A assinatura virtual é uma ferramenta que vem facilitando a rotina das organizações ao combater o excesso de burocracia documental e conferir maior produtividade.
Você sabe o que é assinatura virtual? Essa assinatura é anexada a um documento eletrônico para certificar seu conteúdo e, por meio de mecanismos, conecta o documento com a identidade do assinante.
Este tipo de assinatura oferece vários benefícios sobre as assinaturas manuscritas tradicionais, incluindo economia, segurança e otimização de processos.
Mas em quais setores este tipo de assinatura pode ser útil? Como gerar uma assinatura virtual? Como criar uma assinatura digital para documentos?
Vamos ver de forma mais detalhada a seguir!
O que é assinatura virtual?
Uma assinatura virtual, também conhecida como assinatura eletrônica ou e-signature, é uma representação digital de uma assinatura manuscrita usada para autenticar a identidade do signatário.
No ambiente empresarial, a tecnologia é utilizada para autenticar documentos eletrônicos e pode assumir diversos tipos de acordo com as normas brasileiras.
Ela pode ser simples, avançada ou qualificada, o que diz respeito ao grau de confiabilidade da assinatura.
Enquanto a primeira é usada em rotinas internas que não demandam alto grau de segurança, a última é a que garante maior grau de confiabilidade.
Há, inclusive, quem defenda que a assinatura virtual diz respeito apenas à assinatura qualificada, que é a assinatura digital, feita por meio de certificado digital.
Nós consideramos neste artigo que a assinatura virtual é um conceito amplo, que abrange todos os tipos de assinatura eletrônica, ok?
Como funciona a assinatura virtual?
Se considerarmos que a assinatura virtual é a assinatura digital, seu funcionamento é o seguinte: ligar a identidade do signatário por meio de um certificado digital emitido pela ICP-Brasil.
O certificado utiliza um par de chaves criptográficas para não só identificar os signatários, mas também conferir validade jurídica e proteger as informações dos documentos.
Desta forma, é possível assegurar que quem assina o documento é realmente quem diz ser, e não alguém que finge ser.
No caso da assinatura eletrônica simples ou avançada, você pode criar assinatura digital por meio de biometria, códigos de segurança, tokens, combinação de usuários e senhas, e outros mecanismos de autenticação.
Quais são os benefícios da assinatura virtual?
Usar uma assinatura virtual traz várias vantagens, tais como economia e segurança, otimização de processos e redução da burocracia.
Economia e segurança
Uma vez que os documentos são digitais, há uma redução nos custos de impressão (papel e impressora), insumos de escritório, registros em cartório e envios pelos Correios ou por motoboy.
Ao assinar documento online, vê-se economia também por otimizar outros recursos empresariais, como a força de trabalho.
Os profissionais conseguem realizar tarefas de modo muito mais fácil e rápido, o que garante maior produtividade e dedicação a outras atividades mais relevantes.
Além disso, as assinaturas virtuais têm validade legal e garantem maior segurança para os contratos e outros documentos importantes com o uso da criptografia.
Otimização de processos
Outro benefício da assinatura de contrato virtual ou outros documentos é a otimização dos processos internos empresariais.
A tecnologia permite um fluxo mais rápido de documentos, pois as assinaturas podem ser utilizadas remotamente e em tempo real, sem a necessidade de presença física ou envio pelo correio.
Isto facilita a comunicação entre os membros da equipe, parceiros, clientes e fornecedores
Redução da burocracia
Além de facilitar os processos internos, o uso da assinatura virtual também reduz a complexidade burocrática para as organizações.
Isto ocorre porque ela permite que os documentos sejam assinados sem a necessidade de certificações notariais ou registros, uma vez que a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma.
Entendeu o que é assinatura virtual e seus benefícios? Agora veremos em quais tipos de organizações ela realmente traz vantagens para a rotina empresarial.
Em quais setores esse tipo de assinatura pode ser útil?
A assinatura virtual pode ser aplicada em empresas de qualquer segmento.
