Controle de Caixa: como a tecnologia pode auxiliar no processo?

Equipe TOTVS | TECHFIN | 24 maio, 2021

A saúde financeira de uma empresa é essencial para promover o seu crescimento, permitir investimentos e, até mesmo, garantir a sua sobrevivência. Para isso, é recomendável que o gestor adote algumas boas práticas de acompanhamento dessa área, como o controle de caixa.

Mas, afinal, como acompanhar tudo o que envolve as finanças da instituição? Saiba que, hoje em dia, é possível contar com diferentes softwares que automatizam e, consequentemente, facilitam todas as tarefas necessárias do backoffice da sua empresa. 

Para você ter um entendimento melhor sobre o assunto, este conteúdo vai te mostrar os seguintes tópicos: 

Continue a leitura e veja como ajudar a sua empresa a se desenvolver ainda mais, alcançando mais lucros e evitando prejuízos! 

O que é controle de caixa?

O conceito de controle de caixa é um procedimento administrativo complexo. Ele consiste no registro de entradas e saídas de dinheiro que acontecem diariamente em uma determinada empresa.

A tarefa de registrar toda a movimentação, normalmente, fica a cargo de um gestor financeiro, e isso demanda bastante trabalho da sua parte de um jeito bastante remoto. Para isso, esses profissionais podem contar com uma ferramenta para tornar esse trabalho automatizado.

Por essa razão, o controle de caixa deve estar no centro das operações de uma empresa, pois cuidar dele é também cuidar da saúde financeira do seu negócio. 

Afinal, o controle de caixa representa um verdadeiro fluxo de dinheiro da sua empresa e, quando monitorado da maneira correta, permite aos gestores uma visão mais ampla da situação da empresa.

Para que serve o controle de caixa?

A principal função do controle de caixa é fazer com que os gestores sejam capazes de analisar o saldo da empresa e consigam ver rapidamente a situação atual do caixa. 

Ou seja, o controle de caixa dá ao gestor a oportunidade de identificar o dinheiro que está à disposição do negócio naquele momento, bem como as fontes recentes de receitas ou despesas.

Outra função do controle de caixa é permitir uma análise rápida dos resultados dos negócios. 

As informações sobre o fluxo de caixa diário, ou, até do mês, já apontam se a empresa está caminhando rumo ao lucro ou ao prejuízo nesse período.

Dessa forma, os gestores podem prever problemas que aconteceriam ao final do mês, por exemplo, e já antecipar as soluções. Além disso, o controle de caixa ainda soma às excelentes tomadas de decisões

Todas essas medidas, claro, sempre foram e continuam sendo extremamente necessárias, independentemente do segmento que a empresa atende. 

Mas, vale ressaltar que, no ano de 2020, muitas empresas puderam enxergar o equilíbrio de caixa como algo ainda mais crucial. 

Isso porque, no primeiro semestre do ano passado, o Brasil e o mundo viram seus negócios sendo afetados pela crise da Covid-19. 

E muitas empresas tiveram a prova, ainda maior, do quanto controlar bem o caixa é a base para ter um bom capital de giro e também a capacidade maior para negociar com fornecedores, clientes e, conseguir fôlego para continuar existindo, mesmo diante de uma crise mundial. 

Mais adiante, veremos mais detalhes sobre os benefícios de se fazer um bom controle de caixa.

Como funciona um controle de caixa?

Assim como mencionado anteriormente, o controle de caixa nada mais é do que o registro do dinheiro que entra e sai de uma determinada empresa. 

Então, o princípio de tudo é coletar e armazenar todos os dados financeiros necessários. 

Isso pode ser feito em planilhas ou, ainda, por meio de sistemas de gestão para controlar a gestão financeira do seu negócio.. 

A escolha, claro, fica a critério da empresa. Mas, vale a pena sempre apostar nas alternativas mais práticas, tecnológicas e seguras para os negócios. 

Já o passo seguinte para fazer o controle de caixa diário, semanal ou mensal é categorizar os canais que servem como portas de  entradas e saídas de dinheiro. 

Veja quais são as categorias envolvidas e o que elas representam: 

Recebimentos 

Como o próprio nome já adianta, os recebimentos correspondem a toda verba que entra na empresa. 

Nesse caso, são consideradas as vendas de imediato e o adiantamento de parcelas por meio da antecipação de recebíveis.

Essa é uma etapa de atenção para garantir boa gestão, é necessário que todas as vendas, independente do canal que foram feitas, sejam computadas, por isso é perigoso que seja feita por planilha, pois se esquecer de preencher pode passar batido. 

