Um bom sistema de orçamento pode deixar seu planejamento muito mais eficiente e alinhado com as necessidades e com a verba disponível para atuar.
Fazer um orçamento nem sempre é tão simples, afinal, a concorrência é grande e por vezes o gestor tem que fazer investimentos e tomar decisões rápidas para não perder mercado.
Nesse sentido, a tecnologia é o grande diferencial que pode agregar agilidade e precisão para gerir o caixa do seu negócio com mais tranquilidade.
Preparamos este conteúdo com tudo que você precisa saber sobre um sistema de orçamento, as opções de mercado e as vantagens de implementar na sua operação. Acompanhe.
O que é e como funciona um sistema de orçamento?
Esse sistema faz a precificação de orçamentos com precisão e agilidade por meio da análise dos fatores necessários para a construção de um orçamento de qualidade.
Isso influencia os resultados financeiros do negócio, pois trata-se de uma solução focada na rentabilidade dos contratos, proporcionando um gerenciamento completo de prazos e vencimentos.
No caso dos prestadores de serviços, auxilia também na gestão de oportunidades de vendas e nos orçamentos dos serviços. Possui tabela de precificação homem/hora, além da central do cliente.
O custo homem/hora serve para medir os esforços que são necessários para completar um serviço.
Deste modo, em cada projeto é possível saber o custo de cada profissional por hora de trabalho.
A importância de elaborar um bom orçamento
O orçamento tem impacto direto nos lucros da empresa, influenciando na valorização da mercadoria ou dos serviços. No segundo caso, pode ser ainda mais difícil, já que elaborar um orçamento para serviço envolve fatores como mão de obra, material e outros gastos.
A estimativa da demanda é muito importante para a programação da produção ou compra de mercadoria. Erros nas previsões podem levar a sérios problemas de gestão financeira para a empresa.
O também chamado “software de orçamento corporativo” pode ajudar a controlar os custos com ferramentas como emissão de notas fiscais e cadastro de fornecedores.
Otimizar os processos com essa solução ajuda também a poupar o tempo dos funcionários. Assim, eles podem se concentrar no core business da companhia.
Quais as vantagens de contar com um sistema de orçamento empresarial?
Esse sistema de orçamento pode ajudar muito na gestão financeira da empresa, pois permite mais controle sobre as estimativas de custo de um produto ou serviço. A ferramenta integra vários setores de uma empresa, podendo ser usada para controle de atividades administrativas e financeiras.
Trata-se de uma solução flexível que se adequa aos processos de cada empreendimento para melhorar tanto a gestão quanto a organização.
Ele pode ser contratado por módulos, inclusive o de orçamento e agrega vantagens a sua operação como:
Integração de informações
Também conhecido como sistema de gestão orçamentária, essa ferramenta permite ter os dados de diferentes setores do seu negócio reunidos em um único lugar.
Pensando nisso, seria possível elaborar orçamentos mais precisos, já que seriam levados em consideração os fatores que impactam a precificação.
Controle do fluxo de caixa
É muito importante o registro de entrada e saída de capital para ter um controle financeiro.
Com a rotina diária de contas a receber e a pagar, pode ser difícil fazer esse registro manualmente.
O software de gestão auxilia nessa tarefa, prevenindo perdas financeiras para a empresa.
Relatórios e acompanhamento
Outra vantagem é poder contar com relatórios que informem ao gestor a situação do negócio.
O acompanhamento desses indicadores é fundamental para que se façam ajustes que alinham os resultados com os objetivos da empresa.
Isso influencia nas decisões estratégicas que têm a possibilidade de serem mais assertivas.
Redução de tempo e de erros manuais
O processo de orçamento envolve muitas atividades, como coleta de dados, cálculos, validações, aprovações, revisões, etc.
Essas atividades demandam muito tempo e estão sujeitas a erros humanos, especialmente quando realizadas de forma manual ou com o uso de planilhas.
Com um sistema de orçamento, é possível automatizar e padronizar essas atividades, reduzindo o tempo e os erros manuais.
Além disso, permite gerar relatórios e gráficos de forma rápida e fácil, facilitando a comunicação e a apresentação dos resultados.
Ordem de serviço
No caso das prestadoras, esse sistema de orçamento empresarial a que nos referimos, é capaz de gerar uma ordem de serviço a partir do orçamento elaborado.
Assim, o fluxo de trabalho se torna mais rápido e eficiente, já que as equipes envolvidas no projeto já são acionadas.
Segurança de dados
A segurança de dados é uma preocupação para todo gestor.
Esse mesmo software de orçamento empresarial possui a qualidade de ser totalmente seguro, evitando a perda de informações importantes que estarão armazenadas em sistemas de nuvem.
Identificação de oportunidades
A ferramenta de Business Intelligence facilita a visualização de resultados por meio de painéis com visão por contratos vigentes, cancelados, e a sua rentabilidade.
Isso permite identificar rapidamente onde estão as oportunidades e as perdas. Também é possível ver a análise financeira de despesas previstas e realizadas e acompanhar a performance por equipe.
Sistemas de gestão da TOTVS
A TOTVS é uma empresa líder em soluções de software para gestão de empresas. Entre as suas soluções, estão os sistemas de gestão orçamentária, que oferecem funcionalidades completas e integradas para o planejamento e a execução do orçamento empresarial.
Os sistemas de gestão orçamentária da TOTVS permitem:
- Definir e acompanhar metas e indicadores de desempenho
- Elaborar e revisar o orçamento de forma colaborativa e participativa
- Integrar e consolidar os dados de diferentes fontes e sistemas
- Simular cenários e realizar projeções financeiras
- Controlar e analisar o fluxo de caixa e o resultado econômico
- Gerar relatórios e dashboards personalizados e interativos
- Acessar e compartilhar as informações de forma segura e online
Os sistemas de gestão orçamentária da TOTVS são flexíveis e adaptáveis às necessidades e ao porte de cada empresa.
Eles podem ser contratados na modalidade cloud ou on-premise, de acordo com a preferência do cliente.
Além disso, eles são integrados aos demais sistemas de gestão da TOTVS, como ERP, CRM, BI, RH, etc., garantindo uma solução completa e integrada para a gestão de empresas.
Confira todos os detalhes do sistema de gestão orçamentária da TOTVS e garanta saúde financeira para o seu negócio.
Conclusão
O orçamento é uma ferramenta estratégica para a gestão de empresas, pois permite planejar, executar e monitorar as ações e os resultados financeiros.
Para isso, é preciso contar com um sistema de orçamento que facilite e otimize o processo orçamentário, trazendo benefícios como integração de informações, controle do fluxo de caixa, redução de tempo e de erros manuais.
Nesse contexto, a TOTVS é uma empresa que oferece soluções de software para gestão de empresas, incluindo sistemas de gestão orçamentária, que proporcionam funcionalidades completas e integradas para o orçamento empresarial.
Para potencializar ainda mais a gestão financeira da sua empresa, confira nosso artigo sobre como fazer um fluxo de caixa eficiente.
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