O que é gestão de projetos? Ferramentas, metodologias e mais!

Equipe TOTVS | 03 agosto, 2022

A gestão de projetos visa organizar os processos dentro de uma empresa. Com ela, os gerentes procuram unir conhecimento, habilidades, ferramentas e métodos com objetivo de entregar algum valor — seja interno ou externo, para seus clientes.

No entanto, a verdadeira definição ainda é um mistério para muitos líderes de negócio.

Na prática, porém, um projeto não é algo padronizado.

Pode envolver um evento de curto prazo ou uma atividade contínua e de longo prazo dentro da empresa.

Mas afinal, do que trata essa disciplina, qual a melhor maneira de implementá-la na empresa e quais as principais ferramentas de gestão de projetos?

Nos aprofundamos no tema neste guia completo. Que tal aprender mais? É só continuar a leitura!

Afinal, o que é um projeto? Como funciona o seu ciclo de vida?

Projetos são definidos como um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único.

Trata-se de um esforço com objetivos variados, que tem uma data de início e término específicas, envolve riscos e é único.

Os projetos diferem de processos operacionais permanentes em três principais aspectos.

Em primeiro lugar, os projetos normalmente não se repetem, são únicos. Se alguém está construindo uma casa, por exemplo, isso representa um único projeto.

Apesar do fato de que a organização pode construir muitas casas — e certamente existem algumas semelhanças entre elas — cada casa representa um esforço único.

Em segundo lugar, os projetos possuem datas de início e término especificadas.

Alguém construindo uma casa provavelmente pretende terminar a obra dentro de um ano ou menos.

Por fim, os projetos geralmente envolvem riscos.

Isso significa que existem incertezas quanto ao seu sucesso e que podem haver consequências negativas se o projeto não for bem-sucedido.

Quando falamos sobre o ciclo de vida de um projeto, basicamente nos referimos à sua gestão. São, ao todo, cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento.

lean manufacturing

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é a disciplina de planejar, organizar, motivar e controlar recursos para alcançar metas específicas dentro de um determinado prazo.

Trata-se, basicamente, da arte de gerenciar um projeto desde o seu início até o seu término, incluindo todas as etapas desde o planejamento, execução e controle de pessoas e recursos destinados.

Não existe uma ou duas maneiras de realizar a gestão de projetos.

Pelo contrário, hoje, empresas aplicam diferentes métodos, ferramentas e frameworks com o intuito de se organizar em busca dos objetivos.

Um exemplo é o PMBOK, que determina uma série de orientações para aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos dentro de empresas de qualquer tipo.

Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?

A gestão de projetos é importante por vários motivos, especialmente por organizar pessoas, processos e recursos em busca de um objetivo ou um conjunto deles.

Primeiro, vale mencionar o seu papel na gestão de recursos de maneira eficiente.

Você pode alocá-los de forma mais inteligente ao longo do seu ciclo de vida, tudo graças ao planejamento e ao framework adotado.

Além disso, também ajuda a minimizar os riscos associados ao seu projeto. Assim, é possível utilizar métodos administrativos para identificar e gerenciar os riscos de maneira eficiente para evitar problemas no futuro.

Por fim, a gestão de projetos também permite que você melhore a comunicação entre os membros da equipe, com a criação ou definição de canais de comunicação que simplifiquem o vai-e-volta das informações ao longo do ciclo de vida definido.

Na prática, quando falamos de um projeto, é o seu correto planejamento e execução que garante a conquista dos resultados esperados.

Ou seja, a gestão leva às mudanças necessárias e esperadas, bem como proporciona o valor às pessoas envolvidas no projeto, aliando as corretas hard e soft skills às ferramentas mais adequadas.

Conheça as principais ferramentas de gestão de projetos

A busca por um gerenciamento eficiente dos projetos depende de um enorme esforço organizacional na busca de um objetivo específico. Para isso, várias ferramentas são utilizadas.

De acordo com o Guia PMBOK, que define boas práticas, diretrizes e definições relacionadas à gestão de projetos, é possível se aproveitar das seguintes soluções:

Ferramentas de custos

Na etapa de custos, todos os investimentos necessários para se atingir os objetivos com um projeto são levantados.

