O que é um plano de ação? Como montar, ferramentas e mais!

Equipe TOTVS | 30 junho, 2022

Uma empresa sem um plano de ação é como um navio sem leme: sabe-se o destino, mas não como chegar até lá. Por isso, esse documento tem essencial importância no ciclo de vida de um negócio.

Porém, muitos líderes e empreendedores acabam não criando seu próprio planejamento.

A chave aqui é entender que, sem um bom e viável plano de ação, é difícil se manter à par de um objetivo de médio e longo prazos.

Provavelmente, você já ouviu falar sobre o quão essencial é a tomada de decisão nos dias de hoje, certo?

Para isso, no entanto, é crítico que você tenha ações desenhadas e premeditadas, que lhe digam os possíveis resultados.

O plano de ação, se bem projetado e sólido, serve como balança para que os tomadores de decisão pesem todos os benefícios e desafios por trás de um objetivo, facilitando a tarefa de alcançá-lo.

Além disso, é uma excelente ferramenta de gestão, que auxilia os stakeholders a monitorar o progresso, possibilitando identificar erros e oportunidades de melhoria.

E, sim, esse documento serve não apenas para empresas, mas para a vida pessoal e mesmo para a carreira de um profissional.

Que tal entender mais? Preparamos um guia completo sobre o tema, mostrando cada aspecto — do conceito à aplicação prática.

Vamos lá?

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é um documento que descreve as etapas e/ou tarefas que precisam ser concluídas para atingir os objetivos.

O objetivo do plano de ação é centralizar e organizar os esforços na direção correta.

Como parte do planejamento estratégico, um plano de ação é crucial na gestão de projetos, pois ajuda as equipes a colaborar e se comunicar de forma eficaz.

Assim, dá mais consistência na execução e conclusão de um projeto, servindo como guia de ponta a ponta.

Como mencionamos, essa ferramenta não é útil apenas em organizações, mas também na esfera individual.

Ela pode ajudar uma pessoa a aderir a um estilo de vida mais saudável, por exemplo, ou a direcionar seu crescimento profissional e o desenvolvimento de sua carreira.

No âmbito corporativo, a ferramenta pode ser aplicada em diferentes demandas:

  • Gestão orçamentária;
  • Alavancagem de um negócio;
  • Gestão de riscos em uma empresa;
  • Aplicação de melhorias específicas em um setor;
  • Planejamento de desenvolvimento e crescimento;
  • Criação de uma solução da ideia até o lançamento;
  • Entre vários outros.

Na prática, para que o planejamento seja bem feito, é necessário descrever todas as etapas necessárias para atingir suas metas, bem como as ações que devem ser concretizadas em determinado prazo.

Você pode criar um plano de ação para uma ou várias metas, dependendo de suas necessidades.

Qual a importância do plano de ação para as empresas?

A verdadeira importância do plano de ação para uma empresa é, na prática, estabelecer ações prioritárias que devem ser realizadas na busca de um objetivo.

É um planejamento que afunila as etapas operacionais e estratégicas por trás de uma meta, servindo como bússola de toda a  jornada pelo resultado esperado.

Além disso, é uma ferramenta essencial para garantir e potencializar a produtividade, tornando o dia a dia mais prático e enriquecendo o processo de tomada de decisão.

Outro ponto é que, se bem implementado, o plano serve para coletar dados sobre seu desempenho, bem como posteriormente analisá-los, capacitando sua inteligência de negócios.

Quais são os tipos de plano de ação?

O plano de ação é uma ferramenta holística — ou seja, ela atende às mais variadas necessidades, independente da área em que for aplicada.

Um gestor financeiro pode criar um plano para que a empresa reduza os custos tributários, ao mesmo tempo que um provedor SaaS pode criar um planejamento para implementar a solução em seu negócio.

Em geral, porém, podemos dividir a ferramenta em duas: empresarial e pessoal.

Na esfera empresarial, as aplicações são incontáveis — e já listamos algumas delas no primeiro tópico, lembra? —, mas na esfera pessoal, seu uso é ainda mais amplo.

