O controle de abastecimento da frota é essencial para empresas de transporte, pois representa um dos maiores custos operacionais — e também uma grande oportunidade de economia.
O combustível é definitivamente o insumo mais importante das empresas de transporte, pois, sem ele, os veículos simplesmente não rodam e as entregas não são feitas.
Portanto, é preciso encontrar maneiras de economizar, seja criando rotas mais eficientes ou fazendo o gerenciamento do abastecimento da sua frota com o auxílio de softwares especializados.
Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre essa gestão e como começar a implementá-la hoje mesmo no seu negócio!
O que é controle de abastecimento?
O controle de abastecimento da frota é um método utilizado para medir e controlar os gastos com combustível de cada automóvel da sua frota.
Durante a sua operação, os colaboradores registram o quanto foi gasto de combustível por quilômetro rodado e, dessa forma, geram diversos indicadores importantes para que você faça uma manutenção adequada dos veículos.
Mediante a análise desses dados, sua equipe de gestão de frotas pode sugerir soluções embasadas e agir com precisão, prevendo possíveis problemas de peças do motor.
Ou seja, esse controle é fundamental para que a empresa consiga medir o desempenho de cada veículo e, assim, diminuir os gastos com combustível e monitorar a frota para prevenir gastos maiores com trocas de peças, por exemplo.
Quais os benefícios de fazer o controle de abastecimento de frota?
Fazer o controle de abastecimento da sua frota traz muitos benefícios no curto, médio e longo prazos, pois ajuda a gastar menos e oferece dados que podem ser analisados para melhorar a performance com o passar do tempo.
No curto prazo, essa prática contribui para a redução de gastos, pois você pode aliar os dados coletados sobre cada veículo com rotas que priorizem os postos de gasolina mais baratos.
Já no médio e longo prazos, a prática de controlar quanto combustível a sua frota consome vai gerando dados valiosos a respeito de cada automóvel.
Com o auxílio de softwares, as empresas podem processar esses dados e gerar indicadores e relatórios importantes para monitorar a performance da frota.
É possível, por exemplo, identificar quando um veículo está gastando mais combustível do que o normal e prever a troca de uma peça fundamental para o desempenho do motor.
Indicadores que influenciam no controle de abastecimento
Diversos fatores impactam no monitoramento do consumo de combustível, o que se reflete nos custos operacionais e na eficiência logística.
Confira alguns indicadores a serem considerados na gestão de combustível da sua frota.
Condição do veículo
A manutenção preventiva é um dos fatores mais relevantes para o consumo de combustível. Isso porque veículos com problemas mecânicos, pneus descalibrados ou sistemas de injeção desregulados tendem a consumir mais do que o necessário.
Além disso, a falta de revisões pode comprometer o desempenho e reduzir a vida útil da frota, o que tende a elevar os custos operacionais.
Tipo de combustível utilizado
A escolha do combustível também influencia diretamente no controle de abastecimento de veículos.
O diesel, por exemplo, é uma escolha comum no transporte de cargas, mas pode variar em qualidade dependendo da procedência.
Já os combustíveis alternativos, como gás natural e biodiesel, podem ser mais econômicos e sustentáveis, a depender do tipo de frota e do perfil da operação logística.
Características do trajeto
A geografia e a infraestrutura das rotas percorridas também influenciam o consumo de combustível, por isso a escolha dos trajetos deve ser bem planejada.
Trechos com muitas subidas, estradas não pavimentadas e tráfego intenso, por exemplo, exigem mais do motor e tendem a aumentar os gastos.
Dessa forma, a escolha de rotas mais eficientes tende a representar uma economia significativa no abastecimento. Contar com um planejador de rotas pode ajudar.
Distribuição das cargas
Um carregamento muito pesado ou mal distribuído pode sobrecarregar o motor e aumentar o consumo de combustível, prejudicando o desempenho do veículo.
Para evitar isso, o ideal é garantir que a carga esteja bem acomodada e equilibrada, seguindo os limites recomendados para cada tipo de veículo.
Perfil do condutor
O comportamento do motorista é outro fator determinante no controle de consumo de combustível.
Acelerações bruscas, frenagens constantes e velocidades elevadas, por exemplo, aumentam o consumo e podem gerar gastos desnecessários.
Treinamentos e monitoramento do desempenho dos condutores ajudam a incentivar uma condução mais eficiente, reduzindo custos e prolongando a vida útil da frota.
Como fazer o controle de abastecimento de frota?
Para garantir um gerenciamento preciso e otimizado do consumo de combustível, é necessário adotar boas práticas que ajudem a monitorar os indicadores acima elencados, assim como a identificar oportunidades de economia.
Veja como controlar o abastecimento da frota com as dicas a seguir.
Invista na manutenção periódica dos veículos
Investir na manutenção periódica e preventiva da sua frota é parte fundamental de uma estratégia de gestão economicamente viável.
Você precisa sempre checar se a saúde dos carros e caminhões está em dia, pois assim consegue prever problemas no motor, realizar substituições simples e uma série de outras práticas que aumentam a vida útil do veículo.
Atente-se ao estado dos pneus
Outra dica importante para economizar gasolina é fazer uma gestão de pneus eficiente.
A gestão de pneus envolve monitorar cada peça individualmente, deixando registradas informações como o desgaste e a necessidade de reparos.
