Validade da matéria-prima: 5 dicas essenciais para um controle eficaz

Validade da matéria-prima: 5 dicas essenciais para um controle eficaz

Equipe TOTVS | GESTÃO INDUSTRIAL | 17 janeiro, 2019

O desenvolvimento de uma produção enxuta (lean manufacturing) é algo que passa diretamente pela eficiência da cadeia de suprimentos. Não basta garantir que haja material disponível para os projetos em andamento — o excesso também deve ser combatido. Para isso, é preciso fazer uma gestão inteligente da validade de matéria-prima.

Quando a empresa perde o controle desse fator, os impactos são bastante negativos. No entanto, é possível adotar algumas práticas para evitar que isso aconteça. Neste post, mostraremos a importância da gestão de materiais, as desvantagens da falta de controle de validade e algumas dicas essenciais para garantir a saúde do estoque. Confira!

A importância da gestão de materiais na indústria

Muitos estudiosos do assunto consideram o estoque como o coração de uma empresa. É nele que são armazenados os materiais que darão início aos processos de produção — e uma falha pode causar descompassos ou mesmo a interrupção das atividades. No entanto, é fundamental ter em mente que não deve ser o estoque que dita o ritmo da fabricação de produtos.

A gestão de materiais deve ter em vista um modelo de produção cada vez mais enxuta. Isso significa produzir mais com menos recursos, reduzir custos e, principalmente, operar sob demanda. Em outras palavras, é a necessidade do consumidor que deve disparar um processo de produção. Nesse caso, o papel da gestão de materiais é acompanhar os projetos em andamento e adaptar os seus níveis de armazenamento à demanda atual.

Um controle eficaz dos itens permite que a empresa mantenha o equilíbrio entre dois fatores essenciais. De um lado, a produção segue no ritmo adequado, sem interrupções ou atrasos por falta de material. De outro, o excesso é combatido e minimizado, evitando gastos desnecessários com armazenamento e dando fluidez ao capital de giro.

Além disso, lembre-se de que a concorrência no mercado industrial é grande. Um estoque mal gerenciado gera impactos negativos que comprometem a competitividade da organização, como mostraremos a seguir.

Desvantagens da falta de controle de validade de matéria-prima

Para começar, a falta de controle de validade pode causar o vencimento de materiais antes do uso. Esse é um dos principais desafios de organizações que trabalham com pouca integração entre o planejamento do estoque e o da produção. Trata-se do mais puro e simples desperdício: a empresa faz uma compra e depois descarta o material sem ter tirado qualquer proveito dele.

Quem lida com produtos perecíveis está sujeito a um risco ainda maior de lidar com esse problema. No entanto, esse não é o único reflexo negativo da falta de controle da validade. Quando isso ocorre, a eficiência operacional do chão de fábrica também é colocada em risco.

Se o estoque identifica que a vida útil de um material está próxima do fim, pode ser feita uma movimentação para tentar aproveitá-lo. Muitas vezes, isso causa algumas mudanças — uma etapa da produção planejada para dali a uma semana é adiantada e, com isso, outros processos são interrompidos.

O risco não é só a geração de gargalos, mas também a total desorganização dos processos produtivos. Os gestores do chão de fábrica passam a trabalhar sem um controle adequado das linhas, pois sabem que o estoque não atende às suas demandas como deveria.

Entre outras desvantagens, é preciso destacar os atrasos na produção e os gastos excessivos, dois fatores que terão impacto no preço do produto final. Consequentemente, a empresa perde competitividade perante a concorrência.

Ainda assim, não há motivo para pânico. Veja a seguir algumas dicas que vão ajudar você a evitar esse cenário ruim.

5 dicas para o controle de validade de matéria-prima

1. Faça uma gestão de inventário

Uma gestão de inventário é fundamental para garantir o controle de validade dos materiais. Nela, é importante registrar cada item da forma mais detalhada possível, levando sempre em consideração as informações mais relevantes para os processos de produção.

Além de permitir um monitoramento mais preciso do volume de cada item, o inventário ajuda a identificar quais estão mais próximos do vencimento e, por isso, devem ser utilizados antes.

2. Armazene os insumos de forma organizada

Materiais perecíveis e insumos em geral exigem certos cuidados. A distribuição de tonéis ou galões de produtos, por exemplo, influencia na ordem de retirada. Organizá-los de forma a manter os produtos mais antigos à frente é uma boa alternativa para evitar que permaneçam no estoque por muito tempo.

3. Faça um planejamento de demanda alinhado com a produção

Como mencionamos no início do texto, o estoque deve estar alinhado à demanda das linhas de produção. Para isso, estabeleça um planejamento com base nos projetos em andamento. Sempre que um novo contrato for firmado ou uma nova ordem de produção for emitida, o cálculo dos materiais deve ser reajustado para que cada compra seja feita sob medida.

Essa é uma estratégia crucial para qualquer empresa que busca produzir em um modelo lean. Como mostraremos mais à frente, ela pode ser ainda mais eficiente com a ajuda de ferramentas especializadas.

4. Acompanhe a legislação junto aos órgãos reguladores

Certos materiais podem apresentar variações nos prazos de validade de acordo com atualizações nas normas. Para evitar que isso gere impactos negativos no seu planejamento, é importante estar atento às mudanças feitas pelos órgãos reguladores.

Produtos químicos e insumos em geral costumam ser os mais suscetíveis a esse tipo de alteração.

5. Utilize um sistema de gestão

Na era da jornada digital, não há espaço para processos de gestão obsoletos, principalmente quando eles influenciam diretamente na eficiência operacional. Por isso, contar com um sistema de gestão integrada (ERP) ou uma solução tecnológica para gestão de estoque é fundamental. Esse tipo de ferramenta garante o registro adequado das informações, além de oferecer funções específicas para o controle eficaz de diversos processos.

Um bom ERP permite, por exemplo, gerar relatórios que mostram em detalhes como tem sido o consumo de matéria-prima. Ao registrar os dados de vencimento, é possível identificar se as compras estão sendo feitas no ritmo adequado ou se há outras formas de otimizar esse funcionamento.

Vale destacar que o ERP elimina falhas humanas tanto no processo de registro dos dados quanto no controle de estoque, além de manter as informações atualizadas e integradas para que todos os departamentos possam acessá-las, evitando incongruências.

Como você pôde ver, são ações simples, mas que podem fazer toda a diferença no desempenho da produção. Invista esforços para ter um bom controle de validade de matéria-prima e faça da sua gestão de estoque um diferencial competitivo para a sua empresa!

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