O investimento em tecnologia é uma necessidade para as empresas de todos os segmentos e portes e gera vários benefícios. A gestão de documentos digitais fazem parte do avanço tecnológico e agregam muito para todas as organizações.
Esse tipo de documentação proporciona diversas facilidades, como o aumento da segurança, facilidade de compartilhamento de informações, eliminação do uso de papel, redução de custos, além de otimizar todos os processos.
Entretanto, mesmo com várias vantagens da sua utilização, diversas dúvidas surgem. Por exemplo: o documento digital tem valor legal? Como utilizá-lo na empresa?
Para tirar todas as suas dúvidas, elaboramos este artigo para explicar tudo sobre o assunto e quais são as vantagens da sua utilização.
Acompanhe o nosso conteúdo!
O que são documentos digitais?
Os documentos digitais surgiram com o avanço da tecnologia, que trouxe a possibilidade de converter registros físicos em arquivos digitais.
Atualmente, eles são armazenados em nuvem para evitar o uso de outras mídias, como CDs, DVDs e pendrives, por exemplo, o que proporciona mais segurança e praticidade.
Com isso, muitos documentos que antes eram físicos são utilizados de forma digital. Notas fiscais eletrônicas, declarações de Imposto de Renda, contratos de trabalho, propostas comerciais e relatórios financeiros são alguns exemplos.
Mas será que os documentos digitais têm valor legal? É sobre isso que vamos explicar no próximo tópico.
Documentos digitais têm valor legal?
Sim. A Lei da Digitalização de Documentos (Decreto nº 10.278) trouxe os requisitos para a digitalização de documentos, de modo a proporcionar a elas os mesmos efeitos legais dos originais.
Vale destacar que essa lei modernizou a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 (regulamentou a digitalização e o armazenamento de documentos públicos e privados) e a Lei nº 13.874/2019.
Confira um trecho do Decreto nº 10.278:
“Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”
Portanto, o documento digital é válido e tem valor legal.
Com a lei, não é mais necessário armazenar os documentos originais em papel para ter efeito legal e eles podem ser descartados. Isso porque os documentos que foram digitalizados passam a ter validade jurídica.
No entanto, uma boa gestão de documentos digitais depende de contar com um sistema que faça o processo de digitalização com segurança e proteja as informações.
Ele também deve estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Exemplos de documentos já disponíveis na versão digital
Agora que você já sabe o que são documentos digitais e que eles têm valor legal, segundo a legislação, está na hora de conhecer alguns modelos de documentos que já estão disponíveis na versão digital.
CPF e RG
A Carteira de Identidade (RG) pode ser baixada no e-identidade, que é um aplicativo da polícia civil do Distrito Federal. Ele mostra as mesmas informações do RG impresso, como CPF, Título de Eleitor e CTPS.
Já para quem é de São Paulo, pode emitir o documento de identidade digital pelo aplicativo RG Digital SP. Entretanto, o RG físico precisa conter o QR Code para conseguir baixar o documento.
O CPF pode ser emitido no aplicativo CPF Digital RFB depois de validar a biometria digital e fazer uma prova de vida, para confirmar a sua identidade. Assim, ele tem validade legal e serve como um documento de identificação.
Entretanto, o aplicativo só pode ser usado por quem possui a CNH, que utiliza biometria digital para autenticar o cadastro.
Carteira de trabalho
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é emitida automaticamente e contém informações, como número do PIS, contratos de trabalho e rescisões contratuais. Para habilitá-la, é preciso fazer o download do aplicativo CTPS Digital.
Ao acessar o aplicativo você terá as informações de PIS, CPF, as empresas que você trabalhou e as alterações que foram feitas durante o período de trabalho.
CNH e CRLV
A CNH Digital pode ser cadastrada para quem tem a última versão do documento, que conta com o QR Code.
Para isso, basta fazer o download do aplicativo Carteira Digital de Trânsito, fazer o cadastro e a validação do e-mail.
