Sustentabilidade, processos eficientes e custos operacionais baixos. Essa é a busca de todas as empresas na era da transformação digital, e é neste contexto que vemos o conceito de paperless ganhar destaque.
Ter uma operação mais amigável em relação ao meio ambiente, com baixo uso de papel em seus processos, traz muitos benefícios. Especialmente quando esta cultura é bem implementada.
Pensando nisso, vamos abordar tudo sobre paperless, o que é, como surgiu esse termo e quais são as vantagens em adotar essa cultura em um negócio.
Ao final, mostraremos como fazer a implementação deste sistema na empresa e como isto pode também aumentar a produtividade e a eficiência das atividades.
Vamos lá!
O que é uma empresa paperless?
Uma empresa paperless é aquela que busca eliminar ou reduzir significativamente o uso de papel no ambiente corporativo.
Em outras palavras, ela deixa de lado o uso de documentos impressos e adota tecnologias digitais para gerenciar informações e processos.
A adoção desta cultura pode trazer diversos benefícios para as empresas, incluindo a redução de custos relacionados à impressão, armazenamento e gerenciamento de documentos físicos, como veremos adiante.
Mas antes de entender as vantagens e as medidas necessárias para implementar este sistema, vamos entender como surgiu esse termo.
Como surgiu esse termo?
O termo tem origem na década de 1970, quando a tecnologia digital começou a se tornar mais amplamente disponível.
Com a popularização dos computadores, as empresas começaram a buscar maneiras de reduzir a quantidade de papel que usavam e ambicionar um escritório totalmente digital.
Na época, acreditavam que seria possível implementar essa ideia até 1995, mas, como vimos, demorou um pouco mais.
De toda forma, quando pensamos no sistema paperless, o que é e como surgiu, devemos relacionar o pensamento ao conceito de “escritório sem papel”.
Até hoje, essa ideia continua a inspirar empresas e indivíduos a buscar maneiras de reduzir o uso de papel e aumentar a eficiência e a sustentabilidade.
Que tal conhecer as vantagens da adoção da cultura paperless, em home office, no trabalho presencial ou no modelo híbrido?
Quais são os benefícios de ser uma empresa paperless?
Tornar-se uma empresa com a política “sem papel” pode impulsionar os negócios por diversos motivos, sabia?
Por exemplo, você já ouviu falar em investimentos sustentáveis ou no Índice de Sustentabilidade Empresarial da Ibovespa (ISE B3)? Empresas que adotam práticas de respeito ao meio ambiente se destacam no mercado!
Mas essa não é a única vantagem. Confira!
Economia
Uma das vantagens mais óbvias de se tornar uma empresa paperless é a redução de custos relacionados ao uso de papel, como impressão, armazenamento e transporte.
Além disso, a eliminação do material pode reduzir os custos com despesas indiretas, como espaço físico para arquivamento e gestão de suprimentos de papel e tinta.
A adoção desta cultura também pode simplificar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência, o que leva a uma redução de custos em geral.
Produtividade e agilidade
A economia nas operações sem papel também se dá devido à maior produtividade e agilidade das equipes.
Com a digitalização dos processos, as organizações podem eliminar gargalos e atrasos relacionados ao fluxo de papel e acelerar as rotinas virtuais de trabalho, melhorando a produtividade.
Além disso, a documentação eletrônica pode ser facilmente compartilhada e acessada por funcionários em qualquer lugar do mundo, o que permite maior colaboração e flexibilidade.
Segurança da informação
A digitalização de documentos e processos, própria de um projeto paperless, pode trazer benefícios significativos para a segurança da informação.
Os documentos digitais podem ser protegidos por senhas e criptografia, tornando-os mais seguros do que documentos físicos armazenados em arquivos desprotegidos.
Além disso, é possível criar backups automáticos e implementar controles de versão (rastreabilidade) e de acesso, o que ajuda a proteger a integridade e disponibilidade dos dados.
Modernização
Um dos grandes méritos da transformação digital nos negócios foi impulsionar a modernização das operações.
Pense agora em paperless, o que é e qual a sua premissa básica (redução do uso de papel). Para que ela seja adotada, a empresa deve necessariamente adotar tecnologias capazes de virtualizar suas operações, certo?
Por isso, podemos dizer que a implementação desta cultura ajuda as organizações a se manterem atualizadas com as tendências tecnológicas e com as demandas do mercado.
Leia também: Transformação digital e sustentabilidade: qual a relação?
