Sistema de gestão escolar: o que é, benefícios e como escolher

Um sistema de gestão escolar é a forma mais indicada de trazer organização e eficiência à sua instituição de ensino. Ele ajuda a compreender e resolver seus principais problemas e traz melhorias significativas para os processos internos.

Um bom sistema de gestão educacional consegue integrar setores, interligando os departamentos pedagógico, acadêmico e financeiro.

Assim, traçar estratégias para o sucesso da escola se torna um processo muito mais eficiente.

Que tal entender mais? Preparamos um guia sobre sistema de gestão escolar, sua importância e os principais benefícios para uma instituição de ensino.

Boa leitura!

O que é um sistema de gestão escolar?

O sistema de gestão escolar é um software que permite integrar departamentos, automatizar tarefas e simplificar o gerenciamento de instituições de ensino.

Como o nome dá a entender, trata-se de uma solução tecnológica própria para o segmento educacional.

Ou seja, possui módulos personalizados para empresas do setor, como adequação à secretaria digital, monitoramento e redução da inadimplência escolar, registro de matrículas, diário de classe, entre vários outros.

Na prática, a tecnologia ajuda as instituições de ensino a adotarem uma abordagem mais corporativa ao seu dia a dia, contando com recursos que as ajudem a monitorar o desempenho do negócio.

Com um sistema de organização e gestão da escola e universidades, essas instituições enriquecem suas boas práticas de gerenciamento da operação.

Afinal, muitas vezes, os líderes por trás destes empreendimentos são formados em Pedagogia ou outro curso de caráter mais acadêmico, como licenciaturas.

Assim, o sistema de gestão ajuda as IEs a consolidarem uma visão organizacional em seus métodos, processos e ações, aproveitando-se de uma abordagem mais estratégica na busca pelos melhores resultados — tanto em sala de aula quanto em aspectos financeiros e de mercado.

Como o sistema de gestão para escolas funciona?

O sistema de gestão escolar funciona como um ERP em uma empresa. Após sua implementação, ele integra setores e centraliza dados, automatizando várias funções e servindo como base para a atuação administrativa.

Dessa maneira, os profissionais de diferentes áreas do negócio conseguem realizar atividades e monitorar informações diretamente pelo sistema.

Um exemplo é a gestão financeira da IE, que passa a ser feita a partir do sistema, possibilitando que os profissionais gerenciem o fluxo de caixa, observem o pagamento de mensalidades, a taxa de inadimplência, entre outros pontos.

Além disso, ainda dentro deste exemplo, o sistema permite que a escola ou universidade automatize a cobrança de mensalidades, diversificando inclusive a forma de pagamento.

Assim, o próprio sistema se encarrega de enviar lembretes sobre o prazo das mensalidades, bem como de enviar boletos, links de pagamento e qualquer outro meio escolhido pelo aluno ou pelos seus responsáveis.

Tudo isso com um cadastro integrado dos alunos.

Desse modo, assim que o débito for quitado, seu perfil é atualizado, e as notas fiscais são emitidas.

Porém, esse é apenas um cenário dentro da gestão financeira.

O sistema de gestão escolar tem a função de proporcionar facilidades ao longo de toda a vida útil da administração acadêmica e operacional de uma IE, inclusive impactando na sala de aula.

Um panorama sobre o uso da tecnologia na educação

Hoje, as instituições de ensino — especialmente privadas — já deixaram de ser negócios com uma administração desbalanceada. Para se manterem competitivas e em crescimento, é necessário adequar as melhores práticas didáticas, com tecnologias que potencializam a gestão administrativa.

Esse é um reflexo da transformação digital, que também atingiu o setor educacional e vem transformando a gestão escolar.

Um exemplo é o avanço das EdTechs, startups de tecnologia com foco na criação de soluções para instituições de ensino.

Nesse caso, as EdTechs não se limitam a desenvolver produtos e serviços para serem aplicados apenas na sala de aula, mas também a soluções que possam revolucionar a maneira que IEs são gerenciadas.

Os últimos dados compilados no “Mapeamento de Edtech 2020” identificou cerca de 449 startups educacionais ativas no Brasil.

Qual a importância de contar com um sistema de gestão escolar?

Escolas e universidades podem se beneficiar imensamente de um sistema de organização e gestão da escola, pois trata-se de uma tecnologia que digitaliza suas rotinas administrativas.

Afinal, trata-se de uma solução única, que centraliza os dados mais importantes da sua organização e permite controlar vários aspectos da operação, como:

• Secretaria Digital;
• Projeto Pedagógico;
• Gestão do Projeto Acadêmico;
• Monitoramento do desempenho estudantil;
• Acompanhamento da performance do corpo docente;
• Comunicação com alunos, pais e responsáveis.

