Sistema para hotel: como a tecnologia otimiza a gestão e a experiência do hóspede

Você já calculou quanto tempo (e dinheiro) seu hotel perde com processos manuais ou falta de integração entre as áreas? Um bom sistema para hotel pode transformar o cenário com automação de tarefas e centralização da gestão. 

Tudo o que seu hóspede quer é um bom atendimento aliado a uma experiência sensacional, seja em uma viagem de negócios ou lazer.

É nesse cenário que um sistema de gestão hoteleira entra em ação, trazendo diversas frentes de atuação dentro da rotina, da reserva ao check-out.

Neste conteúdo, vamos falar sobre os benefícios e funcionalidades desse sistema, além de apresentar soluções que vão transformar a sua gestão hoteleira. Aproveite a leitura!

Como um sistema para hotel pode ajudar o seu negócio?

Ao contar com um sistema como o PMS (Property Management System), você não apenas reduz erros e organiza processos internos, como também melhora a experiência dos hóspedes. 

Implementar um software de gestão hoteleira torna mais fácil o controle de rotinas, como check-in e check-out. Esses tópicos, por exemplo, costumam ter filas acumuladas, algo que desagrada muito o público.

Da mesma forma, é comum observar falhas de comunicação entre pedidos de reservas não aprovados em tempo pela recepção, causando um grande transtorno para o hóspede.

Mas não são só essas tarefas de frontoffice que saem ganhando com a modernização dos sistemas. Veja outros setores que também são afetados positivamente ao modernizar a gestão de hotéis:

• Almoxarifado;
• Contábil;
• Finanças;
• Compras;
• Contratos;
• Planejamento e Orçamento;
• Controle de Qualidade,
• Faturas.

Funções do sistema de gestão para hotéis

O principal objetivo de um bom sistema para hotel é automatizar processos de diferentes áreas e centralizar os dados operacionais, garantindo uma gestão integrada.

Para isso, ele entrega funcionalidades essenciais para manter o negócio mais organizado e eficiente. Vamos conhecer algumas delas a seguir.

Gestão de reservas e ocupação

O software de gestão hoteleira permite monitorar, em tempo real, a disponibilidade de quartos e as reservas realizadas por diferentes canais de venda, como site do seu hotel e OTAs (Online Travel Agencies).

Se um hóspede cancelar a reserva pelo site, por exemplo, o sistema atualiza instantaneamente a disponibilidade no balcão e nas agências online. 

Isso garante maior controle sobre a ocupação, o que ajuda a evitar problemas como overbooking e o anúncio de quartos em manutenção ou ainda ocupados. 

Automatização do check-in e check-out

Como mencionamos anteriormente, o processo de check-in e check-out pode ser otimizado com o apoio da tecnologia.

Ao automatizar essas etapas da hospedagem, você agiliza a entrada e saída de hóspedes, evita filas na recepção e torna o processo muito mais fluido. 

O sistema também apresenta a possibilidade de check-in antecipado, feito online, o que garante conforto e conveniência para o hóspede — contribuindo para uma experiência mais agradável desde o início. 

Integração entre setores

O software de gestão facilita a comunicação entre diferentes áreas, como recepção, limpeza e financeiro. 

Na prática, além de centralizar informações importantes para o gerenciamento do hotel, essa integração também reduz ruídos operacionais, evitando erros e agilizando a solução de problemas. 

Controle financeiro

Outra funcionalidade muito importante dos sistemas para hotéis é a gestão financeira. Ela permite controlar e otimizar tarefas como a conciliação de pagamentos, emissão de notas fiscais e gastos operacionais.

Além disso, as soluções geram relatórios que permitem avaliar a saúde financeira da empresa e acompanhar indicadores como receita diária, o que facilita a tomada de decisões. 

Gestão de relacionamento com o hóspede

Alguns sistemas oferecem recursos de CRM (Customer Relationship Management), funcionalidade que permite registrar preferências dos hóspedes, acompanhar feedbacks e criar ações personalizadas para fidelização.

Se um cliente sempre frequenta seu hotel em junho e prefere um quarto com vista, por exemplo, o sistema guarda essa informação e pode sugerir uma oferta exclusiva no mesmo período, com esse tipo de acomodação.

Principais benefícios de um sistema para hotel

Oferecer uma boa recepção é fundamental, mas é preciso ir além para garantir a satisfação e conquistar a fidelização dos hóspedes. 

É preciso trazer inovações e potencializar a jornada do público, fixando a experiência em sua memória. Nesse quesito, a tecnologia é a melhor escolha para apoiar todas as etapas do processo — do primeiro clique na reserva até o check-out.

Destacamos alguns dos benefícios do sistema de gestão neste contexto:

• Vendas integradas: os sistemas hoteleiros permitem integrar o setor comercial com o de vendas de agências de viagem e sites de buscas, fazendo a comparação dos preços de pacotes;
• Agilidade nas reservas: ao permitir inserir e editar reservas (individuais ou de grupos) com agilidade e de forma centralizada, o sistema ajuda a evitar erros, como duplicidade ou inconsistências nas tarifas e prazos;
• Atendimento com mobilidade: o uso de recursos móveis permite que a equipe ofereça suporte ao hóspede fora do balcão, otimizando processos como preenchimento da FNRH ou consulta à Roomlist diretamente pelo celular;
• Planejamento de receita mais inteligente: a tecnologia permite prever a demanda de hospedagem e flexibilizar tarifas para períodos de menor procura. Isso melhora o aproveitamento da ocupação sem comprometer a competitividade dos preços.

