Renovação de matrícula: os benefícios de contar com a tecnologia no processo

Equipe TOTVS | 19 novembro, 2021

Um dos principais desafios das instituições de ensino é garantir a renovação de matrícula de seus alunos. A estratégia por trás desse processo deve ser pensada com antecedência e o seu sucesso depende de alguns fatores, como a tecnologia de gestão utilizada no negócio.

No meio educacional, a retenção de clientes é um processo especialmente complexo por conta da natureza do negócio.

Muitas vezes, é necessário uma combinação de esforços e investimentos para que o aluno e/ou seu responsável, vejam o valor real da educação pela qual pagam.

Agora, qual o papel da tecnologia nesse processo? Ela serve como uma facilitadora — não apenas para o seu dia a dia, mas na criação de campanhas de renovação de matrícula mais eficazes.

Que tal descobrir mais? Criamos um guia completo sobre o tema, nos aprofundando nas melhores táticas para garantir a renovação de matrícula de seus alunos. Confira!

O que é renovação de matrícula?

Renovação de matrícula é o ato do aluno garantir sua presença em mais um ano (ou período de estudos) em sua instituição de ensino. Através da renovação, ele garante sua vaga nas turmas que vão ser abertas e pode avançar em seus estudos.

Dependendo da instituição de ensino, quem faz a renovação da matrícula são os pais ou responsáveis pelo aluno.

Cada vez mais, os alunos e seus responsáveis buscam qualidade no ensino.

Seja na educação básica ou na superior, é preciso agregar valor à rotina de estudos, de modo que o aluno saia dali uma nova pessoa, capaz de aproveitar todas as oportunidades e portas que se abrirem.

A renovação de matrícula é também uma ação de vital importância para a continuidade do negócio — e sua estabilidade financeira.

Afinal, no momento em que conquista a renovação, além do valor da taxa comumente cobrada, a instituição também garante mais um cliente comprometido em pagar as mensalidades.

Ou seja, apesar de o serviço entregue não ser comercial, a relação da instituição com o aluno ou responsável por ele deve ser de empresa e cliente.

Por isso, criar ações que lembrem, instiguem e motivem a renovação de matrícula é tão importante.

Quais são os benefícios de facilitar a renovação de matrícula?

Muito além de viabilizar a renovação de matrícula, é essencial que as instituições pensem em formas de facilitar esse processo. Essa é uma das principais dores dos alunos ou de seus responsáveis, visto que a renovação é muitas vezes enxergada como burocrática.

Com um processo otimizado, você evita o aborrecimento do cliente, bem como também reduz o tempo de espera para conclusão da renovação.

Aqui, a tecnologia cumpre papel essencial: um sistema de gestão escolar para a instituição de ensino serve para agilizar justamente esses processos.

Afinal, os setores já estão todos integrados, então basta alguns cliques para realizar a renovação, gerar o contrato e os documentos necessários.

Além disso, soluções como um aplicativo para educação podem tornar o processo ainda mais otimizado, melhorando não apenas as etapas de renovação, mas também de captação de alunos.

Por exemplo, o aluno ou responsável pode marcar a reunião com a diretoria direto pelo app — ou mesmo dar início ao processo de renovação.

Motivos que levam à renovação de matrícula

Você já parou para pensar quais aspectos da sua operação educacional motivam o aluno ou responsável a realizar a renovação de matrícula? Como mencionamos pouco antes, existem diversos fatores que devem ser levados em conta.

Explicamos os principais motivos a seguir, confira!

Qualidade de ensino

Sem dúvidas, um ensino de qualidade é capaz de motivar a renovação de matrícula.

Veja bem: investir em ações de marketing e publicidade é essencial, mas nenhuma campanha de renovação se torna bem-sucedida se a sua instituição não for reconhecida pela capacidade de oferecer um ensino de qualidade.

Afinal, os alunos podem até cumprir o primeiro ano ou semestre de ensino, mas se o ensino não for enriquecedor, nada garante que ele voltará.

Esse diferencial — muitas vezes alimentado e compartilhado pelo boca a boca — só existe quando a empresa realmente investe na qualidade do ensino.

A dica aqui é buscar sempre monitorar a qualidade das aulas, das grades curriculares, provas e trabalhos. Estabeleça um padrão de qualidade.

Investir em inovações para trazer para dentro da sala de aula — seja presencial ou EaD — é outro passo para tornar o ensino qualificado.

Utilização de ferramentas tecnológicas

No dia a dia da instituição de ensino, todos os setores devem funcionar de maneira integrada, mas autônoma.

O alinhamento é essencial, caso contrário os gaps de informação podem levar a falhas e atrasos que prejudiquem o andamento dos processos.

As soluções tecnológicas da instituição devem ir além do que se utiliza em sala de aula, mas priorizar a digitalização da gestão do negócio.

Especialmente com soluções como um sistema de gestão educacional, que integra os setores, otimiza a comunicação entre os envolvidos na rotina da instituição, como os departamentos, professores e até mesmo alunos.

