Orçamento de serviços: descubra se você está fazendo da maneira certa

Elaborar um orçamento de serviços pode ser mais complexo do que parece. Você não se baseia em um preço de custo e margem de lucro — como nas vendas de produtos — mas precisa levar em conta também aspectos mais subjetivos, como a mão de obra, o tempo de realização do serviço e outros pontos semelhantes.

Se precificar um produto é complicado, o desafio em um orçamento de serviços é ainda maior. Entretanto, um orçamento bem elaborado é essencial para manter o equilíbrio financeiro da empresa e alcançar os seus objetivos estratégicos. Afinal de contas, custos mal calculados podem fazer com que você tenha prejuízo — ou seja, “pagar para trabalhar”.

Você sabe tudo o que deve considerar na hora de dar preço a um serviço? Neste post, listamos os principais custos envolvidos e mostramos como estruturar um orçamento de serviços da melhor forma possível. Acompanhe e saiba mais a respeito!

A importância de um orçamento bem elaborado

Elaborar minuciosamente o orçamento traz garantias para os dois lados da negociação: empresa e cliente.

Do seu lado, há a certeza de englobar todos os custos. A precificação de serviços pode envolver detalhes que geralmente passam despercebidos, como gastos com deslocamento, combustível e a própria mão de obra. Caso se esqueça de considerar esses pontos, a sua margem de lucro fica prejudicada, e isso pode comprometer a sustentabilidade da empresa em pouco tempo.

Ao fazer um orçamento, você evita esquecer de um desses pontos e cria um histórico. Assim, pode sempre consultar os documentos elaborados anteriormente e utilizá-los como base para os próximos, padronizando a precificação.

Já para o cliente, o orçamento serve como instrumento de segurança, pois especifica o que está ou não incluído no serviço prestado. Ele já sabe o que esperar: entrega, forma de pagamento, etapas envolvidas etc. Assim, o comprador sabe pelo que está pagando e pode, se for o caso, solicitar adequações para atender com exatidão às suas necessidades.

A fase de análise de custos para definição de preço

Para definir quais custos estão envolvidos na prestação do serviço, comece fazendo um brainstorming. Rascunhe tudo que vem à cabeça sobre o processo de execução da atividade. Inclua, por exemplo:

  • a visita técnica realizada ao cliente para levantamento das necessidades;
  • o tempo gasto cotando materiais ou serviços de terceiros necessários à execução do serviço;
  • a locação de equipamentos para a realização da atividade, quando for o caso;
  • o custo da equipe envolvida, levando em conta o valor da hora trabalhada e o tempo previsto de participação de cada um;
  • a margem de lucro esperada etc.

Depois, você revisa os pontos anotados até chegar ao modelo ideal.

O cálculo da margem de lucro

Aqui, cabe um alerta. Um erro bem comum é calcular a margem de lucro em cima dos custos levantados. Suponha que o custo total ficou em R$2.000,00 e a margem desejada é de 30% de lucro bruto (antes de descontar impostos e outros encargos). Se você calcular 30% de R$2.000,00, chegará a uma margem de R$600,00 e terá um preço final de R$2.600,00. Mas isso está errado.

Calcule quanto R$600,00 representa sobre R$2.600,00. A resposta é 23%, certo? Ou seja, esse seria o lucro bruto sobre o valor de venda. O equívoco acontece porque a margem deve ser calculada sobre o preço final, não sobre os custos. Se calcular errado, você acaba prejudicando toda a sua contabilidade e colocando em risco a lucratividade de seus contratos. Portanto, o correto é fazer a conta da seguinte forma:

PREÇO FINAL = CUSTO * (100%)/(100% – MARGEM DE LUCRO DESEJADA)

Ou seja, no exemplo que demos, fica:

PREÇO FINAL = 2000 * 100%/(100% – 30%)

PREÇO FINAL = 2000*100%/70%

PREÇO FINAL = R$ 2.857,14

Se você calcular quanto sai 30% de R$2.857,14, encontrará exatos R$857,14. Dessa forma, a precificação estará correta. É importante conhecer as alíquotas dos impostos a pagar (como ISS, Cofins, PIS e IR), para chegar a um resultado mais completo.

