Termo de Responsabilidade: saiba a importância para empresas

Equipe TOTVS | 20 agosto, 2021

O termo de responsabilidade é extremamente importante para a operação de uma empresa. Sua utilização dispensa a necessidade da assinatura à mão para que um cliente, usuário ou parceiro do negócio utilize seus produtos ou serviços.

Hoje em dia, com a LGPD em ação e já aplicando multas e sanções administrativas, não há espaço para erros quando falamos da interação digital.

É que a utilização do termo de responsabilidade vai muito além de uma medida para assegurar a segurança da informação.

Na verdade, trata-se de um mecanismo que fornece respaldo jurídico a determinados compromissos que necessitam de anuência do cliente, usuário ou parceiro comercial.

Com o tempo, o termo de responsabilidade evoluiu e hoje quase todas as empresas o utilizam no meio digital.

Que tal conhecer mais sobre o tema? Preparamos um guia completo para explicar o que é termo de responsabilidade, sua importância, como fazer um e quais inovações utilizar para agilizar a sua interação com os clientes e usuários!

O que é um termo de responsabilidade?

O termo de responsabilidade é uma espécie de aviso legal que descreve a maneira de utilizar, bem como os limites inerentes ao uso de um produto ou serviço. É amplamente utilizado em produtos digitais.

Os termos de responsabilidade fazem parte de um grupo de avisos legais que está cada vez mais comum hoje em dia, como os termos de condição e uso e a política de privacidade.

Eles não se tratam da mesma coisa, mas funcionam seguindo o mesmo princípio:

De obter a anuência do cliente ou usuário quanto às suas cláusulas — ou seja, à aceitação do seu conteúdo.

Normalmente, no termo de responsabilidade, você pode encontrar indicações de:

  • Direitos e deveres das partes;
  • O nível de compromisso que o usuário deve ter para utilizar a solução;
  • Como os dados do cliente serão coletados pela empresa, bem como para qual finalidade serão utilizados;

No ambiente on-line, normalmente a concordância com um termo de responsabilidade é uma ação simples, chamada de clickwrap ou clickthrough.

Você provavelmente já deu sua anuência a vários termos de responsabilidade durante sua vida (muitas vezes, sem sequer lê-los!) através desse método.

Trata-se de um prompt digital que permite aos usuários aceitarem todas as condições de um aviso legal, como um termo de responsabilidade ou a política de privacidade, com apenas um clique.

Assim, caso aceite, você concorda com todos os termos. Caso não, você automaticamente recusa o “contrato”, configurando na desistência do serviço ou produto.

Importância do termo de responsabilidade para as empresas

O termo de responsabilidade é um mecanismo que blinda a empresa, fortalecendo a segurança jurídica das relações comerciais. É uma medida de transparência em relação às suas entregas, aos limites da sua solução e da sua atuação, bem como instrumento que impõe limites às liberdades do usuário.

Basicamente, o termo de responsabilidade delimita o que cada parte na relação comercial pode fazer, indicando o que é considerado descumprimento.

Desse modo, ao aceitar o termo de responsabilidade, a empresa está legalmente protegida contra ações jurídicas injustas ou indevidas.

Como se faz um termo de responsabilidade?

Para fazer um termo de responsabilidade, você deve contar com apoio da sua equipe jurídica e também com uma provedora de tecnologia que facilite a implementação do aviso legal nas páginas e produtos digitais.

Primeiro, partindo do início, é preciso escrever o termo de responsabilidade.

O documento deve ser simples, descrevendo o compromisso assumido pelo usuário de um produto ou serviço. Assim, deve diferenciar seus direitos, deveres e obrigações.

Desse modo, é possível explicitar os riscos envolvidos e as possíveis penalidades caso haja o descumprimento das cláusulas.

Além disso, quando falamos de termos de responsabilidade no mundo digital, nos referimos à ação da anuência através de um clique.

É aqui que a solução de clickwrap tem utilidade, pois simplifica a interação do usuário ou cliente com os avisos legais.

Assim, basta apenas clicar em “Concordo” ou “Não Concordo“, bem como acessar o documento na íntegra, para concluir o processo.

Outra solução válida, dessa vez para empresas que precisam enviar os avisos legais, termos de responsabilidade e contratos direto para as partes envolvidas assinarem, é utilizar uma ferramenta de assinatura eletrônica.

Desse modo, através do software, é possível fazer o upload dos documentos e definir um fluxo de envio, discriminando a ação que cada um deve fazer — se assinar, validar ou testemunhar, sempre de forma eletrônica.