Pagamentos 

Nesta categoria, entram os custos com pagamentos de contas (água, luz, internet, telefone), compras de novos produtos ou, ainda, de matérias-primas, pagamento de salários, vales e afins. 

Iniciativas de inovação e treinamento também entram nessa lista de pagamentos. Isso significa que todo tipo de contribuição paga pela sua empresa deve constar aqui.

Saldo anterior 

O início de todo período de controle de caixa deve, também, considerar o saldo anterior. 

Então, vamos supor que você realize o registro diário. Nesse caso, o saldo do dia anterior deve ser considerado como um dado para o dia vigente. 

Saldo final 

O saldo final, por sua vez, nada mais é do que a equação da entrada menos a saída de dinheiro (equivalente ao período determinado).

Logo, a fórmula para esse cálculo é: 

Saldo final = entrada – saída de dinheiro

Determinação do período para o controle de caixa

Outro fator fundamental é escolher com qual frequência será feito o controle de caixa, ou seja, se o registro deverá ser feito diária, semanal ou mensalmente. 

Aqui cabe uma observação: registrar os ganhos e as despesas diariamente é a prática mais indicada para as empresas não se perderem nas contas e no entendimento das finanças, no geral. 

Diferença entre controle e fluxo de caixa

O fluxo de caixa parte do mesmo princípio que o controle de caixa. 

No varejo, ambos têm como objetivo mostrar todas as entradas e saídas de verba, mas o primeiro é um procedimento mais detalhado, pois considera outras fontes, além do dinheiro disponível na empresa. A seguir, explicamos melhor cada um dos conceitos para você entender exatamente a diferença:

Fluxo de caixa

Incluem-se no cálculo de fluxo de caixa financeiro, os saldos das contas bancárias do negócio, os pagamentos realizados, bem como os compromissos financeiros e as dívidas que o negócio precisa honrar. 

Portanto, esse procedimento realmente mostra todos os recursos que a empresa possui. 

Controle de caixa

O controle diário de caixa tem função mais imediatista. Ele ajuda na gestão financeira do dia a dia. 

Sem dúvidas, é um indicativo muito importante. Se a empresa, constantemente, registra mais saídas do que entradas de dinheiro, o administrador deve prestar atenção a isso. 

O ideal é elaborar um plano estratégico para resolver esse problema.

Assim, o gestor que faz o controle de caixa fica atento a essas situações. Vamos dar um exemplo prático. Imagine um gerente responsável por uma loja e percebe que, naquela semana, o movimento está atipicamente baixo. Com o controle de caixa bem gerenciado, ele pode elaborar alternativas para chamar a atenção dos clientes ou mesmo criar outras estratégias que em curto prazo aumentem o seu faturamento – como uma melhor gestão de estoque, corte de gastos, etc.. 

O que tem o potencial de aumentar as vendas e, consequentemente, as entradas.

Nova call to action

Qual é a importância do controle de caixa para o seu negócio?

Fazer o controle de caixa é imprescindível para que a empresa tenha mais consciência dos seus gastos e também da tendência de crescimento financeiro (ou não) da sua empresa. 

O registro de toda a verba que entra e sai do caixa mostra para onde vão os investimentos e, também, quais fatores trazem o retorno financeiro. 

Todas essas informações de uma forma detalhada mesmo. 

A riqueza de dados, ainda, evidencia com o que e como é possível poupar gastos e quais são os novos investimentos viáveis. 

Além disso, também ajuda a gestão a fazer planejamentos financeiros mais eficientes para os próximos meses. 

Por que fazer o controle de caixa?

Existem alguns motivos que justificam a importância de fazer um bom controle de caixa. 

Elaboramos cada um deles abaixo, veja:

Gerenciamento de gastos

Todo negócio precisa gastar para operar, e isso é um fato. O problema é que muitas empresas perdem a noção de suas despesas e assumem gastos incompatíveis com as suas receitas. 

O resultado é um balanço que registra o prejuízo ou os lucros decrescentes ao final de cada período.

O primeiro passo para solucionar essa situação é o gerenciamento dos gastos. O controle de caixa obriga que cada despesa realizada ao longo do dia seja computada. 

Assim, o gestor consegue visualizar os fatores que consomem os recursos financeiros da empresa. Deste modo, é possível cortar os gastos excessivos.

Controle financeiro

Depois de descobrir qual é o destino do dinheiro, o gestor precisa analisar cada saída. 

É essencial identificar despesas desnecessárias ou que podem ser reduzidas para equilibrar novamente o orçamento e garantir a lucratividade do negócio.

