O que é software educacional? Explicamos tudo em nosso guia!

Equipe TOTVS | 08 junho, 2022

O dia a dia de uma instituição de ensino é extremamente complexo, repleto de processos e pessoas a gerenciar visando o sucesso. Nesse sentido, o software educacional pode agregar muito valor.

E a sua IE, já é adepta da tecnologia para gerenciar a organização ou ainda conta com soluções e métodos tradicionais?

Saiba que, apesar da relação da educação com a inovação, muitas empresas do setor ainda não se adequaram à nova realidade e às demandas do público moderno, sejam eles alunos, como seus responsáveis (no ensino básico).

Neste conteúdo, vamos te explicar tudo: o que é o software educacional, qual sua importância, principais vantagens para sua IE e muito mais. Confira!

O que é software educacional?

O software educacional é uma solução completa para instituições de ensino de todos os portes e segmentos. Trata-se de um sistema que oferece controle total sobre as atividades da instituição e de seus colaboradores.

Mas qual o conceito de software educacional? Seria um sistema próprio para sanar as demandas em sala de aula ou para gerenciar o negócio?

Bom, nesse sentido, o software educacional tem relação com a segunda definição — muito embora, dependendo da solução, seja possível contar com recursos que complementem o ensino de forma paralela.

Hoje, existem sistemas completos que podem revolucionar sua operação em todos os setores.

Porém, a IE conta com demandas bastante específicas, especialmente no que diz respeito ao controle financeiro da operação.

Essa tecnologia ajuda a instituição a lapidar sua administração, gerenciar colaboradores, integrar processos — do setor fiscal, até o RH e chegando na secretaria digital, por exemplo.

Como um software pode ser utilizado na educação?

O software pode ser implantado em uma instituição de ensino como um esforço para digitalizar sua gestão educacional. Assim, é possível alinhar setores, centralizar dados e otimizar os processos gerenciais.

E, claro, também pode contribuir com as metodologias de ensino empregadas, já que o uso de dados pode melhorar a forma com que os líderes do negócio tomam decisões, inclusive sobre o que acontece em sala de aula.

Além disso, falamos de uma solução que serve de plataforma para lapidar seu planejamento escolar e a experiência do aluno, reduzindo assim a inadimplência e revolucionando a forma com que seu negócio se posiciona no mercado.

Importância do software educacional

Ter um diferencial no modo como a sua instituição de ensino é gerenciada faz toda a diferença para a organização, tanto no trabalho dos profissionais quanto nas aulas dos estudantes.

Isso porque o uso de um software na educação permite total comunicação entre toda a comunidade acadêmica.

Os professores podem ter contato direto com os alunos ou, no caso do ensino básico, com os pais responsáveis.

Também é possível que o aluno tenha acesso a diversas informações, como notas, avisos, grade de aulas e muito mais.

Isso facilita muito a rotina de aprendizado e também a administração do negócio de modo geral.

Qual a diferença entre software educativo e software educacional?

O software educativo não é o mesmo que o software educacional. A mudança no nome é bem sutil, mas você sabia que, na prática, a atuação de ambos é bem diferente?

Como mencionamos, o sistema educacional é um software que ajuda a melhorar a gestão do seu negócio, atuando de forma mais específica em questões administrativas da operação — como a gestão de pessoas, financeiro, entre outros.

Já o software educativo é uma solução com foco em melhorar a experiência do aluno, com recursos e ferramentas próprias para aprimorarem a qualidade do ensino, independente da metodologia utilizada.

Para que serve o software educativo?

O software educativo serve para aprimorar os processos de ensino-aprendizagem, com objetivo de melhorar a qualidade do serviço de educação prestado pela instituição de ensino.

Vantagens em ter um software de gestão educacional

Apesar de ser um negócio como qualquer outro, gerir uma instituição de ensino exige algumas demandas específicas.

Por isso, é mais do que natural existir softwares educacionais feitos para atender às necessidades desse segmento. Esse tipo de software atende desde o ensino básico ao superior, além da educação continuada.

É uma solução que controla a gestão da instituição e automatiza processos. 

Também contribui para o fortalecimento do relacionamento com os alunos e entre a comunidade acadêmica. Veja a seguir mais vantagens:

Comunicação mais eficaz

Como mencionamos anteriormente, um dos destaques ao adotar o software para instituições educacionais é que a comunicação se torna muito mais eficiente.

Com ele, é possível que professores consigam falar diretamente com seus alunos ou pais responsáveis, emitir documentos ou, até mesmo, exibir sua grade de aula.