Lembre-se de estabelecer uma faixa de lucro máxima e mínima, pois boa parte dos clientes pede descontos. E também porque o seu orçamento enfrenta concorrentes. Então, caso você defina a margem de lucro entre 25% e 40%, repasse o orçamento com a possibilidade máxima. Assim, terá 15% de “sobra”, que pode usar para negociar com o cliente.

Mas se mantenha dentro da média de preços praticada no mercado, senão você pode ficar fora da disputa, perdendo para outro fornecedor com preços melhores.

Os elementos mais importantes em um orçamento de serviços

Elaborar o orçamento de serviços não diz respeito somente aos seus controles internos. Você precisa criar uma interface para apresentação ao cliente. Ter um modelo definido passa a imagem de uma empresa organizada e comprometida com a qualidade e satisfação do consumidor.

Quando os seus clientes recebem um documento timbrado, seguindo um padrão visual, organizado e com informações claras, eles apropriam características positivas à imagem da sua empresa, como transparência, profissionalismo e seriedade.

Portanto, tenha um modelo predefinido e siga sempre esse padrão. Nada de dizer apenas o valor do serviço orçado por e-mail — ou, pior ainda, por WhatsApp ou qualquer meio informal. Para ajudar, elencamos os principais elementos que devem constar no seu orçamento de serviços. Confira!

Identificação da empresa

É básico ter o logotipo da sua empresa, além de um cabeçalho ou rodapé no qual constem informações fundamentais, como CNPJ, endereço, telefone e e-mail de contato.

Padrão de identidade visual

As cores utilizadas no documento devem seguir o padrão de identidade visual da sua empresa. Portanto, utilize as mesmas cores e o mesmo estilo de elementos oficiais como a fachada da empresa, o seu logotipo, o seu cartão de visitas etc.

Dados do cliente

O orçamento precisa especificar a quem se destina, com nome na empresa-cliente, pessoa de contato e telefone. Isso individualiza a informação, mostrando que as condições apresentadas são aquelas negociadas diretamente com aquele cliente específico.

Dados do serviço

De forma bem detalhada, discrimine o que está incluído. Esse é o ponto principal de um orçamento bem elaborado e não pode deixar margem para dúvidas ou questionamentos posteriores.

Prazo para execução do serviço

Especifique em quanto tempo será feita a entrega total do serviço que o cliente está contratando e a partir de quando esse prazo começa a contar (do pagamento ou da assinatura do contrato, por exemplo).

Validade do orçamento

É extremamente importante especificar por quanto tempo os valores informados ficarão válidos. Assim, você evita que um cliente entre em contato meses depois e queira fazer a contratação nas mesmas condições — o que nem sempre é praticável.

Condições de pagamento

Defina as opções de pagamento: a forma aceita (cartão, cheque, boleto etc.) e possíveis parcelamentos. Também indique se houver algum desconto para pagamento à vista.

Custos extras

Serviços opcionais, contratados à parte da execução da atividade principal, devem ser elencados em separado. É o caso, por exemplo, de frete e montagem.

Essas são as informações fundamentais que o seu orçamento de serviços deve conter.

Os benefícios de um ERP na elaboração de orçamentos eficientes

Sua empresa já utiliza um ERP? O Enterprise Resource Planning é o tipo de sistema que integra vários setores e geralmente é contratado em módulos. Com ele, você interliga as informações estratégicas de diferentes fontes, como comercial, compras, faturamento e contabilidade.

Graças a essa integração, um ERP ajuda muito na elaboração de um orçamento de serviços acertado, pois consegue envolver os diferentes processos e setores que impactam a precificação. Uma vez confirmada a contratação, você pode:

  • gerar uma Ordem de Serviço a partir do orçamento elaborado;
  • acionar as equipes envolvidas;
  • gerar os boletos para pagamento;
  • calcular comissões e impostos etc.

Percebe como a margem de erros — tanto de cálculo como de execução — diminuem muito? Pois é. Com a ajuda da tecnologia, a tarefa, como um todo, fica muito mais fácil.

Um orçamento de serviços bem-feito diz muito sobre a sua empresa, transmitindo seriedade e profissionalismo. Além disso, ele traz segurança para todos os envolvidos. Dedique algum tempo para elaborar um padrão e, das próximas vezes, ficará bem mais fácil orçar os seus serviços!

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Comentários

  1. Muito boa a explicaçao,

    1. Valeu Francisco! 😉

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