Mensalidades e benefícios

Mensalidades justas são sempre bem-vindas quando o assunto é renovação de matrícula. No entanto, adicionar alguns benefícios viáveis na sua relação com os alunos e responsáveis é uma forma de conquistá-los.

Um exemplo é a exclusão da taxa de renovação de matrícula para quem, por exemplo, tem mais de um filho na instituição. Outras instituições reduzem o valor em determinado percentual (como em 50%, por exemplo) até um dia específico.

O objetivo é antecipar a renovação de matrícula, garantindo o pagamento das mensalidades do próximo período.

Diferenciais em relação à concorrência

Quando falamos da renovação de matrícula, sua comunicação tem peso determinante no sucesso da campanha.

Ela deve explorar os diferenciais da sua instituição — tanto os relacionados à estrutura e metodologia, como na metodologia aplicada.

Esses devem ser diferenciais trabalhados durante o ano, de modo que sejam efetivamente “sentidos” pelos alunos.

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As 8 melhores práticas para a renovação de matrícula

Já tem ideia de como estimular a renovação de matrícula dos seus alunos, garantindo a continuidade (e mesmo aumento) da receita para o próximo ano?

Separamos 8 dicas essenciais para ajudar a direcionar o seu planejamento estratégico e auxiliar você a conquistar a renovação. Vamos lá?

1. Ofereça benefícios

Primeiro de tudo, qual a melhor forma de se diferenciar da concorrência do que oferecendo estímulos extras para a renovação?

Como mencionamos antes, descontos na hora de fazer rematrícula (em cima da taxa comumente cobrada, por exemplo) podem fazer toda diferença, bem como ter maior aceitação.

Você pode ser criativo e, por exemplo, garantir que quem renove a matrícula até determinado período, ganhe 1 dos livros didáticos exigidos no próximo semestre ou ano.

Não tem ideia do que implementar? Faça uma pesquisa entre os alunos ou os responsáveis pela rematrícula. Entenda o que eles desejam e, através dos dados, filtre as melhores opções.

2. Facilite o processo de renovação

Lembra do que mencionamos sobre o processo de renovação de matrícula normalmente ser encarado como moroso e burocrático?

Você pode investir em soluções que agilizem as etapas de renovação, como um sistema de gestão próprio para instituições de ensino.

É uma forma válida de integrar os setores e os dados, de modo que a renovação seja realizada com alguns cliques!

3. Busque um diferencial

Olhe para sua instituição — e o que você fez nos últimos anos — e busque diferenciais válidos para utilizar nas campanhas de rematrícula.

Por exemplo, o investimento em infraestrutura é sempre um bom gancho.

Além disso, outros fatores, como a taxa de aprovação em determinados processos seletivos (especialmente no caso de ensino médio ou cursos focados em vestibulares) é um excelente ponto para se explorar.

4. Automatize os processos

Como mencionamos, a tecnologia pode ajudar de várias formas a sua instituição de ensino, inclusive na retenção dos alunos.

Com uso de sistemas que automatizam os processos, você gerencia com poucos cliques as tarefas da secretaria, financeiro e mesmo acerca da rotina e comunicação com professores e alunos.

5. Invista em marketing educacional

Ao longo do texto, apertamos na tecla da comunicação algumas vezes. O marketing educacional compõe o “combo” de ofertas da instituição para o aluno ou seu responsável, complementando a imagem que ele tem da instituição.

Lembre-se que todos os diferenciais podem servir de faísca para uma boa campanha de marketing — mas tenha em mente que esse é um esforço para o ano inteiro.

Procure reforçar seu branding pela cidade ou região de atuação, bem como através de campanhas na Internet e redes sociais.

6. Estreite laços

Um aspecto fundamental de uma instituição de ensino de sucesso é a forma com a qual se relaciona com os alunos ou os responsáveis por eles.

Afinal, falamos de um investimento considerável — com altas expectativas por trás dos resultados esperados.

Como fazer isso? Além da comunicação através do marketing educacional, procure se relacionar com os alunos ou responsáveis de outras formas.

Uma delas é apresentando o planejamento pedagógico, bem como a grade curricular de modo explicativo — mostrando como ela vai impactar no ensino do aluno.

Você pode aproveitar do potencial da tecnologia, sabe como? Um aplicativo de aprendizagem, que conecte a instituição ao aluno ou seu responsável.

7. Tenha uma comunicação eficaz

Quando o assunto é renovação de matrícula, existem vários protocolos a serem seguidos: quem deve se apresentar, quais documentos levar, quem vai assinar o contrato, onde realizar o processo, qual o prazo para efetuar a rematrícula (e aproveitar benefícios), entre tantos outros.

Uma comunicação eficaz é capaz de avisar tudo isso ao aluno ou responsável, relembrando-os periodicamente de forma a evitar esquecimentos.

