ERP Financeiro: o que é, como funciona e por que implementar

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 18 maio, 2021

O ERP Financeiro é uma ferramenta essencial para a gestão e controle de gastos de uma empresa bem sucedida.

E essa não é nem uma afirmação apenas nossa, mas um fato comprovado.

De acordo com um estudo de caso da SelectHub, 88% das organizações considera que a implementação do ERP foi decisiva para o seu sucesso.

Isso tem relação direta com a facilidade que o ERP Financeiro traz à gestão do negócio.

Você sabe, não é mistério: gerenciar o departamento financeiro é um verdadeiro desafio.

Trata-se de um setor dedicado a planejar o melhor uso dos recursos da organização, controlando receitas, despesas e todos os fatores que influenciam nesses números.

E o ERP Financeiro permite que essas e outras tarefas sejam automatizadas, aumentando a eficiência operacional e auxiliando no sucesso do negócio.

A TOTVS é especialista no assunto, desenvolvedora do principal ERP do Brasil e referência em tecnologia. Por isso, preparamos um guia completo para que você aprenda tudo sobre o sistema e como pode ser benéfico para a sua empresa!

O que é um ERP financeiro?

O ERP Financeiro é um sistema de gestão que auxilia na administração de recursos do seu negócio.

A ferramenta cuida de todas as entradas relacionadas a contas, permitindo que você entenda como as finanças entram em caixa e como são utilizadas. É um caminho eficiente para conseguir identificar gargalos, gastos excessivos, e oportunidades para potencializar o seu lucro. 

O ERP Financeiro aprofunda sua noção de como funciona o fluxo total de dinheiro na empresa, de forma que todas as despesas serão refletidas em sua interface. A boa notícia é que ele pode ser utilizado por qualquer empresa, desde uma pequena até uma companhia de grande porte. 

O efeito direto desse nível de avaliação é que os gestores serão capazes de tomar importantes decisões financeiras e orçamentárias, de forma ágil e assertiva.

É uma ação que contribui diretamente para que você e todos os gestores entendam realmente a situação financeira da empresa.

Trata-se de um nível de conhecimento essencial para que a organização meça suas ações, como necessidade de investimentos ou de recuos nos gastos, em busca de uma operação sustentável e lucrativa.

Como e quando surgiram os primeiros ERPs?

Os sistemas ERP tem uma origem mais longínqua do que se pensa.

Sua estrutura mais arcaica, servindo como um sistema de computação que automatiza inventários, surgiu ainda na década de 1960.

Era um software realmente antiquado, personalizado ao extremo, desenvolvido dentro das próprias empresas.

Eram basicamente tentativas, que nem chegavam a ver a luz do dia, visto que inovações como essas dificilmente eram mercantilizadas.

O próximo passo da evolução veio com o software MRP (Manufacturing Resource Planning), uma inovação que nasceu de uma colaboração entre a IBM e a J.I. Case, um fabricante de tratores e demais máquinas pesadas para construção, na década de 1970.

Foi só na década de 1990 que o software ERP foi consolidado.

Na época, o que aconteceu foi a integração total do negócio em um único banco de dados, buscando maior capacidade de adaptação às demandas do mercado.

Sua principal diferença para o MRP é que ele integra departamentos que, até àquela época, eram vistos como não-essenciais, como é o caso de Marketing, Finanças e RH.

Então, a partir do novo milênio e com o boom tecnológico que marcou essa virada, os ERPs ganharam robustez, com adição de aplicativos e integrações que permitiram ao ERP se tornar essa ferramenta tão multifacetada que é hoje.

Não à toa, o ERP serve para qualquer tipo de negócio.

E a cada nova atualização ou inovações, serviu para o software aumentar seu poder preditivo.

Desse modo, quanto mais fontes de dados um sistema de gestão tiver à sua disposição — por meio de CRMs ou mesmo MRPs — melhor a empresa será capaz de reagir às mudanças na demanda ou às novas tendências em seu setor.

Para que serve um ERP financeiro?

O ERP Financeiro serve para auxiliar na gestão da empresa, integrando todos os dados relativos à Finanças e outras operações que influenciam diretamente o backoffice da sua empresa. Esse potencial de organização possibilita maior poder de decisão para um negócio.

Vale ressaltar que ERP, em si, é composto de vários módulos — entre eles, o Financeiro, um dos mais importantes sem dúvidas.

