiu na década de 1960 como um sistema real, utilizado para compartilhar informações entre as empresas.

Ou seja, mesmo lá atrás, o intuito era explorar o potencial dos dados — por mais superficiais que fossem.

Com o avanço tecnológico na década de 1980, ele se desenvolveu a ponto de ser um recurso a mais para auxiliar na tomada de decisões. Ainda assim, era algo mais exclusivo e mesmo limitado, sem o caráter de serviço que possui hoje.

Já o conceito moderno de BI é a evolução natural do tradicional:

Baseado em modelo de serviços, o business intelligence se aplica com auxílio de plataformas especializadas.

Elas tornam o processo de análise de informações mais fácil e extremamente aprofundado.

Possuem características como dar maior autonomia aos usuários e a segurança dos dados, bem como a usabilidade flexível que permite que qualquer um possa adentrar o mundo dos dados e gerar insights valiosos para o seu negócio.

Aliás, sua popularidade só cresce. Dados do 360Suite mostram que, até 2020, a taxa global de adoção do BI nas empresas era de 26%.

Qual é o principal objetivo do business intelligence?

O principal objetivo do BI é fazer com que a empresa tome decisões corporativas de modo mais assertivo. Com base em informações — internas e externas — o negócio direciona seu planejamento estratégico, sem depender da “tentativa e erro”.

Ou seja, o BI busca promover a empresa um status de empresa competitiva no mercado, com diferenciais que a destaquem da concorrência.

Assim, com acesso a uma base de dados e com auxílio de ferramentas tecnológicas, é possível conhecer melhor cada frente de negócio.

A qualidade real das suas entregas, as necessidades reais dos seus clientes e as características reais dos seus concorrentes.

Ou seja, sua empresa passa a atuar baseada em inteligência assertiva, uma realidade onde nem todas as decisões são holísticas, mas fruto de uma leitura analítica do mercado.

O resultado? Crescimento e desenvolvimento geral, mas especialmente financeiro.

De acordo com a Tableau, uma empresa que investe em uma solução BI pode ter até 127% de ROI em apenas 3 anos.

Como funciona o business intelligence?

A informação por si só não gera nenhum valor para as organizações.

Um dos principais pontos de destaque do business intelligence é que sua coleta de dados agrega novos pontos de vista e aplicações de estratégias na prática, e funciona em empresas de diversos segmentos.

Mas como o processo de BI funciona, de fato?

Por mais complexo que possa parecer, sua composição é dividida em etapas, classificadas como: coleta, análise, compartilhamento e monitoramento.

Vamos conferir cada uma delas mais de perto.

Coleta

Na coleta de dados, é determinado qual tipo de informação é útil para o negócio, e qual o objetivo que se deseja alcançar.

A fim de analisar e entender quais estratégias devem ser adotadas para aumentar receita, os dados coletados virão de investimentos, vendas e custos de produção, por exemplo.

É nessa fase que acontece também a limpeza de base de dados para selecionar o que de fato é interessante de acordo com o objetivo do estudo.

Além disso, se você deseja melhorar sua comunicação e alinhar a postura da marca em relação à expectativa do público, é necessário coletar dados e histórico de interações com clientes, seja os de redes sociais, comentários em publicações do site, SAC, etc.

Análise de dados

Uma vez feita a coleta das informações, é hora de definir as métricas responsáveis por interpretá-las.

Também é estabelecida a organização dos dados, que facilita a visualização e a comparação.

Além do mais, os relatórios ficam disponíveis em dashboards, disponibilizados para consultas e atualizações sempre que necessário. 

Compartilhamento

Determinadas informações interessam os setores específicos da empresa.

Portanto, os relatórios devem ser encaminhados às suas respectivas áreas correspondentes, para que gestores e colaboradores possam trocar ideias e tomar as melhores decisões.

Monitoramento

Os resultados e os insights trazidos pelo processamento de dados devem contar com constante monitoramento e revisão, buscando, acima de tudo, novas fontes de dados, que estejam alinhadas à movimentação do mercado, do público e da própria organização.

Em quais áreas de uma empresa o business intelligence pode ser implementado?