Desse modo, a IE otimiza várias funções vitais para o seu funcionamento, ao mesmo tempo que tira a carga operacional e repetitiva dos ombros dos colaboradores.

Tudo isso impacta em alguns indicadores específicos, mas especialmente nos índices de produtividade do seu time.

Além disso, vale destacar a importância de tal tecnologia em alguns esforços bem importantes dentro da realidade de uma instituição de ensino.

Como, por exemplo, na redução da evasão escolar e na possibilidade de aumentar o engajamento com os alunos, auxiliando na captação de novos estudantes.

Quais pontos são tocados pelo sistema de gestão escolar?

Um software auxilia em diversas tarefas, dando suporte à tomada de decisões por meio de relatórios precisos das áreas que compõem a instituição de ensino.

Dessa forma, o gestor tem mais tempo para colocar em prática novos projetos e melhorar o sistema integrado de gestão escolar.

Confira a seguir alguns dos pontos nos quais o software de gestão escolar atua:

• Emissão de boletins;
• Lançamento de notas;
• Controle de fluxo de caixa;
• Emissão de boletos bancários;

• Controle de frequência dos alunos;
• Controle de matrícula e inadimplência;
• Acompanhamento de desempenho do aluno;
• Acompanhamento de desempenho do professor com cada turma.

Agora, imagine o seguinte cenário: tratando esses pontos por meio de processos físicos, acumula-se uma enorme quantidade de papelada e arquivos, e todas essas atividades correm muito mais lentamente, com maiores possibilidades de erros e falhas no meio do caminho.

É por isso que um sistema integrado de gestão escolar precisa estar nos seus planos.

Nos dias de hoje, é impossível não recorrer à tecnologia e suas vantagens, e é sobre ela que falaremos a seguir.

Benefícios do sistema de gestão escolar

Uma escola, faculdade ou mesmo um curso técnico e preparatório gira em torno das trocas de informações, sejam elas em pequena ou grande escala.

Falamos tanto do ambiente acadêmico, como nas próprias aulas, até os mais complexos processos internos da instituição, que constituem todo o fluxo operacional, afinal, também estamos falando de um negócio.

Nesse cenário, um sistema de gestão que integre setores, centralize informações e automatize várias operações só tem a melhorar a qualidade das entregas.

Mas, na prática, como definir a importância dessa tecnologia? Uma boa maneira é listando os benefícios em adotar um sistema integrado de gestão escolar. Vamos lá?

Combate à evasão escolar

A evasão escolar, infelizmente, acontece por vários motivos no Brasil.

Com um sistema capaz de armazenar dados e apontar indicadores que preveem a possibilidade de abandono dos estudos, os gestores podem colocar em prática um plano de ação focado em reter esses alunos mais propensos à evasão.

É um tipo de inteligência que poucas vezes conquista-se manualmente (apenas com muito tempo e dinheiro investidos). Porém, com um sistema, é possível estipular campos a serem preenchidos que descrevem os motivos da evasão de cada aluno.

Com uma análise aprofundada, portanto, fica mais fácil entender o que levou os alunos a deixarem o ano letivo — desenvolvendo soluções que protejam a IE no futuro.

Melhora a comunicação com os pais

Por conta de rotinas corridas, muitos responsáveis passam todo o ano letivo sem conhecerem a situação acadêmica do estudante.

O software para escolas facilita essa relação.

Isso acontece porque, mesmo que os familiares não estejam presentes fisicamente no cotidiano do aluno, eles têm acesso às informações online, agilizando uma intervenção e evitando mal-entendidos por desencontro de informações e falhas de diálogo.

Além disso, ao contar com um sistema completo, é possível integrar soluções digitais que complementem a comunicação com alunos, pais e responsáveis, bem como com professores.

Tudo isso ajuda a instituição a se colocar ao lado dos stakeholders do processo educativo, marcando presença no seu dia a dia.

Automatiza informações de dados oficiais

O levantamento de informações das escolas feito pelo governo pode levar muito tempo. 

Um sistema de gestão simplifica essa tarefa, já que não é necessário começar um relatório do zero a cada ano.

O sistema aproveita a base de dados e se utiliza das informações que já estão registradas e atualizadas.

Com isso, os censos escolares ficam muito mais ricos e dinâmicos, base importante para um desenvolvimento cada vez melhor e aprimoramento da cultura de ensino e educação por todo o país.

Melhora no marketing da escola

O software escolar permite acesso em tempo real às informações do corpo docente e discente.

Acompanhando essa lógica, as ações do setor de marketing também seguem essa linha, com acesso aos níveis de divulgação da escola.