Claúdio, que ainda está na faculdade e ocupa o cargo de assistente na empresa, desenhou um plano de ação para evoluir na sua carreira, passando para a gerência do setor.

Porém, nem somente no âmbito profissional o documento se encaixa.

Ao mesmo tempo, Cláudio criou um plano para sair do aluguel em cinco anos.

Ou seja, as possibilidades são basicamente infinitas.

O que vai mudar são as metodologias aplicadas no desenvolvimento do seu plano. Que tal conhecer as principais?

As principais ferramentas para plano de ação

Entender como fazer um plano de ação vai além de simplesmente descrever seus objetivos e os passos que você acha necessários para alcançá-los. É necessário ser organizado.

Para isso, líderes de negócios e profissionais utilizam metodologias de planejamento. Que tal conhecer as principais?

Separamos uma lista definitiva a seguir, confira:

5W2H

Em dúvida de como elaborar um plano de ação? Utilize a ferramenta 5W2H para estruturar as etapas, sem que nada seja esquecido.

Apesar do termo estranho, ele diz respeito à estrutura de um checklist (5 why, 2 how), que pode ser traduzido como “5 porquês, 2 como”, que refere-se a: 

  • What: o que fazer?
  • Why: por que fazer?
  • Where: onde fazer?
  • When: quando fazer?
  • Who: quem vai fazer?
  • How: como será feito?
  • How much: quanto vai custar?

PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta que organiza o trabalho, simplificando o processo de solução de problemas.

Ele visa à melhoria contínua, sendo composto de 4 etapas:

  • Planejar (Plan);
  • Fazer (Do);
  • Checar (Check);
  • Agir (Act);

Metas SMART

O método de Metas SMART possibilita que você lapide o processo de definição do objetivo.

Nada de “quero dobrar o tamanho da empresa em 12 meses”, com as Metas SMART você destrincha a meta, de modo que seja específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal (ou specific, measurable, attainable, relevant e time-based).

Método Ver e Agir

Encontrou problemas ao implementar o plano? Utilize o método Ver e Agir, que auxilia diretamente na resolução de problemas.

Ele se baseia nas seguintes etapas:

  • Definição: lista dos problemas vistos e possíveis resoluções.
  • Priorização: hierarquização dos problemas.
  • Descrição: desenvolvimento das ações corretivas para sanar os problemas.
  • Execução: colocar as ações em prática.
  • Monitoramento de dados: coletar dados, KPIs e demais números, de modo a analisar a eficiência do trabalho realizado.

Quais são as etapas de um plano de ação?

O ciclo de vida de um plano de ação para empresas vai depender da extensão de seu objetivo. No entanto, como uma ferramenta prática, sua elaboração pode ser resumida em 5 etapas principais:

  1. Início;
  2. Planejamento;
  3. Execução;
  4. Monitoramento;
  5. Conclusão.

Para tanto, você pode utilizar qualquer um dos métodos que apresentamos acima, independente do estágio de planejamento ou execução do plano em si.

Agora, ainda está em dúvidas sobre como compor o seu planejamento? Para ajudar a desenvolver o documento e garantir que você não pule nenhuma etapa, criamos um guia que vai simplificar todo o processo. Continue a leitura!

Como elaborar o plano de ação de uma empresa?

Agora, para criar um plano, você pode utilizar um dos frameworks apresentados anteriormente. Porém, se ainda tiver dificuldades de entender por onde começar e terminar, fique tranquilo que vamos auxiliar.

Como esse é um processo extremamente estratégico, é comum que dúvidas surjam: afinal, por onde e com base em que deve-se definir os objetivos e metas do negócio?

Siga o nosso passo a passo:

Identifique o objetivo estratégico do negócio

O primeiro passo é entender exatamente quais os objetivos estratégicos da sua operação.

Em escala hierárquica, do mais importante para o menos, o que sua empresa deseja alcançar em curto, médio e longo prazos?

