A escolha de um ERP para hotel é o primeiro passo para transformar a gestão do seu negócio em uma operação realmente integrada, estratégica e eficiente.
Esse tipo de solução conecta todas as áreas do seu hotel, trazendo uma visão ampla que permite maior controle e precisão sobre os processos.
Isso sem contar a possibilidade de automatizar diversas tarefas rotineiras para que sua equipe foque no que realmente importa: atendimento ao cliente e crescimento do negócio.
Em um setor que depende de agilidade, hospitalidade e organização, esses são fatores essenciais.
Para aproveitar tudo isso no seu hotel também, continue a leitura e entenda como funciona o ERP, quais atividades o sistema pode automatizar e como escolher a solução ideal.
O que é e como funciona um ERP para hotel?
O ERP para hotel é um sistema de gestão, desenvolvido para centralizar todas as atividades administrativas e operacionais de um empreendimento hoteleiro, das reservas ao controle de estoque, em uma única plataforma.
A sigla significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais em português, e o termo já diz muito sobre a função desse sistema: organizar os recursos e processos de uma empresa (neste caso, de hotéis).
Na prática, o ERP conecta diferentes áreas do negócio e permite acompanhar, em tempo real, todas as operações do hotel.
Quais tarefas podem ser automatizadas com o apoio de um ERP para hotel?
O sistema de gestão para hotéis permite automatizar diversos processos, desde o backoffice até a experiência do hóspede.
Para entender melhor como funciona essa tecnologia e como ela pode otimizar a sua gestão hoteleira, separamos as principais tarefas que podem ser automatizadas com o ERP. Confira a seguir.
Gestão de staff
Gerenciar pessoas de forma eficiente é essencial para manter a operação fluindo, afinal a hospedagem depende da equipe para funcionar.
Com o ERP, você pode tornar a gestão de pessoas mais estratégica. O sistema automatiza escalas de trabalho, controla jornadas e integra os dados diretamente à folha de pagamento, reduzindo erros e otimizando o tempo do seu time.
Além disso, você também consegue acompanhar indicadores de desempenho pelo software, incluindo taxas de turnover, absenteísmo e até mesmo horas extras dos colaboradores.
Controle de estoque
O ERP permite automatizar todo o fluxo de entrada e saída de produtos, incluindo alimentos, bebidas e materiais de limpeza.
Além de automatizar, você acompanha em tempo real e de forma detalhada cada etapa do processo, desde o registro de notas fiscais até o acompanhamento do consumo por departamento.
Isso evita desperdícios, melhora o planejamento de compras e evita a falta de produtos, que podem afetar a experiência dos hóspedes. Tudo isso mantendo o controle financeiro.
Gestão da recepção
O ERP também garante uma gestão totalmente digitalizada do check-in e check-out no hotel, sincronizando informações em tempo real com o sistema de reservas e o financeiro.
Como consequência, sua operação torna-se mais ágil, transparente e personalizada. Essa automação reduz filas, elimina retrabalhos e melhora a satisfação do cliente.
Controle de pensão dos hóspedes
O acompanhamento das pensões (completa, meia ou café da manhã) é feito de forma automatizada com o apoio de um sistema de gestão para hotéis.
Além de assegurar que cada cobrança seja feita corretamente conforme o pacote contratado, o sistema também registra consumos adicionais, integra os dados com o restaurante e gera relatórios detalhados.
Isso permite um controle mais preciso de custos e receitas por hóspede ou grupo, assim como evita falhas na cobrança.
Gestão financeira e contábil
Um ERP para hotel centraliza e automatiza todas as movimentações financeiras da operação. Das contas a pagar e receber à conciliação bancária, essa tecnologia é uma grande aliada para manter a saúde financeira do seu negócio.
O sistema também permite gerar relatórios contábeis e fiscais em conformidade com a legislação vigente, garantindo transparência e segurança na gestão financeira.
Com dashboards intuitivos, é possível acompanhar o desempenho do negócio em tempo real, apoiando decisões mais estratégicas.
Serviços de governança hoteleira
O ERP também facilita a rotina das equipes de limpeza e manutenção, automatizando o controle de status dos quartos (limpo, ocupado, em manutenção ou disponível).
Você pode configurar avisos para que a equipe seja notificada automaticamente sobre saídas, reservas ou necessidades específicas em cada quarto.
Isso garante maior agilidade e permite padronizar os serviços, o que se reflete também na experiência do hóspede.
Gestão de reservas
O sistema de gestão pode ser integrado ao PMS (Property Management System) para consolidar informações vindas de diferentes canais de venda, como site, telefone ou OTAs (Agências de Viagem Online).
Com isso, é possível manter controle total sobre sua ocupação, tarifas e disponibilidade. Assim você evita overbooking e duplicidades de informações.
Quais os benefícios do sistema de gestão para hotéis?
O sistema de gestão para hotéis transforma tarefas repetitivas e processos manuais a partir da automação inteligente, trazendo agilidade e precisão para a operação.
Com a centralização dos dados, é possível ter uma visão integrada de todas as áreas do negócio e aproveitar inúmeros benefícios, como:
- Maior produtividade: automação de processos repetitivos, liberando a equipe para focar no atendimento ao cliente e em tarefas mais estratégicas;
- Experiência aprimorada do hóspede: check-in e check-out facilitado, comunicações personalizadas e respostas mais rápidas a solicitações;
- Melhor controle financeiro: acompanhamento do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de previsões de receita de forma mais precisa e integrada;
- Tomada de decisão mais assertiva: acesso a relatórios e indicadores em tempo real sobre ocupação, receitas, despesas e desempenho de diferentes setores;
- Conformidade fiscal e segurança de dados: cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas, com total proteção a informações sensíveis, tanto da empresa quanto dos clientes.
