É possível aplicar a padronização de processos em filiais e reduzir custos?

É possível aplicar a padronização de processos em filiais e reduzir custos?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 04 fevereiro, 2019

Qual gestor não gostaria de reduzir custos de maneira eficiente, não é mesmo? Em um cenário de alta competitividade, a padronização de processos pode ser o segredo para reduzir despesas e ampliar os resultados do negócio.

Mesmo não sendo um procedimento de alta complexidade, algumas empresas enfrentam dificuldades para padronizar atividades, especialmente quando há muitas filiais para gerir. No entanto, com as estratégias e ferramentas adequadas, isso pode ser mais simples do que parece.

Preparamos este material para ajudá-lo a alcançar a alta performance em sua empresa por meio de processos padronizados e com qualidade. Quer descobrir como? Continue a leitura!

Por que as empresas investem na padronização de processos?

Vencer a concorrência e se destacar em um mercado repleto de empresas qualificadas e atentas às necessidades do consumidor não é uma tarefa fácil, mas está longe de ser impossível.

Seja qual for o porte de seu negócio ou área de atuação, é possível alcançar bons resultados e crescer de maneira constante e saudável. Para isso, muitos gestores estão apostando na padronização de processos. E você sabe por quê?

Padronizar é uma maneira de orientar o funcionário sobre as melhores técnicas e garantir que a atividade seja executada dentro de um padrão de qualidade, sem que isso represente perda de flexibilidade ou criatividade no cotidiano empresarial.

Ou seja, falamos de uma estratégia que só traz benefícios e simplifica a gestão empresarial, tornando o comando de diversas filiais mais fácil e ajudando a entregar ao cliente um serviço cada vez mais eficiente.

Quais são os benefícios da padronização de processos em filiais?

Conquistar a preferência do consumidor exige uma série de estratégias, mas esse é apenas o começo de uma relação que pode durar anos. Afinal, para fidelizar um público, é necessário executar um trabalho de excelência.

Já imaginou perder um cliente porque uma filial não prestou um bom atendimento ou entregou um produto inferior ao que ele buscava? Esse tipo de situação é extremamente prejudicial ao negócio, mas pode ser evitado com a padronização de processos.

Criar um manual de boas práticas e padronizar atividades nas filiais é uma estratégia que beneficia a marca de diversas maneiras:

  • estimula um modelo de trabalho semelhante em todas as unidades;
  • simplifica o trabalho dos colaboradores;
  • reforça a imagem da marca;
  • melhora a previsibilidade dos processos;
  • reduz erros que prejudicam a reputação do negócio;
  • aumenta a satisfação da clientela.

Como essa padronização ajuda a reduzir custos?

Você sabia que mais de 50% das empresas não conseguem atingir sequer 70% de suas metas de corte de gastos? Esses números apresentados pela KPMG mostram que reduzir despesas não é uma tarefa simples.

Em busca desse resultado, muitos gestores cometem erros graves e acreditam que tirar o cafezinho ou demitir funcionários é a solução. O que poucos conseguem visualizar é que a padronização dos processos pode ser a resposta para a questão, já que é uma maneira estratégica de eliminar gastos sem afetar a qualidade do serviço. Entenda melhor essa relação!

Redução de desperdícios

Quando você padroniza atividades, reduz os desperdícios de recursos. Isso ocorre porque o processo avalia e determina a melhor maneira de executar uma ação, visando ao melhor resultado, em menos tempo e com menos gastos.

Aumento de produtividade

A padronização caminha lado a lado com automatização. Ao utilizar ferramentas modernas, como um bom ERP, e orientar a atuação da equipe, o trabalho se torna mais simples e produtivo. Na prática, temos um cotidiano empresarial muito mais eficiente e ágil.

Redução de erros e gargalos

Errar é humano, não é mesmo? Por esse motivo, processos manuais e sem padronização podem representar um risco ao negócio, aumentando os gargalos de produtividade. Por outro lado, quando tudo é executado com base em um manual de boas práticas, as chances de erros são reduzidas.

Mais transparência e comunicação

A padronização também confere mais transparência às atividades da empresa. Isso simplifica a atuação do gestor e melhora a comunicação entre os funcionários. Como todos conhecem o procedimento ideal em cada situação, o trabalho flui naturalmente.

Como padronizar processos em filiais?

Depois de tudo o que foi apresentado, você deve ter entendido que não há motivos para deixar a sua empresa e as filiais desorganizadas. A padronização é uma estratégia muito benéfica e que pode representar o início de uma nova fase para o negócio.

Por meio dela, os seus clientes terão acesso a um atendimento de qualidade e a empresa desfrutará de uma redução de custos importante para o seu crescimento. Para isso, é claro, você deve planejar esse procedimento com atenção. Confira, a seguir, algumas dicas para padronizar os processos em filiais!

Mapeie os processos da empresa

A primeira providência a ser tomada é o mapeamento dos processos. Com isso, você conseguirá visualizar melhor a situação e identificar os problemas e as atividades que merecem ser padronizadas e automatizadas.

Defina os objetivos

Toda estratégia empresarial precisa ter um objetivo muito claro. No caso de padronização em filiais, é fundamental definir quais são os resultados esperados, como maior rapidez no atendimento ao cliente, redução dos custos com a produção e aumento da satisfação do cliente.

Prepare a equipe

A equipe é um elemento crucial para a padronização dos processos. Contudo, para que tudo saia conforme o planejado, é necessário que ela esteja preparada. Por isso, construa um manual de procedimentos, treine a equipe e estruture um canal de comunicação para que as dúvidas sejam sanadas.

Aposte em tecnologia

A tecnologia é a grande aliada das empresas contemporâneas e desempenha um papel fundamental na padronização dos processos. Investir em um sistema de gestão completo e flexível simplifica o dia a dia dos colaboradores e ajuda o gestor a acompanhar os resultados da estratégia.

Monitore os resultados

O monitoramento faz parte da melhoria contínua dos processos e deve ser levado a sério pelos gestores. Utilize indicadores de desempenho, observe o dia a dia nas filiais e mude as atividades que não atingirem os resultados aguardados.

A padronização de processos é uma atividade que vem ganhando destaque nas rotinas empresariais. Conforme visto, os seus benefícios são expressivos e contribuem para uma redução de custos inteligente. Por essa razão, empresas com filiais devem investir nessa ideia e trabalhar para que o cliente seja recebido e atendido dentro de um padrão de qualidade, independentemente da unidade escolhida para a compra.

Gostou das dicas apresentadas? Temos mais um artigo importante para a sua empresa. Por isso, não perca tempo e descubra agora mesmo como a gestão de processos produtivos auxilia na redução de custos!

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