A ferramenta completa, que permite a gestão de colaboradores e de suprimentos, bem como controle de toda parte fiscal e de contabilidade.

Desse modo, um ERP Financeiro nunca é apenas uma ferramenta de gestão do setor financeiro.

Na verdade, é uma plataforma de gestão integrada que centraliza todos os dados do negócio. Ou seja, une através da tecnologia cada setor do negócio.

Assim, toda a operacionalização da empresa fica registrada em um banco de dados. Cada decisão tomada, cada resultado, cada consequência.

No fim do dia, são dados que podem auxiliar diretamente os gestores a administrarem seus setores e conduzi-los de acordo com as metas.

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Quais empresas podem utilizar um ERP Financeiro?

Pelo grau de tecnologia envolvido em um ERP Financeiro, é comum que empreendedores pensem que se trata de uma ferramenta exclusiva aos grandes players.

Mas isso não é verdade, de forma alguma.

Um ERP pode se encaixar como uma luva na estrutura robusta de uma grande organização, que conta com vários setores e múltiplos processos ou mesmo para um melhor alinhamento e automação de processos em uma empresa menor.

É uma solução que auxilia a empresa a dar um canal para que as informações fluam.

Ou seja, muito mais do que potencial operacional, o ERP se torna uma ferramenta abrangente de monitoramento e uma fonte inesgotável de insights valiosos.

Porém, não pense que as pequenas e médias empresas não podem usufruir desses benefícios.

Uma das principais vantagens do uso do ERP Financeiro em pequenas e médias é que o empreendedor centraliza várias operações em um único sistema.

Isso evita gastos desnecessários com múltiplas plataformas, de diferentes fornecedores.

Entre outros desafios que esses negócios enfrentam, podemos elencar:

  • Dados incorretos e redundantes;
  • Sistemas individualizados que não conversam entre si;
  • Sistemas limitados que não conseguem mapear os processos de negócios;
  • Impossibilidade de acessar as plataformas e dados quando longe do escritório.

Ou seja, é difícil que uma pequena ou média empresa cresça se os seus sistemas não são capazes de se comunicar, entender a dinâmica do negócio e transformar esse processamento em insights para o empreendedor.

É algo que pode atrapalhar não apenas o dia a dia operacional, mas o crescimento do negócio.

Com um ERP Financeiro, essa dificuldade deixa de existir.

Afinal, a plataforma completa integra os setores de modo a acabar com essas barreiras operacionais.

Outro fator é o seguinte: o ERP automatiza uma série de tarefas meramente repetitivas e com pouco valor — mas ainda assim, necessárias.

Isso significa muito, seja para uma grande corporação como para pequenas empresas, que livram do gestor essas atividades, possibilitando maior foco no negócio.

Quais as principais funcionalidades de um ERP financeiro? 

Ao analisar um ERP, especialmente em relação ao seu módulo de controle financeiro, é importante ficar de olho nas funcionalidades que ele oferece.

Você vai notar vários recursos com foco na coleta, armazenamento e processamento das informações.

Além disso, o ERP Financeiro também automatiza uma série de tarefas, de modo a facilitar a gestão do negócio.

Veja algumas das principais funcionalidades:

Organização do fluxo de caixa

A gestão financeira é uma tarefa complexa que envolve planejar, organizar e determinar a melhor utilização dos fundos para um negócio.

Isso envolve essencialmente a organização do fluxo de caixa.

O ERP financeiro empodera os gestores a utilizarem dados financeiros para tomar decisões sobre projetos de capital, fontes de financiamento, investimentos e demais atividades da gestão de caixa.

Geração de relatórios 

Como as informações são integradas no mesmo banco de dados, a geração de relatórios leva menos tempo, com informações mais relevantes para o negócio.

Seu potencial de integrar os setores é o que permite uma leitura tão aprofundada das condições da empresa, permitindo a emissão de relatórios personalizados, que possibilitem avaliá-la em uma perspectiva micro ou macro.

Controle de contas e pagar e receber

É fácil se perder nas contas a pagar e receber quando você tem um dia a dia corrido, especialmente para pequenos empreendedores.

Mas os grandes players não estão livres disso, visto que a lista de obrigações financeiras pode ser realmente muito grande.

O ERP financeiro ajuda a equilibrar todo esse processo.

Ele permite rastrear, armazenar e analisar dados financeiros, como contas a pagar, contas a receber, orçamentos e previsões.