Para obter essa resposta, é possível utilizar o método de Metas SMART.

Ele vai ajudar a chegar a metas realísticas, palpáveis e, ainda assim, desafiadoras.

Assim, é possível entender exatamente onde se quer chegar, com maior clareza do que nunca.

Crie metas mensuráveis

Um ponto importante ao criar um planejamento de ações estratégicas e operacionais é se ater às metas mensuráveis.

O que isso quer dizer?

Nada de simplesmente “queremos nos tornar líderes de mercado” ou de “queremos zerar os custos de retrabalho“.

Esses são objetivos subjetivos e, muitas vezes, irreais de serem cumpridos.

A sugestão é sempre se basear em KPIs e métricas que possam ser mensuradas e, ao longo do processo, acompanhadas, de maneira a fornecer uma leitura precisa do avanço em direção ao objetivo.

Assim, em vez das metas que citamos acima, que tal buscar “conquistar crescimento de 30% YoY (ano a ano)” ou “reduzir em 30% os custos de retrabalho no chão de fábrica“?

Dessa maneira, é muito mais fácil entender e acompanhar as metas, concorda?

Defina as ações necessárias para alcançar o objetivo

Agora, com as metas definidas, é hora de entender como alcançá-los.

Pense nesse processo como planejar uma viagem: você sabe que partirá de um ponto A até um ponto B, mas como o fará? Quais estradas vai seguir? Qual a velocidade ideal? Seu veículo é o ideal? A manutenção está em dia?

A partir dessas respostas, é possível definir as ações para garantir uma viagem segura.

Essa mesma lógica deve ser aplicada ao plano de ação empresarial.

Planeje o que será feito

Para cada ação, lembre-se de detalhar o planejamento operacional e estratégico.

Assim, seu time não deixa nenhum detalhe passar e poderá cumprir suas responsabilidades sem abrir brechas para erros ou falhas.

Delimite prazos para a execução

Uma parte importante para o sucesso desta ferramenta é estabelecer prazos para que os objetivos sejam alcançados.

Assim, cria-se um maior senso de compromisso e de certa urgência, algo saudável para que os profissionais se empenhem em busca das metas — e dos possíveis bônus que podem acompanhá-los.

Elabore uma representação visual do seu plano

Agora, uma maneira de simplificar o acompanhamento de cada ação e planejamento detalhado é representado visualmente o plano.

Aqui, vale de tudo: um quadro na sala de reuniões, uma organização de post-its seguindo o Kanban, uma planilha ou mesmo uma ferramenta própria para gestão de projetos.

O importante é que todos os envolvidos possam visualizar as informações do plano com facilidade.

Monitore constantemente e preveja riscos

Lembre-se de que, independente da qualidade do plano de ação, há sempre riscos a serem considerados.

Por isso, realizar um monitoramento constante é essencial para entender os resultados de cada ação tomada, bem como para medir seus impactos e avaliar se vale a pena continuar no mesmo caminho ou não.

Uma dica é seguir os preceitos da gestão de indicadores, reunindo os principais indicadores de desempenho para entender o nível de evolução do negócio.

Dessa maneira, é mais fácil para que a empresa se encontre, entendendo o seu momento e quais ações devem ser tomadas, quais devem ser brecadas e mais.

Além disso, recomendamos prever os principais riscos, definindo planos de contingência que podem ser acionados e evitar prejuízos à empresa.

Assim, seu time e sua empresa não são pegos de surpresa pelas circunstâncias do projeto.

Analise os resultados obtidos

Por fim, como em qualquer processo corporativo, você deve analisar os resultados obtidos, para entender se o plano surtiu os efeitos imaginados.

Se sim, ótimo — e como melhorar os resultados?

Se não, muita calma — o que pode ser melhorado e quais correções devem ser aplicadas?

O principal é não abandonar o plano, mas continuamente otimizá-lo, de maneira que possa servir de base para o crescimento da sua operação.

O que deve conter em um plano de ação?