Melhor posicionamento da empresa no mercado
Empresas paperless conseguem se destacar no mercado por vários motivos. Elas passam a ter uma melhor reputação por serem inovadoras, modernas e sustentáveis.
Lembra a menção ao Índice de Sustentabilidade Empresarial (ISE), da Ibovespa? Empresas com práticas sustentáveis e de governança, e que respeitam o meio ambiente e se preocupam com o aspecto social, aparecem nesta seleta lista de organizações.
Elas são vistas como tendo valor de mercado superior àquelas que não integram o índice.
Na prática, isso pode ajudar a empresa a atrair clientes e investidores, bem como a reter talentos.
Outro aspecto relacionado é que, com a redução de custos, a empresa consegue alocar melhor seus recursos e investir em seu próprio desenvolvimento e na melhoria de processos.
Como consequência, consegue aumentar sua vantagem competitiva.
Sustentabilidade
A sustentabilidade é o ponto central da indústria paperless e, também, uma de suas grandes vantagens.
Isso porque a redução do uso de papel tem benefícios ambientais significativos. A produção de papel é responsável por grandes emissões de dióxido de carbono, além de demandar recursos naturais e energia.
De acordo com a publicação “A Indústria de Papel e Celulose no Brasil e no Mundo”, elaborada em conjunto pela EPE (Empresa de Pesquisa Energética), IEA (International Energy Agency) e IBÁ (Indústria Brasileira de Árvores), o Brasil está entre os 10 maiores produtores de papel do mundo.
Mesmo com o setor de reciclagem atingindo 70,3% em 2020, esse é um impacto ambiental relevante, pois há danos ao solo e alto consumo de água.
Neste contexto, ao reduzir ou eliminar o uso de papel, empresas podem reduzir sua pegada ambiental e contribuir para a preservação do meio ambiente.
Governança corporativa
Por fim, destacamos uma última vantagem da adoção de práticas paperless na empresa: governança corporativa.
Essas práticas podem ajudar empresas a cumprir regulamentações e requisitos de conformidade diversos.
Como os documentos eletrônicos são mais fáceis de auditar, rastrear e arquivar do que documentos físicos, é mais fácil garantir que as empresas estejam cumprindo suas obrigações legais e éticas.
Além disso, como apontamos, contribui para a sustentabilidade ambiental e social, outros pilares ESG que andam juntos com a governança corporativa.
Esses são apenas alguns dos benefícios que uma empresa “sem papel” pode desfrutar. Cada organização deve avaliar cuidadosamente seus próprios processos e necessidades para determinar quais práticas são mais adequadas e viáveis para suas operações.
Leia também: ESG: o que é, como funciona, vantagens e características
Como eliminar o papel na empresa?
A transição para uma cultura paperless é um processo gradual, pois nem todos os documentos e processos podem ser digitalizados ou eliminados completamente.
Considerando esse pensamento básico, o gestor precisa conhecer quais são as práticas necessárias e fundamentais para adotar esse sistema.
Digitalize os documentos
A primeira etapa para adotar o sistema paperless é digitalizar todos os documentos físicos. Isso pode ser feito por meio de scanners ou câmeras em smartphones, que podem ser usados para tirar fotos dos documentos e transformá-los em arquivos digitais.
Certifique-se de manter uma organização adequada dos arquivos digitais para que sejam fáceis de encontrar e gerenciar.
Adote soluções em nuvem
Uma prática eficaz para reduzir o uso de papel é adotar soluções em nuvem para armazenar, compartilhar e gerenciar documentos.
Isso permite que os funcionários acessem os documentos de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, eliminando a necessidade de imprimir e transportar documentos físicos.
Além disso, soluções em nuvem geralmente têm recursos de segurança robustos para proteger os documentos.
Você pode optar, por exemplo, por um armazenamento em nuvem, como a TOTVS Cloud, ou por uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Crie uma cultura paperless
Para implementar uma cultura baseada no mínimo de papel na empresa, é importante que todos os funcionários estejam alinhados com essa nova realidade.
O gestor deve, então, se comunicar de maneira clara e transparente sobre a transição e explicar os benefícios deste novo sistema. Assim, conseguirá efetuar uma mudança de mindset mais voltado para a sustentabilidade.
A capacitação, como veremos a seguir, será fundamental para a adoção de novas práticas.
Ofereça treinamento aos funcionários
Para que a adoção de práticas paperless, no home office, na modalidade presencial ou híbrida, seja bem-sucedida, é importante que os funcionários estejam familiarizados com as ferramentas e tecnologias utilizadas.