Quem é o responsável por fazer o termo de responsabilidade?

O responsável por fazer o termo de responsabilidade é a empresa que vai prestar o serviço ou vender o produto. Ou seja, a parte que vai prover a solução para o outro.

Existem diferentes modelos na própria Internet, mas o mais recomendado é que sua equipe ou o responsável jurídico pelo negócio se encarregue da elaboração do termo.

Isto é, quando o termo de responsabilidade for destinado à clientes, usuários e parceiros comerciais.

Como mencionamos, o termo de responsabilidade pode ser utilizado para várias finalidades.

Por exemplo: quando um funcionário recebe um veículo da sua empresa, para realizar viagens à trabalho ou usar em seu dia a dia.

Ele deve assinar um termo de responsabilidade que o garante a guarda, mas define seus limites, bem como direitos e deveres.

O mesmo pode acontecer em uma biblioteca, por exemplo.

No momento que você toma um livro emprestado, a biblioteca pode pedir que você assine um termo de responsabilidade, definindo as condições dessa operação.

A relação entre o termo de responsabilidade e compliance

Estar em compliance com as normas e leis é uma necessidade dos negócios. O termo de responsabilidade os ajuda neste processo de conformidade.

Com essa ferramenta, a empresa garante que todos os detalhes quanto aos direitos e deveres de ambas as partes em uma relação comercial estão descritos.

Desse modo, o negócio se protege completamente de ações que podem ser danosas à empresas — como processos jurídicos indevidos.

Além disso, estabelece os limites de uso do produto ou serviço, sinalizando o que configura o descumprimento das suas próprias normas.

E claro, o termo de responsabilidade é um instrumento de afirmação da sua empresa em relação às leis.

Nele, deve ficar claro o porquê da coleta, armazenamento e tratamento dos dados dos clientes, respeitando as diretrizes da LGPD, por exemplo.

Nova call to action

Como a tecnologia transformou os termos de responsabilidade?

Sem soluções tecnológicas seria quase impossível gerenciar os termos de responsabilidade tanto pela questão do volume de informações como também no fornecimento dos dados. Trata-se de uma união necessária para qualquer negócio que busca estar em compliance com as leis.

Uma das principais inovações que facilitou a disseminação dos termos de responsabilidades, bem como de demais avisos legais, foram as soluções de clickwrap.

Rapidamente, elas se espalharam pela Internet, cobrindo a necessidade das empresas que buscavam anuência de usuários online.

Ainda assim, porém, existia uma demanda específica: a gestão da anuência digital.

Ou seja, e se a sua empresa precisar enviar diferentes avisos legais para os usuários ou parceiros comerciais?

Nesse caso, existem softwares capazes de automatizar a gestão de assinaturas eletrônicas (ou seja, facilitando todo processo de anuência em relação ao conteúdo do documento).

Basta definir um fluxo de envio de envio do documento, como um termo de responsabilidade, para as partes interessadas, indicando a ação que precisam realizar.

Ou seja: assinar, testemunhar ou apenas validar eletronicamente.

E pronto, todo processo ocorre com poucos cliques, poupando muito tempo dos envolvidos.

Vantagens da assinatura eletrônica para um termo de responsabilidade

Existem múltiplas vantagens relacionadas a integração da tecnologia de assinatura eletrônica para gestão dos termos de responsabilidade.

Separamos os principais a seguir, continue a leitura para aprender mais:

Flexibilidade

Com uma solução de assinatura eletrônica, você não precisa enviar os termos de responsabilidade e demais avisos legais para assinatura manual.

Ou seja, dispensa todo processo de impressão e logística das cópias físicas, bem como agiliza a própria assinatura, já que não é necessário executar à mão.

Um bom software de assinatura eletrônica garante total conformidade com a lei, fornecendo toda validade jurídica às assinaturas e validações feitas eletronicamente.

Segurança

Normalmente, ao enviar documentos que carecem de assinaturas, há a troca de dados e informações sensíveis. Muitas vezes, até mesmo os termos de responsabilidade podem contê-las.

Por isso, assegurar a integridade das informações e dos dados dos envolvidos é essencial.

Por exemplo, algumas das principais tecnologias de assinaturas eletrônicas fortalecem o sigilo dos dados.

Ou seja, apenas podem visualizar o conteúdo dos documentos àqueles que emitirem e receberem o mesmo.

Afinal, o acesso à plataforma é único e independente, de maneira a realizar uma validação em duas etapas.

