No competitivo mercado varejista, a eficiência operacional e a agilidade na gestão de documentos são fundamentais para garantir a satisfação do cliente e a competitividade da empresa.
A assinatura eletrônica para o varejo surge como uma solução indispensável, permitindo que contratos e outros documentos sejam assinados de maneira rápida, segura e conforme às exigências legais.
Neste artigo, exploraremos as vantagens dessa tecnologia para o setor varejista, os tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente e como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode transformar a gestão documental no varejo.
Confira!
As vantagens da assinatura eletrônica para o varejo
A assinatura eletrônica é uma solução tecnológica que permite a autenticação de documentos de forma digital e substitui a necessidade de assinaturas manuscritas.
Ela apresenta três tipos (simples, avançada e qualificada), de modo que cada um apresenta um nível de segurança e serve a determinado propósito. A assinatura qualificada, feita com certificado digital do padrão ICP-Brasil, por exemplo, é a mais segura.
No setor varejista, essa tecnologia oferece diversas vantagens que aumentam a eficiência, a segurança e a conformidade dos processos.
Vamos explorar as principais vantagens da assinatura eletrônica para o varejo?
Agilidade na formalização de contratos
A assinatura eletrônica para o varejo permite que contratos com fornecedores, parceiros e colaboradores sejam formalizados em questão de minutos, o que elimina a espera e a burocracia associadas aos métodos tradicionais.
Isso acelera a entrada de novos produtos e serviços, o que contribui para manter o estoque sempre atualizado e as operações em pleno funcionamento.
Além disso, por apresentar detalhes específicos de quem assinou os documentos, quando e onde ocorreu o aceite, a assinatura eletrônica facilita o rastreamento e a auditoria de documentos.
Em outras palavras, são informações que garantem transparência e responsabilidade em todas as etapas do processo de assinatura, e dão maior credibilidade ao contrato assinado.
Redução de erros e retrabalho
A assinatura eletrônica de documentos é um desdobramento da automação de processos em uma empresa. E, assim como ele, é uma forma de reduzir e mitigar o risco de erros humanos.
Isso porque campos obrigatórios, validações automáticas e fluxos de trabalho predefinidos garantem que todos os detalhes sejam preenchidos corretamente antes da assinatura, evitando a necessidade de correções e retrabalho.
Maior segurança e confidencialidade
A segurança da informação é um ponto crítico no setor varejista, especialmente ao lidar com contratos e acordos comerciais.
No entanto, uma boa plataforma de assinatura digital para empresas traz tecnologias de criptografia e autenticação para garantir que somente as partes autorizadas possam acessar e assinar os documentos.
Em outras palavras, são ferramentas que mantêm a confidencialidade e a integridade dos dados.
Sustentabilidade e economia de recursos
Um dos benefícios mais evidentes da adoção da assinatura eletrônica de documentos é sua contribuição para a sustentabilidade ao reduzir significativamente o uso de papel, tinta e outros materiais de escritório.
Além de promover práticas mais ecológicas, essa economia de recursos, que deriva também da redução de espaço físico para arquivo, reduz custos operacionais e melhora a eficiência geral da empresa.
Flexibilidade e conveniência
Você já parou para pensar em como a assinatura eletrônica para o varejo pode ser um recurso valioso quando falamos de conveniência e mobilidade?
É importante lembrar que muitos profissionais que trabalham no segmento até possuem uma base fixa de trabalho, mas estão sempre se deslocando para investir no relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros.
Por isso, o uso do recurso permite que os documentos sejam assinados a qualquer hora e em qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis como smartphones e tablets.
Muitas plataformas de assinatura digital para empresas possuem aplicativos dedicados, que tornam ainda mais fácil e conveniente a assinatura de documentos em movimento.
Ou seja, essa flexibilidade é especialmente útil para manter a produtividade de gestores e colaboradores mesmo em deslocamento.
Validade jurídica
Uma das dúvidas mais comuns sobre o tema é se a assinatura digital é válida juridicamente.
Sim, a assinatura eletrônica garante que os documentos assinados digitalmente sejam válidos juridicamente e em conformidade com as regulamentações vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.063/2020).
Esta lei estabelece os parâmetros para a utilização de assinaturas eletrônicas em documentos públicos e privados.
Isso proporciona segurança jurídica tanto para a empresa quanto para seus clientes e parceiros, reduzindo riscos legais e aumentando a confiança nas transações realizadas.
