Controle de horas: como a tecnologia pode ajudar os prestadores de serviços?

Em um primeiro argumento, é difícil convencer funcionários e profissionais terceirizados de que o controle de horas é um benefício para as suas atividades. A maioria se sente vigiada ao ter que bater o ponto na entrada e em intervalos, não é mesmo?

Porém, quando as horas extras e os direitos dos profissionais são colocados dentro do tema, o ponto de vista muda. E essa percepção pode ser melhorada ainda mais quando, em sua análise de desempenho, está a eficiência de suas horas trabalhadas.

Resultados consistentes em 6 horas de trabalho são muito melhores do que em uma carga de 8 horas, tanto para o profissional como para a empresa.

Viu como uma simples análise permite entender qual é o papel estratégico do controle de horas? Então, neste post, mostraremos como deixá-lo ainda mais otimizado para o seu negócio. Confira!

Por que é tão importante o controle de horas nas empresas de serviços?

Não importa o porte da empresa, todas são responsáveis pelo cumprimento dos contratos de trabalho ou prestação de serviços de seus profissionais.

Neles estão discriminados direitos e deveres das duas partes e, entre elas, questões relacionadas à carga horária de trabalho, às escalas, aos dias da semana em que as atividades podem ocorrer, à necessidade da realização de plantões, às horas extras e às demais condições trabalhistas.

Controlar as horas em um sistema como o ERP é fundamental para que uma prova real seja produzida para fins de comprovações ou contestações.

É importante dizer que esse controle é de responsabilidade do empregador. Em casos de prestadores de serviços terceirizados, o sistema de registro deve ser independente daquele utilizado pelos funcionários internos.

Posteriormente, as duas fontes podem ser concentradas e gerenciadas no sistema ERP, por exemplo.

O controle de horas, no entanto, também tem outras aplicações. Empresas que criam metas relacionadas à performance dos funcionários podem precisar de uma fonte segura de informações da jornada trabalhada, por exemplo.

Qual é a importância para o empregador?

Para o empregador, além de criar uma prova real de que ele está em acordo com diversas diretrizes trabalhistas, ainda permite a utilização estratégica desse dado, seja criando metas de desempenho, seja fazendo ajustes em suas escalas e seus serviços.

Por exemplo, uma empresa que faz limpezas em altura poderia identificar, a partir do controle de horas, quais foram os dias e horários com maior ociosidade e baixo acionamento da equipe externa. Dessa forma, é possível propor descontos aos clientes que queiram contratar esses períodos ou oferecer treinamentos para o time nesses momentos.

Como isso influencia para o empregado?

Para o empregado, acima de tudo, é a validação de seu serviço e a garantia de seus direitos como trabalhador.

Ultrapassar o horário de trabalho convencional e não receber os devidos adicionais não está previsto no contrato celebrado com a empresa. Além disso, infringe os direitos governamentais que são assegurados a ele.

No entanto, o controle também garante que a empresa avalie sua regularidade, sua assiduidade e seu compromisso. Em eventuais promoções ou reajustes salariais, tais informações podem contribuir para uma melhor avaliação de seu posicionamento profissional.

Qual é a relação entre o controle de horas e as leis trabalhistas?

Existe uma obrigação legal para que as horas de trabalho sejam computadas. Obviamente, quando descumpridas, geram penalidades aplicadas por entidades de fiscalização ou contestações judiciais.

Registros inconsistentes podem gerar multas para cada trabalhador que tenha a sua folha de ponto em desacordo ou com falhas nas informações.

O pagamento de horas extras e os demais adicionais específicos de cada área também podem ser comprometidos. Quando reclamados na justiça, podem representar um prejuízo ainda maior para o negócio.

Entre outras possibilidades que podem penalizar a empresa por leis trabalhistas, estão:

  • irregularidades nos registros;
  • fraudes realizadas no controle na tentativa de esconder irregularidades;
  • tempo de jornada acima do permitido por lei;
  • ausência de registros.

O que acontece se o controle de horas não for feito de forma correta?

Além das consequências legais mencionadas no tópico anterior, também podemos apontar questões comerciais. Sem um controle de horas na empresa, a análise do desempenho pode ser consideravelmente prejudicada.

A decisão de ampliar a folha de pessoal pode aumentar os custos do negócio de forma desnecessária. Na área de telecomunicações, a falta de controle pode comprometer o dimensionamento e a escala de funcionários de setores-chave.

Além disso, o controle mal feito pode ainda afetar a qualidade dos serviços e, até mesmo, a quantidade das vendas. Afinal de contas, um setor sobrecarregado pode não conseguir atender à demanda com qualidade e dar atenção para novos clientes.

Como a tecnologia pode ajudar os prestadores de serviços?

Empresas com mais de 10 colaboradores são obrigadas a fazerem o controle de horas de seus funcionários, seja manual, seja de forma eletrônica. Porém, é aconselhável que qualquer relação trabalhista tenha esse controle.

Aliás, quanto maior o volume de profissionais e prestadores de serviços, mais desafiador é o seu controle. É preciso investir em tecnologias que não apenas automatizem seu controle, como também ofereçam análises e informações que podem ser utilizadas em tomadas de decisão.

As horas trabalhadas são importantes dados que complementam diversas análises, indicadores e métricas. Assim, quando controladas por softwares, como o sistema ERP, garantem a sua veracidade, organização e qualidade estratégica.

Conheça o ERP da TOTVS

O ERP da TOTVS oferece tudo o que mencionamos no tópico anterior. Com ele, é possível usar os dados da folha de ponto dos funcionários e já relacionar para o controle, a compensação e/ou o pagamento de horas extras. Abonos por consultas médicas e demais rotinas do departamento pessoal e do RH são consideravelmente automatizadas, permitindo que as suas equipes atuem de maneira estratégica.

Como você pôde ver, o controle de horas trabalhadas é uma importante contribuição para as finanças do negócio e para o relacionamento com os funcionários e com as entidades fiscalizadoras do governo. Nesse cenário, o ERP da TOTVS é a ferramenta ideal para promover a gestão eficiente de dados e as reduções de custos.

Com tais argumentos e fatos sobre o controle de horas, tanto empresas como seus profissionais e prestadores de serviços terceirizados podem concordar que a sua função estratégica vai além da redução de custos, contribuindo também para uma melhoria do clima organizacional.

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