Após isso, escaneie o código de segurança da CNH e faça a prova de vida (movimento físico simples para garantir que a pessoa é quem diz ser).
Finalize depois de informar o número de celular, crie uma senha e a CNH digital estará disponível no aplicativo.
Além da CNH, também é possível ter a versão digital do Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV) e conferir as infrações do motorista.
No caso de pessoa jurídica, em geral, o CRLV eletrônico não pode ser obtido no aplicativo da CNH Digital. Porém, há duas opções para obtê-lo:
- Baixar o CRLV-e em aplicativo próprio, caso se enquadre em um dos estados abrangidos (taxa de emissão varia conforme a localidade).
- Baixar o CRLV Digital PJ no site da Senatran (Secretaria Nacional de Trânsito), com certificado digital no padrão ICP-Brasil emitido em nome da empresa proprietária do veículo.
Título de eleitor
Para utilizar o e-Título, basta baixar o aplicativo e preencher os dados solicitados e, em seguida, consultar para ver o documento virtual.
Vale ressaltar que o documento digital do título de eleitor substitui a versão física se o eleitor tiver o cadastro biométrico.
Nele, você pode consultar os locais de votação, fazer o cadastro como mesário e emitir o certificado de quitação dos votos.
Atualmente, os cidadãos brasileiros inclusive podem usufruir de uma carteira de documentos digitais, sabia?
Nela, é possível consultar carteira de identidade nacional, CNH digital e outros documentos.
- Leia também: Digitalização de documentos: benefícios e como fazer.
Quais são as vantagens dos documentos digitais para as empresas?
Você já sabe que os arquivos digitais surgiram para facilitar o dia a dia de Pessoas Físicas e Jurídicas. Confira agora as suas principais vantagens:
Proteção e segurança
Adotar a documentação digital proporciona mais proteção e segurança para as empresas e para os profissionais.
Isso porque as ferramentas para autenticação de assinaturas garantem a validade dos documentos, bem como a criptografia dos dados.
Além disso, os sistemas de armazenamento protegem todos os arquivos de acessos que não sejam autorizados, pois permitem o controle de acesso e exigem validação de dados, senha e criptografia dos registros.
Em suma, tudo isso leva a empresa a garantir um maior nível de segurança de informação.
Redução os custos
Você sabe que garantir a eficiência em um ambiente corporativo é ainda mais desafiador quando priorizam o uso do papel, não é mesmo?
Pois, para assinar um contrato, por exemplo, é preciso imprimi-lo, enviar para as partes envolvidas, aguardar a assinatura e o reconhecimento de firma.
Tudo isso pode demorar dias e demandar gastos desnecessários com papel, impressão, envio e coleta de documentos, o que não aconteceria se o contrato fosse digitalizado e assinado eletronicamente.
Por isso, a manutenção de arquivos digitais pode reduzir os custos com o uso de papéis, materiais de escritório, tinta de impressora e deslocamento de motoboy, o que possibilita consultas e entregas com mais rapidez.
Facilidade de acesso e compartilhamento
Imagine uma mesa cheia de documentos físicos para serem armazenados e o tempo que você gastará fazendo isso. Imaginou?
Com uma documentação digital, você não precisará mais perder tempo fazendo isso e pode encontrar um documento com muita agilidade.
Isso porque o armazenamento dos arquivos digitais em nuvem garante mais mobilidade e permite o acesso imediato de qualquer lugar.
Vale pontuar também que o compartilhamento da documentação com todos os colaboradores da empresa é igualmente rápida.
Colaboração com a sustentabilidade
Além de reduzir os custos ao evitar o uso de papel, a adoção da documentação digital também promove a sustentabilidade, pois significa que a empresa utiliza os recursos naturais de forma inteligente.
Caso um consumidor tenha a opção de comprar uma peça que seja sustentável e outra que foi feita industrialmente, ele optará pela peça que contribui com a sustentabilidade, porque sabe que também está colaborando para um mundo melhor.
