Em indústrias e grandes empresas, a eficiência e a segurança na gestão de documentos são aliadas na manutenção da competitividade e da conformidade com as regulamentações.
É neste contexto que surge a assinatura eletrônica para indústrias. Essa solução permite a assinatura de documentos de maneira rápida, segura e conforme às exigências legais.
Neste artigo, falamos um pouco dos benefícios dessa tecnologia para o setor industrial, os tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente e como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode transformar a gestão documental nas indústrias.
Confira!
As vantagens da assinatura eletrônica para indústrias
A assinatura eletrônica é uma tecnologia que permite a validação de documentos por meio digital, eliminando a necessidade de assinaturas físicas.
O assinante pode utilizar a assinatura simples, avançada ou qualificada (feita com certificado digital no padrão ICP-Brasil), dependendo do nível de segurança exigido.
E quando falamos da assinatura eletrônica para manufatura?
No setor industrial, essa inovação oferece uma série de benefícios que melhoram a eficiência operacional, aumentam a segurança dos dados e garantem a conformidade com as regulamentações.
Vamos explorar as principais vantagens que a assinatura eletrônica traz para indústrias.
Otimização de processos operacionais
Em ambientes industriais, a agilidade é crucial para manter a linha de produção em pleno funcionamento, o que evita atrasos e gargalos operacionais.
Diante desta necessidade, a assinatura eletrônica surge como uma solução que acelera significativamente os processos internos.
Documentos que antes demandavam dias para serem assinados agora podem ser completados em minutos. Afinal, basta utilizar uma boa plataforma de assinatura digital para empresas para enviar documentos para múltiplos destinatários.
Redução de custos com papelada e espaço físico
A adoção da assinatura eletrônica de documentos permite que as indústrias reduzam drasticamente os custos associados ao uso de papel, impressão, transporte e armazenamento físico.
Esta economia não só diminui despesas operacionais, mas também contribui para práticas empresariais mais sustentáveis, alinhando-se com a crescente demanda por responsabilidade ambiental.
Conformidade e validade jurídica
A assinatura eletrônica é legalmente reconhecida no Brasil pela Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.063/2020), o que garante que os documentos assinados digitalmente tenham validade jurídica.
Isso proporciona segurança jurídica e confiança tanto para as indústrias quanto para seus parceiros comerciais, pois assegura que todos os contratos e documentos assinados estejam em conformidade com as regulamentações legais.
Leia também: A assinatura digital é válida juridicamente?
Melhoria na segurança e integridade dos dados
A segurança dos dados é uma preocupação constante no setor industrial.
A assinatura eletrônica para manufatura (e para qualquer segmento) utiliza criptografia avançada e métodos de autenticação robustos para garantir que apenas as partes autorizadas possam acessar e assinar documentos.
Na prática, as partes se protegem contra fraudes e garantem a integridade dos dados, algo fundamental em operações industriais onde a precisão é crucial.
Flexibilidade e mobilidade
Com a assinatura eletrônica de documentos, gestores e colaboradores podem assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, utilizando dispositivos móveis como smartphones e tablets.
Vale pontuar que muitas plataformas de assinatura digital para empresas possuem aplicativos de suas soluções, o que facilita bastante o processo feito por estes dispositivos.
Isso é especialmente vantajoso para indústrias que operam em múltiplos locais ou que possuem equipes em campo, permitindo uma gestão documental ágil e eficiente, sem a necessidade de estar fisicamente presente no escritório.
Integração com sistemas de gestão
Você sabia que muitas plataformas de assinatura digital para empresas podem ser integradas facilmente com sistemas de gestão existentes, como ERPs e sistemas de controle de produção?
Essa integração facilita a sincronização de dados e a automação de processos, proporciona uma visão integrada e coesa das operações industriais.
Como resultado, seu negócio experimentará uma melhora na eficiência e na tomada de decisões.
Redução de erros manuais
A implementação de assinatura eletrônica para indústrias e grandes empresas minimiza a ocorrência de erros humanos, comuns em processos manuais de assinatura de documentos.
Isso porque a ferramenta estabelece campos obrigatórios e realiza validações automáticas para garantir que os dados sejam inseridos corretamente antes da conclusão do processo de assinatura.
Dessa forma, é possível aumentar a precisão e a confiabilidade das informações.
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
A eliminação do uso de papel não só reduz custos, mas também promove a sustentabilidade ambiental, como apontamos.
De maneira mais específica, a assinatura eletrônica para manufatura contribui para a redução da pegada de carbono das indústrias.
É uma maneira de demonstrar compromisso com práticas mais ecológicas e atender às expectativas de stakeholders cada vez mais conscientes sobre questões ambientais.
