CRM educacional: o que é, benefícios e como escolher

Equipe TOTVS | 20 outubro, 2022

O CRM educacional é uma ferramenta essencial para que instituições de ensino se adaptem às necessidades atuais do mercado. Na prática, essa tecnologia aproxima as marcas de seus clientes.

Hoje, as instituições de ensino têm, cada vez mais, buscado se adaptar ao novo cenário educacional que envolve aplicações de tecnologia no dia a dia, tanto na rotina de professores quanto na de estudantes.

Nesse cenário, a adoção de um CRM educacional faz toda a diferença.

Na prática, um CRM facilita pontos cruciais da comunicação entre instituição e alunos ou responsáveis pelos estudantes.

Afinal, a ferramenta proporciona um processo contínuo de relacionamento, fortalecendo a fidelização.

Além disso, o sistema é um ótimo exemplo de modelo preditivo, isto é, informações e dados disponibilizados pela plataforma permitem visualizar a jornada do cliente e potencializar a conversão.

Assim, os negócios conseguem se planejar antecipadamente e tomar  decisões estratégicas. 

Que tal entender mais? Preparamos um guia completo sobre o assunto. Continue a leitura para aprender tudo!

O que é um CRM educacional?

Um sistema de CRM, ou gerenciamento de relacionamento com o cliente, é um software projetado para ajudar as empresas a gerenciarem e acompanharem as interações com seus clientes.

No caso de um CRM educacional, falamos de uma solução que auxilia instituições de ensino básico, superior e continuado a gerenciarem seus relacionamentos com estudantes, pais e outras partes interessadas.

Um sistema típico de CRM incluirá recursos como gerenciamento de contatos e contas, rastreamento de atividades e relatórios.

Já o CRM educacional possui recursos que ajudam as IEs a rastrearem e gerenciarem as interações com clientes (estudantes e pais), bem como admissões e processos de matrícula, bolsas de estudo, vida estudantil e atividades.

Na prática, é uma ferramenta que auxilia na organização e na melhoria do relacionamento com alunos, seus responsáveis e também com ex-alunos.

Talvez um dos principais benefícios desse tipo de sistema em uma IE é sua capacidade de ajudar a melhor planejar e executar ações que visam à captação de alunos.

Essa tarefa, uma das mais importantes da rotina de uma escola, se torna mais simples com os dados coletados pelo CRM educacional.

Tais informações são utilizadas para compor melhores estratégias de captação, influenciando nas ofertas, no tom da comunicação e nas ações de manutenção do relacionamento marca-cliente.

Além disso, não é difícil encontrar soluções com recursos integrados que ajudam na gestão de operações internas, como as relativas à secretaria digital, RH, finanças, entre outros.

Essa ferramenta deve ser fácil de usar e entender, fornecendo as características e funcionalidades que você precisa para gerenciar o relacionamento com seus clientes de forma eficaz.

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A evolução no processo de captação de alunos 

Ao longo dos últimos anos, o processo de captação de alunos evoluiu a passos largos.

Se antes o que ditava o sucesso da estratégia era o investimento em mídias offline e a força da marca, hoje a tecnologia ajuda instituições a alcançarem o perfil mais adequado para sua proposta de valor.

No passado, normalmente as instituições mais bem-sucedidas mesclavam com excelência o investimento em marketing e em branding.

No entanto, a dinâmica era uma só: o outbound marketing, que visa a espalhar a palavra da marca e alcançar o público-alvo onde quer que ele esteja — em geral, por meio de anúncios.

Com a tecnologia, as IEs perceberam que agora é possível agregar mais valor a esse processo e entender seu público-alvo mesmo antes de abordá-lo.

Com isso, se tornou possível lapidar estratégias que, em vez de bombardear as pessoas com anúncios, as fazia se interessarem pela marca antes de qualquer coisa.

Trata-se do inbound marketing, que tem como objetivo atrair interessados (pais ou estudantes) e, por meio de uma série de ações, convertê-los.

O CRM para educação, neste sentido, é uma ferramenta essencial, já que proporciona um ambiente centralizado que compila todos os dados do seu cliente.

Assim, é mais fácil rastrear seu perfil em detalhes (ou seja, detalhar a persona da sua instituição), e trabalhar de maneira eficaz em estratégias baratas e assertivas para captar alunos no ambiente digital!

CRM educacional e CRM genérico: quais são as diferenças?