Assim, além de automatizar alguns processos, como cobrança, também já registra automaticamente a quitação dos débitos.

Isso agiliza uma tarefa particularmente importante e muitas vezes lenta: o fechamento do fim de mês.

Com um ERP Financeiro, sua empresa fecha as contas em menos tempo, possibilitando menos correria nos últimos dias do mês.

Cadastro de clientes e fornecedores

Um dos grandes diferenciais do ERP é sua extensa catalogação de clientes e fornecedores.

É uma forma de homologar os parceiros comerciais com quem mantém contato, centralizando também sua gestão de documentos, certificados, contratos e demais contatos.

Caso seu ERP seja completo, com integração a um CRM, ainda é possível agregar os dados de relacionamento com essas partes.

Desse modo, você tem em mãos dados altamente qualificados para analisar os negócios atuais ou trabalhar em novas propostas.

A importância do ERP para a gestão financeira de uma empresa

O ERP vai funcionar em conjunto com outros módulos para rastrear o fluxo de caixa da empresa, desde a compra de novos suprimentos até o pagamento de funcionários e emissão de faturas aos clientes.

Ou seja, o ERP Financeiro vai permitir um overview da gestão de finanças do negócio, permitindo que os líderes possam avaliar com mais exatidão cada passo a tomar.

O software ainda pode ajudar sua empresa a fazer orçamentos, realizar previsões financeiras e fornecer informações sobre onde os custos podem ser reduzidos.

95% das empresas registraram grandes melhorias após a implementação do ERP, otimizando os processos, aumentando a colaboração e centralizando os dados corporativos.

Isso de acordo com dados da Datix Inc.

Nesse ponto, talvez você se pergunte:

Ok, mas tamanho investimento em tecnologia pode, no papel, trazer um bom retorno financeiro ao negócio?

Foi a mesma questão que um estudo de uma consultoria, chamada Ultra, fez a empresas que estavam implantando um ERP.

Dessas organizações, 85% já tinham projetado um prazo para ter o ROI.

O que a consultoria viu foi que, para 82% desse grupo, o ROI foi alcançado no tempo esperado.

ERP Financeiro: 7 Motivos para investir em um sistema

Afinal, porque tantos negócios de repente estão atrás de um ERP?

Bom, os motivos falam por si só. É por isso que 81% das organizações ou estão implementando ou já implementaram o sistema, de acordo com um levantamento da Panorama Consulting Group.

E esse número é expressivo por vários motivos, mas vamos destacar um:

Nunca que tantos negócios investiram tempo e dinheiro na implementação de uma tecnologia, o ERP Financeiro, se os sistemas não trouxessem vantagens para seus negócios. 

Aqui, vale ainda destacar: a maioria desses benefícios está relacionada a um problema central, que é a integração.

Os dados são os ativos mais importantes das empresas hoje — e uma operação bem-sucedida que deve ter a capacidade de captá-los, o espaço para armazená-los e a tecnologia para processá-los.

São três pilares da atuação do ERP, independente do seu módulo.

No caso do ERP Financeiro, ele pode coletar informações de uma infinidade de fontes, como 

da gestão de um chão de fábrica, do armazém de estoque, dos processos logísticos, do faturamento, do setor de RH e assim por diante.

Desse modo, é possível basear toda a contabilidade do negócio nos dados integrados pelo ERP.

Mas o que, além disso, justifica abrir as portas para uma tecnologia como essa? Explicamos:

Segurança de dados e informações

O ERP Financeiro é uma tecnologia que entende a importância dos dados que fluem entre os computadores da sua empresa e os servidores na nuvem.

Afinal, por lidar com dados tão sensíveis do negócio, a segurança é um tema primordial. Sem isso, não há como obter sucesso algum.

O ERP protege as informações da sua empresa através de alta tecnologia, como criptografia.

Desse modo, o acesso é permitido apenas para quem possui autorização.

Assim, a empresa pode definir níveis de permissões, limitando a visualização, compartilhamento e edição dos dados, documentos e demais arquivos.

Padronização de atividades

Ao centralizar os processos, você pode padronizar sua execução e ainda aproximar os setores, tornando a comunicação mais transparente.

Assim, por exemplo, o setor de vendas possui as mesmas informações utilizadas pela expedição, o atendimento ao cliente e o setor financeiro.

