Retenção de alunos: o que é, estratégias e como melhorar

Equipe TOTVS | 16 maio, 2022

A retenção de alunos é uma das métricas mais importantes para avaliar o desempenho de uma instituição de ensino. Trabalhar em estratégias que melhorem este índice é essencial para que o seu negócio seja bem-sucedido.

Mas como fazer isso?

A tecnologia aliada a bons métodos de ensino é uma prática eficiente para alcançar um índice satisfatório de retenção de alunos.

No entanto, trabalhar esse tópico não é uma questão de, simplesmente, agregar tecnologias à gestão educacional.

Na verdade, é uma junção de vários fatores — em especial, de métodos gerenciais e didáticos modernos que, auxiliados pela tecnologia, tornam sua instituição mais chamativa aos alunos.

Ao longo deste conteúdo, você vai ver como o uso de ferramentas especializadas, aliado a boas práticas, consegue atrair e manter os estudantes interessados.

Confira os tópicos que vamos abordar:

  • O que é retenção de alunos?
  • Como ocorre a evasão de alunos?
  • Fatores que impactam diretamente na retenção estudantil
  • A retenção escolar em tempos de pandemia
  • Quais são as vantagens do processo de retenção de alunos?
  • Retenção e permanência de alunos: quais as diferenças?
  • Estratégias para retenção de alunos
  • Como calcular o índice de retenção de alunos?
  • A importância do marketing na retenção de alunos
  • Como um sistema de gestão educacional pode ajudar?

Boa leitura!

O que é retenção de alunos?

Retenção de alunos é a capacidade de uma instituição de ensino de fazer seus alunos permanecerem matriculados, adimplentes, concluindo sua jornada educacional — e, se possível e necessário, estendendo-a.

Para que uma IE retenha seus alunos, é preciso investir em uma série de boas práticas, estratégias, métodos e tecnologias.

Afinal, quando falamos de captação e retenção de alunos, não falamos somente da qualidade do ensino.

Muito embora seja essencial, como na oferta de metodologias ativas de aprendizagem, é necessário pensar na jornada e experiência daqueles que vivem a rotina da sua instituição.

Isso quer dizer que o aspecto gerencial e a forma que sua organização executa os processos mais essenciais, da gestão financeira até o atendimento ao aluno prestado pela secretaria, devem estar sintonizados.

Como ocorre a evasão de alunos?

A evasão de alunos é um problema que deriva de incontáveis sintomas. Pode ser ocasionado por desinteresse, dificuldades acadêmicas ou inadimplência.

Nas instituições de ensino, alunos mais velhos, entre 17 e 25 anos, que precisam equilibrar estudos com trabalho e outras responsabilidades da vida adulta, são mais propensos à evasão escolar.

A motivação para alunos que vivem essa realidade precisa ser muito bem trabalhada, já que dependem de recursos e tempo para seguirem estudando.

A partir desse cenário, fica a cargo da instituição trazer meios de auxiliar o aluno a não desistir do curso.

Incentivos por meio de bolsas, descontos e negociação de mensalidades podem ser levados em consideração, dependendo do perfil de cada estudante.

Financiamentos privados e acordos sobre parcelas atrasadas são estratégias válidas para a retenção.

Um programa próprio de crédito estudantil também se coloca como uma opção interessante, já que a instituição deixa à disposição do aluno uma nova forma de pagar pelo curso. O estudante, por sua vez, é cobrado para apresentar boas notas.

Essas práticas são alternativas que ajudam na motivação para estudantes, pois impacta diretamente na forma como a instituição é vista, tanto pelo meio acadêmico quanto pelos alunos e seus pais/responsáveis.

Fatores que impactam diretamente na retenção estudantil

Antes de conferir ideias para retenção de alunos, é essencial entrar no cerne do problema: afinal, o que gera a evasão escolar?

Anteriormente, abordamos o tema, mas agora queremos isolar algumas das questões e avaliar de perto os porquês. Afinal, o que faz os alunos largarem o ensino?

Continue a leitura para conferir!

Desempenho acadêmico

Muitas vezes, o que leva os alunos a desistirem dos estudos é o seu desempenho acadêmico, aquém do esperado.

Isso pode levar a sentimentos de frustração e insegurança, levando-os a optar pela saída “mais fácil”, travando sua matrícula ou mesmo largando o curso.

A questão é que nos acostumamos a apontar culpados: o aluno ou a instituição.

Mas o fato é que a IE sempre tem condições de melhor trabalhar suas metodologias de ensino, bem como as ferramentas que aplica em sala de aula, de modo a facilitar a jornada de aprendizagem.