Leia também: Economia circular: o guia completo sobre o tema
Facilidade de auditoria e rastreabilidade
Outro ponto positivo da assinatura eletrônica para indústrias é facilitar a auditoria e o rastreamento de documentos.
Cada assinatura gera um registro detalhado, indicando quem assinou, quando e onde.
Essa trilha de auditoria é essencial para a conformidade regulatória e para a transparência nas operações industriais, permitindo uma verificação fácil e precisa de todas as transações.
Agora que você entendeu os benefícios de contar com a assinatura eletrônica de documentos na indústria, precisa saber o que pode ser assinado com o recurso.
Documentos do setor de Manufatura e Industrial que podem ser assinados digitalmente
A assinatura eletrônica para manufatura oferece uma maneira eficiente e segura de gerenciar uma ampla variedade de documentos essenciais para as operações industriais.
A digitalização desses processos não só economiza tempo e recursos, mas também melhora a precisão e a conformidade com as regulamentações. E quais são os documentos mais comuns que podem ser assinados com a ferramenta? Confira:
- Ordens de compra e venda: documentos de compra e venda de produtos podem ser assinados digitalmente, agilizando as transações comerciais e facilitando o controle de estoque;
- Contratos de fornecimento: acordos com fornecedores de matérias-primas e componentes podem ser assinados eletronicamente, o que garante uma formalização rápida e segura;
- Acordos de parceria e colaboração: documentos que formalizam parcerias e colaborações entre empresas podem ser assinados digitalmente, garantindo a segurança e a validade dos acordos;
- Relatórios de inspeção e qualidade: é possível utilizar a ferramenta em relatórios que detalham inspeções de qualidade e conformidade, de modo a assegurar a integridade e a rastreabilidade dos dados;
- Contratos de trabalho: a formalização de contratos com colaboradores pode ser realizada eletronicamente, simplificando o processo de contratação e garantindo a conformidade com a legislação trabalhista;
- Protocolos de manutenção: use a assinatura eletrônica para manufatura em programas e protocolos de manutenção de equipamentos, o que pode aprimorar sua gestão da manutenção preventiva e corretiva;
- Termos de Confidencialidade (NDA): a assinatura eletrônica para indústrias também facilita a formalização de NDAs, pois confere maior proteção e segurança às informações sensíveis desde o início da colaboração.
Esses são apenas alguns exemplos dos muitos documentos no setor de manufatura e industrial que podem se beneficiar da assinatura eletrônica, proporcionando uma gestão documental mais eficiente, segura e sustentável.
Assinatura Eletrônica para Indústrias e Grandes Empresas é com a TOTVS
O TOTVS Assinatura Eletrônica é a solução ideal para indústrias e grandes empresas que buscam modernizar e otimizar seus processos de gestão documental.
Com essa plataforma, é possível assinar digitalmente uma ampla variedade de documentos, o que traz maior agilidade, segurança e conformidade com as regulamentações vigentes.
O sistema da maior empresa de tecnologia do Brasil oferece integrações nativas com outros produtos do portfólio da TOTVS, como o TOTVS Backoffice – Linha RM, para conferir mais eficiência e produtividade na gestão.
Com o TOTVS Backoffice – Linha RM, um ERP que controla todos os processos administrativos e financeiros do seu negócio, você automatiza rotinas, como gestão de estoque, compras e faturamento, gestão financeira, fiscal, patrimonial e contábil, e muito mais.
Em outras palavras, essa integração permite que todas as etapas do processo sejam gerenciadas de maneira coesa e eficiente, aumentando a produtividade e reduzindo erros.
Além disso, o TOTVS Assinatura Eletrônica pode ser integrado por meio de API a qualquer outro sistema disponível no mercado ou a sistemas legados, proporcionando flexibilidade e adaptabilidade às necessidades específicas de cada empresa.
Assim, você garante que a solução possa ser personalizada para atender às particularidades de sua operação industrial, com uma ferramenta robusta e versátil para a gestão documental.
Conheça tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e saiba como ele contribui para a gestão documental em sua indústria!
Conclusão
A assinatura eletrônica para indústrias é uma solução essencial para organizações que desejam aumentar a eficiência, reduzir custos e garantir a segurança e a conformidade de seus processos documentais.
A digitalização de documentos agiliza operações, minimiza erros e promove a sustentabilidade ambiental, contribuindo para uma gestão mais moderna e eficaz.
Ao adotar a assinatura eletrônica, as indústrias estão preparadas para enfrentar os desafios da era digital com maior competitividade e inovação.
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