Com isso, preservar o meio ambiente deve ser prioridade das organizações, pois o novo perfil do consumidor procura empresas com foco na responsabilidade social e ambiental.
- Leia também: ESG: o que é, como funciona, vantagens e características.
Aumento da produtividade
Com a gestão de documentos digitais ao invés dos físicos, os colaboradores de uma empresa podem dedicar o tempo em outras atividades relevantes que contribuam para os resultados da empresa.
Pois, a facilidade de acesso e a segurança que eles proporcionam, otimizam o tempo e aumentam a produtividade.
Economia de espaço
Como os arquivos digitais são armazenados em nuvem, ocorre a otimização de espaço, pois não são todos os documentos físicos que devem ser guardados.
Além disso, você não gastará horas procurando um documento no arquivo ou em gavetas, porque pode acessar qualquer documento com rapidez pelo sistema.
As respostas para as principais dúvidas sobre o tema
Ainda está com dúvida sobre os documentos digitais? Para ajudar você, separamos as principais respostas para algumas perguntas frequentes.
Confira a seguir:
Documento digital e digitalizado são a mesma coisa?
Não são a mesma coisa. Pois, o documento digital nasce no ambiente digitalizado, ou seja, ele é um documento nato digital e é criado eletronicamente.
A validade jurídica e a segurança deste documento é garantida com o uso do certificado digital, o que assegura também a autenticidade do documento.
Já o documento digitalizado, é como um representante digital de um documento produzido em outro formato, como o papel, que se tornou digital por meio da digitalização.
Vale ressaltar que a digitalização facilita o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma empresa. Assim, as informações chegam mais facilmente aos colaboradores e agiliza a consulta dos documentos.
Como fazer um documento digital?
O documento digital pode ser feito pelos aplicativos que são disponibilizados para alguns deles, como Título de Eleitor, CNH e Carteira de Trabalho.
Além disso, também pode ser criado por meio da digitalização de um documento físico para que se torne digital. Um sistema que disponibiliza o serviço de digitalização e de validade jurídica pode fazer todo o processo.
Como baixar documento digital?
Para baixar o documento digital, é necessário acessar o local onde ele está armazenado. Caso esteja na nuvem ou em uma plataforma específica, pode ser baixado pelo próprio sistema.
Como fazer a autenticação de documentos digitais?
Para autenticar documento digital, é preciso utilizar um certificado digital CNPJ ou CPF no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) com os dados do responsável.
É comum também fazer a autenticação e levar o documento digitalizado impresso até um cartório que faz o serviço de autenticação.
Como fazer a assinatura de documento digital?
A melhor maneira de fazer a assinatura de um documento digital é utilizar uma plataforma ou sistema de gestão que integre uma solução de assinaturas eletrônicas.
Caso queira garantir ainda mais segurança, é possível também utilizar um certificado digital CNPJ ou CPF.
TOTVS Assinatura Eletrônica
A TOTVS, maior empresa de tecnologia do país, possui um sistema de assinaturas onlines: o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Com ela, você tem mais segurança, agilidade e autenticidade dos documentos, além de economizar no envio de papel.
A plataforma gerencia todos os processos de assinatura eletrônica e assinatura digital com certificados A1 e A3, e proporciona total integração para outros sistemas.
Tudo isso porque a TOTVS se mantém sempre atualizada sobre as tendências exigidas pelo mercado para oferecer as soluções que atendem várias empresas.
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Conclusão
Os documentos digitais surgiram para trazer mais eficiência, praticidade e economia para as empresas. Além disso, ele facilita o acesso aos documentos e agiliza as tarefas internas.
Para contribuir com os arquivos digitais, explicamos que a assinatura eletrônica pode facilitar a aprovação de documentação digital e autenticação de documentos digitais.
Portanto, ter um sistema com foco em assinaturas eletrônicas complementa a digitalização dos documentos e traz vários benefícios para a empresa.
Conte com a tecnologia da TOTVS Assinatura Eletrônica e otimize todos os processos da sua empresa. Que tal aprender como assinar documento com certificado digital?
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