Podem ser emitidos avisos de pendências financeiras, ocorrências com alunos, avisos sobre atividades acadêmicas e muito mais.

No ensino superior, os professores são capazes de enviar informações e comunicados referente às aulas.

Chamada automatizada

Um dos módulos do software de gestão educacional também permite que a chamada para verificar a presença dos alunos seja feita por meio de um aplicativo, de forma totalmente digital.

Assim é possível, inclusive, que o professor visualize a foto do aluno para ter certeza de que ele está presente na aula e depois registre tudo no sistema.

Com isso, as faltas são contabilizadas de forma automática e podem ser integradas já no histórico acadêmico de cada aluno.

Essa é uma solução que permite muito mais praticidade na rotina de registro de presença.

Alocação de salas

Outra facilidade que o software para educação disponibiliza, principalmente no caso do ensino superior, é a alocação de salas. Nele é possível reservar salas para o uso das turmas de diferentes cursos.

Inclusive, a solução também permite que cada curso tenha um nível diferente de prioridade na alocação.

Neste caso, a própria instituição, baseada em seus critérios, define qual curso terá preferência.

Portanto, a organização das salas fica muito mais clara, o que evita confusões quando os professores precisam reservar o espaço.

Automatização da secretaria

A secretaria de uma instituição de ensino é onde todos os processos de matrículas, pagamento de professores e outras questões acadêmicas e administrativas acontecem.

Por este motivo, ter um software educacional que auxilia em todo esse gerenciamento torna os processos muito mais eficazes.

Assim, as notas, rematrículas, faltas, grade de aula dos professores e outras atividades são feitas de forma automatizada.

Tudo é registrado no sistema, como uma secretaria digital, em que é possível ter uma visão holística do funcionamento de todos os setores.

Redução de inadimplência

A inadimplência é uma questão delicada, que precisa ser tratada da melhor forma possível.

Um dos módulos do software para instituições de ensino envolve a notificação de estudantes, no caso do ensino superior, com antecedência para realizar o pagamento da mensalidade.

Também mantém um registro de alunos que já tiveram problemas em relação a isso.

Deste modo, a gestão consegue ter um maior controle e fazer uma antecipação do comportamento do aluno.

A instituição pode optar por enviar mais lembretes para determinados perfis de alunos dias antes do vencimento do boleto. Além disso, o próprio aluno tem acesso aos pagamentos para se organizar financeiramente.

Como avaliar um software educacional?

Agora, como uma instituição sabe como escolher um software educacional?

Bom, existem vários fatores que influenciam a decisão de uma empresa. O ideal é buscar separar os principais pontos em relação às necessidades do seu negócio.

Entre os critérios de avaliação de software educacional, procure encontrar a solução que melhor atenda sua demanda, oferecendo recursos inovadores, uma infraestrutura robusta e também escalável.

A segurança de dados deve ser um tema crítico nesse processo, por isso, considere investir em uma solução capaz de blindar as informações do seu negócio.

Existe algum software educacional gratuito?

Algumas desenvolvedoras oferecem trials gratuitos de softwares educacionais, de modo que a IE possa utilizá-lo por alguns dias. No entanto, uma solução completamente grátis pode não ser eficiente.

Dependendo de onde você procurar, é provável que encontre alguma solução com custo zero, mas saiba que os recursos serão limitados.

O ideal é investir em uma tecnologia que capacite sua operação, oferecendo também todo suporte técnico necessário para garantir o funcionamento do negócio.

TOTVS Educacional

O software TOTVS Educacional oferece a solução ideal para as necessidades da sua instituição de ensino. Buscamos conhecer seu negócio de perto para suprir suas demandas de forma eficaz.

Nossa solução une a gestão com a tecnologia e vai muito além dos processos administrativos.

Isso porque atua na retenção de alunos, oferecendo indicadores acadêmicos, financeiros e comportamentais.

Também proporciona uma análise preditiva de evasão e ações direcionadas à retenção e captação, além de permitir que se possa fazer uso de outras soluções complementares como um CRM educacional.

Entre em contato e saiba mais sobre como podemos ajudar seu negócio a se desenvolver ainda mais!

Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre o software educacional e todas as possibilidades por trás dessa tecnologia?

Para uma instituição de ensino, é essencial se posicionar de maneira competitiva no mercado, participando ativamente da transformação digital.

Antes de finalizar, que tal seguir aprendendo sobre as melhores práticas de gestão educacional? Siga de olho em nosso blog e em nossos novos conteúdos!

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