Resumindo, o plano de ação deve ser um documento conciso que desenha uma estratégia para que uma empresa alcance determinado objetivo.

Nesse planejamento, devem estar incluídos:

  • Os objetivos;
  • O orçamento definido;
  • Os prazos delimitados;
  • As ações que devem ser desempenhadas;
  • Os responsáveis por cada ação;
  • Os recursos que cada uma possuirá;
  • As barreiras e riscos em potencial;
  • Os principais indicadores de desempenho considerados;
  • Os resultados esperados.

Modelo de plano de ação

E, agora, que tal conferir um modelo de plano de ação para se inspirar na hora de criar o seu? Separamos alguns exemplos estruturais que podem ser seguidos, veja só:

Plano Industrial

Problema: Baixa margem de lucro devido aos altos custos com logística.

Objetivo de curto prazo: Aumentar a margem de lucro em 25% nos próximos 12 meses.

Objetivo de longo prazo (3 anos): Aumentar a lucratividade em 50%, renovando as metodologias empregadas no setor de logística e capacitando os funcionários.

Ação 1: Treinamento

  • Objetivo: Treinar todos os funcionários do setor de picking, packing e expedição.
  • Prazo: 01/12/2022
  • Responsável: Fabiana (Gerente de Expedição)

Ação 2: Renovação

  • Objetivo: Renovar as metodologias de picking, incluindo avaliar a implementação de novas tecnologias que otimizem os processos e reduzam os erros.
  • Prazo: 01/02/2023
  • Responsável: Flávio, Amanda (ambas encarregadas da área de Picking) e Fabiana.

Ação 3: Implementação

  • Objetivo: Implementação de novas metodologias de roteirização, incluindo o uso de ferramentas para planejamento de rotas, que possam reduzir o consumo de combustível e otimizar as entregas.
  • Prazo: 01/03/2023
  • Responsável: Túlio (Gerente Logístico)

Escopo

Evidência de sucesso: Aumento da margem de lucro em 25% ao fim de 1 ano.

Indicadores para ficar de olho: custos logísticos, custos operacionais de picking e packing, retrabalhos, ociosidade no setor de expedição, número de reclamações de clientes e tamanho do time.

A planilha de plano de ação é uma solução eficiente?

Como em qualquer atividade de gerenciamento, a planilha é sempre uma das primeiras soluções consideradas. Em muito, por sua simplicidade e popularidade. Mas no caso do plano de ação, é a ferramenta certa?

Depende do negócio.

Para líderes e empreendedores que estão só agora começando sua empresa, muitas vezes a planilha é a ferramenta mais acessível por conta dos custos — é gratuita!

Porém, para qualquer empresa já estabelecida, depender de planilhas é como construir um castelo de cartas.

Qualquer deslize pode comprometer todo o trabalho feito.

Falamos de uma ferramenta que não centraliza e nem atualiza os dados automaticamente, muito menos oferece uma estrutura de informações que favoreça seus planos.

Aqui, utilizar uma tecnologia mais robusta é a melhor das ideias — um investimento que não apenas auxilia no planejamento das ações, mas também na gestão operacional do dia a dia.

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Conclusão

Planos de ação são um dos métodos mais eficazes para capacitar organizações a atingirem suas metas.

Trata-se de uma ferramenta eficiente, popular e fácil de lidar, que organiza as atividades de modo que qualquer um, seja empresa ou pessoa, conquiste seus objetivos com eficiência.

Neste conteúdo, explicamos tudo sobre essa ferramenta, do conceito até a aplicação prática, com dicas de como implementá-la em sua operação.

Que tal seguir aprendendo?

Já que focamos tanto na questão de atingir metas, um dos grandes objetivos de todos os negócios é justamente evoluir sua relação com os clientes, na medida em que expande a sua base.

Assim, visa-se o crescimento.

Mas como viabilizá-lo em um contexto onde as empresas contam com vários canais de contatos, tanto online como offline?A resposta você confere em nosso guia sobre funil de vendas e como aplicá-lo em sua operação. Leia agora mesmo!

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