Métodos como blended learning ou recursos de gamificação podem complementar a forma que a sua instituição trabalha os conteúdos, seja em sala de aula ou fora dela, melhorando assim o engajamento dos alunos.

Além disso, a utilização de tecnologias que coletam dados sobre o andamento dos estudos dos alunos pode aprofundar sua análise de desempenho.

Assim, é possível atuar de maneira focada e personalizada nos problemas de cada um, otimizando seu aprendizado.

Questões financeiras

Para instituições privadas, um dos grandes motivadores por trás da evasão escolar são as questões financeiras.

Por vezes, é algo que resulta na inadimplência escolar, o que prejudica o fluxo de caixa.

É claro, esse problema também pode se originar de diferentes maneiras.

O aluno (ou seus pais, no caso do ensino infantil) podem sofrer da má organização financeira ou da perda de rendimentos familiares, o que obriga as pessoas a realizarem cortes em seu orçamento.

Mas esse problema, quando identificado em múltiplos casos, pode transparecer uma ineficiência da própria instituição de ensino.

Por exemplo, a falta de uma política de cobrança clara, sem comunicação direta com o aluno e o estabelecimento de um cronograma de alertas que lembre o mesmo de seu dever com a instituição.

Além disso, é possível identificar a falta de flexibilidade ao lidar com pagamentos, oferecendo poucas condições ou mesmo meios de pagamento limitados.

Muitas instituições ainda trabalham apenas com instrumentos datados, como cheques, depósitos ou boletos.

É hora de pensar em adotar novas abordagens quando a questão é o pagamento das mensalidades, como PIX ou cartões de crédito.

Dúvidas e inseguranças

Vale também ressaltar que os alunos ou seus pais passam por momentos de dúvidas e inseguranças em relação ao objeto de estudo.

Por exemplo: vale mesmo a pena pagar X para tal instituição? O curso que estou fazendo vai me fazer alcançar meus objetivos?

Essas são dúvidas comuns a todos, mas que a instituição pode minimizar, oferecendo a melhor qualidade de gestão escolar, bem como métodos de ensino avançados, engajadores e eficientes.

Além disso, um bom trabalho de marketing também contribui, construindo e reforçando a imagem da marca.

Questões geográficas

Por fim, questões geográficas e infraestruturais podem afastar o aluno da instituição, como a dependência de transporte público, a distância da sua moradia ou trabalho da instituição ou mesmo a necessidade de se mudar, o que complica a continuação dos seus estudos.

A retenção escolar em tempos de pandemia

A pandemia foi um evento impactante quando o assunto é evasão escolar. De acordo com dados divulgados em matéria da TV Cultura, 4 milhões de estudantes brasileiros abandonaram os estudos em 2020.

O alerta serviu para instituições de todos os níveis, mas especialmente para o ensino superior, em que o índice chegou a 16,3% de evasão.

Esse problema tem a ver com diversos fatores, como a necessidade das IEs e alunos se adaptarem ao ensino a distância.

Foi algo que exigiu que todos os envolvidos no ciclo de aprendizagem se adaptassem, com ferramentas capazes de proporcionar esse nível de interação (como um sistema de gestão escolar, uma plataforma de EaD e, para os alunos, um notebook ou computador).

Nesse sentido, proteger-se de situações-crise é uma necessidade das instituições do setor educacional, que apenas agora começam a se recuperar do abalo que a pandemia ocasionou em suas contas.

Investir em estratégias de retenção de alunos é essencial, com ações de marketing que potencializem a conexão entre sua instituição e os estudantes.

Toda experiência do aluno deve ser repensada, de modo que possíveis problemas com sua instituições sejam antecipados — e suas soluções sejam padronizadas, fáceis de ser realizadas e de conhecimento comum entre seu time, da secretaria até o corpo docente.

Quais são as vantagens do processo de retenção de alunos?

A retenção de alunos, quando bem praticada, pode trazer múltiplas vantagens para a instituição.

Com a combinação certa de estratégias de marketing, retenção, gestão financeira e métodos de aprendizagem, é possível conquistar altos índices de sucesso.

Entre as vantagens, podemos mencionar:

  • Maior facilidade para identificar alunos em risco;
  • Sua instituição passa a ter uma cultura centrada no aluno;
  • Melhores ferramentas para combater a evasão, desde os primeiros indícios;
  • Você aumenta a qualidade dos seus colaboradores administrativos e do corpo docente;
  • Criação de um programa de retenção que trabalhe em conjunto com o aluno em alternativas para mantê-lo matriculado.