Uma das principais vantagens do business intelligence é que toda e qualquer organização pode utilizar os dados para transformar suas operações.

A grande discussão, portanto, se volta para a estrutura da empresa: quais setores podem se beneficiar do BI?

Sendo bem justo: podemos considerar todos. Do atendimento à operação, do administrativo ao suporte técnico.

O ideal é entender em quais pilares organizacionais sua empresa mais sente falta de direcionamento.

Além disso, é preciso buscar por objetivos específicos, como:

Otimização, redução de custos, qualidade, produtividade, oportunidades, benchmarking, market share, entre outros.

Assim, é possível encontrar ferramentas específicas ou plataformas amplas que possuam os recursos analíticos necessários para ajudar na melhoria dos processos.

Digamos que sua empresa busca melhorar os índices de produtividade do chão de fábrica.

Enquanto o escritório consegue entregar projetos antes do prazo, a fábrica peca nos retrabalhos e mantém uma média de atrasos que incomodam a diretoria e afetam no faturamento.

Com auxílio de uma ferramenta de BI, você consegue integrar dados de cada setor do negócio. Assim, tem acesso à informações aprofundadas sobre as etapas de qualquer projeto.

No exemplo em específico, seria capaz de analisar não apenas o tempo de fábrica do projeto, mas informações e dados qualificados sobre sua execução.

No caso, o problema detectado não estaria exatamente na produção, mas na demora do fornecedor e no tempo de manutenção.

Essas métricas seriam relevantes para, de forma rápida, você e os gestores do negócio traçarem um plano de ações para trocar o fornecedor específico (bem como aprimorar o método de seleção).

Além disso, a métrica de manutenção seria utilizada para entender o nível de prontidão dos técnicos da fábrica.

Talvez a demora fosse causada por uma falta de conhecimento das máquinas?

Ou seria realmente uma questão de modernizar a rotina de inspeções, adotando conceitos como manutenção preditiva?

Percebe como há um mundo de possibilidade e que todas as ramificações podem servir de tração para a melhoria pontual e também geral da sua empresa?

Business intelligence X Big Data 

Apesar de semelhantes, BI e Big Data não são sinônimos.

Tratam-se de conceitos próximos, até mesmo “primos”, que correspondem a diferentes fontes de dados e estilos analíticos.

Calma que vamos explicar.

Você já entendeu o que é business intelligence, certo?

Um conceito que visa buscar na leitura de dados do negócio e do mercado respostas para questões restritas à empresa.

Esse processo se dá com a análise de dados estruturados (um banco de dados organizados, por exemplo), que são catalogados e classificados em um sistema próprio.

Já o Big Data se trata de algo com maior amplitude.

Quando falamos apenas em “Big Data”, falamos na grande massa de dados presente no ambiente digital — dados esses que são, em sua maioria, não-estruturados.

Ou seja, são fotos, imagens, arquivos de voz, arquivos de texto, etc.

Cada empresa, porém, pode utilizar esses dados da forma que quiser. É preciso, no entanto, de tecnologia para coletar, armazenar e processar essas diferentes informações.

big data

Entende agora porque mexer com Big Data é algo um tanto mais complexo que o BI?

No BI, suas ferramentas se alimentam de dados estruturados cuja fonte você conhece, pois as programou para realizar essa troca. Sua análise é mais rápida, bem como o seu processamento.

Assim, é possível responder questões específicas do negócio.

Já no caso do Big Data, o processamento é mais demorado e complexo. Afinal, ressignificar dados não-estruturados é uma verdadeira missão.

Normalmente, o recurso é utilizado para buscar respostas mais amplas, relativas à mercado ou preferências de consumidores.

7 Motivos para as empresas investirem em business intelligence

Uma decisão errada pode representar um grande risco para sua organização.

Nesse sentido, não seria ideal correr menos riscos e garantir resultados positivos para sua empresa?

O business intelligence é um forte aliado ao transformar um volume alto de informações em vantagens para o desenvolvimento do negócio.

Os sistemas de BI são acompanhados por softwares, que eliminam gargalos em processos normalmente executados manualmente, como registros de informações, arquivamento de documentos, duplicação de dados e números desatualizados, por exemplo.