Ou seja, se o financeiro decide congelar a conta de um cliente, ou se o atendimento ao cliente altera o cadastro e muda o endereço de um cliente, os outros departamentos podem ver isso imediatamente.

São pequenos detalhes que fazem toda diferença no dia a dia, evitando a necessidade de telefonemas ou e-mails urgentes.

Auxílio nas tomadas de decisões

No mundo moderno, capacidade para tomada de decisões é algo intrinsecamente relacionado ao quão bem sua empresa utiliza os dados.

O poder da análise permite que os funcionários reúnam uma ampla variedade de informações e as transformem em percepções acionáveis. Falamos de coisas como:

  • redução de custos;
  • detecção de fraudes;
  • identificação de novas oportunidades de negócios
  • melhores maneiras de otimizar as operações atuais;
  • formas de promover um melhor atendimento aos clientes.

Um ERP pode ajudar os líderes a tomarem decisões bem informadas com base em dados significativos.

A plataforma permite que o gestor analise praticamente qualquer processo de negócio, com acesso a relatórios assertivos, apresentados em diferentes formatos.

Redução de custos 

Otimização de processos que resulta em melhoria operacional e, claro, redução de custos.

Essa é uma jornada comum no mundo dos negócios de hoje. É uma meta absoluta, inerente a quase todos os ciclos de uma empresa que busca crescer.

E é justamente nesse ponto que um ERP Financeiro pode auxiliar.

Foi algo que a Hubspot descobriu ao perguntar sobre o ROI da implementação do ERP para algumas organizações.

Para 40% delas, o principal benefício da ferramenta foi a redução de custos de TI. O segundo, para 38% dessas empresas, foi a redução dos níveis de estoque.

Além disso, 35% delas também apontaram para uma redução no tempo de ciclo (cycle time).

Veja bem: são três áreas essencialmente custosas e que, para boa parte dessas empresas, apresentaram uma redução significativa nos custos diretos ou indiretos.

Otimização de processos

O ERP oferece a capacidade de automatizar tarefas repetitivas de um negócio — algo que nenhum empreendedor pode fugir, mas pode contornar.

Entre elas, temos: como folha de pagamento, processamento de pedidos, faturamento, relatórios e muito mais.

A automação minimiza o tempo gasto na entrada manual de dados, reduz os erros e permite que os funcionários se concentrem em tarefas com maior valor agregado.

Além disso, o ERP Financeiro também disponibiliza todos os dados inseridos para os usuários de toda a organização (levando em conta seus níveis de acesso).

Portanto, por exemplo, o módulo de Controle de Estoque pode acionar automaticamente uma remessa e uma fatura quando uma unidade fica disponível.

São pequenas tarefas que, no final das contas, se traduzem em mais receita e uma melhor experiência do cliente.

Controle de prazos

O que mais identifica um setor financeiro se não a sua obrigação em cumprir prazos?

Afinal, é aquilo que todos dizem: tempo é dinheiro.

Com um ERP Financeiro, a equipe do setor pode realizar um controle assíduo dos prazos, garantindo que as contas a pagar sejam efetuadas e que os recebimentos de fato entrem em caixa de acordo com seu vencimento.

É uma funcionalidade que potencializa a saúde financeira da empresa, permitindo que opere no azul e que possa contar com uma assertiva previsibilidade de caixa.

Mais organização 

O ERP permite que as empresas rastreiem, identifiquem e entendam as métricas de negócios — um recurso poderoso.

A ferramenta facilita o acesso de toda a empresa a dados quase em tempo real, evitando a formação de silos de informações e oferecendo relatórios e análises para todos os aspectos das operações de negócios.

A centralização dos dados potencializa esses processos, fortalecendo o compliance dos setores e fomentando a organização das informações.

5 Dicas de como escolher um ERP financeiro para o seu negócio

De fato, o ERP Financeiro pode transformar a sua empresa de diversas maneiras.

A eficiência nos processos é só o começo, pois com a tecnologia, não há limites para o seu desenvolvimento.

Mas basta uma pequena pesquisa na Internet para ver a quantidade de desenvolvedores disponíveis.

Sendo assim, o que deve contar na sua decisão de escolha de um ERP? Te mostramos alguns fatores que podem ser considerados!

Conheça suas necessidades 

Antes de qualquer decisão, é preciso olhar para dentro da sua organização.