Nesse caso, pode ser por meio de mensagens de SMS, e-mails ou mesmo notificações via app de aprendizagem.

8. Ofereça soluções para pendências financeiras

Você já parou para analisar que o motivo por trás da evasão escolar na sua instituição é a inadimplência? Muitas vezes, os alunos ou responsáveis enfrentam situações que mitigam seu poder financeiro, o que impacta na capacidade de pagar a mensalidade.

Vale lembrar que, por lei, uma instituição não pode proibir um aluno de continuar tendo aulas por inadimplência escolar, mas pode evitar sua renovação de matrícula.

Com ferramentas de gestão financeira, você pode aproveitar recursos como a análise de histórico de pagamento do aluno, para conseguir traçar uma boa estratégia.

Caso o histórico for bom, você pode abrir exceções e oferecer parcelamentos e descontos para melhorar o nível de retenção.

Como a assinatura eletrônica pode facilitar a renovação de matrícula?

Em tempos onde tudo se tornou EaD e se concentrou no universo digital, as instituições de ensino sofrem para chamar alunos ou responsáveis para a renovação de matrícula.

Uma solução eficaz para isso é um software de assinatura eletrônica.

Ele permite que os alunos assinem documentos importantes — como os referentes à renovação — diretamente de seus computadores.

O TOTVS Assinatura Eletrônica (que pode ser acessado por qualquer dispositivo móvel), por exemplo, permite que sua instituição envie documentos com a ação a ser executada pelo destinatário (assinar, validar ou testemunhar).

Além disso, a solução permite que você gerencie os documentos, consultando àqueles pendentes de assinatura, bem como confirmar a assinatura e validá-las.

Por que contar com a tecnologia no momento da renovação de matrícula?

A tecnologia já é um componente essencial para a gestão educacional. Inclusive, a secretaria digital já é uma necessidade, chancelada por uma portaria do próprio MEC.

Um sistema de gestão educacional permite que você melhore a experiência do aluno em vários níveis, tanto didáticos quanto administrativos.

Esse tipo de solução capacita a sua instituição para implementar inovações, como metodologias ativas e educação inclusiva, bem como se aproximar dos alunos e de seus responsáveis.

E claro, o software de gestão integra os setores, bem como municia os profissionais com todo potencial da automação de processos.

Assim, tarefas complexas, como o fechamento do caixa da instituição ou a renovação de matrícula, são realizadas de maneira ágil e eficiente.

Meu eduCONNECT

Você conhece o app Meu eduCONNECT? O aplicativo da família de produtos TOTVS para o segmento Educacional, integra toda comunidade acadêmica da sua instituição de ensino.

Assim, você centraliza toda comunicação com alunos e responsáveis, professores e os demais envolvidos na administração da sua instituição.

Com o app Meu eduCONNECT, você transforma a comunicação com todos os envolvidos na sua operação educacional, gerando e facilitando o engajamento, bem como favorecendo a retenção de alunos.

Sabe do melhor? O app ainda conta com a funcionalidade pay  para pagamentos por carteiras digitais, PIX, boletos, cartão de débito ou crédito que simplifica o processo financeiro por parte do aluno ou responsável, bem como para a instituição de ensino.

Entre as vantagens, a funcionalidade Pay do Meu eduCONNECT oferece:

  • Gerenciamento de Carteira digital para o aluno ou responsável  realizar pagamentos;
  • Simplificação de pagamento pelo próprio smartphone;
  • Possibilidade de pagamento recorrente, de modo a evitar a inadimplência e incidência de juros;
  • Negociação online, de modo que o aluno ou responsável possa conversar com a instituição de qualquer lugar, na hora mais conveniente.

E para a instituição de ensino, o recurso Pay do Meu eduCONNECT proporciona:

  • Acompanhamento de movimentações financeiras por dashboards;
  • Redução de inadimplência por meio de opções de pagamento;
  • Vantagens financeiras com taxas mais competitivas,
  • Conciliação automática de pagamentos realizados com cartões de crédito. 

 Gostou e quer ter em sua instituição de ensino? Então conheça um pouco mais do app Meu eduCONNECT e da funcionalidade Pay!

Nova call to action

Conclusão

Promover a renovação de matrícula em sua instituição de ensino, vai muito além de um simples lembrete no e-mail do aluno e do mesmo processo demorado de sempre, se repetindo ano após ano.

Agora, é necessário investir de modo proativo na qualidade de ensino, comunicação, marketing e infraestrutura da operação para convencer os alunos ou responsáveis que é preciso realizar a rematrícula na sua instituição.

Esperamos que as dicas deste conteúdo ajude você a criar uma estratégia assertiva — e que você aproveite dos diferenciais da tecnologia, como o app Meu eduCONNECT, para se conectar com todos os envolvidos na gestão educacional.

Que tal seguir lendo os conteúdos aqui do blog? Confira nossa seção de artigos sobre gestão de instituições de ensino!

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