O comprovante de entrega ou canhoto da nota fiscal é o documento que comprova que a mercadoria foi entregue ao destinatário corretamente.
Tem por objetivo dar credibilidade a um serviço de transportes, podendo inclusive ser substituída pela segunda via do CT-e.
É importante que ele seja corretamente armazenado para que sua operação não sofra com prejuízos fiscais e jurídicos no futuro.
Então, confira neste artigo como fazer a armazenagem e gestão eficiente desse documento e ter maior segurança, transparência e credibilidade nos seus processos logísticos. Boa leitura.
O que é o comprovante de entrega?
O comprovante de entrega é justamente o canhoto da nota fiscal e confirma que o serviço de frete foi realizado com sucesso.
Porém, não é qualquer tipo de documento que serve como comprovante do recebimento de produtos, é necessário atender a alguns critérios.
O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), por meio da SINIEF 6/89, determina que a segunda via do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) pode fazer as vezes do comprovante.
Funciona em todos os tipos de modais para comprovar a procedência do processo.
Para valer como comprovante de entrega, a 2ª via do CT-e deve estar assinada pelo destinatário e pelo cliente que recebeu a carga.
Na versão impressa do documento, não pode haver nenhum tipo de rasura, senão ele pode ser invalidado. Por isso, vale focar na versão digital deste comprovante.
Outro documento que serve como comprovante é o já citado canhoto da NF, que também precisa estar devidamente assinado e datado por quem recebeu a mercadoria.
A grosso modo, é bastante semelhante ao que faz um recibo.
Por que esse documento é importante em uma operação logística?
De fato, o comprovante serve como um recibo que atesta que a mercadoria foi recebida, portanto concluiu com segurança o processo de transporte.
É fundamental para que operações logísticas possam ficar em dia com o Fisco e também ter maior assertividade no controle administrativo do seu negócio.
Além disso, o comprovante traz benefícios para a operação, como:
- Comprovar a entrega dos pedidos e evitar disputas ou reclamações dos clientes e parceiros;
- Resolver questões comerciais e garantir o pagamento pelos serviços prestados;
- Auxiliar em processos rotineiros como controle de estoque, faturamento e emissão de notas fiscais;
- Aumentar a confiança e a satisfação dos clientes com a transparência e a qualidade do serviço;
- Melhorar a gestão da frota e otimizar os recursos e os custos da operação.
Em última instância, é o documento que garante a transparência, segurança e credibilidade dos processos logísticos da sua empresa.
Isso permite que a relação com clientes e parceiros seja simplificada, segura e ágil.
Por quanto tempo a transportadora deve guardar o comprovante de entrega?
A recomendação é que o comprovante seja armazenado por pelo menos cinco anos, assim como já é indicado para outros documentos fiscais.
Esse é o prazo para a prescrição da cobrança de taxas previsto no Código Civil e também para a fiscalização.
O armazenamento seguro e eficiente deste documento é muito importante para sua operação.
Evite risco de perdas, danos ou extravios dos comprovantes digitalizando e utilizando soluções de armazenamento em nuvem.
Assim é possível acessá-los no futuro rapidamente para eventuais fiscalizações e controle interno.
Como fazer um comprovante de entrega?
Existem dois tipos de comprovante de entrega reconhecidos legalmente:
- a segunda via do conhecimento de transporte;
- o canhoto da nota fiscal.
Esses documentos podem ser impressos ou digitalizados, desde que sigam os critérios citados e tenham validade legal.
Para fazer um comprovante de entrega impresso, é preciso emitir uma cópia do CT-e ou da nota fiscal e solicitar ao destinatário que assine e date o documento no ato da entrega.
Também é recomendável registrar o nome e a função do recebedor caso essas informações não constem originalmente no documento.
Usar uma solução digital agiliza esse procedimento e diminui as chances de erros.
Algumas plataformas funcionam em smartphones por meio de aplicativos em que a emissão e armazenagem é feita digitalmente e compartilhada em tempo real.
Assim, todos os envolvidos terão acesso ao documento, o que deixa as operações mais transparentes e seguras.
Modelo de comprovante de entrega
A seguir, apresentamos um modelo simples de comprovante com os dados necessários dispostos em uma estrutura eficiente.
Faça um cabeçalho com título: COMPROVANTE DE ENTREGA e na sequência adicione os dados na seguinte ordem:
- Transportadora: (nome da transportadora)
- CNPJ: (número do CNPJ)
- Endereço: (endereço completo)
- Remetente: (nome do remetente)
- CNPJ/CPF: (número do CNPJ ou CPF)
- Endereço: (endereço completo)
- Destinatário: (nome do destinatário)
- CNPJ/CPF: (número do CNPJ ou CPF)
- Endereço: (endereço completo)
- Mercadoria: (descrição da mercadoria)
- Quantidade: (quantidade da mercadoria)
- Valor: (valor da mercadoria)
- Data da emissão: ___/___/____
- Data da entrega: ___/___/____
- Recebi a mercadoria acima descrita em perfeitas condições.
- Assinatura do recebedor: ___________________________
- Nome legível do recebedor: ___________________________
- Função do recebedor: ___________________________
- Documento do recebedor: ___________________________
Você pode copiar esse modelo e imprimir vários para que sejam preenchidos no ato da entrega.
