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Padronização de processos: O que é e como implementar?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 24 julho, 2020

A padronização de processos é responsável por tornar a rotina e atividades de uma empresa uniformes. Ao implementar padrões no modo de se trabalhar, torna-se mais fácil colocar em prática uma operação consistente e produtiva.

A padronização de processos operacionais exige boa comunicação e estruturação entre os setores e hierarquias dentro da organização. Se você quer saber mais sobre a importância dessa metodologia e como aplicá-la em sua empresa, continue a leitura deste artigo e descubra!

O que é a padronização de processos?

Quando falamos em padronizar processos, automaticamente nos referimos à organização e formalização de diversos pontos, tarefas e abordagens dentro de uma empresa, seja na resolução de problemas, na criação de estratégias, no atendimento ao cliente, na linha de produção, etc.

Uma vez que os processos empresariais são executados por diversas pessoas, é necessário estabelecer um modelo a ser seguido que contenha também as expectativas relacionadas a cada função e atividade desenvolvida por inúmeros colaboradores.

Da mesma forma, a padronização deixa claro que o impacto dos processos nos resultados e o tamanho da responsabilidade que cada etapa possui.

Por isso, é fundamental determinar um guia com uma série de práticas e modos de execução que esteja à disposição para tirar dúvidas sobre qual caminho seguir, para que todos alcancem o objetivo final. A padronização é encarregada de algumas obrigações, como:

  • Descrever os processos especificamente, juntamente com seu objetivo;
  • Apresentar como o processo deve se iniciar e terminar;
  • Determinar os encarregados por cada ponto dentro do processo;
  • Detalhar como o processo é executado e qual a sequência das etapas, bem como os setores responsáveis,
  • Explicar a expectativa de resultados para determinado processo.

Por que fazer a padronização de processos na sua empresa?

Até aqui, pudemos observar que a padronização de processos serve como um manual de boas práticas dentro da organização, simplificando e melhorando a rotina dos colaboradores. Mas quais são, de fato, os benefícios em adotar essa prática?

Atividades sempre bem executadas

Padronizar os processos empresariais garante que tarefas sejam realizadas de maneira consistente, sempre com a mesma qualidade, independentemente do colaborador encarregado pela função.

Dessa forma, os resultados não sofrem com discrepâncias em casos de troca de equipe — um ponto essencial para empresas que possuem alta rotatividade no quadro de funcionários, por exemplo.

Redução de falhas

Imagine ir a um restaurante. Em um dia, a refeição e o atendimento estão perfeitos. Em outra ocasião, porém, a qualidade fica muito abaixo do esperado. Essa situação causaria uma enorme frustração, certo? E é um fator que afeta diretamente a perda de clientes.

Essa é uma das maiores justificativas para a importância da padronização de processos. Ao definir uma fórmula para cada tarefa desempenhada, não importa o dia, a hora ou quem está presente no momento, tudo sairá como o esperado. É claro que erros acontecem, mas o objetivo é torná-los exceção, não regra.

Aumento da produtividade e redução de custos

A padronização de processos deve ser uma constante dentro da organização, presente na matriz e filial, em casos de negócios que contem com várias unidades. Ao pensar qual é a melhor forma de executar tarefas, o planejamento inclui pontos como agilidade, qualidade e custo-benefício.

Ao aumentar, portanto, a produtividade e a utilização dos recursos, a consequência direta é a redução dos custos. Com investimentos certeiros e sem desperdícios, os lucros podem obter um ganho expressivo.

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Como fazer a padronização de processos?

É importante ressaltar que os colaboradores também colhem os frutos da padronização de processos. Contar com um suporte que auxilia a entregar a melhor performance e tirar dúvidas quando necessário traz segurança e objetividade à rotina. Confira a seguir algumas dicas para padronizar os seus processos.

Identifique o fluxo de atividades

Antes de tudo, procure observar e analisar como os processos estão funcionando. Faça uma lista das atividades exatas envolvidas, os responsáveis diretos por elas, os equipamentos, máquinas e documentos necessários, para então pensar o que deve ser padronizado.

É importante compreender o fluxo do processo, desde seu início pelo primeiro setor que percorre, até o momento de sua entrega. Dessa forma, é possível definir com mais clareza como cada fase deve ser atravessada.

Atualize dados e documentos

Padronizar processos leva tempo e é um grande desafio, Vale ressaltar, ainda, que essa prática não deve se estagnar, uma vez concluída. É preciso se renovar e atualizar as metodologias constantemente, acompanhando as exigências de público e mercado.

Dessa maneira, certifique-se de monitorar os índices de desempenho e reavaliar os processos continuamente, aprimorando cada ponto o máximo possível. Para que que isso seja possível, é essencial contar com documentos e dados atualizados.

Faça a automatização de processos

Complementando o tópico anterior, contar com documentos e dados confiáveis fica mais difícil quando eles são mantidos em arquivos físicos ou em planilhas gerenciadas manualmente.

Informações desorganizadas atrapalham a implementação de qualquer metodologia. A melhor solução é adotar uma ferramenta para padronização de processos. Um sistema de gestão, encarregado de automatizar rotinas e integrar dados de diferentes setores otimiza o desempenho da empresa e minimiza ainda mais os gargalos.

A tecnologia como aliada na padronização de processos

Ao longo deste conteúdo, falamos sobre o que é a padronização de processos e sua importância para as organizações. Também trouxemos dicas para ajudar na implementação dessa prática no dia a dia, destacando a atuação de um software de gestão como aliado.

A TOTVS é uma empresa 100% brasileira, referência em inovação e tecnologia. Estamos preparados para ajudar seu negócio a crescer, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, entre os 12 segmentos de mercado atendidos por nossos sistemas.

Se você gostou deste conteúdo e quer saber mais sobre o tema, que tal conferir agora a importância da automação de processos empresariais? Para não perder nenhuma novidade, continue acompanhando nosso blog e não se esqueça de assinar a newsletter!

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