O objetivo é, além de listar todos os custos, encontrar maneiras inteligentes de economizar e otimizar o orçamento.

Entre as ferramentas que o guia cita, podemos incluir:

  • Financiamentos;
  • Análise de proposta de fornecedor;
  • Reconciliação dos limites de recursos financeiros.

No caso deste último, o objetivo é entender se todos os gastos efetuados seguiram o orçamento, de forma a captar variações fora do esperado.

Ferramentas de tempo

Já nesta etapa, o objetivo é conciliar o planejamento estratégico com um cronograma realizável, tendo em mente os objetivos da empresa e dos líderes do projeto.

Entre as ferramentas de tempo, podemos citar:

  • Estimativa análoga;
  • Análise de alternativas;
  • Análise de desempenho;
  • Compressão de cronograma;
  • Análise de rede do cronograma;
  • Determinação de Dependências;
  • Aplicação de antecipações e esperas.

Neste último, o objetivo é comparar projetos similares anteriores, de modo a estimar com maior exatidão os custos e prazos do projeto atual.

Leia também: Matriz de Eisenhower: o que é, benefícios e como fazer

Ferramentas genéricas

Já as ferramentas genéricas, referem-se a ações e tarefas aplicadas em todas as etapas (e até mesmo dentro de outras ferramentas), com objetivo de ajudar a alcançar os melhores resultados.

Aqui, incluem-se:

  • Brainstormings;
  • Decomposição de processos;
  • Técnica Delphi (consenso entre especialistas);
  • Reuniões, stand-up meetings, sprints, entre outros;
  • Opiniões especializadas obtidas de consultores ou em painéis e discussões;
  • 5WH2;
  • Técnicas analíticas (análise de reserva, variação, causa-efeito, corrente crítica, entre outros).

Ferramentas de escopo

Quando o assunto é o escopo do projeto, trata-se da definição das atividades necessárias para sua conclusão bem-sucedida, incluindo indicadores de desempenho, métricas e critérios de qualidade.

As ferramentas mais utilizadas são:

  • Protótipos;
  • Grupos de discussão;
  • Diagrama de contexto;
  • Análise de produto e dos documentos.

As principais metodologias de gestão de projetos para aplicar no seu negócio

A gestão de projetos é uma parte tão rica da administração corporativa que é impossível implementá-la de uma única maneira.

Como mencionamos, são várias as ferramentas, métodos e metodologias aplicadas na arte de gerenciar os projetos dentro de uma empresa.

Que tal conferir os principais? Separamos uma lista completa para você, veja só:

Métodos clássicos

Os métodos clássicos (também chamados de tradicionais) são uma união de várias técnicas, conhecimentos e ferramentas que visam ajudar na conclusão de um projeto.

Normalmente, esses métodos seguem uma estrutura clássica (com as cinco fases que mencionamos anteriormente e que vamos explicar logo mais), de maneira a melhor gerenciar recursos e otimizar as entregas.

O principal objetivo é entregar o valor que o cliente deseja, de forma a minimizar perdas e evitar desvios para chegar ao resultado final ideal.

Metodologias ágeis

Existem métodos que permitem uma gestão ágil de projetos.

O agile é um princípio de gerenciamento, que visa transformar todo planejamento, execução e monitoramento de um projeto em um evento mais ágil, colaborativo, data-driven, focada no usuário/cliente final e eficiente.

Na gestão de projetos, as metodologias ágeis são um conjunto de práticas que visa combinar processos iterativos e incrementais com o objetivo de entregar produtos com maior valor agregado para o cliente.

Em outras palavras, as metodologias ágeis buscam entregar produtos/serviços (ou seja, projetos) de forma mais rápida, eficiente e menos custosa. 

As metodologias ágeis são baseadas em quatro pilares fundamentais: colaboração, flexibilidade, simplicidade e motivação.

Esses pilares são essenciais para o sucesso do projeto, pois garantem que todas as partes interessadas (cliente, equipe de desenvolvimento, gestor do projeto) estejam alinhadas e comprometidas com os objetivos. 