Toda a inteligência levantada é monitorada e avaliada com métricas e indicadores confiáveis.

Em outras palavras, com a análise de histórico, é possível ter ampla noção sobre decisões futuras, prevendo cenários e identificando oportunidades. 

Também é possível identificar novos nichos de mercado, e sair na frente da concorrência ao atender dores de consumidores, rever parcerias e se adaptar com mais facilidade às mudanças da economia.

Entre outros benefícios trazidos por esse processo, é possível apontar:

1. Auxílio na tomada de decisões 

O processo de comparação de dados e geração de relatórios possibilita que você analise os cenários com maior eficiência e exatidão.

Assim, cada decisão é tomada com base em informações assertivas — com riscos controlados e até altos índices de previsibilidade.

2. Vantagem competitiva no mercado

Com maior visão sobre seus processos e sobre a percepção dos clientes sobre a empresa, é possível planejar-se de uma forma mais eficiente.

Afinal, você conhecerá tendências, comportamentos de consumidores e ações de concorrentes.

Assim, você está sempre um passo à frente do mercado, conquistando maior vantagem competitiva.

3. Melhoria nos processos internos 

Uma empresa otimizada e alinhada com uma estratégia de Inteligência de Negócios, sabe olhar para dentro da sua estrutura e encontrar erros e oportunidades de melhoria.

Assim, seu negócio não “patina” na lama e conquista melhorias operacionais com impactos em curto prazo.

4. Apresentação de dados sobre o comportamento do consumidor

Você conhece de verdade o seu consumidor ou apenas acha que conhece?

O BI lhe dá maior poder sobre seu histórico, o que possibilita entender seu perfil e mapear tendências.

Além disso, com um histórico completo de navegação e comportamento do usuário é possível identificar desafios que ele possui no processo de compra, suas principais dificuldades e dúvidas em relação ao seu produto. Fomentando o chamado Customer Experience

5. Identificação de oportunidades

Com o BI, sua empresa visualiza todo mercado com uma lupa.

Dessa forma, se destaca da concorrência ao identificar oportunidades de negócio e de melhoria que potencializem resultados.

6. Aumento da lucratividade 

Como você mesmo leu um pouco antes, o BI contribui para uma operação mais rentável.

Afinal, decisões assertivas levam a melhores negócios feitos, bem como na redução de erros, o que evita custos desnecessários como os gerados com retrabalho, dessa forma, deixando uma margem de lucros mais generosa.

7. Prevenção de falhas 

Por fim, o business intelligence serve para melhorar a forma que sua empresa produz — em todos os setores.

Com análise criteriosa das entregas e da rotina produtiva, é possível otimizar os processos de forma a se tornarem enxutos e padronizados, reduzindo as falhas.

4 Dicas essenciais para implementar o business intelligence em sua empresa? 

O business intelligence é um tema que atrai o interesse de qualquer gestor que deseja desenvolver o próprio negócio. No entanto, por onde começar a aplicá-lo na empresa?

Abaixo, separamos 4 dicas que podem ajudar no início do processo!

Defina os objetivos de seu negócio 

Lembra que anteriormente falamos sobre a importância de entender os objetivos do negócio para então adotar o BI?

Se trata exatamente disso: descobrir o que sua empresa necessita na esfera estratégica (crescimento, redução de custos, maior market share, etc), para então saber como conduzir o BI!

Estabeleça os KPIs

Agora, você deve entender os indicadores-chave de desempenho para alcançar esses objetivos e estabelecê-los como meta no planejamento estratégico.

Escolha uma ferramenta 

Não há BI sem uma ferramenta tecnológica que possibilite integrar áreas, dados e ainda entregar todo potencial analítico que o tema exige.

Por isso, busque por opções realmente completas, que sejam destaque no mercado e se adequem às necessidades da sua empresa!

Engaje a equipe 

Por fim, traga a equipe junto no processo de implementação.

Eduque-os sobre o assunto e fale da importância do fluxo de dados para que o negócio — e o trabalho de cada uma — se desenvolva e melhore!

Quais são as tendências de business intelligence para os próximos anos?