Nesse momento, a palavra de ordem é “controle”. 

É necessário resistir ao impulso de realizar gastos desnecessários, ser firme para cortar despesas e conscientizar os funcionários de que a saúde financeira da organização favorece a todos.

Planejamento financeiro

A prática de realizar o controle de caixa durante um período mais extenso facilita o planejamento financeiro

Ele funciona como um diagnóstico, que mostra ao gestor quais são as receitas e as despesas médias referentes a um dia, semana ou mês, tornando o movimento de caixa previsível.

Essa previsibilidade é a base para um bom planejamento. Deste modo, o gestor tem ideia do que esperar em termos de receita e lucro, inclusive quanto às variações sazonais. 

Com isso, ele pode programar investimentos para promover o crescimento do negócio ou torná-lo mais lucrativo.

Apoio à tomada de decisão

Finalmente, o controle de caixa fornece dados importantes para a tomada de decisão. 

Ele mostra a movimentação da empresa e a tendência do mercado, o que pode sinalizar se é hora de investir sem medo em um projeto ou ser mais cauteloso.

Além disso, o controle de caixa mostra o resultado imediato de iniciativas pontuais. 

O impacto de promoções, as liquidações e as ações de marketing no faturamento podem ser vistos rapidamente por meio desse instrumento. Ele é, portanto, uma boa fonte de avaliação nesses casos.

Como a tecnologia ajuda no controle de caixa?

Sem uma noção clara da situação financeira da empresa, começam a surgir problemas, como gastos indevidos e decisões tomadas sem um bom fundamento em dados.

Para gerenciamento preciso e simples, você pode contar com um sistema de controle de caixa. Os softwares de gestão (Enterprise Resource Planning, ou ERPs) centralizam todas as informações financeiras do negócio.

O ERP automatiza uma série de tarefas, dentre elas: compra, venda, pagamentos e recebimentos são registradas instantaneamente. 

Isso facilita a elaboração do controle de caixa e o conhecimento sobre a situação e a saúde financeira do negócio. O software também é útil para analisar o fluxo de caixa. 

Isso porque ele permite a conciliação de dados de faturamento, controle de estoque, departamento financeiro, extratos bancários, entre outros. 

O resultado é um relatório preciso e consistente, gerado rapidamente e pronto para ser usado na tomada de decisão.

Quais as vantagens de investir em um software para o controle de caixa? 

Lembra que, no tópico sobre como funciona o controle de caixa, falamos que há diferentes recursos para registrar os dados financeiros? 

Também comentamos que as alternativas mais práticas e seguras são sempre as melhores, claro. 

Nesse sentido, é preciso ressaltar o papel de um software para essa tarefa.  

Hoje em dia, existem plataformas digitais que registram, automaticamente, todos os recebimentos e pagamentos de caixa. 

A partir disso, as empresas conseguem ter:

Segurança 

Em plena era tecnológica, é praticamente impossível utilizar papéis para fazer o controle de caixa. 

Mas, ainda que você utilize planilhas, por exemplo, é necessário ter a consciência de que esses dados podem ser perdidos, se estiverem armazenados em computadores, por essa razão, investir em um sistema de gestão que armazene seus dados na nuvem é uma solução inteligente e muito mais segura para sua empresa.

Ou, se estiverem no Google Drive, também pode acontecer do próprio sistema ter oscilação em um dia ou outro, e você ficar sem acesso às informações. 

Além disso, um sistema de gestão ajuda a restringir o acesso a determinados dados. Na contramão, também permite maior alinhamento entre as áreas, pois você pode escolher quais interfaces os setores podem acessar. 

Do contrário, quando o controle de caixa é feito por meio de uma plataforma digital própria, a empresa não sofre com inconstâncias no funcionamento do software. 

Além de tudo, não há o risco de perder todas as anotações, porque houve um problema em uma de suas máquinas ou a invasão no sistema

Dados precisos e atualizados 

Por mais que os gestores sejam capacitados a fazerem o controle de caixa, é válido ter em mente que o trabalho humano ainda é mais suscetível a falhas. 

Já com o software que, inclusive, registra todas as informações automaticamente, é possível ter mais tranquilidade. Os dados realmente são totalmente seguros e confiáveis. 

Outro ponto muito importante é que o sistema digital também realiza as atualizações de maneira autônoma. 

Assim, não há o perigo de, por exemplo, não contabilizar o saldo anterior do caixa no dia atual (o que já faria muita diferença e confusão na percepção e análise do dia, da semana e do mês). 