Retenção e permanência de alunos: quais as diferenças?

Pode até não parecer, mas o termo permanência e retenção de alunos tem diferenças. Muitas vezes utilizados como sinônimos, os significados são levemente diferentes um do outro.

Entrando na parte mais linguística da questão, a retenção descreve o ato de conservar algo por meio de alguma força. Ou seja, uma ação de posse.

Já a permanência é um ato consentido, a opção de ficar — por vontade própria, seja consciente ou inconscientemente.

Nesse sentido, especialmente quando falamos de questões como a experiência do cliente e outros conceitos que buscam aproximar a marca do seu cliente, a permanência pode trazer maior valor à IE, potencializando as renovações de matrícula.

O motivo é simples: ao escolher permanecer, ele toma uma decisão por si próprio, influenciado por sua afeição pela instituição.

É uma ligação emocional importante e que, de forma essencial, demarca o sucesso de uma estratégia operacional bem feita.

Na prática, a retenção “compõe” a permanência, mas quando falamos apenas da aplicação de ações de retenção de alunos, trata-se de um esforço a mais.

Afinal, é necessário realizar um contato constante do aluno, muitas vezes calcado em uma base reativa.

Estratégias para retenção de alunos

Um aluno retido precisa estar satisfeito com seu papel na instituição de ensino, e o processo de aprendizagem deve se comunicar com ele diretamente, escutando suas ideias e opiniões, reforçando seus pontos fortes e trabalhando nos pontos fracos, despertando interesse.

O investimento em infraestrutura também não pode ser deixado de lado, o que contempla a implementação de soluções e ferramentas inovadoras.

A tecnologia como prática pedagógica é uma boa técnica na retenção de alunos no ensino fundamental, ensino médio ou faculdade. Confira a seguir como reter alunos!

Faça uma boa captação de alunos

O primeiro passo de uma boa estratégia de retenção é ter uma captação de alunos afiada, capaz de preencher as vagas disponíveis e fazer seu fluxo de caixa crescer.

Isso inclui investir no marketing da sua instituição, colocando sua marca em plataformas em que o seu perfil de estudante costuma estar.

Produza conteúdos, engaje em comentários, crie fluxos de mensagens ou e-mails que os alcancem e os tornem cada vez mais cientes da sua organização, seus valores e seu posicionamento.

É essencial fazer com que os futuros alunos se identifiquem com sua IE antes de tudo.

Ofereça soluções para pendências financeiras

Como já citamos, problemas financeiros são uma das causas que fazem os alunos abandonarem os estudos. Entre as práticas que podemos citar, encontram-se:

  • Construir uma política de inadimplência, em que o corpo docente e os gestores estejam cientes das regras e com coerência no discurso, evitando ruído de informações;
  • Tratar as pendências financeiras de forma discreta e educada, levando em consideração o histórico de cada aluno e o momento que ele está passando em sua vida pessoal;
  • Deixar claras as informações relacionadas a pagamentos, com os reajustes, taxas e cobranças adicionais, desde o momento da matrícula, auxiliando na organização financeira do aluno;
  • Procurar trazer soluções paliativas e adotar postura flexível em relação a descontos, parcelamentos e outros acordos para quitação de dívidas e mensalidades atrasadas.

Invista no relacionamento

O relacionamento é uma prática fundamental para qualquer organização e seus clientes. Por mais que o contato nas instituições de ensino seja diferenciado, ainda há uma transação entre empresa e consumidor.

Na era da transformação digital, se comunicar é via de regra.

No processo de fidelização de alunos, o relacionamento deve ser foco da estratégia de retenção.

Crie canais de comunicação com alunos por meio das redes sociais ou portais próprios, que deem espaço para seus interesses e preocupações.

No ambiente físico, incentivar a aproximação da comunidade escolar, ou seja, pais, alunos e professores, é algo muito bem-vindo.

Eventos, feiras culturais e apresentações de projetos, por exemplo, são pontos positivos na hora de fortalecer vínculos.

Analise sempre o comportamento dos discentes

Muito mais do que qualquer tipo de negócio, as IEs sentem o impacto das diferenças geracionais em seu dia a dia. Por isso, mapear o comportamento dos estudantes é uma tarefa que deve ser conduzida de maneira constante.

É necessário ter documentados os comportamentos, preferências e necessidades dos seus estudantes, de maneira que você consiga entender exatamente como se relacionar com eles.

Avalie os processos de transferência

Toda IE tem que lidar, uma hora ou outra, com pedidos de transferência — ou seja, um aluno que quer mudar de instituição.

