O plano de gerenciamento de riscos é uma necessidade em todos os projetos corporativos, não importa o tamanho ou importância do mesmo.
Pode não parecer, mas essa ferramenta é essencial para gerenciar não somente projetos, mas as relações entre o time que o executa e, claro, os clientes.
Porém, com a rotina acelerada de hoje, muitas empresas relegam esse tipo de ação. Ou não se aprofundam ou sequer o realizam.
Acontece que nem todo projeto é igual, por mais padronizados que suas etapas, materiais e processos sejam. O contexto importa.
Por isso, é tão importante que gestores de projetos e Project Owners estejam cientes dos riscos inerentes.
Mas como colocar o melhor plano de gestão de riscos em prática?
Antes de tudo, é preciso saber mais sobre essa ferramenta. Por isso, preparamos esse guia completo para você. Continue a leitura para aprender tudo!
O que é Plano de Gerenciamento de Riscos?
O plano de gerenciamento de riscos é um processo sistemático que identifica, avalia e prioriza ameaças potenciais que podem afetar o sucesso de um projeto.
Trata-se de um componente crítico da gestão de projetos.
Ele consiste em um conjunto de atividades, procedimentos e ferramentas destinadas a antecipar e mitigar riscos potenciais.
Risco, conforme definição da Project Management Institute, é “um evento ou condição incerta que, caso ocorra, tem um impacto negativo ou positivo em um ou mais objetivos do projeto“.
Deve ser integrado ao plano geral do projeto e regularmente revisado e atualizado ao longo do ciclo de vida do mesmo.
O processo de gestão de riscos deve envolver todas as partes interessadas relevantes, incluindo gerentes de projeto, membros da equipe e stakeholders de forma geral.
Ao identificar riscos potenciais desde o início e desenvolver estratégias para abordá-los, é possível evitar o surgimento de problemas e minimizar o impacto de eventos negativos.
Isso ajuda a garantir o sucesso e atingir os objetivos do projeto no prazo e dentro do orçamento.
Qual o objetivo do Plano de Gerenciamento de Riscos?
O objetivo de um plano de gerenciamento de riscos é minimizar o impacto de eventos negativos e maximizar as chances de atingir os objetivos do projeto.
Ele tem como propósito servir de ferramenta para facilitar a identificação, avaliação e priorização de riscos potenciais.
Esse plano ajuda a mitigar ou eliminar essas ameaças, garantindo a continuidade da operação.
Por que a gestão de riscos é importante para as organizações?
Não há como diminuir a importância de um plano de gerenciamento de riscos para um negócio.
Em um mundo onde tudo pode acontecer e nenhum fluxo é 100% certo, ter um plano sólido para mitigar riscos pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Assim, um plano bem elaborado considera todas as ameaças potenciais e delineia estratégias para reduzir ou evitá-las.
Um exemplo prático aconteceu há pouco, ao longo da pandemia do COVID-19.
As empresas que tinham um plano de gestão de riscos bem estabelecido estavam melhor equipadas para navegar pelas mudanças repentinas provocadas pelo evento tão urgente.
É claro, não é que essas organizações escreveram “tomar cuidado com uma possível pandemia”, mas sim com a interrupção de suas cadeias de suprimentos.
Um exemplo de evento do tipo aconteceu com o navio cargueiro Evergreen, que encalhou no canal de Suez e assim ficou por seis dias, o que desencadeou uma onda de atrasos global.
No caso dos negócios com planos de contingência para eventos como a pandemia, eles puderam acionar suas ações de mitigação e trabalhar remotamente, manter as operações e continuar atendendo seus clientes mesmo em meio à incerteza.
Por outro lado, as empresas despreparadas lutaram para se adaptar, resultando em diminuição da produtividade, diminuição da satisfação do cliente e, em alguns casos, até fechamento permanente.
Os principais erros que podem atrapalhar a execução de um projeto na empresa
Por mais que as empresas se esforcem em criar planos de gestão de risco, não é incomum vê-las lidando com falhas em seu processo de contingência.
Ou seja, mesmo os riscos mapeados podem arruinar a continuidade de uma operação ou mesmo impedir uma meta de ser alcançada.
Mas por quê? Fizemos um mergulho nas possíveis causas e trouxemos um breve guia de falhas que você deve evitar, veja só:
Falta de planejamento
Sim, parece contraditório, certo? Mas é que muitos negócios “padronizam” seus processos (incluindo a gestão de riscos) e relaxam diante dos diferentes cenários e contextos.
Por isso, esquecem de revisar os riscos ou mesmo de atualizar seus planos de ação.
Negligenciar a identificação de riscos potenciais
Muitas vezes, as empresas assumem que tudo correrá conforme o planejado e não conseguem identificar os riscos potenciais que podem afetar o sucesso do projeto.
