Sistema EDI: o que é, tipos e importância na logística

A logística é um setor que precisa estar sempre em busca de melhorias e inovações para garantir a eficiência e a qualidade dos serviços prestados. Uma das ferramentas que pode auxiliar nesse processo é o sistema EDI.

De maneira sucinta, esta tecnologia permite a troca eletrônica de dados entre empresas e seus parceiros comerciais.

Neste artigo, você vai aprender o que é sistema EDI, como funciona, quais são os tipos e a importância dessa solução para a logística. 

Além disso, você vai conhecer o padrão EDI PROCEDA, os desafios ao adotar essa tecnologia e algumas dicas para implementá-la em suas operações. 

Vamos lá?

O que é o sistema EDI?

EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados) é um sistema eletrônico para padronizar a troca de informações entre empresas que se comunicam por sistemas de informação diferentes.

Ao estabelecer um fluxo de troca de dados, as empresas devem buscar formas para que os registros sejam compreendidos pelas partes envolvidas, não é mesmo? 

Para tanto, é preciso definir as especificações de um padrão e estabelecê-lo previamente. É neste ponto que devemos pensar para que serve o EDI.

O chamado layout EDI (ou padrão) é um manual que orienta a geração dos arquivos, o que facilita e agiliza a troca de informações.

Entendeu o que é sistema EDI? E como funciona?

Como funciona o sistema EDI?

O sistema de Intercâmbio Eletrônico de Dados funciona por meio da conexão entre os sistemas de informação das empresas envolvidas em uma relação comercial. 

Essa conexão pode ser feita por meio de uma rede privada ou pela internet, utilizando protocolos específicos.

Com a tecnologia, as partes conseguem trocar dados de forma automática e padronizada, sem a necessidade de intervenção humana ou de redigitação manual. 

Dessa forma, os dados são transmitidos com mais rapidez, segurança e confiabilidade pelo EDI. E os exemplos? Confira a seguir o que pode ser trocado pelo sistema:

• Faturas e boletos;
• Extratos bancários;
• Manifestos de carga;
• Relatórios gerenciais;
• Notas fiscais eletrônicas;
• Pedidos de compra e venda;
• Avisos de embarque e recebimento;
• Conhecimentos de transporte eletrônico etc.

Agora que você já sabe o que é sistema EDI e como funciona, é hora de conhecer seus principais tipos.

Quais são os tipos de EDI?

Se pensarmos nos tipos de EDI conforme a área de negócio, eles são mais comuns nos setores:

• Mercantil (sistema EDI de compras): as solicitações de compra são enviadas à indústria ou ao distribuidor, que recebe as informações padronizadas dentro do ERP; 
• Logística (sistema EDI logística): possibilita a troca de informações de documentos, de modo a diminuir inconsistências e proporcionar mais assertividade no processo logístico;
• Financeiro: permite a conexão dos sistemas empresariais com o dos bancos dos quais são clientes, automatizando a gestão financeira em relação aos stakeholders da cadeia de suprimentos.

Além disso, há outros tipos de EDI que variam conforme o grau de integração entre os sistemas das empresas e o formato dos arquivos trocados, como o sistema de Intercâmbio Eletrônico de Dados puro e web.

Por serem estritamente técnicos, não trataremos deles neste artigo.

A importância do sistema EDI na logística

O sistema EDI na logística é uma ferramenta essencial e traz diversos benefícios para as empresas que atuam nesse setor. 

O papel do EDI no transporte de cargas

O transporte de cargas é uma atividade que envolve muitos processos e documentos, que precisam ser gerenciados de forma eficaz para garantir a qualidade e a segurança das operações. 

Com o sistema EDI na logística, esse gerenciamento se torna mais fácil e eficaz. Isso porque permite a troca de informações entre os embarcadores, as transportadoras e os órgãos reguladores.

A tecnologia permite automatizar o envio e o recebimento de documentos como NF-e, CT-e, o manifesto de carga e o documento auxiliar de nota fiscal eletrônica. 

Esses documentos são essenciais para comprovar a origem, o destino, o valor e a tributação das mercadorias transportadas.

Além disso, ela possibilita o rastreamento das cargas em tempo real, com acompanhamento do status do pedido, da localização do veículo, da previsão de entrega e da ocorrência de eventuais problemas. 

Para entender melhor esse papel do EDI, exemplos não faltam, veja a seguir!