Indicamos que você não deixe essa ação passar em branco e crie um processo que vise investigar os reais motivos por trás desse pedido.

Esteja em contato com os pais/responsáveis

Um dos pilares da construção de um relacionamento rico com os estudantes é se manter em contato com o responsável pela matrícula.

Quando falamos da retenção de alunos no ensino fundamental, os stakeholders são os pais ou responsáveis pelos estudantes.

Como não é uma interação direta com o aluno — como acontece no ensino superior — a dinâmica muda.

Afinal, as expectativas que sua instituição deve superar são as dos pais e responsáveis, indiretamente envolvidos no ciclo de aprendizagem.

Manter um contato próximo é essencial para que sua organização possa mapear seus comportamentos e se antecipar às decisões críticas que possam tomar.

Faça pesquisas de opinião

Uma maneira de identificar comportamentos, tendências e, de maneira geral, medir a “temperatura” da sua relação com os alunos, pais e responsáveis é por meio de pesquisas de opinião.

Que tal realizá-las a cada 6 meses, buscando entender a opinião sobre todos os pontos do negócio, do atendimento na secretaria à qualidade do acervo acadêmico e mesmo dos conteúdos passados em aula?

São respostas que podem clarificar vários pontos, guiando sua tomada de decisão.

Invista em tecnologias: blended learning

O blended learning é um modelo de ensino que integra métodos tradicionais e outros mais tecnológicos a cursos ou aulas que podem ser feitas a distância, normalmente pela internet.

Quando falamos de jovens, o nível de adaptação a essa abordagem pode ser melhor aceito por essa faixa etária, trazendo maior motivação em sala de aula, dado que fazem parte de uma geração mais conectada.

Ao implementar a tecnologia, a instituição consegue deixar as aulas mais atraentes, trabalhando as habilidades dos alunos de maneira interativa, que se encaixa às individualidades de cada um, respeitando o ritmo de aprendizado e trazendo autonomia.

Entre os benefícios mais expressivos que a tecnologia pode trazer, estão:

  • Aprendizado lógico: com a tecnologia, o aluno otimiza a assimilação de conteúdos complexos, pois o aprendizado segue uma estrutura bem desenvolvida, otimizando o tempo;
  • Teoria com prática: o tempo para o aprendizado é mais rápido devido a simulações explicativas, em que o aluno é estimulado a compreender o conteúdo por meio de experiências ativas;
  • Aprendizado direcionado: ao trazer cenários congruentes com situações vivenciadas no dia a dia do aluno, ele cria um elo e se identifica muito mais com a matéria estudada; 
  • Sem impacto de faltas: com a tecnologia, o aluno não deixa de absorver o conteúdo que seria passado em sala de aula, pois, se ele faltar, poderá retomar a matéria de onde parou, com a aula e revisão online, por exemplo.

Vale lembrar que, aulas em formato e-learning reforçam conteúdos passados em sala de aula, e podem trazer conteúdos dirigidos para cada aluno, de acordo com os nichos em que deseja se especializar, já o preparando para o mercado de trabalho.

Implemente inovações

Seja ousado no que diz respeito a como sua instituição se posiciona no mercado.

Apostar em inovações é uma excelente ideia, já que se trata de uma ação que tende a melhorar, modernizar e personalizar a forma que seus alunos aprendem.

Mas quais inovações? Bom, as opções são várias e podem ajudar tanto na sala de aula quanto na secretaria da instituição ou em sua gestão.

Um exemplo é o app de aprendizagem, que serve de ponte de comunicação entre instituição, corpo docente e professores.

A gamificação é outra solução que pode ser aplicada de diferentes maneiras à sala de aula (e fora dela, no caso do EaD), tornando o ensino mais engajador e eficiente.

Além disso, é possível testar metodologias diferenciadas, como a cultura maker (especialmente eficaz no ensino fundamental e em matérias técnicas), ensino adaptativo e outros diferentes modelos de ensino.

Atente-se ao aspecto socioemocional dos alunos

Uma parte importante do esforço para reter alunos é compreender seu aspecto socioemocional.

Afinal, como eles se enxergam na sociedade atual, quais suas expectativas pessoais e profissionais e como sua jornada de aprendizagem pode ajudá-los a superá-las?

Isso é importante pois pode servir de base para melhorar sua oferta de cursos, bem como a composição de suas grades curriculares.

Além disso, ajuda sua instituição a compreender suas preferências, dores e necessidades.