Melhoria na experiência do cliente
No varejo, a satisfação do cliente é primordial. A assinatura eletrônica de documentos pode melhorar a experiência do cliente ao simplificar processos como assinaturas de contratos de financiamento, programas de fidelidade e outros serviços.
Clientes podem assinar documentos de maneira digital, sem a necessidade de deslocamento, o que torna o atendimento mais rápido e eficiente.
Lembre-se que, de acordo com a pesquisa Zendesk CX Trends 2023, 60% dos clientes tomam decisões de compra com base no nível de atendimento que esperam receber.
Portanto, é crucial buscar formas de investir em sua experiência, inclusive com a adoção de tecnologias.
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Adaptação às necessidades do varejo
Cada varejista tem suas próprias necessidades e fluxos de trabalho. E os desenvolvedores de ferramentas de gestão sabem disso.
Não à toa, boas plataformas de assinatura digital para empresas trazem um certo nível de personalização para que os processos sejam adaptados às especificidades de cada negócio.
Isso garante uma solução sob medida que maximiza a eficiência e a eficácia da gestão documental.
Integração com sistemas de gestão
Por fim, um grande benefício da assinatura eletrônica para varejo é a possibilidade de integração do recurso com outros sistemas de gestão usados no varejo, como ERPs e CRMs.
Uma boa plataforma de assinatura digital para empresas traz não só integrações nativas do mesmo fornecedor, como também a possibilidade de integração com softwares de terceiros via API.
Assim, permite uma gestão mais coesa e eficiente dos documentos e informações, e facilita o acompanhamento e a automação de processos críticos para o negócio.
Essas vantagens demonstram como a assinatura eletrônica para o varejo não só otimiza processos internos, mas também melhora a segurança, a conformidade e a experiência do cliente, promovendo uma operação mais sustentável e eficiente.
Mas será que a assinatura eletrônica de documentos no varejo serve para todas as situações?
Documentos do setor varejista que podem ser assinados digitalmente
A assinatura eletrônica para o varejo pode ser aplicada a uma ampla gama de documentos, de modo a otimizar a gestão e garantindo a conformidade com as regulamentações.
Os documentos a seguir podem ser assinados de maneira rápida e segura, eliminando a necessidade de processos manuais e papelada física:
- ordens de compra: ordens de compra podem ser geradas e assinadas eletronicamente, facilitando o controle e a gestão de estoques;
- acordos de parceria: parcerias e colaborações podem ser formalizadas digitalmente, garantindo a segurança e a validade dos acordos;
- termos de Confidencialidade (NDA): a assinatura eletrônica facilita a formalização de NDAs, garantindo que as informações sensíveis sejam protegidas desde o início da relação comercial;
- contratos de fornecimento: acordos com fornecedores podem ser assinados eletronicamente, agilizando a formalização e garantindo que todos os termos sejam cumpridos sem atrasos;
- propostas comerciais: ofertas e propostas comerciais podem ser enviadas e assinadas digitalmente, acelerando a aprovação e permitindo que os negócios sejam fechados mais rapidamente.
Assinatura Eletrônica para o setor Varejista é com a TOTVS
O TOTVS Assinatura Eletrônica é a escolha ideal para o setor varejista que deseja modernizar e otimizar seus processos de gestão documental.
Esta solução permite que uma variedade de documentos sejam assinados digitalmente, proporcionando agilidade, segurança e conformidade legal.
Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode integrar a assinatura eletrônica de documentos com outros produtos do portfólio da TOTVS, criando uma gestão mais eficiente e coesa dos dados e documentos.
Por exemplo, a integração com o TOTVS Backoffice – Linha RM permite a gestão completa de contratos, facilitando a criação, assinatura e armazenamento desses documentos em um único sistema.
Além disso, o sistema pode ser integrado por meio de API a qualquer outro sistema disponível no mercado ou a sistemas legados, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade às necessidades específicas de sua empresa.
Descubra como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode transformar a gestão de documentos no varejo!
Conclusão
A assinatura eletrônica para o varejo é um recurso importante, pois traz mais eficiência, segurança e conformidade aos processos de gestão documental.
Além disso, a ferramenta pode ser utilizada em diversos tipos de documentos, o que confere agilidade aos processos de contratação.
Lembre-se que a digitalização não é apenas uma tendência, mas uma necessidade imperativa para garantir um atendimento de qualidade e competitivo.Aproveite para entender tudo sobre customer centric, a cultura centrada no cliente!
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