Análise do fluxo de caixa

Anteriormente, você viu que o fluxo de caixa envolve ainda mais detalhes sobre os compromissos financeiros da empresa. 

E para não se perder em meio às responsabilidades, é fundamental ter uma análise efetiva dos ganhos, custos e investimentos dos negócios. 

O controle de caixa também ajuda bastante nesse processo. Afinal, na hora de olhar para o fluxo financeiro, você já terá os dados precisos e seguros sobre o dia a dia do caixa. 

Depois, basta juntar essas informações às outras mais específicas, como os saldos das contas bancárias. 

Projeção de receitas e despesas

Com o controle eficiente da verba que entra e sai da empresa, diariamente, também fica mais fácil ter a noção exata dos custos, investimentos e despesas. 

Logo, já é viável fazer a projeção de receitas e despesas

Pode não parecer, mas muitas instituições pecam por traçar metas sem conhecer suas verdadeiras realidades. 

O controle de caixa vem como uma consciência do que já é alcançável e do que precisa ser melhorado. 

Simulação de cenários financeiros

Quando se sabe quanto de dinheiro entra e sai do caixa, atualmente, os gestores conseguem pensar em futuras situações. 

Além disso, fazer a simulação de cenários financeiros. Um exemplo: se for lançado um produto específico (com a mesma qualidade de um dos que mais vendem hoje), o quanto isso impactaria nos ganhos e gastos da empresa. 

Ou, ainda, em uma situação de crise, o que a instituição precisaria fazer para continuar a arcar com as despesas necessárias. 

É realmente uma forma de se precaver e buscar o equilíbrio dos negócios!

Indicadores de performance

Vale lembrar que os indicadores de performance são sempre muito essenciais para saber se a empresa caminha rumo ao atingimento de metas e se a empresa está atingindo o potencial produtivo de suas operações. 

O controle de caixa também dá sinais nesse sentido. 

Por exemplo, ao ter os dados detalhados das vendas realizadas, nesta semana, é possível saber se a equipe conseguirá atingir a meta mensal. 

Como escolher o melhor sistema de controle de caixa para o seu negócio?

Um bom sistema de controle de caixa precisa ser prático,intuitivo e personalizado com os principais indicadores importantes para o seu negócio. 

Também é essencial que faça atualizações frequentemente para que, assim, os gestores consigam fazer análises mais precisas da operação como um todo. 

Outro ponto importante é o software realizar o armazenamento dos dados na nuvem.

Afinal, essa é uma prática que oferece mais segurança, ao contrário dos sistemas que deixam as informações apenas na memória do computador. 

E é claro que a ferramenta possua relatórios sobre o fluxo de caixa, simulações financeiras e análises de riscos. 

TOTVS Painel Financeiro

O TOTVS Painel Financeiro é a melhor escolha para você realizar o controle do caixa. O software é 100% integrado ao seu ERP, além disso, é simples e intuitivo. 

Com ele, também é viável fazer as seguintes tarefas: 

  • projeção de receitas e despesas;
  • análise do fluxo de caixa;
  • simulação de cenários financeiros;
  • visualização e ajustes de transações financeiras;
  • análise de indicadores de performance.

A plataforma da TOTVS também faz o armazenamento dos dados na nuvem, fora isso, as atualizações são realizadas automaticamente a cada cinco minutos, o que dá ao gestor maior poder de controle sobre suas finanças.

Além disso, você pode contar também com a automação de tarefas mecânicas para dar maior autonomia ao seu time e focar as atividades de maneira mais estratégica.  

Descubra mais sobre essas e outras vantagens sobre o TOTVS Painel Financeiro clicando aqui!!

Conclusão

Neste conteúdo, você conferiu o quanto o controle de caixa — registro de entrada e saída de dinheiro — é importante para a manutenção, sobrevivência e crescimento dos negócios. 

A apuração dá uma noção clara e segura de quais são os ganhos, despesas e investimentos possíveis de serem feitos de forma diária, semanal e mensal da empresa. 

Mais do que isso, ajuda na tomada de decisões, na projeção de cenários financeiros e na análise dos indicadores de desempenho. 

Sendo assim, ter o tal controle é algo imprescindível mesmo!

Já para garantir a praticidade e segurança em todas as tarefas, conte com o Painel Financeiro da TOTVS. 

O software é simples, fácil e intuitivo. Ele também possibilita que você tenha relatórios sobre a situação atual e futura dos negócios. 

Gostou do tema? Então continue antenado no nosso blog para ficar sempre atualizado sobre o que há de novo no mundo da tecnologia!

Nova call to action

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.