Exemplos de uso da tecnologia

As empresas que utilizam o sistema EDI na logística visam agilizar a comunicação e as operações. E isso pode ocorrer em diversas situações, como:

• Transmissão de notas fiscais entre embarcador e transportadora por meio de arquivos NOTFIS;
• Controle de contêineres, com envio ao terminal da listagem de containers a serem recebidos, usando arquivos EDI de um armador;
• Envio ao embarcador da relação dos conhecimentos faturados da transportadora por meio de arquivos CONEMB;
• Envio de ocorrências ao embarcador referentes a coletas e entregas das mercadorias por meio de arquivos OCOREN;
• Envio de arquivo de pedido de compra eletrônico diretamente do sistema da indústria para o sistema do fornecedor ao utilizar arquivos eletrônicos;
• Envio ao transportador dos valores das transações liberadas para faturamento (pré-fatura) por meio de arquivos PREFAT;
• Transmissão de cobranças e boletos ao embarcador, que podem ser registrados em seu sistema financeiro, sem a necessidade de emissão manual dos boletos;
• Envio das faturas de transporte para o embarcador usando arquivos DOCCOB, o que elimina o retrabalho, a digitação e os erros na gestão dos fretes;
• Solicitação do pedido de separação de carga em armazéns com arquivos EDI do proprietário da carga, que aceleram e tornam mais segura a operação de armazenagem.

Benefícios para o embarcador

O embarcador é a empresa responsável pela contratação do frete e tem como responsabilidade planejar o deslocamento da carga. 

Ao utilizar o EDI, ele experimenta uma série de vantagens, como:

• Agilidade nos processos de auditoria de frete: o tempo de emissão, transmissão e recepção dos documentos é reduzido;
• Redução de custos operacionais e erros: não há necessidade de impressão, envio e armazenamento físico dos documentos, nem de digitação manual dos dados, o que garante a integridade das informações;
• Melhoria no controle das operações e no relacionamento com os clientes: é possível realizar o acompanhamento em tempo real das etapas do transporte e ter uma comunicação mais rápida e eficiente com os clientes.

Benefícios para a transportadora

A transportadora é a empresa que realiza o transporte de cargas, e essa operação pode ser muito beneficiada com o EDI. Veja:

• Melhoria na gestão da frota: a rápida troca de informações facilita o monitoramento e o rastreamento das cargas;
• Melhoria no relacionamento com fornecedores e clientes: além de ter uma comunicação facilitada, é possível realizar uma negociação mais transparente e eficaz;
• Agilidade na entrega: há redução de tempo de paradas nos postos fiscais e melhora da liberação das cargas, pois há maior agilidade quanto ao envio e recebimento de documentos relacionados às mercadorias;
• Redução de custos administrativos e riscos fiscais: não há necessidade de emissão, recebimento e conferência manual dos documentos, e é mais fácil garantir a conformidade deles com as normas legais vigentes.

Agora que você já sabe para que serve o EDI, exemplos e benefícios, que tal se aprofundar no chamado EDI PROCEDA?

O padrão EDI PROCEDA

O padrão EDI PROCEDA é um conjunto de normas que define a estrutura e o conteúdo dos arquivos que são trocados pelo sistema de Intercâmbio Eletrônico de Dados no Brasil. 

Seu nome vem da empresa que criou os layouts padronizados que passaram a ser utilizados para a troca de dados relativos a transportes entre as empresas.

O padrão é composto por cinco tipos de arquivos, e cada um deles contém informações específicas. 

Considerando a forma como ocorre o intercâmbio de informações no padrão PROCEDA, temos os seguintes arquivos, nesta ordem:

1. 1.NOTFIS (Notas Fiscais): dados das NF das mercadorias enviados pelos embarcadores à transportadora. Atualmente, vem sendo substituído pelos arquivos XML da NF-e;
2. 2.CONEMB (Conhecimentos de Transporte): contém os dados do conhecimento de transporte eletrônico emitido pela transportadora;
3. 3.OCOREN (Ocorrências nas Entregas): listagem das ocorrências relacionadas às mercadorias durante o processo de entrega. É emitida pela transportadora e enviada ao embarcador;
4. 4.PREFAT (Pré-fatura de Transporte): contém os dados da pré-fatura e informa à transportadora quais as notas de serviço de transporte e/ou os conhecimentos que estão liberados para faturamento e pagamento;
5. 5.DOCCOB (Documento de Cobrança): fatura eletrônica, que traz os dados dos conhecimentos e/ou NFS de transporte a serem pagos.

