Track and Trace: as vantagens de acompanhar a distribuição dos produtos em tempo real

Equipe TOTVS | 31 março, 2024

A logística é uma atividade essencial para o sucesso de qualquer empresa que lida com produtos físicos e o Track and Trace é uma forma de monitorar e agilizar esse processo.

Gerenciar o fluxo de materiais, desde a origem até o destino final, envolve diversos desafios e complexidades, portanto o rastreio é essencial para a segurança do transporte.

Então, como garantir que os produtos cheguem no prazo, na quantidade e na qualidade adequadas? 

Como evitar perdas, extravios, avarias e roubos, otimizar os custos e os recursos envolvidos no transporte e na armazenagem e ainda satisfazer as expectativas e as demandas dos clientes?

O Track and Trace surge para responder essas questões, garantindo visibilidade, controle e segurança em toda a cadeia logística.

Entenda o que é Track and Trace, qual a sua principal finalidade e quais os benefícios que essa ferramenta traz para uma operação logística.

Além disso, veja os impactos nos indicadores logísticos, importância de integrá-la com sistemas de gestão logística e como a Suíte Logística da TOTVS pode ajudá-lo a implementar essa prática na sua empresa. Boa leitura.

O que é Track and Trace?

Track and Trace é um termo em inglês que significa “rastrear e traçar”, ou seja, traçar rotas e acompanhar o trajeto.

Assim, é possível acompanhar o movimento e o status dos produtos em toda a cadeia de suprimentos, desde a origem até o destino final.

Para que isso aconteça, são utilizadas tecnologias como códigos de barras, QR codes, RFID (identificação por radiofrequência), GPS (sistema de posicionamento global) e IoT (internet das coisas) para identificar, localizar e monitorar os produtos em tempo real.

Com isso, é possível saber onde está cada produto, sua rota, qual o seu prazo de entrega, condição, os eventos que ocorreram durante o transporte, os responsáveis por cada etapa, entre outras informações relevantes.

Isso permite muito mais transparência entre as partes envolvidas mesmo em caso de imprevisto.

Por exemplo, você está acompanhando uma rota que está há 1 hora do destino final e vê que houve um acidente na pista. Nesse caso, você pode informar o cliente final que haverá um atraso, minimizando os impactos desse percalço.

Qual a principal finalidade do Track and Trace?

A principal finalidade do Track and Trace é criar transparência em toda a cadeia logística, como vimos no exemplo.

Na operação interna, permite que os gestores e parceiros tenham acesso às informações sobre o status e a localização dos produtos, podendo reorganizar as rotas para otimizar o tempo da entrega.

Outro objetivo é melhorar a gestão e a eficiência da rede logística, aumentando a qualidade do serviço ao cliente, reduzindo os riscos e os custos operacionais, facilitando a tomada de decisão e a resolução de problemas, além de gerar vantagem competitiva para a empresa.

Benefícios do Track and Trace em uma operação logística

O Track and Trace traz diversos benefícios para uma operação logística, entre eles:

Controle de qualidade

Permite verificar se os produtos estão sendo transportados e armazenados nas condições adequadas, respeitando as normas e os padrões de qualidade exigidos.

Imagine que você tem uma empresa que vende picolés, que precisam de um transporte ágil e protegido do calor.

Com uma boa estratégia de roteirização, você consegue monitorar esses fatores e pode alertar sobre qualquer variação ou anomalia que possa comprometer a qualidade dos produtos.

Dessa forma, você evitará perdas, danos, devoluções e reclamações, garantindo a satisfação dos clientes e a conformidade dos produtos.

Monitoramento do produto, fornecedores e clientes

Utilizando o modelo Track and Trace, você acompanha desde a saída do armazém até o produto estar na mão do cliente.

Ainda pode disponibilizar esse rastreio para o cliente saber exatamente onde está seu produto, podendo se organizar para um recebimento mais cômodo.