Afinal, existem diferenças entre um CRM “tradicional” e um educacional? Bom, entenda o seguinte: não é que se tratam de ferramentas distintas, mas existe um tipo de CRM próprio para instituições de ensino.

E esse é um ponto importante, já que muitas escolas, universidades e demais empresas com foco em aprendizagem investem milhares de reais em CRMs genéricos — próprios para pequenos e médios negócios.

O fato é que uma instituição de ensino possui necessidades específicas que CRMs genéricos não conseguem sanar.

Em geral, o CRM para educação conta com recursos lapidados para uma melhor gestão educacional, com funcionalidades como matrículas online e gestão da permanência, de modo a evitar a evasão escolar, por exemplo.

Já um CRM genérico possui ferramentas mais comuns de empresas tradicionais, com funcionalidades como o armazenamento de dados dos clientes e de seu histórico de interações e compras.

Quais são as principais funcionalidades de um CRM para escolas?

O CRM educacional é uma ferramenta distinta e essencial para o dia a dia de uma instituição de ensino. O objetivo da tecnologia é proporcionar mais agilidade e eficiência na hora captar alunos e mantê-los engajados com sua marca.

Entre suas principais funcionalidades, podemos mencionar as seguintes:

  • Lead scoring;
  • Gestão da permanência;
  • Régua de relacionamento;
  • Matrícula e rematrícula online;
  • Ficha completa de leads e clientes;
  • Administração de bolsas de estudo;
  • Admissões e gerenciamento de matrículas;
  • Gerenciamento da vida e das atividades do estudante;
  • Gestão de alunos centralizada em um dashboard inteligente;
  • Flexibilidade: o sistema deve ser flexível o suficiente para crescer com a sua escola;
  • Integração: o sistema deve se integrar com outros softwares que você utiliza, como seu app de aprendizagem, seu ERP, sistema de RH, software de finanças, entre outros.

Quais instituições podem usar um CRM educacional?

Se engana quem acha que um CRM serve apenas para grandes instituições. O sistema pode ser aplicado em IEs de diferentes tamanhos e níveis educacionais, como básico, superior e continuado.

Na educação básica, por exemplo, softwares atuam na aprovação e manutenção de toda a estrutura curricular. Outro ponto é a automatização de matrículas, rematrículas e processamento de notas.

Já no nível superior, um dos diferenciais do CRM para educação é a redução de inadimplência, gestão de casos em que ocorre financiamento estudantil e, também, atendimento à legislação conforme exigências e regulamentações do Ministério da Educação.

Para a educação continuada, um dos principais desafios é manter os preços competitivos ante as outras possibilidades do mercado. Por isso, um software atua na otimização de processos para que haja a diminuição de custos operacionais. 

Como um CRM educacional pode ajudar as instituições de ensino?

Um software CRM auxilia em vários processos dentro de escolas, universidades e instituições de educação continuada, como: 

1 – Captação

O primeiro passo é adquirir clientes. Nesse sentido, possuir um cadastro eficiente de potenciais contratantes do seu serviço faz toda a diferença.

Com o CRM educacional, gestores conseguem controlar nomes e dados de contato dos leads captados.

Uma boa dica é optar por sistemas que ofereçam mais recursos nessa etapa, como a possibilidade de incluir cursos ou turmas em que o lead demonstrou interesse, e claro, o estágio da jornada de compra.

Outro ponto importante é o acompanhamento do atendimento. Um CRM para escolas e outras instituições de ensino deve constar o histórico de atividades e a frequência do contato realizado.

O CRM para IEs também pode apoiar o setor de marketing em ações offline, como a inscrição de interessados em eventos de apresentação de cursos ou master classes. 

2 – Permanência

Um segundo passo é diminuir o nível de evasão de estudantes. Independentemente do motivo, um sistema auxilia nesse acompanhamento e controle. Uma boa forma de mensurar indicadores é por meio da aproximação no relacionamento.

Uma proposta é facilitar o contato por meio de aplicativos móveis.

A TOTVS oferta o app Meu eduCONNECT, que é um bom exemplo de como a comunidade acadêmica pode estar mais integrada aos pais de seus estudantes — e mesmo aos próprios alunos — em um fluxo contínuo de informação. 

Assista ao vídeo abaixo e veja o funcionamento da solução na prática!

Para os pais, a solução é muito interessante, uma vez que fornece dados do desempenho escolar dos filhos, mudanças na programação do calendário escolar e solicitações de professores.