Você consegue saber quantas pessoas fizeram visitas em um determinado período, quantas entraram em contato, quais alunos renovaram a matrícula mais cedo, entre outros dados.

Com isso, é possível oferecer benefícios ou intensificar investimentos em comunicação e infraestrutura, indispensáveis para a captação de alunos.

Auxilia a gestão pedagógica e interatividade com a escola

O sistema de gestão escolar permite que a instituição mantenha um planejamento educacional eficiente, além de tópicos como registro de frequência e planos de aula. 

Mapeamento de classe, distribuição de professores e gestão de biblioteca também entram nessas classificações.

Quando falamos de interatividade, o uso de uma plataforma no ambiente escolar permite ouvir as pessoas envolvidas, o que contribui para atuações mais participativas além do ambiente da escola.

Com esse tipo de metodologia circulando, a instituição também pode se pautar nas avaliações, sugestões e críticas feitas por alunos e familiares, com uma relação colaborativa e sincera para o desenvolvimento de melhorias para todos.

Integra todos os membros da comunidade estudantil

Uma das principais vantagens de um sistema de gestão é a possibilidade de aproximar todos os envolvidos no processo estudantil.

Dessa maneira, a comunidade como um todo ganha um canal confiável para se comunicar, se atualizar e obter informações concretas sobre aulas, atividades, obrigações, documentos e demais demandas.

É uma forma de aproximar todos e oferecer uma interface intuitiva, que fornece o acesso simplificado a arquivos e documentos, como comprovação de matrículas, calendário escolar e grades acadêmicas.

Agiliza processos

Tudo isso contribui para que as relações sejam mais ricas, mas também mais ágeis.

As solicitações podem ser atendidas rapidamente — se não de forma automática,  por meio do Portal do Aluno e outras ferramentas.

Para professores, a gestão de alunos também se torna mais simples, menos repetitiva e a prova de erros.

E, para o time administrativo, lidar com as obrigações e demandas burocráticas torna-se algo muito intuitivo e ágil.

Esse benefício influencia em um ponto bem importante para o dia a dia de uma IE: a experiência do aluno!

Com processos mais ágeis, a instituição elimina burocracias e torna o atendimento às demandas pessoais mais simples e eficiente.

Automatiza tarefas repetitivas

Com um bom sistema de gestão, você automatiza vários processos e poupa tempo na agenda dos colaboradores, que podem focar em funções mais estratégicas do negócio.

Um exemplo são as atividades de cobrança do pagamento da mensalidade escolar, bem como toda burocracia envolvida: comunicação, envio de boleto ou link, emissão de NFEs, registro da quitação ou inadimplência, entre outros.

Com um sistema, todas essas atividades são automatizadas, agregando valor e economizando tempo dos seus funcionários.

Torna a gestão financeira mais eficiente

Outro ponto que já mencionamos, mas vale a pena ressaltar, é como o sistema de gestão melhora suas práticas de administração financeira.

Um dos principais desafios é o controle da inadimplência, que se torna muito mais fácil com a utilização de recursos que transparecem a verdadeira situação do caixa do negócio.

Assim, as IEs têm maior poder sobre suas contas a receber e pagar, potencial de investimentos, entre outros.

Auxilia na captação de novos alunos

O sistema de gestão ajuda na captação de alunos, auxiliando na definição de personas, na consolidação da marca, no engajamento com leads e na definição de objetivos estratégicos alcançáveis.

E, como todos sabem, o público-alvo do setor educacional envelhece (ou, ao menos, amadurece) rapidamente.

Isso quer dizer que, constantemente, as empresas do segmento lidam com novas demandas geracionais e precisam estar atentas aos gatilhos que atraem a atenção de pais e alunos.

Nesse cenário, o sistema pode ajudar de múltiplas maneiras, como no correto gerenciamento de matrículas, na simplificação do processo seletivo, entre outros.

Fornece relatórios e indicadores sobre a escola

Uma das principais funções do ERP educacional é servir como base de inteligência de negócios.

Isso quer dizer que, por ter dados e setores integrados, ele pode juntar toda essa informação em relatórios completos, bem como atualizar os indicadores de desempenho.

É uma função que pode transformar o potencial estratégico da IE como uma organização, melhorando seus resultados.

Facilita a tomada de decisões

No fim, toda inteligência de negócios gerada pela integração da tecnologia na gestão educacional facilita o próprio processo de tomada de decisões.

É um conceito ainda em evolução, mas trata-se basicamente de contar com uma Fonte Única de Verdades (SSOT) dentro da operação.

Desse modo, os líderes do negócio podem tomar decisões melhor informadas acerca de várias áreas da operação.

Melhora a gestão do EAD 

Hoje, o ensino a distância é um modelo praticamente obrigatório nas IEs, especialmente após a pandemia e todos os seus efeitos sobre o isolamento social.

