O dia a dia de uma instituição de ensino é extremamente complexo, repleto de processos e pessoas a gerenciar visando o sucesso. Nesse sentido, o software educacional pode agregar muito valor.
E a sua instituição, já é adepta da tecnologia para gerenciar a organização ou ainda conta com soluções e métodos tradicionais?
Saiba que, apesar da relação entre educação e inovação, muitas instituições do setor ainda não se adequaram à nova realidade e às demandas do público moderno, como os alunos e, no caso do ensino básico, seus responsáveis.
Neste conteúdo, vamos te explicar tudo: o que é o software educacional, qual sua importância, principais vantagens para sua instituição de ensino e muito mais. Confira!
O que é software educacional?
O software educacional é uma solução completa para Instituições de Ensino (IE) de todos os portes e segmentos. Trata-se de um sistema que oferece controle total sobre as atividades da instituição e de seus colaboradores.
Mas qual o seu conceito? Seria um sistema próprio para sanar as demandas em sala de aula ou para gerenciar o negócio?
Essas soluções tecnológicas de gestão educacional se enquadram melhor na segunda definição — muito embora, dependendo do software, seja possível contar com recursos que complementam o ensino de forma paralela.
Hoje, existem sistemas completos que podem revolucionar sua operação em todos os setores.
Porém, a IE conta com demandas bastante específicas, especialmente no que diz respeito ao controle financeiro da operação.
Essa tecnologia ajuda a instituição a lapidar sua administração, gerenciar colaboradores, integrar processos — do setor fiscal ao RH, passando pela secretaria digital, por exemplo.
Como um software pode ser utilizado na educação?
O software pode ser implantado em uma instituição de ensino como um esforço para digitalizar sua gestão educacional. Assim, é possível alinhar setores, centralizar dados e otimizar os processos gerenciais.
E, claro, também pode contribuir com as metodologias de ensino empregadas, já que o uso de dados pode melhorar a forma com que os líderes do negócio tomam decisões, inclusive sobre o que acontece em sala de aula.
Além disso, falamos de uma solução que serve de plataforma para lapidar seu planejamento escolar e a experiência do aluno, reduzindo a inadimplência e transformando a forma como sua instituição se posiciona no mercado.
Importância do software educacional
Ter um diferencial no modo como a sua instituição de ensino é gerenciada faz toda a diferença para a organização, tanto no trabalho dos profissionais quanto nas aulas dos estudantes.
Isso porque o uso de um software na educação permite total comunicação entre toda a comunidade escolar e acadêmica.
Os professores podem ter contato direto com os alunos ou, no caso do ensino básico, com os pais responsáveis.
Também é possível que o aluno tenha acesso a diversas informações, como notas, avisos, grade de aulas e muito mais.
Isso facilita muito a rotina de aprendizado e também a administração do negócio de modo geral.
Qual a diferença entre software educativo e software educacional?
Como mencionamos, o sistema educacional é um software que otimiza a gestão do seu negócio, atuando de forma mais específica em questões administrativas da operação. Por exemplo, como a gestão de pessoas, finanças e outros setores.
Já as plataformas e softwares educativos representam uma solução com foco em melhorar a experiência do aluno, com recursos e ferramentas próprias para aprimorarem a qualidade do ensino, independente da metodologia utilizada.
Portanto, diferentemente dos softwares destinados à gestão, as plataformas educacionais impactam os processos de ensino-aprendizagem em si, por meio de recursos específicos, promovendo a qualidade do serviço de educação prestado pela instituição.
Vantagens em ter um software de gestão educacional
Apesar de ser um negócio como qualquer outro, gerir uma instituição de ensino exige algumas demandas específicas.
Por isso, é mais do que natural existir softwares desenvolvidos para atender às necessidades desse segmento. Esse tipo de plataforma atende desde o ensino básico ao superior, além da educação continuada.
É uma solução que controla a gestão da instituição e automatiza processos.
Também contribui para o fortalecimento do relacionamento com os alunos e entre a comunidade acadêmica. Veja a seguir mais vantagens:
Comunicação mais eficaz
Como mencionamos anteriormente, um dos destaques ao adotar o software para instituições educacionais é que a comunicação se torna muito mais eficiente.
Com ele, é possível que professores consigam falar diretamente com seus alunos ou pais responsáveis, emitir documentos e até mesmo exibir sua grade de aulas.
Podem ser emitidos avisos de pendências financeiras, ocorrências com alunos, avisos sobre atividades acadêmicas e muito mais.
No ensino superior, os professores são capazes de enviar informações e comunicados referente às aulas.
Chamada automatizada
Um dos módulos do software de gestão educacional também permite que a chamada para verificar a presença dos alunos seja feita por meio de um aplicativo, de forma totalmente digital.
Assim é possível, inclusive, que o professor visualize a foto do aluno para ter certeza de que ele está presente na aula e depois registre tudo no sistema.