Além disso, a própria assinatura eletrônica é um recurso pessoal e intransferível.

Praticidade

Com uma solução de gestão de assinaturas eletrônicas, você pode tornar todo fluxo de requisição de assinaturas, validação e testemunho mais rápido e prático.

Basta fazer o upload do arquivo em PDF, assinar eletronicamente e enviar para o e-mail dos destinatários, definindo também a ação que eles devem fazer.

Desse modo, tudo ocorre em um fluxo automatizado.

Conforme o cliente ou envolvido no processo assina, ele recebe um e-mail de confirmação.

Além disso, todas as assinaturas eletrônicas ficam na última página do arquivo, em um protocolo que contém informações como o código da operação, o status, os assinantes e mais.

Validade jurídica

Obter validade jurídica quer dizer que o seu documento será válido diante de um tribunal, caso ocorra alguma ação jurídica.

A assinatura é um desses elementos de validade jurídica. Porém, não falamos apenas da assinatura manual, mas da assinatura eletrônica também!

É algo que a MP nº 2.200-2 discorre.

A MP define, entre outras coisas, as modalidades de assinaturas eletrônicas, sendo a primeira a “qualificada”, que existe mediante certificação digital.

Já a segunda modalidade, conforme o parágrafo 2 do artigo 10 da MP, diz que qualquer documento assinado de forma eletrônica possui validade jurídica, desde que aceito pelas partes ou pela pessoa a quem for oposto o documento.

Esse último caso trata da assinatura eletrônica simples.

Informações centralizadas

Uma das grandes vantagens do uso de um sistema para gestão das assinaturas eletrônicas é a centralização de informações.

Através de um dashboard completo e intuitivo, você pode controlar todos os processos de assinatura dos documentos — seja como remetente ou destinatário.

Isso quer dizer que você consegue visualizar quais documentos já foram assinados, quais foram rejeitados e quais estão pendentes.

A separação pode ser feita por clientes, em uma visualização simples e que facilita a interação.

Conformidade com a LGPD

Uma plataforma de assinaturas eletrônicas contribui para o compliance com a LGPD em sua empresa.

Isso porque seu uso reduz significativamente o risco de fraudes e vazamentos, já que o acesso é restrito aos envolvidos.

Além disso, claro, uma solução em cloud computing garante a integridade dos documentos. Você pode acessá-los a partir de qualquer dispositivo, inclusive móvel. Só necessita do login e senha!

TOTVS Assinatura Eletrônica 

Cada vez mais, as empresas migram seus processos para o mundo digital. Isso quer dizer que coisas simples, como os termos de responsabilidade, também estão migrando.

Que tal tornar esse processo mais ágil e seguro, contando com 100% de validade jurídica?

Você conhece o TOTVS Assinatura Eletrônica? Trata-se de uma ferramenta para ajudar na gestão de contratos que traz todos os benefícios e diferenciais que citamos durante o conteúdo.

A tecnologia da TOTVS simplifica todo o processo de assinatura de documentos — sejam avisos legais, contratos ou qualquer tipo de documento — com mais flexibilidade e rapidez. 

Se necessitar de assinatura, testemunho ou validação, você pode utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica!

O uso da assinatura eletrônica é uma escolha certa em um mundo corporativo cada vez mais exigente e rápido.

Quer saber o melhor? O TOTVS Assinatura Eletrônica foi desenvolvido de acordo com as premissas da LGPD, garantindo total compliance.

E então, gostou do que leu? Então aproveite: experimente agora o trial de 120 dias do TOTVS Assinatura Eletrônica!

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Conclusão 

O termo de responsabilidade é um aviso legal comum na rotina das empresas, mas que ganhou importância com a aprovação da LGPD.

Garantir a anuência e o consentimento de clientes, usuários e parceiros comerciais é uma obrigação das empresas, assegurando sua proteção jurídica contra ações e processos indevidos.

No entanto, não basta apenas atualizar o texto dos documentos: é necessário encontrar uma solução para todo processo de gestão dos mesmos.

Nesse caso, o TOTVS Assinatura Eletrônica funciona perfeitamente, centralizando a gestão das assinaturas eletrônicas e do fluxo de envio dos documentos aos envolvidos.

Por isso, hoje você tem acesso a tecnologias que irão agilizar as rotinas administrativas do seu negócio e melhorar o seu relacionamento com clientes e parceiros comerciais. Para acompanhar mais conteúdos como esse, assine nossa newsletter e receba os artigos direto em seu e-mail!

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