A tecnologia também atua na aprendizagem. Soluções que envolvem possibilidades tecnológicas deixam o processo mais dinâmico e oferecem novas abordagens de conteúdos presentes na grade curricular. Assim, a sua instituição torna-se mais competitiva.

3 – Fidelização

As instituições gastam muito tempo e energia fornecendo atendimento personalizado a cada  um dos envolvidos na comunidade acadêmica.

Um ótimo jeito de tornar esse processo mais ágil é a partir do atendimento digital integrado.

Fidelização e atendimento mais rápido podem fazer toda a diferença.

A solução Saída Inteligente by School Guardian, por exemplo, otimiza a saída das crianças na escola com o tempo dos pais. 

Por meio da ferramenta, professores podem visualizar quais pais estão mais próximos da escola e preparar estes alunos primeiro.

Assim, todos ganham, desde os responsáveis que minimizam o tempo de espera, a escola que garante espaço físico para estacionamento dos carros e, para as crianças, o processo é mais seguro. 

4 – Organização

O CRM tem a função de manter todos os dados da instituição organizados em um único lugar.

Por ter uma forma sistematizada de trabalho, torna-se mais fácil rastrear e gerenciar as interações com estudantes e outras partes interessadas, bem como os processos de admissão e matrícula, bolsas de estudo, vida estudantil e atividades em geral.

É a ferramenta perfeita para organizar e digitalizar a documentação de toda vida diária da instituição de ensino.

5 – Automação de tarefas

Um dos principais benefícios do uso de um CRM educacional é a automação de tarefas que de outra forma seriam repetitivas e demoradas, tais como o envio de e-mails, SMS, mensagens de WhatsApp aos alunos.

6 – Decisões baseadas em dados

Um dos principais pontos positivos de investir em um CRM para IEs é que a ferramenta fornece os dados que você precisa para tomar decisões informadas sobre a sua instituição.

Com as informações coletadas pelo sistema, você pode entender melhor seus alunos e as necessidades deles, o que o ajuda a planejar e executar estratégias de forma mais eficaz.

7 – Integração

De nada adianta implantar uma tecnologia inovadora em sua IE se ela não pode ser conectada aos outros sistemas e software que já fazem parte (ou que serão adicionados) ao seu stack tecnológico.

O CRM educacional escolhido deve ser capaz de conectar-se a todo seu ecossistema de soluções de gestão, de modo a recolher e compartilhar dados de maneira eficaz.

Assim, você se aproxima ainda mais do objetivo de tornar a instituição cada vez mais adepta da cultura data-driven.

8 – Melhora na reputação da escola

Quanto melhor for a experiência dos seus alunos, mais provável é que eles recomendem sua instituição a outras pessoas.

Este é um dos benefícios mais importantes do uso de um CRM para educação: melhorar a reputação da escola ao proporcionar uma excelente comunicação.

Além disso, o sistema pode ajudá-lo a enviar mensagens direcionadas a grupos específicos de pessoas, como estudantes ou pais, e rastrear os resultados de suas comunicações.

Tudo isso contribui para que a IE seja bem vista por estudantes, pais e pelo mercado como um todo.

Como funciona o CRM educacional em um modelo SaaS?

Uma das melhores maneiras de uma IE contratar um CRM educacional é pelo modelo SaaS ou Software como Serviço.

Nesse tipo de negócio, o software é entregue como um serviço. Ou seja, a IE contrata a ferramenta ao assinar um plano do provedor, que hospeda o CRM na nuvem e o disponibiliza pela internet.

Assim, basta acessá-lo — e aproveitar de todas as funcionalidades — com um login e senha.

Os sistemas SaaS são tipicamente baseados em assinaturas, com preços relativos ao tipo de plano escolhido. Normalmente, o fator-chave tem relação com o número de usuários pretendidos ou de clientes a serem atendidos dentro da plataforma.

Na prática, os provedores costumam oferecer uma gama de recursos e funcionalidades, incluindo gerenciamento de contatos, automação da força de vendas e automação de marketing.

Trata-se de uma maneira econômica para as IEs de todos os tamanhos começarem a gerenciar o relacionamento com o cliente.

É uma solução completamente escalável, que se adequa às necessidades da instituição de ensino.

Além disso, trata-se de uma ferramenta fácil de customizar e configurar. E, com o provedor certo, sua IE ainda conta com todo treinamento e suporte necessário para obter máximo retorno em menor tempo possível.