No entanto, alguns setores são muito beneficiados pelo uso deste recurso, em especial aqueles que lidam com um grande volume de documentos diariamente.
É o caso do:
- Setor jurídico: a assinatura virtual é utilizada em contratos ou procurações, e em órgãos públicos pode agilizar os processos governamentais.
- Setor empresarial: o recurso tem otimizado as rotinas da área de recursos humanos, especialmente quanto às contratações realizadas à distância.
- Setor da saúde: a assinatura eletrônica ajuda a acelerar os registros de pacientes e outros documentos importantes, como prontuários e atestados médicos.
- Setor educacional: a ferramenta confere mais agilidade e segurança aos processos de gestão, à secretaria das instituições, que lida com um alto volume de documentos, como aqueles relacionados a bolsas, pesquisas acadêmicas, estágios, entre outros.
- Setor financeiro: nas instituições financeiras, ela pode ser usada para serviços bancários online. Além de garantir processos mais ágeis, a assinatura também ajuda a prevenir fraudes e a garantir a segurança das transações financeiras, bem como executar acordos e contratos.
Como gerar uma assinatura virtual?
Agora que você entendeu o que é assinatura virtual, é hora de saber como criá-la.
No caso de assinatura digital, você precisa obter um certificado digital, pois ele atua como uma identidade eletrônica e dá validade jurídica ao documento assinado.
O passo a passo é o seguinte:
- Escolha o modelo de certificado que melhor se adequa às necessidades empresariais (em geral, são os certificados tipo A para uso empresarial, como o e-CNPJ);
- Busque uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil para obter seu certificado digital
- Apresente a documentação solicitada pela AC para validar o certificado;
- Receba as orientações de uso do certificado, de instalação ou o próprio dispositivo (no caso de A3, pode ser smart card ou token).
- Sua assinatura virtual será gerada e vinculada ao documento automaticamente quando você selecionar “Assinar com certificado digital”.
No caso de uso de assinatura eletrônica simples ou avançada, você não precisará do certificado digital.
Neste caso, para criar assinatura virtual, você deverá cadastrar a biometria, ter um login e senha ou outro modo de autenticação.
Alguns programas permitem que você utilize o mouse ou os dedos para criar sua assinatura manuscrita virtual no documento, por exemplo.
Entendeu como criar uma assinatura digital para documentos? Agora é hora de ver como utilizá-la!
Como usar a assinatura virtual em documentos?
Para usar a assinatura virtual, o mais recomendado é usar uma plataforma de assinatura de documentos.
No caso da assinatura digital, você usará a chave privada do seu certificado digital para assinar documento online. Se for assinatura eletrônica, o meio de autenticação será diferente, como apontamos.
Considerando isso, é muito simples fazer a assinatura de contrato virtual ou de outros documentos:
- No documento que você deseja assinar, procure a opção “Inserir assinatura digital” ou “Inserir assinatura eletrônica”. Essa opção pode variar conforme o programa ou app para assinatura virtual utilizado;
- Selecione sua assinatura (no caso de certificado, insira a sua chave privada) para assinar digitalmente o documento.
- Pronto! Sua assinatura virtual foi aplicada.
Você pode inserir sua assinatura virtual em PDF, Word ou outros arquivos conforme o programa utilizado, ok?
É importante lembrar que, antes de assinar, é necessário verificar se o documento não foi alterado ou adulterado de alguma forma, pois isso pode invalidar a assinatura.
Também é essencial manter seu certificado digital seguro e atualizado, pois está ligado à sua identidade, ok?
As respostas para as principais dúvidas sobre o tema
Ainda tem dúvidas sobre o tema? Veja se respondemos outras questões a seguir!
A assinatura virtual tem validade jurídica?
Sim, as assinaturas virtuais possuem validade jurídica.
Existem duas normas brasileiras que dão validade às assinaturas eletrônicas e digitais:
- Medida Provisória nº 2.200-02: criou a ICP-Brasil e abordou a forma de emitir certificado digital;
- Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.603/2020): regulamentou a classificação de assinaturas eletrônicas (simples, avançada e qualificada) e definiu as situações em que cada uma delas pode ser utilizada.