Garanta uma boa infraestrutura da escola

Invista também na infraestrutura física da sua instituição, de modo a tornar o dia a dia dos alunos mais confortável e compatível com os dias e necessidades atuais.

Oriente os professores a diversificarem seus métodos de ensino

Por fim, oriente e capacite os professores e todo corpo docente a diversificarem seus métodos de ensino e ferramentas aplicadas em sala de aula.

Não basta que a modernização da instituição seja uma “vontade” da alta gestão do negócio. Deve haver um movimento capitaneado por quem realmente está em sala, ensinando aos alunos.

Além de ser importante para seu currículo, é uma maneira de se tornar uma referência no meio acadêmico, potencializando a qualidade do que é ensinado.

Como calcular o índice de retenção de alunos?

A fórmula de retenção de alunos é bastante simples e é definida como “Índice De Retenção Do Fluxo Escolar (RFE)”. O método é o seguinte:

Índice de Retenção do Fluxo Escolar = (Alunos Retidos ÷ Matrículas Atendidas) x 100

Neste caso, o número de alunos retidos indica os que permanecem matriculados até o final do semestre ou do tempo previsto para concluir o curso.

Já no caso das matrículas atendidas, trata-se do número total de matrículas abertas na instituição dentro de um determinado período de tempo.

É recomendado que você refaça esse cálculo, no mínimo, todo semestre.

A importância do marketing na retenção de alunos

Já citamos em tópicos anteriores, mas o marketing cumpre um papel determinante no sucesso da sua estratégia de retenção de alunos.

Afinal, é preciso mostrar sua marca para o mundo, compartilhar suas competências, cases de sucesso e valores.

Tudo isso pode ser feito de diferentes maneiras, seja na criação de conteúdo em um blog até na gestão de um perfil no Instagram ou TikTok.

O marketing é importante pois pode aprofundar não apenas o relacionamento que sua instituição mantém com alunos, pais e responsáveis, mas também permite que você aprenda sobre esses stakeholders.

Ao longo do nosso guia, tocamos nessa tecla: a importância de conhecer as necessidades e preferências de seu público-alvo.

São informações que podem alimentar não somente ações de marketing, mas influenciar todo o escopo estratégico do negócio, potencializando os resultados.

Como um sistema de gestão educacional pode ajudar?

E, afinal, existe um software de retenção de alunos que pode auxiliar sua empresa?

Bom, você pode contar com soluções que ofereçam os recursos necessários para que sua instituição trabalhe em cima da retenção.

Como você viu ao longo deste conteúdo, essa não é uma ação que envolve somente uma área do negócio, mas basicamente todas!

Por isso, um sistema de gestão escolar, auxiliado por demais ferramentas como um app de aprendizagem e diferentes metodologias de ensino, podem potencializar o índice de retenção da sua organização.

Além disso, você pode se aproveitar de soluções que simplifiquem a comunicação entre alunos, pais e professores, de modo a se aproximar de todos os envolvidos, criando um senso de comunidade que enriquece a experiência de ensino.

A TOTVS ajuda na retenção escolar

Sabia que o app Meu eduCONNECT pode simplificar a interação entre alunos, pais e professores, melhorando o índice de retenção de estudantes?

Trata-se de uma solução de comunicação, que, ao mesmo tempo, fornece uma plataforma para que todos os envolvidos interajam e a possibilidade de coletar dados essenciais para sua estratégia.

Assim, o app Meu eduCONNECT auxilia no estabelecimento de uma comunicação eficiente dos pais e alunos com a instituição, dando muito mais mobilidade e rapidez para acesso a notas e planos de aulas, além de emissão de documentos e pagamento de mensalidades.

Que tal conhecer todos os benefícios e diferenciais dessa solução? Confira mais sobre o app Meu eduCONNECT!

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Conclusão

Ao longo deste artigo, explicamos como a retenção de alunos é um ponto a ser levado a sério nas escolas e faculdades, mostrando que a tecnologia é uma aliada poderosa na otimização desse processo desafiador.

Na sua instituição de ensino, o tema já é prioridade ou você ainda sente a retenção como um problema a ser superado?

Esperamos que esse conteúdo ajude a organizar suas ações e definir uma estratégia eficaz para melhor reter seus alunos.

Se você gostou do conteúdo, que tal seguir de olho em nossos artigos?

Escrevemos sobre mensalidade escolar: meios eficazes de cobrar de seus alunos e como manter a inadimplência controlada.

Esse é um tema urgente, que influencia no seu fluxo de caixa e na capacidade de investir em inovações que melhorem a qualidade do que é ensinado em sala de aula. Confira!

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