Quais são os benefícios do comprovante de entrega eletrônico?
O principal benefício é que há muito menos chances de você perder um comprovante eletrônico.
Para além disso, a versão digitalizada também traz consigo vários outras vantagens operacionais como:
Segurança e transparência
A versão eletrônica evita fraudes, extravios ou alterações no documento, pois é assinado digitalmente e armazenado na nuvem.
Além disso, o documento pode conter mais evidências da entrega, como localização, foto do local e da mercadoria, QR code e outros dados relevantes.
Agilidade e praticidade
Elimina a necessidade de impressão, transporte e arquivamento do documento em papel.
Dessa forma, reduz custos operacionais e facilita o acesso às informações e compartilhamento em tempo real.
O documento também pode ser integrado aos sistemas fiscais e gerenciais da empresa.
Sustentabilidade:
Uma prática paperless na emissão de documentos contribui para a preservação do meio ambiente, pois reduz o consumo de papel e os resíduos gerados pela impressão.
Qual a importância de fazer uma boa gestão dos comprovantes emitidos?
O modelo eletrônico do documento também otimiza a armazenagem e a gestão, o que é fundamental quando se trata de documentos fiscais.
Como são comprovantes que precisam ficar armazenados por no mínimo cinco anos, é preciso ter acesso rápido em eventuais fiscalizações.
Imagine que sua empresa faz uma média de 30 transportes por mês, então emite em média 360 canhotos de nota fiscal por ano.
Se considerarmos cinco anos de operação, estamos lidando com um número próximo dos 2000 documentos impressos.
Agora pense em um cenário em que você precisa comprovar um transporte executado cinco anos atrás para fins jurídicos.
Procurar um comprovante em meio a essa montanha de papéis seria uma tarefa muito complexa, com grandes riscos de não se encontrar o documento, ou até achar o papel danificado.
Ao fazer essa gestão de forma eletrônica, com uma boa solução tecnológica, basta alguns cliques para encontrar o documento necessário, não importa quando foi emitido.
Como gerenciar os comprovantes de entrega no transporte de mercadoria?
Gerenciar os comprovantes de entrega no transporte de mercadoria é essencial para garantir a segurança, a eficiência e a rentabilidade das operações logísticas.
Para essa execução, vamos mostrar algumas etapas que vão facilitar esse gerenciamento:
Garanta o fluxo de informações em tempo real
Utilize um sistema ou um aplicativo que permite enviar e receber as informações sobre as entregas em tempo real.
Principalmente soluções que funcionem em vários dispositivos, assim os condutores podem usar o smartphone para compartilhar dados do transporte.
Assim, você pode acompanhar o status das entregas, comunicar-se com os motoristas e os clientes e ter acesso aos comprovantes de forma rápida e prática.
Acompanhe os embarques e desembarques de mercadoria
Controle o fluxo das cargas desde a saída até a chegada ao destino com atualização dos status em tempo real.
Verifique se as quantidades, os valores e as condições das mercadorias estão corretos e se há alguma divergência ou ocorrência durante o trajeto.
Invista em confirmações por imagem, áudio e localização por GPS por meio recursos tecnológicos que possam agregar mais evidências à comprovação da entrega.
Por exemplo, você pode solicitar ao motorista que tire uma foto do local e da mercadoria entregue, que grave um áudio com o nome do recebedor ou que registre a localização por GPS.
São redundâncias de confirmação que não tomam tanto tempo e garantem a credibilidade do processo para todos os envolvidos na cadeia de suprimentos.
Invista em soluções tecnológicas
Mesmo em casos de comprovantes manuais, é possível digitalizá-los por meio de aplicativos de celular, para que assim a armazenagem seja mais segura.
O prazo mínimo de armazenamento é de 5 anos, e de forma digital fica mais fácil organizar e localizar posteriormente.
TOTVS Coleta e Entrega
O sistema TOTVS Coleta e Entrega foi desenvolvido pela maior empresa de tecnologia do Brasil, e é especializado na gestão da primeira até a última milha logística.
Com nossa solução você tem controle de todo o processo de coleta e entrega de mercadorias, desde o despacho até a prestação de contas.
Acompanhando em tempo real você pode identificar pontos de melhoria na sua operação e reduzir custos operacionais, consequentemente aumentando a satisfação dos seus clientes.
Esses são apenas alguns recursos do TOTVS Coleta e Entrega, conheça todos os detalhes da nossa solução.
Conclusão
O comprovante de entrega é um documento essencial para o transporte de mercadorias, pois comprova que a carga foi entregue ao destinatário conforme o contratado.
Também é uma comprovação usada para prevenir eventuais problemas fiscais, jurídicos e contábeis quanto às suas operações de transporte.
Por isso, vimos como é importante gerenciar adequadamente os comprovantes emitidos, utilizando uma solução tecnológica que permite emitir e armazenar os documentos de forma segura e online.
O TOTVS Coleta e Entrega é uma das melhores soluções para gerir processos logísticos de ponta a ponta, incluindo armazenagem e organização eficiente de documentos relevantes para o processo.
Além disso, entender como funcionam as entregas de last mile pode gerar insights para melhorar suas operações.
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