Algumas das principais metodologias ágeis são: Scrum, Kanban, XP (Programação Extrema), FDD (Desenvolvimento Dirigido a Frameworks) e DSDM (Desenvolvimento Dirigido a Serviços).

Cada uma dessas metodologias tem suas próprias particularidades, mas todas seguem os mesmos princípios fundamentais do agile. 

A escolha da metodologia ágil mais adequada para um determinado projeto deve levar em consideração vários fatores, como o porte do do mesmo, o perfil da equipe envolvida, o tipo de produto que será entregue e os objetivos do projeto.

O importante é que a abordagem escolhida seja aquela que melhor atenda às necessidades do projeto em questão.

Waterfall

A metodologia Waterfall (ou Cascata) é um modelo tradicional de gestão de projetos, no qual o projeto é dividido em etapas consecutivas: análise, design, desenvolvimento, testes e implantação.

Cada etapa do projeto é tipicamente considerada como um “subprojeto” que precisa ser concluído antes da etapa seguinte ser iniciada.

O tempo total para conclusão é estimado no início do processo e não pode ser alterado sem reavaliação do projeto completo.

Apesar de ser um modelo bastante rígido, a metodologia Waterfall tem sido amplamente utilizada em gestão de projetos por muitas décadas devido à sua simplicidade e facilidade de compreensão e implementação.

No entanto, essa rigidez também pode levar a problemas quando a realidade do projeto não se encaixa perfeitamente no modelo idealizado, o que pode levar a atrasos e custos adicionais.

Kanban

A metodologia Kanban na gestão de projetos é uma técnica que visa a melhoria da eficiência e da produtividade.

O objetivo principal do Kanban é fornecer um quadro visual para o gerenciamento das tarefas em um projeto, permitindo que os envolvidos gerenciem de forma mais eficiente as atividades e monitorem o progresso.

Além disso, a metodologia Kanban também pode ser usada como uma ferramenta para a tomada de decisões estratégicas, já que ela permite que os gestores visualizem facilmente o andamento das operações e seus principais pontos críticos.

Dessa forma, a implementação da metodologia Kanban pode representar uma importante melhoria na gestão dos projetos.

Na prática, o Kanban é representado por um sistema visual, com uma separação das etapas do projeto em colunas que dividem seu progresso.

Sua aplicação, com post-its, é bastante comum em empresas e também na gestão de projetos pessoais.

Scrum

A metodologia Scrum é uma abordagem para a gestão de projetos que busca a entrega de valor ao cliente através de um curto ciclo de desenvolvimento, chamado de sprint.

O objetivo do Scrum é fornecer um produto potencialmente lançável a cada sprint (ou, ao menos, uma funcionalidade nova), de forma a permitir que o cliente experimente e avalie o progresso do projeto.

A metodologia Scrum também é caracterizada por um alto grau de envolvimento entre clientes e equipe, bem como pelo uso de uma ferramenta chamada Product Backlog, que serve como um guia para o progresso do projeto.

PMBOK

PMBOK é o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos, elaborado pela Project Management Institute (PMI).

Ele fornece um conjunto abrangente de processos, ferramentas e técnicas que podem ser usados ​​para gerenciar projetos de diversos tipos e tamanhos.

O guia foi desenvolvido com base na experiência de milhares de gestores de projetos bem-sucedidos ao redor do mundo e cobre todas as áreas essenciais do gerenciamento de projetos, incluindo planejamento, aquisições, execução, monitoramento e controle, encerramento.

Com o PMBOK, os gestores de projetos podem se beneficiar da expertise coletiva da comunidade global de gestão de projetos e ter acesso a um conjunto completo de recursos para garantir o sucesso dos seus projetos.

Como fazer a gestão de projetos?

Não existe uma única maneira de gerenciar os projetos na sua empresa. Como você viu, há ferramentas, metodologias e métodos que devem ser escolhidos antes de qualquer coisa.

Porém, o que há de padrão, é o ciclo de vida de um projeto (que mencionamos anteriormente).