Oferecer treinamento e suporte em relação às novas soluções pode ajudar os funcionários a se adaptarem rapidamente às mudanças e a se tornarem mais produtivos em suas tarefas.
Use assinaturas digitais
A adoção de assinaturas digitais pode ajudar a reduzir a necessidade de imprimir documentos para assinatura e transporte.
Os diversos tipos de assinatura eletrônica são legalmente reconhecidas e apresentam diferentes graus de segurança. A assinatura digital, por exemplo, é a mais segura, pois utiliza um certificado digital para garantir a identidade do usuário.
Seja qual for o tipo, o recurso permite que os documentos sejam assinados digitalmente e enviados rapidamente para outras partes interessadas.
Essas são apenas algumas práticas que podem ser adotadas para implementar uma cultura paperless na empresa.
É importante lembrar que cada negócio possui suas próprias necessidades e desafios específicos, portanto, é essencial avaliar cuidadosamente quais práticas são mais adequadas e viáveis para sua operação.
Ações que devem ser implementadas para o sucesso de um sistema paperless
Para garantir o sucesso na transição do projeto paperless, é essencial considerar uma variedade de ações estratégicas.
Além das práticas já mencionadas para eliminar o papel na empresa, existem outras medidas que podem impulsionar a eficácia e eficiência desse processo.
Veja a seguir algumas ações que podem ser implementadas para maximizar os benefícios de uma empresa sem papel:
- Integre sistemas: ao integrar sistemas e aplicativos, a empresa facilita o compartilhamento de informações entre departamentos. Isso eliminará silos de dados e melhorará a colaboração;
- Automatize fluxos de trabalho: a implementação de ferramentas de automação é fundamental para simplificar processos, reduzir erros e acelerar tarefas, o que aumentará a eficiência operacional;
- Estabeleça políticas de retenção de documentos: o gestor precisa definir políticas claras para a retenção e o acesso de documentos digitais. Isso garante a conformidade com regulamentações e evita o acúmulo desnecessário de dados;
- Implemente controles de acesso: com os dados em ambiente digital, é necessário reforçar a segurança da informação por meio da implementação rigorosa de controles de acesso. Dessa forma, a empresa protege documentos sensíveis contra acessos não autorizados.
Por fim, é essencial realizar avaliações periódicas das práticas implementadas no projeto paperless para identificar áreas de melhoria. A adaptação contínua garantirá que o sistema permaneça eficaz ao longo do tempo.
À medida que sua empresa avança em direção a um ambiente sem papel, uma das peças-chave para aprimorar a eficiência e a segurança é a adoção de um sistema de assinatura eletrônica.
Que tal começar com a digitalização de seus processos utilizando o sistema de assinatura eletrônica da TOTVS?
TOTVS Assinatura Eletrônica
TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que permite a gestão centralizada de assinaturas eletrônicas em diversos documentos e processos, o que ajuda a eliminar o uso de papel e reduzir o impacto ambiental.
Ela contribui diretamente para a cultura paperless em home office ou na modalidade presencial e híbrida, uma vez que elimina a necessidade de imprimir documentos para assinatura e transporte.
Além disso, a solução aumenta a produtividade e a agilidade das operações, uma vez que os documentos podem ser assinados de forma eletrônica e compartilhados rapidamente entre as partes interessadas.
Ela também garante segurança e validade jurídica em todo o processo de assinaturas, sem a necessidade de impressão e transporte de documentos físicos.
Em suma, você poderá usufruir de uma ferramenta que promove a sustentabilidade, a eficiência das operações e que garante a conformidade com as leis nacionais.
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Conclusão
Ter uma empresa paperless é eliminar ou reduzir ao máximo o uso de papel nas atividades e operações. Essa cultura garante não só a sustentabilidade e a governança corporativa da organização, mas a modernização, a competitividade e a redução de custos.
Para isso, é preciso adotar práticas para implementar um escritório sem papel, como a digitalização de processos e documentos, a mudança de cultura e o uso de assinaturas eletrônicas.
Estes recursos, vale lembrar, oferecem segurança da informação, são legalmente reconhecidas e garantem a autenticidade dos documentos, permitindo que as empresas possam confiar em um processo totalmente digital.
É uma tecnologia que, sem dúvidas, auxilia as empresas a adotar práticas mais sustentáveis, reduzir custos e melhorar a eficiência das operações. Que tal conhecer a importância da sustentabilidade digital e como aplicá-la?
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