Com o sistema, você conta com módulos específicos para gerenciar as matérias e cursos EaD, mantendo controle do avanço acadêmico e das atividades passadas em sala de aula.

Como escolher o sistema de gestão escolar ideal?

Definir qual software será adotado é uma etapa que precisa de atenção, ponderando bem sobre quais são as necessidades da sua escola.

Priorize um software que simplifique as rotinas administrativas. Com isso determinado, o seu tempo e o de todo o time terão um aproveitamento muito maior.

E tempo é uma das maiores riquezas que se pode ter, certo?

Tendo isso em mente, cabe a você implementar uma solução que não apenas atenda às necessidades da empresa, mas que também seja descomplicada no uso dos colaboradores.

Vale ressaltar que um sistema de gestão online, hospedado na nuvem, é acessível de qualquer lugar, uma vez conectado à internet, sendo possível utilizá-lo via desktop e mobile.

O arquivamento de dados em um único lugar, ou em arquivos físicos, demanda mais trabalho e é um risco para as informações, que não passam pelo processo de um backup seguro.

Qual o melhor sistema de gestão escolar?

O processo de escolha do melhor sistema de gestão escolar online passa por diferentes variáveis que influenciam na decisão.

Entre eles:

• Qualidade do software;
• Suporte técnico oferecido;
• Reputação da marca no mercado;
• Integrações possíveis (via API ou não);
• Entre vários outros.

O importante é que a decisão não deve ser tomada simplesmente com base em achismos ou mesmo em custos.

Tecnologias diferem em valores, mas o que determina seu ROI é o custo-benefício da solução.

Ou seja, quanto valor um sistema de gestão completo pode agregar aos seus processos?

Uma boa solução, que compreende todos os níveis do backoffice da sua operação, provavelmente irá revolucionar a forma que seu time trabalha.

Qual o preço de um software de gestão escolar?

Quando falamos sobre valores, a implementação de um sistema de gestão varia conforme vários aspectos: tamanho da sua operação, nível de demanda, módulos incorporados, se há necessidade de personalização, entre outros fatores.

E você, tem ideia do dimensionamento de um sistema de gestão em sua instituição de ensino?

Por exemplo, universidades com vários campi e diferentes localizações, normalmente, necessitam de um esforço e investimento maiores.

Ou seja, é um número que varia bastante para cada caso.

Existe algum sistema de gestão escolar gratuito?

Com um sistema educacional gratuito, sua instituição pode aproveitar alguns recursos de gestão — mas de maneira limitada, muitas vezes apenas por um tempo predeterminado.

Por isso, opte pelas alternativas gratuitas apenas no intuito de testar a solução — e não para que a administração do seu negócio dependa de recursos limitados.

Conte com a TOTVS para sua gestão escolar

Conseguiu compreender a importância de um sistema de gestão escolar? Então, conheça o TOTVS Educacional, a melhor solução para sua IE!

Todo guarda-chuva de soluções para setor de educação da TOTVS visa modernizar as instituições, agilizando seus processos e automatizando várias tarefas do backoffice.

Assim, você pode tornar suas ações de captação mais eficientes, evitar a evasão escolar e controlar todos os setores, como o financeiro.

Além disso, o TOTVS Educacional oferece funcionalidades que possibilitam a manutenção de toda estrutura curricular da sua escola ou universidade.

Que tal conhecer mais? Veja todas as possibilidades do TOTVS Educacional!

Conclusão

Ao longo deste artigo, você pôde perceber que um software de gestão escolar é essencial para desenvolver um fluxo eficiente e natural das atividades da rotina escolar.

É possível controlar e simplificar os processos administrativos, empregando as melhores tecnologias para atingir as metas estabelecidas.

Além disso, trata-se de uma tecnologia inovadora para o dia a dia de uma instituição de ensino, revolucionando a maneira com que processos e resultados são administrados.

Você sabia que TOTVS é referência em inovação e desenvolvimento, com soluções que atendem a instituições de ensino de todos os portes?

Um exemplo é o TOTVS Educacional, que oferece recursos e funcionalidades exclusivas para instituições de ensino que querem modernizar sua operação!

Para conhecer mais sobre os sistemas de uma empresa 100% brasileira, continue acompanhando nosso blog e assine a newsletter para não perder nenhuma novidade.

Agora, ficou evidente o quão relevante é uma tecnologia para o setor educacional, certo?

Por isso, nos aprofundamos em outro “braço” dentro deste assunto, explicando tudo sobre software educacional, suas vantagens e aplicações.Que tal aprender mais? Temos certeza que é o complemento ideal para a jornada de aprendizado deste conteúdo. Leia agora mesmo!