Quais as necessidades, prioridades, oportunidades de melhoria e pontos fortes do seu negócio?

E como a tecnologia pode contribuir em melhores entregas de forma geral?

O que queremos dizer é que você precisa fazer uma avaliação do negócio, entendendo os processos que precisam ser automatizados.

Mapeie os processos do setor 

A implementação do ERP depende de uma série de fatores, em especial a maturidade dos processos da empresa.

Você tem certeza que sua estrutura pode arcar com tamanho nível tecnológico?

Mas não se preocupe, essa é uma tarefa que pode ser feita em conjunto com o desenvolvedor.

O ideal é mapear os processos, de forma a entender quais necessitam de uma reformulação, quais são prioridade, quais as melhores práticas para adotar na empresa, entre outras coisas.

Busque por fornecedores

Passo essencial e que exige paciência: a busca pelo fornecedor certo.

Opte por empresas de renome, cuja solução seja ampla, embora personalizável para as necessidades, tamanho e momento do seu negócio.

Além disso, procure por alternativas com funcionalidades realmente funcionais e que tenham fit com sua operação.

Questões específicas, como transparência em relação às atualizações (que devem ser periódicas) e suporte técnico de qualidade, devem contar pontos na sua escolha.

Considere o investimento financeiro 

Existem diversas opções de ERP no mercado — para todos os bolsos e estruturas.

Soluções 100% baseadas na nuvem costumam ser mais baratas, flexíveis e escaláveis.

Isso significa que você pode adotá-la quando sua operação ainda é muito pequena e utilizá-la até o ponto em que se torna uma verdadeira enterprise.

Ou seja, desde o começo, você pode economizar recursos na implementação, pagando apenas uma mensalidade fixa mensal que cobre todo uso da ferramenta.

Dê prioridade para sistemas com fácil implementação

Hoje em dia, nenhum empreendedor tem tempo para conduzir ou acompanhar o processo de implementação de uma solução.

O que se espera é rapidez e praticidade, algo que o ERP Financeiro na nuvem oferece.

Basta contatar o fornecedor, assinar um plano e pronto: você e todo seu time possuem acesso à ferramenta.

A instalação é super fácil e rápida, visto que todo processamento é feito na nuvem. 

Assim, você apenas faz o download da interface e das funcionalidades, realizando uma rápida integração de dados para começar a operar já no dia 1.

Sistema TOTVS Backoffice 

Organizar a rotina financeira da sua empresa ficou mais fácil investindo em tecnologia. Com o TOTVS Backoffice você é capaz de fazer todo o controle das suas finanças e com a possibilidade de automatizar as tarefas financeiras e administrativas, com dados integrados atualizados em tempo real. 

O TOTVS Backoffice é uma solução completa e personalizada para atender empresas de diferentes portes para uma gestão eficiente e organizada. 

O sistema está disponível para rodar tanto em servidores próprios como também na nuvem. O TOTVS Backoffice permite realizar desde a gestão de compras e suprimentos à gestão fiscal, passando por estoque, finanças e contabilidade.

A seguir, confira a nossa demo de um minuto para entender como o sistema funciona:

Quer saber mais? Clique aqui e confira a nossa ficha técnica sobre o TOTVS Backoffice!

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, apresentamos a você todos os detalhes sobre o ERP Financeiro.

Se você chegou até aqui, já sabe o que é essa solução, suas principais funcionalidades, a importância de ter em seu negócio e como escolher o melhor ERP para sua empresa.

A tecnologia sem dúvidas é o braço direito das organizações.

Contar com uma solução como um ERP é o verdadeiro primeiro passo para sua empresa se estabelecer no mercado, apresentando diferenciais competitivos estratégicos.

Para isso, você sabe que pode contar com a TOTVS.

O ERP da TOTVS possui múltiplas funcionalidades, bem como uma infraestrutura flexível para ser absorvido pelo seu negócio e pelos seus processos.

Desse modo, age como um complemento operacional e um ganho estratégico que pode otimizar os processos, impulsionando os resultados.

E agora, que tal conhecer ainda mais sobre gestão de negócios e ferramentas tecnológicas para auxiliar nessa jornada? Continue lendo nosso blog!

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Comentarios

  1. G. Esmeralda

    Realmente tudo que uma empresa precisa pra crescer!!!

  2. G. Esmeralda

    Pelo que vi por aqui um Blog totalmente voltado para empresas!

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