Com isso, as faltas são contabilizadas de forma automática e podem ser integradas já no histórico acadêmico de cada aluno.
Essa é uma solução que permite muito mais praticidade na rotina de registro de presença.
Alocação de salas
Outra facilidade que o software para educação disponibiliza, principalmente no caso do ensino superior, é a alocação de salas. Nele é possível reservar salas para o uso das turmas de diferentes cursos.
Inclusive, a solução também permite que cada curso tenha um nível diferente de prioridade na alocação.
Neste caso, a própria instituição, baseada em seus critérios, define qual curso terá preferência.
Portanto, a organização das salas fica muito mais clara, o que evita confusões quando os professores precisam reservar o espaço.
Automatização da secretaria
A secretaria de uma instituição de ensino é onde todos os processos de matrículas, pagamento de professores e outras questões acadêmicas e administrativas acontecem.
Por este motivo, ter um sistema de gestão educacional que auxilia em todo esse gerenciamento torna os processos muito mais eficazes.
Assim, as notas, rematrículas, faltas, grade de aula dos professores e outras atividades são feitas de forma automatizada.
Tudo é registrado no sistema, como uma secretaria digital, em que é possível ter uma visão holística do funcionamento de todos os setores.
Redução de inadimplência
A inadimplência escolar é uma questão delicada, que precisa ser tratada da melhor forma possível.
Um dos módulos do software envolve a notificação de estudantes, no caso do ensino superior, com antecedência para realizar o pagamento da mensalidade.
Também mantém um registro de alunos que já tiveram problemas em relação a isso.
Deste modo, a gestão consegue ter um maior controle e fazer uma antecipação do comportamento do aluno.
A instituição pode optar por enviar mais lembretes para determinados perfis de alunos dias antes do vencimento do boleto. Além disso, o próprio aluno tem acesso aos pagamentos para se organizar financeiramente.
Como avaliar um software educacional?
Agora, como uma instituição sabe como escolher um software educacional?
Bom, existem vários fatores que influenciam a decisão de uma empresa. O ideal é buscar separar os principais pontos em relação às necessidades do seu negócio.
Entre os critérios de avaliação, procure encontrar a solução que melhor atenda sua demanda, oferecendo recursos inovadores, uma infraestrutura robusta e escalabilidade.
A segurança de dados deve ser um tema crítico nesse processo, por isso, considere investir em uma solução capaz de blindar as informações do seu negócio.
Portanto:
- Avalie uma solução que atenda às necessidades específicas da sua instituição de ensino, considerando porte e estrutura organizacional;
- Verifique se o software oferece recursos inovadores que otimizam processos e melhoram a gestão;
- Avalie se a infraestrutura do sistema suporta o volume e a complexidade das operações da instituição;
- Priorize soluções escaláveis, capazes de crescer com a sua instituição, adaptando a novas demandas;
- Certifique que o sistema possui forte proteção de dados e políticas rigorosas de segurança.
Existe algum software educacional gratuito?
Algumas desenvolvedoras oferecem trials gratuitos de softwares educacionais, de modo que a instituição de ensino possa utilizá-lo por alguns dias. No entanto, uma solução totalmente gratuita não costuma ser eficiente e segura.
Dependendo de onde você procurar, é provável que encontre alguma solução com custo zero, mas saiba que os recursos serão limitados.
O ideal é investir em uma tecnologia que capacite sua operação, oferecendo também todo suporte técnico necessário para garantir o funcionamento do negócio.
TOTVS Educacional
O software TOTVS Educacional oferece a solução ideal para as necessidades da sua instituição de ensino. Buscamos conhecer seu negócio de perto para suprir suas demandas de forma eficaz.
Nossa solução une a gestão com a tecnologia e vai muito além dos processos administrativos.
Isso porque atua na retenção de alunos, oferecendo indicadores acadêmicos, financeiros e comportamentais.
Também proporciona uma análise preditiva de evasão e ações direcionadas à retenção e captação, além de permitir que se possa fazer uso de outras soluções complementares como um CRM educacional.
Conclusão
Incorporar soluções tecnológicas em gestão educacional representa uma resposta estratégica aos desafios encontrados cotidianamente pelas instituições de ensino.
Ao implementar softwares educacionais, os antigos processos manuais e descentralizados são substituídos por ferramentas digitais que possibilitam maior controle, eficiência e integração.
Essas plataformas não se limitam apenas à automatização de rotinas administrativas; elas promovem uma cultura organizacional orientada por dados, capaz de antecipar demandas, reduzir inadimplência e melhorar a comunicação entre todos os agentes da comunidade acadêmica.
No cenário atual, é fundamental que gestores avaliem as reais necessidades da instituição e invistam em soluções que ofereçam escalabilidade, segurança e suporte técnico qualificado, consolidando, assim, um modelo de ensino mais eficiente e conectado. Gostou do artigo? Aproveite e conheça as ferramentas de tecnologia educacional e saiba como implementar em sua instituição.
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