Esses benefícios deixam claro que o sistema de gestão para hotéis é um investimento estratégico para qualquer negócio do setor.
Mas, para escolher o ERP ideal, vale entender quais critérios avaliar para garantir que o software realmente atenda às necessidades da sua operação.
O que considerar ao escolher um ERP para hotel?
A escolha de um sistema para hotel tem impacto direto na produtividade, no atendimento e na rentabilidade do negócio, por isso precisa ser feita com atenção.
De maneira geral, existem alguns pontos essenciais para avaliar antes de decidir em qual ERP investir. Confira a seguir nossas dicas para garantir a escolha certa.
Considere as necessidades e objetivos do seu negócio
Cada hotel tem suas características, objetivos e demandas, e o ERP precisa atender esse contexto. Por isso, o primeiro passo é considerar as particularidades da sua operação.
A dica é mapear os gargalos atuais e definir quais resultados você deseja alcançar com o ERP, como aumento da eficiência, melhor experiência do hóspede ou controle financeiro mais preciso, por exemplo.
Avalie o formato e a tecnologia do ERP
Outro fator importante é a tecnologia utilizada no sistema, já que ela vai influenciar diariamente a forma como você e sua equipe aplicam a tecnologia na operação.
Um ERP para hotel em nuvem, por exemplo, oferece escalabilidade, mobilidade e atualizações automáticas, além de maior segurança no armazenamento de informações.
É uma ótima opção para atender as necessidades de tecnologia em hotelaria, um setor que demanda agilidade e disponibilidade para garantir uma excelente experiência ao consumidor.
Verifique o processo de implementação do sistema
A implantação de um bom sistema de gestão para hotéis é rápida e causa o mínimo de impacto possível nas operações diárias. Isso evita paradas desnecessárias e torna a adaptação da equipe mais rápida.
Quando pesquisar e comparar os ERPs do mercado, lembre-se de verificar se o fornecedor oferece suporte técnico, treinamento e acompanhamento durante o processo de implementação.
Além disso, pergunte quanto tempo será necessário para finalizar a implantação.
Opte por fornecedores reconhecidos no mercado
Além de avaliar as funcionalidades e o suporte oferecido pelo sistema, dê preferência a empresas com experiência no mercado, com histórico sólido e expertise para disponibilizar soluções eficientes.
Fornecedores reconhecidos e bem estruturados são uma garantia para a construção de uma parceria de confiança não só para o presente, mas também para o futuro do seu negócio.
Qual é o melhor sistema ERP para hotelaria?
A escolha do melhor ERP para hotel depende diretamente do perfil e das necessidades de cada empreendimento. O sistema ideal é aquele que se adapta à sua operação, otimiza a rotina da equipe e oferece uma visão integrada de todos os processos.
Um pequeno hotel familiar, por exemplo, pode priorizar um sistema mais simples e intuitivo, voltado à automação de tarefas básicas e ao controle financeiro.
Já grandes redes hoteleiras tendem a exigir soluções mais robustas, capazes de integrar múltiplas unidades e setores em tempo real, além de acompanhar a complexidade operacional e disponibilizar insights para a tomada de decisões.
Neste cenário, a TOTVS se destaca por oferecer sistemas pensados especialmente para o setor hoteleiro, sob o olhar de uma empresa 100% brasileira, que entende o mercado nacional.
Além da expertise, a TOTVS traz soluções para negócios de diferentes portes, que se adaptam às suas necessidades e crescem junto com a sua empresa.
Sistemas TOTVS para hotelaria
A gestão hoteleira moderna exige eficiência, integração e agilidade na tomada de decisões, e é aqui que os sistemas da TOTVS entram para ajudar você a impulsionar a sua operação.
Desenvolvidos para atender às diferentes realidades do setor, de pousadas e hotéis independentes até grandes redes, os sistemas oferecem uma gestão completa e centralizada, conectando todas as áreas do negócio em um único ambiente digital.
Além de automatizar rotinas, as soluções permitem uma visão unificada das operações, desde o check-in até o faturamento, com dados precisos e atualizados em tempo real.
Os resultados são mais eficiência, agilidade e rentabilidade para o negócio, como aconteceu com a Costa do Sauípe, referência no setor hoteleiro do país.
Gustavo Syllos, diretor de marketing e vendas da rede, conta que o volume de reservas cresceu 300% depois da adoção dos sistemas TOTVS para hotelaria.
“Teve um ganho de produtividade enorme para nós e com certeza uma economia de escala significativa”, compartilha Syllos.
Aproveite para conferir o case de sucesso e entenda como a TOTVS apoia o crescimento da Costa do Sauípe:
Quer tornar a sua operação mais estratégica e garantir a rentabilidade do seu negócio também? Faça como a Costa do Sauípe e conte com os sistemas TOTVS para hotelaria!
Conclusão
Em um mercado cada vez mais competitivo e tecnológico, contar com um ERP para hotel é uma necessidade para garantir controle preciso das operações, eficiência e crescimento sustentável.
Além de integrar todos os setores do negócio e simplificar processos, um bom sistema de gestão para hotéis também melhora a experiência do hóspede, oferecendo um atendimento mais ágil, transparente e personalizado.
Neste conteúdo, você conheceu quais tarefas podem ser automatizadas com o apoio do ERP e descobriu os critérios essenciais para escolher a melhor solução para a sua empresa.
Como vimos, a TOTVS oferece sistemas desenvolvidos especialmente para o setor hoteleiro, com tudo o que você precisa para ganhar produtividade, integração e inteligência de dados.
Aproveite para conferir nosso conteúdo sobre digitalização no setor hoteleiro e saiba como a tecnologia está transformando o setor (e como utilizá-la para potencializar seu negócio).
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