Isso possibilita ter uma visão completa e integrada do fluxo de materiais, identificar pontos de contato, tempos de ciclo, gargalos logísticos, atrasos, falhas, ocorrências, não conformidades, entre outros aspectos.

Além disso, a tecnologia também permite monitorar o comportamento dos fornecedores e dos clientes, avaliando o seu nível de serviço, pontualidade, qualidade, satisfação, fidelização, rentabilidade, entre outros indicadores relevantes.

Gestão de pátio

Otimiza não apenas a distribuição, mas também toda a operação no pátio do sua operação.

Assim, você terá maneiras para acelerar a expedição, evitar caminhões ociosos, aprimorar processos de picking e muito mais.

O Track and Trace facilita a gestão de pátio, que é o espaço onde os veículos são recebidos, estacionados, carregados e descarregados nas instalações logísticas.

É possível ainda controlar a entrada e a saída dos veículos, agendar as operações de carga e descarga, otimizar a ocupação dos espaços, reduzir o tempo de espera, aumentar a produtividade, evitar congestionamentos, conflitos e acidentes.

Diminuição de perdas e desperdícios

Contribui para a diminuição de perdas e desperdícios na cadeia logística, que podem ocorrer por diversos motivos, como erros humanos, falhas operacionais, roubos, fraudes, extravios, avarias, obsolescência, etc.

Com um acompanhamento constante, é possível prevenir, detectar e corrigir essas situações, evitando prejuízos financeiros, materiais e de imagem para a empresa.

Informações e notificações em tempo real

Além do acompanhamento, as soluções mais modernas tem envios de notificações com atualização dos status dos produtos e sua localização.

Isso favorece uma comunicação ágil, precisa e transparente entre os envolvidos na cadeia logística.

Também diminui o impacto negativo na satisfação de quem vai receber os produtos, notificando sobre eventuais atrasos, alterações ou imprevistos.

Isso gera confiança, credibilidade e aumenta a satisfação dos clientes, além de facilitar o trabalho dos gestores e dos colaboradores.

Controle de entregas

Outra grande vantagem é aprimorar o controle de entregas, que é uma das etapas mais críticas e sensíveis da cadeia logística.

Permite fazer o planejamento, execução e avaliar as entregas de forma eficiente, garantindo que os produtos cheguem no prazo, na quantidade e na qualidade esperadas pelos clientes.

Além disso, com o Track and Trace, também é possível medir o desempenho das entregas, verificando indicadores como taxa de sucesso, taxa de devolução, taxa de avaria, taxa de reclamação, nível de serviço e custo por entrega.

Quais impactos essa ferramenta gera nos indicadores logísticos?

O Track and Trace gera impactos positivos nos indicadores logísticos, que são as métricas que medem o resultado e a eficácia das atividades logísticas.

O gestor pode aplicar conceitos de big data para analisar as informações coletadas e fazer constantes aprimoramentos nos seus serviços de distribuição.

Alguns dos principais indicadores logísticos que são beneficiados pelo Track and Trace são:

  • Nível de serviço ao cliente: mede o grau de atendimento das expectativas e das necessidades dos clientes em relação à logística. Com isso, aumenta o nível de serviço ao cliente, pois oferece maior visibilidade, confiabilidade e qualidade nas entregas;
  • Custo logístico: mensura o valor gasto com as operações logísticas, incluindo transporte, armazenagem, estoque, etc. promovendo uma redução dos custos logísticos, pois evita perdas, desperdícios, retrabalhos, multas, etc;
  • Produtividade logística: avalia a relação entre a quantidade de produtos entregues e os recursos utilizados para isso, como tempo, mão de obra e veículos, fornecendo insights para melhorar a produtividade logística, otimizando os processos, eliminando as ineficiências e aumentando a capacidade e a velocidade das entregas;
  • Qualidade logística: mede o grau de conformidade dos produtos e dos processos logísticos com os padrões e as normas estabelecidas para aprimorar a qualidade logística e garantir que os produtos sejam transportados e armazenados nas condições adequadas, respeitando as especificações técnicas e legais;
  • Rastreabilidade logística: mensura a capacidade de identificar, localizar e monitorar os produtos em toda a cadeia logística de ponta a ponta, além de manter todos os envolvidos atualizados quanto aos status da mercadoria.