Pneus defeituosos, carecas ou descalibrados, por exemplo, dificultam o controle do veículo e exigem mais do motor, gastando mais combustível.
Então lembre-se de aplicar a gestão de pneus junto ao controle de abastecimento da frota.
Faça o controle da carga, da velocidade e quilometragem
Outro aspecto importante para garantir a economia é fazer o controle correto da carga que você precisa carregar.
Isso porque a quantidade de peso sendo transportada em qualquer viagem interfere na eficiência e autonomia do veículo.
Uma das formas de controlar os gastos com combustível da sua frota é monitorando em tempo real a velocidade de cada veículo e condução dos motoristas, dado que a velocidade média de um veículo interfere no consumo de combustível.
Sendo assim, é fundamental manter o veículo sempre em uma velocidade média, pois assim é possível controlar melhor os gastos.
Para calcular o consumo de combustível, é fundamental coletar dados sobre a quilometragem rodada por cada veículo.
Além disso, você pode utilizar um roteirizador para entrar em contato com seus motoristas em tempo real e propor alterações no trajeto com base em informações coletadas por outros condutores.
Faça parcerias estratégicas
Firmar parcerias com postos de combustíveis confiáveis, que ofereçam preços competitivos pode representar uma economia significativa a longo prazo.
Além disso, alguns fornecedores disponibilizam programas de fidelidade, descontos e condições especiais para frotas, o que pode ajudar nas estratégias de redução dos custos operacionais.
Capacite os condutores
Mesmo aplicando as melhores práticas, metodologias e sistemas na sua gestão de frotas, é importante entender que o fator humano é fundamental no controle de abastecimento.
Sua equipe de gestão precisa convencer os colaboradores a contribuírem, ou então fica muito difícil aplicar mudanças e sistemas de gerenciamento.
Por isso, sempre invista na qualificação do seu time de motoristas e demais funcionários.
Você pode promover essa cultura na empresa por meio de palestras, cursos de qualificação e participações em eventos, por exemplo.
A ideia aqui é conscientizar seus colaboradores sobre a necessidade de reduzir o consumo de combustível, quais as práticas recomendadas e como utilizar as soluções da empresa para fazer isso.
Analise o histórico de todos os abastecimentos
Faça um histórico de todos os abastecimentos, pois esse é o ponto chave para qualquer controle de consumo de combustível.
Utilize um software de gestão de frotas completo para automatizar a coleta dessas informações por meio de um sistema integrado em todas as frentes de atuação da sua empresa.
Faça o registro de todas as informações relevantes sobre o abastecimento, como o motorista, o veículo, a data, a hora, o posto, o tipo de combustível, o valor pago, a quantidade de litros abastecida e a quilometragem do veículo no momento do abastecimento.
Outra informação muito importante e que não pode ficar de fora é se o abastecimento foi feito até que o tanque fosse completado.
Esse dado é muitas vezes negligenciado, mas o cálculo da autonomia entre dois abastecimentos só pode ser feito de maneira precisa e oferecer dados confiáveis se o veículo sempre for abastecido até completar o tanque.
Com essas informações em mãos, seu time de gestão poderá fazer uma série de cálculos e análises, como a média de cada motorista, a média real do veículo, a quantidade abastecida por mês, o valor gasto mensalmente, qual o melhor combustível e muito mais.
Siga um cronograma de abastecimento
Definir um cronograma estruturado para abastecimento permite um controle mais preciso sobre os gastos e ajuda a evitar paradas desnecessárias durante as operações.
A dica é planejar os abastecimentos com base em alguns fatores, como:
- Consumo médio de cada veículo;
- Condições da viagem;
- Rota a ser percorrida;
- Carga transportada.
Além disso, monitorar regularmente o nível de combustível é essencial para prevenir situações emergenciais que podem obrigar o motorista a abastecer em locais com preços mais altos.
Planeje as rotas
Uma das melhores dicas para economizar combustível é utilizando-se de um roteirizador profissional.
Assim, sua equipe vai poder criar itinerários otimizados, que são capazes de gastar a menor quantidade de combustível possível.
Fora isso, sua empresa ainda terá acesso a um sistema de monitoramento dos veículos por geolocalização em tempo real.
Sua equipe de gestão vai poder entrar em contato com os motoristas em tempo real para sugerir alterações no trajeto e garantir que a carga chegue em seu destino no tempo combinado.
Conte com a tecnologia
O uso de softwares especializados no controle de abastecimento facilita a gestão de combustível e permite um monitoramento estratégico do consumo da frota.
Essas tecnologias podem oferecer:
- Dados em tempo real sobre os gastos;
- Detecção de desvios de consumo;
- Identificação de padrões que podem indicar problemas mecânicos ou hábitos inadequados de condução.
Além disso, a integração com sistemas de telemetria possibilita um acompanhamento detalhado do desempenho dos veículos, contribuindo para a tomada de decisões e para a otimização dos custos operacionais.
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Conclusão
O controle de abastecimento de frota é fundamental para que as empresas de transporte consigam controlar o seu maior gasto mensal.
E, como vimos, existem várias práticas, metodologias e tecnologias que você pode aplicar na sua empresa para diminuir os seus gastos com combustível.
Com soluções especializadas, como a Suíte Logística da TOTVS, é possível integrar todas as etapas e aprimorar a tomada de decisão, tornando sua operação mais competitiva e alinhada às exigências do mercado.
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