Escrituração Contábil Fiscal: entenda a nova obrigação acessória da SPED

Escrituração Contábil Fiscal: entenda a nova obrigação acessória da SPED

Equipe TOTVS | FISCAL | novembro 12, 2018

Antes de iniciar a leitura, conheça dois conceitos. Obrigação acessória é todo processo contábil que facilita a tributação sobre o negócio da empresa. Essa, portanto, é a funcionalidade da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), instituída pelo SPED.

Já o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), por sua vez, é um sistema que proporciona a modernização, padronização e transmissão de dados às administrações tributárias em três esferas governamentais: federal, estadual e municipal. Nesse caso, de forma totalmente unificada.

Para que uma empresa se beneficie e aja conforme a legislação, precisa compreender os seus processos profundamente e gerenciá-los corretamente, especialmente porque eles são constantemente atualizados.

E esse é justamente o foco deste post. Além disso, vamos analisar as suas recentes mudanças e a maneira de cumpri-las. Confira.

Breve histórico da escrituração contábil e do SPED

O SPED foi implantado como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal em 2007. Antes disso, toda a documentação era impressa, carimbada e arquivada de modo manual e trabalhoso.

Esse modelo também era frágil, com muitas possibilidades de erros e perdas de dados. Ele não permitia o acompanhamento remoto do Fisco, o que aumentava consideravelmente a incidência de empresas em status irregular.

Além do mais, o processo de envio precisava ser multiplicado por três e a Escrituração Contábil Fiscal era distribuída em todas as esferas do governo, o que abria precedentes para fraudes e corrupções nos processos de fiscalização.

Uma vez implantado, além de unir a base de dados para as administrações federais, estaduais e municipais, as análises das ECFs passaram a ser processadas e auditadas por supercomputadores capazes de cruzar informações com outros documentos e obrigações acessórias incorporadas gradativamente no SPED.

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Ou seja, ele otimizou os processos dentro das empresas, que agora não precisavam mais acumular milhares de documentos contábeis e fiscais, e também a fiscalização, que ficou muito mais dinâmica e confiável.

Bons resultados também trazem evoluções. Atualmente, além da ECF, a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a e-financeira, outras obrigações acessórias também são gerenciadas e processadas dentro do SPED, tornando o controle ainda mais simples.

Diferenças entre ECD e ECF

Siglas quase idênticas e processadas no mesmo local, o SPED. No entanto, as semelhanças param por aí para a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Vejamos.

Finalidade

A ECD atende às necessidades fiscais e previdenciárias. A ECF se relaciona com a coleta de informações das operações utilizadas como base para o cálculo do valor devido para a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e também o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).

Conteúdo do envio da ECD e ECF no SPED

Para a ECD, são obrigatórios os envios de:

  • Livros Diário;
  • Razão;
  • Balancetes Diários;
  • Fichas de Lançamento e Balanços.

Já a ECF de PJ tributada pelo Lucro Real necessita do envio digital do Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur). Aqueles fora dessa categoria precisam realizar a entrega de informações que definem o cálculo do IRPJ e CSLL.

É preciso reforçar que a ECD faz parte do SPED, enquanto a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é considerada uma obrigação acessória.

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Especificidades da ECF

Quem precisa declarar?

O envio da ECF é obrigatório para todas as pessoas jurídicas que atuam no Brasil, inclusive aquelas consideradas isentas ou imunes. Ele deve ser feito em moeda corrente e na língua materna.

Existem, porém, alguns tipos de empresas que são tratadas como exceções à obrigatoriedade do envio:

  • PJ enquadradas no Simples Nacional, de pequeno porte e optantes do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições;
  • PJ consideradas inativas conforme a Legislação;
  • Autarquias, Órgãos Públicos e Fundações;
  • PJ imunes e isentas em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário.

O que precisa ser declarado e como enviar?

Composta por 14 blocos, a ECF exige que as empresas obrigadas a fazerem o seu envio sejam muito mais organizadas quanto ao armazenamento de seus dados.

São usadas letras para criar uma espécie de índice. Então, cada bloco recebe dados que identificam a empresa, as informações da ECD, os saldos finais da ECF anterior que serão utilizados na contabilidade, as referências patrimoniais, entre outros.

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Seu envio precisa seguir layout específico apontado no Manual de Orientação da Declaração, que também dá outras diretrizes para o processo. É importante fazer a leitura, mesmo que o processamento seja muito intuitivo.

Qual é o prazo para o processo?

O prazo final de entrega da ECF é sempre no último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao de apuração, às 23:59. Como é enviada por um sistema eletrônico, disponível para diversas empresas e que tramita um volume de dados grande, o ideal é a ECF não seja enviada nos últimos minutos.

É possível fazer retificação da ECF enviada até cinco anos após o envio. Porém, isso gerará a necessidade de ajustar as ECFs seguintes uma por uma, já que os dados do envio anterior são pontos-chave para a seguinte. Ou seja, é essencial fazer o processo com bastante atenção e cuidado.

Quais são as mudanças na ECF?

É possível apontar as principais mudanças na ECF nos seguintes tópicos:

  • o preenchimento da ficha referente à apuração do IPI foi excluído;
  • para as empresas obrigadas à entrega da ECD, a ECF utiliza os seus saldos e as suas contas prévias para facilitar o seu preenchimento;
  • na ECF, o preenchimento e o controle serão realizados por meio de validações e das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs);
  • a ECF apresentará fichas de informações econômicas em novo formato de preenchimento.

Erros que podem acontecer no uso do SPED

Além das mudanças recentes, também é preciso lembrar que, como todo sistema, existem alguns detalhes que podem induzir em alguns erros, como:

  • falta de preenchimento de campos obrigatórios: código do IBGE nos parâmetros de cidade não informado e segmento não informado, e data nas notas de serviços em branco;
  • informações registradas incorretamente: CST informada para pessoa física, e documento inicial e final registrados incorretamente;
  • erro na geração do validador e preenchimentos automáticos do SPED: apurações do menu PIS/COFINS.

Em casos como esses, é preciso retornar aos blocos que apresentam erros e fazer as correções. O próprio SPED oferece um passo a passo para orientar o preenchimento e envio dos dados, mas alguns cuidados também podem ajudar nesse sentido.

Como evitar que tais erros aconteçam?

Não deixar acumular eventos contábeis para fazer o lançamento é uma das soluções. A equipe pode ser treinada para seguir um calendário próprio ou ser orientada por meio de um software específico, por exemplo.

Além disso, envolver os setores direta e indiretamente ligados com as obrigações contábeis e fazer auditorias internas também são medidas que podem auxiliar.

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Uso da tecnologia para adequação às mudanças

A forma como o SPED foi desenvolvido e as suas obrigações acessórias incorporadas, por si só, já representam o grande avanço tecnológico do controle governamental sobre os seus tributos. As organizações também sentiram essa melhoria.

Porém, desde a sua criação, as empresas obrigadas a utilizarem tal sistema também enfrentam alguns desafios. A começar pelo volume de dados requisitados e o seu processamento. Essa grande quantidade pode gerar erros e inconsistências que, em alguns casos, são quase impossíveis de identificar.

Sendo assim, o investimento em tecnologias próprias (como um sistema de gestão) se mostrou essencial. Tais tecnologias garantem a organização dos dados ao longo do ano e a possibilidade de gerar relatórios de apoio à gestão, visando a reduzir os custos com tributos, além de evitar multas.

Uma série de registros podem ser automatizados, gerando economia de tempo, coerência nas informações, minimização do retrabalho e, ainda, livre acesso e apoio ao compliance do negócio.

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