A importância da integração do Track and Trace com sistemas de gestão logística

Para aproveitar ao máximo os benefícios do Track and Trace, é importante que essa ferramenta esteja integrada com sistemas de gestão logística.

Estes são softwares que automatizam e otimizam os processos logísticos da empresa.

Os sistemas de gestão logística permitem planejar, executar, controlar e analisar as atividades logísticas, como compras, estoques, armazenagem, transporte, distribuição, etc.

Ao integrar o Track and Trace com os sistemas de gestão logística, é possível:

  • Compartilhar as informações sobre o status e a localização dos produtos com os demais sistemas, como ERP (sistema de gestão empresarial), CRM (sistema de gestão de relacionamento com o cliente), WMS (sistema de gestão de armazém), TMS (sistema de gestão de transporte), entre outros;
  • Cruzar os dados do rastreio com os dados dos sistemas de gestão logística, gerando relatórios, dashboards, gráficos, indicadores, alertas, etc., que auxiliam na tomada de decisão e na melhoria contínua da operação logística;
  • Automatizar e sincronizar as operações logísticas, evitando erros, inconsistências e retrabalhos, a fim de aumentar a agilidade, precisão e a eficiência dos processos;
  • Personalizar e adaptar as soluções de Track and Trace às necessidades e aos objetivos específicos da empresa, de acordo com o seu segmento, o seu porte, o seu mercado, o seu produto, entre outras necessidades.

Suíte Logística da TOTVS

A Suíte Logística da TOTVS é um conjunto de soluções integradas que oferecem tudo o que você precisa para gerenciar a sua operação logística de forma completa, inteligente e eficaz.

Tem os recursos necessários que permitem uma gestão da cadeia logística com eficiente de ponta a ponta agregando soluções como:

  • Planejamento do transporte e outras etapas do processo distributivo, incorporando os conceitos de Track and Trace, para garantir a visibilidade, o controle e a segurança dos seus produtos em toda a cadeia logística;
  • Gerenciamento dos seus estoques, armazéns, pátios, frotas, rotas, entregas, etc., de forma integrada, automatizada e otimizada, reduzindo os custos, os riscos e os desperdícios, e aumentando a produtividade, a qualidade e a satisfação dos clientes;
  • Análise dos dados e indicadores logísticos, por meio de relatórios, dashboards, gráficos e alertas, que fornecem informações estratégicas e gerenciais para a tomada de decisão e a melhoria contínua da sua operação logística;
  • Contar com o apoio e a expertise da TOTVS, uma empresa líder em tecnologia e inovação, que oferece soluções flexíveis, escaláveis, customizáveis e aderentes às necessidades e aos objetivos do seu negócio.

E esse é só um pouco do que nosso conjunto de soluções pode fazer por sua operação, confira todos os detalhes da Suíte Logística da TOTVS.

Conclusão

Track and Trace permite monitorar e rastrear os produtos em toda a cadeia logística, trazendo diversos benefícios e impactos positivos para a sua operação e para os seus resultados.

Para aproveitar ao máximo os benefícios dessa ferramenta, é importante que esta esteja integrada com sistemas de gestão logística, que automatizam e otimizam os processos logísticos da sua empresa.

A Suíte Logística da TOTVS é um conjunto de soluções integradas que oferecem tudo o que você precisa para gerenciar a sua operação logística de forma completa, inteligente e eficaz, incorporando os conceitos de Track and Trace.

Com isso, você terá os recursos para adequar sua operação aos conceitos da logística integrada para um controle preciso e eficiente dos processos da cadeia de suprimentos.

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