Qual o melhor sistema para hotel?

Entre as diversas opções disponíveis no mercado, o melhor sistema é aquele que centraliza as informações, automatiza tarefas e oferece uma gestão integrada de todas as áreas, do atendimento ao backoffice.

A tecnologia pode aumentar a produtividade e transformar a experiência do hóspede, sempre agregando valor ao estabelecimento, mas é importante escolher um software de gestão alinhado às necessidades do seu negócio.

Os sistemas TOTVS para hotelaria ajudam você a otimizar todas as etapas operacionais, com soluções completas e modulares, que se conectam para proporcionar uma gestão eficiente e uma operação muito mais fluida.

Confira algumas das funcionalidades que podem fazer a diferença na rotina do seu negócio.

Gestor de canais

O Gestor de Canais by CM Reservas centraliza a gestão de canais de venda, como OTAs, sites e operadoras.

Com ele, você consegue atualizar tarifas e disponibilidade de quartos em tempo real, de maneira simultânea e automatizada. Assim, é possível reduzir o tempo gasto com atualizações manuais.

PMS (Property Management System)

Com o TOTVS Hotelaria PMS SaaS, a gestão de reservas, check-in e check-out, governança e recepção acontece de forma integrada. 

Esse sistema funciona como o coração da sua operação, melhorando a comunicação interna e evitando falhas comuns, como o não registro de solicitações ou atrasos no atendimento.

Backoffice SaaS

Com módulos específicos para as áreas contábil, financeira, fiscal e de compras, o TOTVS Hotelaria Backoffice SaaS garante mais controle e padronização das rotinas administrativas.

Tudo isso com integração nativa ao PMS SaaS, mantendo sua operação centralizada e eliminando retrabalhos.

Distribuição hoteleira 

O TOTVS Hotelaria Distribuição oferece uma estrutura flexível para que você monte o pacote mais adequado para o seu negócio. 

Ele permite definir diferentes regras e tarifas para públicos e canais variados, potencializando as vendas em todos os pontos de contato com o cliente, além de contar com recursos como check-in antecipado e preenchimento de ficha.

A integração com o motor de reservas também facilita a jornada do hóspede desde o primeiro clique.

POS (Point of Sale)

O TOTVS Hotelaria POS apresenta uma suíte de sistemas para ponto de venda, com funcionalidades que agilizam o atendimento e garantem uma gestão eficiente em diferentes PDVs.

Além disso, oferece integração nativa aos ERPs da TOTVS e com sistemas de PMS, o que permite a incorporação automática de dados coletados em pontos de vendas aos sistemas de gestão financeira, fiscal e contábil. 

Otimizador de receita

Com base em dados históricos e algoritmos inteligentes, o TOTVS Hotelaria Otimizador de Receita analisa padrões de demanda e sugere as melhores estratégias de precificação.

É a solução ideal para lidar com variações sazonais e aumentar a rentabilidade do hotel sem comprometer a competitividade.

RMS (Revenue Management System)

O Revenue Management System (RMS) é uma ferramenta que ajuda a tomar decisões mais estratégicas sobre preços, disponibilidade e canais.

Com o RMS Hotelaria by Bebook, você recebe sugestões de preços automáticas, baseadas em dados como histórico de demanda, histórico de ocupação do seu hotel em determinado período e preços dinâmicos do mercado.

Isso ajuda a prever tendências e ajustar sua operação para garantir máxima ocupação e lucratividade.

Soluções TOTVS para hotelaria: gestão completa para todos os perfis de hotel

Como vimos, a TOTVS oferece um portfólio completo de soluções para o setor hoteleiro, com tecnologias que atendem a sua operação de ponta a ponta.

São sistemas modulares, escaláveis e integrados, que garantem mais controle sobre todas as etapas, contribuindo para a eficiência da gestão e proporcionando uma experiência inesquecível para os hóspedes. 

Com foco em agilidade, integração e otimização de processos, as soluções da TOTVS apoiam a tomada de decisões e elevam o nível da gestão hoteleira.

A rede Samba Hotéis, por exemplo,  utiliza os sistemas TOTVS para otimizar sua operação. Com mais de 10 anos de experiência no setor, a escolha foi motivada pelos benefícios proporcionados pelas soluções.

“Segurança na informação, segurança nos processos do dia a dia e a eficácia de um sistema que nos permite dar tanto agilidade quanto informação em tempo real para a tomada de decisões aqui na empresa”, compartilha Guilherme Castro, CEO da empresa.

Confira o depoimento completo e descubra como a parceria com a TOTVS tem aprimorado a gestão da rede Samba Hotéis:

Conheça os sistemas TOTVS para hotelaria e otimize a gestão do seu negócio! 

Conclusão

Mais do que automatizar tarefas, um bom sistema para hotel amplia a visão estratégica do negócio, ajudando a prever a demanda, ajustar preços com inteligência e garantir uma jornada mais fluida para o hóspede.

Isso é essencial para uma gestão estratégica, que precisa de agilidade na tomada de decisões e foco total na experiência dos hóspedes.

Neste cenário, adotar soluções capazes de responder, em tempo real, aos desafios da operação diária é o que diferencia os hotéis que encantam e oferecem uma estadia inesquecível. 

Quer saber outras maneiras de otimizar a sua operação com o apoio da tecnologia? Confira também nosso conteúdo sobre digitalização do setor hoteleiro!