Como escolher o melhor CRM educacional?

Agora, qual o passo a passo ideal para que a sua instituição de ensino acerte na escolha do CRM? Separamos algumas dicas que você pode seguir, confira:

Entenda as necessidades da sua escola

O primeiro passo é entender quais são as necessidades da sua instituição e como um CRM educacional pode ajudar a resolvê-las.

Para isso, é essencial realizar uma análise profunda de suas operações e processos do dia a dia, bem como compreender as necessidades específicas de cada área da IE.

Busque por avaliações e recomendações no mercado

Assim que você tiver uma boa ideia do que sua IE precisa, é hora de pesquisar as opções de CRM no mercado.

O próximo passo é identificar quais deles são mais adequados ao perfil da sua instituição e às suas demandas.

Uma boa maneira de fazer isso é lendo revisões e recomendações de outras IEs que já implementaram o sistema.

Além disso, o CRM deve ser idealmente desenvolvido especificamente para o mercado educacional, pois isso facilitará o uso e oferecerá recursos que são realmente relevantes para a sua instituição.

Inicie o processo de negociação com o fornecedor

Agora que você tem uma lista restrita dos melhores CRMs do mercado, é hora de começar a negociar com os fornecedores.

O importante neste estágio é ser muito claro sobre o que a sua IE precisa e quer do sistema.

Certifique-se de obter uma demonstração do software para que você possa ver como ele funciona e se ele é realmente o que você está procurando.

Além disso, não deixe de perguntar sobre opções de preços e planos de assinatura.

Prepare-se para a implantação

Depois de ter escolhido o CRM que melhor atende às suas necessidades e negociado um bom preço, é hora de se preparar para a implantação.

Neste estágio, você precisará reunir todas as informações e materiais necessários, como o banco de dados da sua instituição, para que você possa começar a usar o sistema o mais rápido possível.

Lembre-se de treinar sua equipe sobre como usar a ferramenta para que eles possam tirar o máximo proveito da tecnologia.

Existe no mercado algum CRM educacional gratuito?

Como qualquer ferramenta tecnológica, é possível encontrar opções de CRM educacional gratuitos no mercado. No entanto, normalmente se tratam de sistemas limitados em funcionalidade ou por tempo de uso.

Tratam-se, essencialmente, de trials gratuitos que oferecem a chance da instituição testar a ferramenta e suas funcionalidades.

Para uma IE, o ideal é investir em uma solução completa capaz de auxiliá-la em todas as suas necessidades.

Muito mais do que pagar por um plano de um CRM SaaS, a IE investe em um suporte técnico especializado capaz de ajudar a sanar as principais dúvidas.

Tecnologias TOTVS para Instituições de Ensino

Agora, que tal encurtar seu tempo de pesquisa e investir no melhor software educacional para sua instituição de ensino?

Falamos do TOTVS Educacional, o sistema de gestão para IEs da maior empresa tech do Brasil, lapidado para sanar todas as necessidades administrativas de instituições de educação básica, superior e continuada.

Alinhada com a legislação do setor, a tecnologia da TOTV capacita a gestão do seu negócio de múltiplas maneiras.

O melhor? Você pode aproveitar os vários recursos para automatizar processos administrativos e focar 100% do tempo no avanço e na experiência dos alunos.

Vale dizer que, para maior aproveitamento do seu CRM educacional, o ideal é que a plataforma se integre a modelos acadêmicos online, ao sistema de gestão do negócio, desde o controle de ponto, folha de pagamento, estoque, faturamento, chegando até a automação de marketing.

Tudo isso o TOTVS Educacional faz!

A solução da TOTVS segue as normativas do MEC, como CENSOS, ENADE e outros e já atua há mais de 20 anos no segmento educacional.

Ficou interessado? Conheça o TOTVS Educacional e saiba como a solução pode ajudar a sua IE!

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Conclusão

O CRM Educacional é uma solução tecnológica que moderniza a gestão de uma instituição de ensino e a aproxima dos estudantes, pais e responsáveis.

Hoje, no competitivo mercado acadêmico brasileiro, se destacar no quesito comunicação é essencial para IEs que buscam maximizar seus resultados.

Para isso, investir em um CRM Educacional é essencial!

Que tal dar agora o passo necessário para que sua IE alcance um novo patamar diante dos concorrentes? Conheça as tecnologias TOTVS para gestão da educação!

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