Mas como conduzir essa jornada? Explicamos abaixo, confira:

1) Iniciação

A primeira fase do ciclo de vida do projeto é a iniciação. Isto é quando o projeto é definido e autorizado pela primeira vez.

As metas e objetivos do projeto são estabelecidos, e um orçamento preliminar é desenvolvido.

Esta fase também inclui um estudo de viabilidade, que é uma análise sobre se o projeto deve ou não ser realizado.

2) Planejamento

A segunda fase do Ciclo de Vida é o planejamento.

Ou seja, quando um cronograma e orçamento mais detalhados são desenvolvidos, e as tarefas do projeto são atribuídas a membros específicos da equipe.

O gerente de projeto também desenvolve um plano de gestão de riscos.

É aqui que a metodologia é escolhida, sempre de acordo com os objetivos e necessidades da empresa com tal projeto.

Uma abordagem de gestão de indicadores é também colocada em prática, definindo quais métricas devem ser mapeadas, como Valor Agregado (VA) ou Taxa de Tarefas Realizadas.

3) Execução

A terceira fase é a execução.

Isto é, quando as tarefas do projeto são realizadas de acordo com o cronograma, seguindo determinada metodologia, e que respeite o orçamento desenvolvido durante a fase de planejamento.

4) Monitoramento e Controle

Aqui, trata-se do momento em que o gerente de projeto monitora o progresso do mesmo, observando o avanço dos indicadores, e faz os ajustes necessários para assegurar que ele permaneça no caminho certo.

5) Encerramento

Quando o projeto é concluído e todo o trabalho restante é encerrado.

Os resultados do projeto também são revisados durante esta fase, de modo a identificar se as metas estabelecidas foram atingidas.

Gestão de projetos: dúvidas frequentes

Antes de finalizar esse guia, que tal conferir algumas respostas a perguntas comuns sobre o tema? Separamos dúvidas e respostas com relação ao gerenciamento de projetos, veja só:

Quem faz a gestão de projetos?

O gestor de projetos (ou Project Manager, também chamado de PM) é uma função cujas responsabilidades podem variar de empresa para empresa.

No entanto, basicamente, trata-se de alguém capaz de:

  • Implementar metodologias de gestão de projetos;
  • Gerenciar tarefas;
  • Planejar definir escopos;
  • Planejar e alocar recursos;
  • Criar processos e planejá-los;
  • Definir e gerenciar expectativas;
  • Ser uma figura de liderança na equipe;
  • Analisar e gerenciar riscos e problemas;
  • Monitorar e relatar o status do projeto.

Quanto ganha um profissional de gestão de projetos?

Afinal, para quem trabalha em gestão de projetos, qual o salário? De acordo com o portal Vagas.com, a remuneração inicial é de pouco menos de R$7 mil e pode ultrapassar os R$14 mil para cargos mais seniores.

Quais são os melhores cursos sobre gestão de projetos?

É possível começar a sua carreira na área de gestão de projetos com cursos que podem ser realizados tanto online, em EaD, ou presencialmente.

Hoje, há várias opções, tanto gratuitas quanto pagas, que podem ser encontradas com uma simples pesquisa na internet.

A planilha de gestão de projetos é uma solução eficiente?

Na realidade, a planilha é uma ferramenta de caráter iniciante e amador, útil em algumas aplicações apenas.

Para gestão de projetos, é interessante contar com uma solução integrada a outras áreas do negócio, capaz de automatizar a atualização dos relatórios, oferecer um dashboard inteligente, entre outros.

Gerencie seus projetos com as tecnologias da TOTVS!

Agora que você entendeu o que é e qual a importância de melhor gerenciar seus projetos, sabe por onde começar?

Uma dica é contar com tecnologias como ERPs, ou sistemas de gestão!

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Conclusão

Ao longo deste conteúdo, nos aprofundamos no tema de gerenciamento de projetos — e são incontáveis os que fazem a rotina de uma empresa.

Organizar seu planejamento e execução é uma forma de apresentar uma vantagem competitiva significativa, capaz de melhorar seus resultados.

E você, aprendeu tudo sobre o tema e as diferentes formas de implementá-lo em seu negócio?

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