Essa falta de preparação pode ocasionar dificuldades e criar obstáculos imprevistos, que podem impactar severamente o cronograma e o orçamento definidos.
Não se comunicar com as partes interessadas
Quando os stakeholders não são devidamente informados sobre os riscos envolvidos, elas podem não ser capazes de tomar decisões informadas, levando a atrasos ou mesmo cancelamentos do projeto.
Falta de recursos para gerenciar riscos
A busca por reduzir custos pode custar caro — literalmente.
É algo que tem vários motivos por trás, mas que essencialmente pode enfraquecer sua operação de mitigação e mitigar o potencial de agir em tempo real.
O que deve conter em um Plano de Gerenciamento de Riscos?
Um plano de gerenciamento de riscos abrangente deve incluir elementos como:
- Metas e objetivos do projeto;
- Membros da equipe;
- Mapa de riscos;
- Ranking de priorização dos riscos;
- Estratégias de mitigação;
- Plano de contingência (um plano B em caso de problemas).
No entanto, é importante ir além do óbvio para se certificar que nenhum risco se concretize em um problema concreto.
Uma sugestão é incorporar uma estratégia robusta de engajamento com stakeholders.
Na prática, falamos de envolver funcionários, clientes, fornecedores e órgãos reguladores, para entender suas perspectivas sobre os riscos enfrentados pela organização e colaborar nas estratégias de mitigação de riscos.
Você também pode considerar a incorporação da análise de cenário em sua abordagem de gerenciamento de riscos.
Isso envolve a modelagem de diferentes cenários e seu impacto potencial na organização para ajudá-lo a antecipar e se preparar para possíveis resultados.
Como elaborar um Plano de Gerenciamento de Riscos?
Afinal, como se preparar para realizar um bom plano de gestão de riscos? Separamos algumas das etapas essenciais, veja só:
Faça um planejamento das ações
A primeira etapa é criar um plano de ação.
Isso envolve a determinação dos objetivos, cronogramas, orçamento e responsabilidades.
Ele define a base para um projeto bem-sucedido e ajuda a garantir que todas as partes interessadas estejam na mesma página.
Identifique e qualifique os riscos envolvidos
Aqui, inclui-se identificar riscos potenciais, analisar seu impacto potencial no projeto e priorizá-los com base em sua probabilidade e gravidade.
Analise a probabilidade de ocorrência e os impactos dos riscos
Uma vez identificados e qualificados os riscos, o próximo passo é analisar sua probabilidade de ocorrência.
É uma ação preventiva, que ajuda a entender as possíveis consequências de cada risco e a priorizar quais devem ser tratados primeiro.
Elabore estratégias para lidar com os riscos
Com base na análise dos riscos, devem ser desenvolvidas estratégias para lidar com cada um.
Siga monitorando
A etapa final é seguir monitorando os riscos ao longo do projeto.
Na prática, envolve revisar e atualizar regularmente o plano de gerenciamento de riscos à medida que novas ameaças surgem ou à medida que o projeto avança.
É uma ação que garante a continuidade das operações e assegura a eficácia do plano de gestão de riscos implementado.
Exemplo de Plano de Gerenciamento de Riscos
E como deve ser o plano de gerenciamento de riscos? Criamos um exemplo que aborda o desenvolvimento de um novo modelo de fechadura digital e eletrônica. Veja só:
- Identificar os riscos: o primeiro passo é identificar todas as ameaças potenciais associados ao projeto, como obsolescência de tecnologia, brechas de segurança ou defeitos de fabricação.
- Avalie os riscos: em seguida, os riscos devem ser avaliados com base em sua probabilidade e impacto potencial no projeto. Isso permite que a equipe priorize as ameaças mais críticas.
- Desenvolver estratégias de mitigação de riscos: com base na avaliação de riscos, a equipe deve desenvolver estratégias para mitigá-los.
- Monitoramento e revisão: é necessário incluir monitoramento e revisão regulares para garantir que as estratégias sejam eficazes e os riscos sejam gerenciados adequadamente.
Ao seguir essas etapas, a equipe pode garantir que está tomando medidas proativas para minimizar o impacto dos riscos no projeto.
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Conclusão
O gerenciamento de risco é uma parte essencial de qualquer projeto.
Desenvolver um plano abrangente permite às organizações identificar, avaliar e mitigar os riscos potenciais que podem perturbar o sucesso de seus projetos.
Ao incorporar o engajamento das partes interessadas e a análise de cenário no plano, as organizações podem assegurar que estão preparadas para qualquer situação.
Além disso, porém, é preciso ir além do potencial humano para assegurar máxima conformidade e segurança em seus projetos.
Por isso, um sistema como o TOTVS Performance e Gestão pode ser extremamente valioso!
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