Portanto, o signatário deve estar atento à situação para definir qual assinatura virtual deve utilizar.
Qualquer pessoa pode ter uma assinatura virtual?
Sim. Toda pessoa física ou jurídica pode ter uma assinatura virtual.
É preciso levar em consideração, porém, a eventual necessidade de ter um certificado digital válido emitido pela ICP-Brasil, no caso de assinatura digital.
Lembre-se de que este certificado atua como uma identidade eletrônica e está vinculado às informações pessoais ou da empresa do signatário.
Quais documentos podem ser assinados virtualmente?
Qualquer documento pode ser assinado virtualmente, desde que o assinante tenha um certificado digital válido ou outro mecanismo de identificação no ambiente eletrônico.
Isto inclui contratos, acordos, procurações, formulários, dentre outros documentos.
Vale a pena ficar atento, porém, a eventuais documentos que apresentam exigências legais específicas quanto ao uso de assinatura eletrônica. É o caso de documentos imobiliários.
Se houver necessidade de reconhecimento de firma, por exemplo, o documento deve ser necessariamente assinado por certificado digital para evitar que o signatário reconheça sua firma em cartório.
Existe algum app para assinatura virtual?
Sim. Existem vários aplicativos e programas que oferecem a possibilidade de assinar documentos online com uma assinatura virtual.
No entanto, o recomendado para o ambiente empresarial é utilizar um app para assinatura virtual específico. Ou seja, que seja exclusivamente voltado para esta finalidade.
Isso porque essas plataformas trazem funcionalidades que realmente fazem a diferença na redução da burocracia empresarial, o que nem sempre está presente em aplicativos gratuitos ou genéricos.
É possível ter uma assinatura virtual grátis?
Sim. Existem programas e plataformas que oferecem a possibilidade de assinar documentos online de forma gratuita.
Entretanto, é comum que elas apresentem limitações que são inadequadas para a rotina empresarial, como limitar o número de signatários ou documentos.
Além disso, se você deseja assinar contrato virtual com certificado digital, por exemplo, deverá pagar uma taxa para obter o certificado.
O custo a ser pago à Autoridade Certificadora pode variar de acordo com o tipo de certificado digital escolhido pela sua empresa.
Se você está em busca de uma plataforma ou app para assinatura virtual, conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma de gestão de assinaturas que confere validade jurídica aos documentos com o uso de assinatura virtual.
As empresas que contam com a ferramenta da maior empresa de tecnologia do Brasil podem optar pelo uso de assinatura eletrônica ou digital, seja com certificados A1 ou A3.
A solução segue a missão da TOTVS de conferir mais produtividade e agilidade nos processos de trabalho, otimizar a rotina e reduzir a burocracia.
Tudo isso com um padrão de criptografia SHA 256, o mais seguro do mercado, uma gestão centralizada de todo o processo de assinatura e o app Minha Assinatura Eletrônica, que confere mobilidade aos profissionais.
Além disso, a solução ainda oferece:
- Dashboard intuitivo;
- Usuários e signatários ilimitados;
- Integrações nativas e API para integração com softwares de terceiros;
- Módulos de inscrição e cadastro de usuários, envio de documentos, assinatura, confirmação e validação.
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Conclusão
A assinatura virtual é uma ferramenta segura e eficiente que contribui para impulsionar a transformação digital das empresas, otimizando os processos e reduzindo a burocracia.
Seja com a assinatura digital ou eletrônica, os profissionais podem ter uma rotina mais ágil e prática com o uso desta tecnologia.
Para tanto, basta escolher a plataforma certa para suas necessidades de negócios, com validade jurídica e funcionalidades que atendam aos requisitos de sua empresa.
E se você ainda tiver dúvidas, fale conosco na TOTVS!
Estamos prontos para ajudar a sua empresa a ser mais tecnológica e produtiva!
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