Não pense que o business intelligence se manterá igual. Na verdade, é um tema em constante evolução e extremamente influenciado pelas mudanças de mercado, dos consumidores e da concorrência.

Tudo influencia sua Inteligência de Negócios, por isso é importante manter os olhos abertos. Confira 4 das principais tendências que podem impactar sua prática:

Inteligência artificial

Uma demanda que só cresce exige modelos produtivos mais adequados. Não há equipe para lidar com tantos projetos, então como proceder?

A inteligência artificial e o aprendizado de máquina surgem como alternativas viáveis!

Storytelling nos dados 

Os dados de um negócio não são informações etéreas.

Pelo contrário, se unidos, eles podem contar histórias que, se interpretadas de forma correta, podem indicar um caminho de sucesso para a empresa.

Nuvem 

Cada vez mais empresas migram seus dados para a nuvem.

O ambiente, escalável e moderno, oferece facilidades no armazenamento das informações e flexibiliza o seu processamento.

Análises preditivas e prescritivas

O BI permite um olhar extenso sobre a relação dos dados com sua empresa.

Ou seja, é possível tanto analisar o passado (análise preditiva) em busca de insights para decisões acertadas, como prever de várias formas o futuro (análise prescritiva) buscando entender o efeito dessas decisões em diferentes cenários.

Ferramenta para business intelligence 

E agora, qual o próximo passo? Após entender os objetivos do seu negócio, é preciso buscar a ferramenta para business intelligence que mais se adeque à sua empresa.

Felizmente, opções não faltam, visto que esse é um segmento em franca expansão.

Sua escolha deve mirar uma solução robusta e inovadora, que potencialize sua capacidade analítica e seja o braço direito de uma reformulação dos negócios.

Essa ferramenta existe: é o BI da TOTVS!

Conheça o TOTVS BI

O BI da TOTVS é uma plataforma completa para análise de dados de mercado, do seu negócio e dos consumidores.

Com recursos incríveis, como dashboard e indicadores que facilitam o entendimento sobre a atuação da sua empresa, é possível extrair insights riquíssimos que vão te ajudar a direcionar as decisões de negócio.

A plataforma ajuda sua empresa a integrar dados, explorar o potencial do Big Data, processar informações, gerenciar a entrada de insights e realizar toda governança para maior proteção das informações.

Além disso, é integrável com diversos ERPs do mercado (e claro, com toda suíte de soluções TOTVS), além de ser hospedado na nuvem e com app mobile.

Incrível, certo? Então confira mais sobre as possibilidades do BI da TOTVS para a sua empresa!

Conclusão

Ao longo deste conteúdo explicamos o que é o BI e sua importância para as organizações.

Abordamos as principais vantagens em adotá-lo e como se dá o seu funcionamento e aplicação na prática.

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do país e acredita no Brasil que faz.

Com sistemas e soluções que atendem a 12 segmentos de mercado, nossos softwares se encaixam exatamente nas necessidades de cada negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. O nosso objetivo é levar mais produtividade às empresas com tecnologias especializadas.

Se você gostou deste artigo, confira agora como o BI dashboard pode fazer total diferença para sua empresa.

Para ficar por dentro de todas as novidades, continue acompanhando o blog da TOTVS e não deixe de assinar a newsletter!

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Perguntas Frequentes sobre Business Intelligence (BI)

Qual o objetivo do Business Intelligence?

O principal objetivo do Business Intelligence é ajudar empresas na melhor tomada de decisões com foco em dados para ações corporativas mais assertivas. Com base em informações — internas e externas — o negócio direciona seu planejamento estratégico, sem depender da “tentativa e erro”.

Como funciona o Business Intelligence?

O processo de Business Intelligence é contínuo e sempre atento à tendências e rupturas de mercado. No dia a dia, sua composição é dividida em algumas etapas. São elas: coleta, análise, compartilhamento e monitoramento.

Diferenças entre BI e Big Data?

O Business Intelligence busca a partir da análise de dados uma ou mais respostas para questões relacionadas à empresa ou ao modelo de negócio. Já o big data é uma grande massa de dados deixados por usuários e clientes em contato a diferentes plataformas.

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