Pensando em um exemplo cotidiano, seria assim:

1. As mercadorias ficam prontas para o carregamento na área da expedição;
2. Embarcador gera as Notas Fiscais e envia o arquivo NOTFIS para a transportadora;
3. Ao receber os dados, a transportadora gera os CTe e envia o arquivo CONEMB com seus dados para o embarcador;
4. Assim que a situação da mercadoria muda, a transportadora registra as ocorrências no sistema TMS e, no tempo acordado, envia o OCOREN para o embarcador acompanhar as cargas;
5. Por meio do arquivo PREFAT, o embarcador audita os fretes realizados e envia a lista para a transportadora com todos os CTes a serem faturados e cobrados;
6. Com base nesse documento, a transportadora gera no TMS a fatura para cobrança dos fretes auditados e liberados. Na sequência, envia o DOCCOB a ser lançado no sistema do cliente para programar os pagamentos pelos serviços de transporte.

Desafios ao adotar um sistema de Intercâmbio Eletrônico de Dados

Quando pensamos em sistema EDI, as vantagens e as desvantagens devem ser balanceadas, certo? 

Uma boa maneira de avaliar a situação é considerar os desafios da adoção desse sistema. E quais são eles? Veja:

• Integrar o sistema EDI aos sistemas internos da empresa, como o ERP, o WMS e o TMS;
• Capacitar a equipe para utilizar o sistema corretamente e tirar proveito das suas funcionalidades;
• Manter o sistema atualizado e compatível com as mudanças legais, tecnológicas e mercadológicas;
• Escolher o tipo e o provedor de sistema EDI mais adequados às necessidades e aos objetivos da empresa;
• Garantir a segurança e a confidencialidade dos dados trocados pelo sistema EDI, utilizando criptografia, certificados digitais e protocolos seguros.

Dicas para implementar o sistema EDI em suas operações logísticas

Se você quer ser uma das empresas que utilizam o sistema EDI em suas operações logísticas, é importante seguir algumas dicas de implementação que ajudam a vencer esses desafios.

Algumas delas são:

1. Defina o fluxo de informações e os responsáveis: defina quais dados serão compartilhados entre as empresas e quem vai enviar os arquivos para cada processo integrado;
2. Escolha um layout padrão para os arquivos: a troca de dados precisa seguir um padrão, e o mais comum é o EDI PROCEDA;
3. Defina como as informações serão enviadas: as formas mais usadas para a transmissão de arquivos são e-mail, FTP e VAN (redes privadas para a troca de mensagens);
4. Determine a frequência dos envios: decida qual será a periodicidade de envio dos arquivos, que deve ser conjunta e específica para cada processo. O rastreio de cargas, por exemplo, requer mais envios do que a fatura;
5. Configure os sistemas: é o início da parte prática da implementação do EDI, pois é preciso modificar os sistemas para suportar os layouts escolhidos;
6. Treine as equipes: com a mudança nos sistemas e nas rotinas dos usuários, é necessário capacitar os colaboradores que usarão as ferramentas. Assim, você conseguirá ter eficiência no uso do recurso;
7. Faça testes: após aplicar as configurações necessárias, é preciso fazer os testes. Isso deve ser feito tanto para o envio quanto para o recebimento de arquivos.

Os produtos TOTVS possuem fácil integração com os sistemas de Intercâmbio Eletrônico de Dados. 

E se você busca uma solução completa e integrada para a sua gestão logística, você precisa conhecer a Suíte Logística da TOTVS. 

Suíte Logística da TOTVS

A Suíte Logística da TOTVS é um conjunto de sistemas que abrange todas as etapas da cadeia logística, desde o planejamento até a entrega.

Com ela, você pode:

• Controlar o seu estoque de forma eficiente, evitando rupturas, excessos e perdas;
• Rastrear as suas cargas em tempo real, garantindo a segurança e a satisfação dos clientes;
• Gerenciar o seu armazém de forma inteligente, otimizando o espaço, o tempo e os recursos;
• Planejar e executar o seu transporte de forma integrada, reduzindo os custos e aumentando a qualidade;
• Integrar o seu sistema com o sistema EDI, facilitando a troca de dados com os seus parceiros comerciais, e muito mais.

A solução da TOTVS é flexível e modular, que se adapta às necessidades e ao porte da sua empresa. 

Saiba mais sobre a Suíte Logística da TOTVS e como ela pode ajudar você a melhorar a sua gestão logística!

Conclusão

O sistema EDI é uma tecnologia que pode trazer muitas vantagens para a logística, pois permite a troca eletrônica de dados entre empresas e seus parceiros comerciais. 

Com esse sistema, é possível automatizar processos, reduzir custos, evitar erros, agilizar entregas e melhorar o relacionamento com os clientes.

No entanto, para implementá-lo com sucesso, é preciso superar alguns desafios, como integrar os sistemas internos, capacitar a equipe e garantir a segurança dos dados. 

Veja como otimizar seus processos com a automação logística!