O certificado digital para empresa é uma tecnologia que facilita a rotina corporativa. Seja para emitir notas fiscais, seja para cumprir outras obrigações acessórias com o Fisco, seu uso traz agilidade e segurança nas atividades do dia a dia.
De acordo com o histórico anual do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão governamental, já são mais de 14 milhões de certificados ativos no país.
Sem dúvidas, boa parte desse número se deve às organizações que optam por ter uma identidade digital para facilitar seus negócios.
Mas, afinal, quais as vantagens desse recurso? Ele é obrigatório? Para que serve o certificado? Respondemos essas e outras perguntas neste conteúdo, confira!
Por que usar um certificado digital para empresas?
Com um fluxo de tarefas cada vez mais digitalizado, o uso do certificado digital tem se tornado essencial para empresas que buscam agilidade, segurança e conformidade com a legislação.
Ele permite assinar documentos eletronicamente com total validade jurídica, garantindo praticidade e autenticidade nas transações digitais.
Imagine que você acabou de começar um negócio, quer fechar contratos de prestação de serviços e cumprir suas obrigações com o Fisco.
A tecnologia ajuda a emitir e assinar esses documentos, bem como realizar transações com validade jurídica e segurança.
Isso porque o certificado digital comprova autoria, data e hora da assinatura, o que serve de prova em eventual fiscalização do governo.
Veja os usos da ferramenta no dia a dia da organização:
- Emitir documentos fiscais;
- Criar procurações eletrônicas;
- Participar de leilões eletrônicos;
- Fazer transações bancárias com segurança e agilidade;
- Assinar e enviar documentos digitais com assinatura eletrônica;
- Assinar Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), escriturações fiscais e contábeis;
- Realizar login em ambiente restritos e serviços, como o portal e-CAC da Receita Federal, a SEFAZ e outros;
- Enviar declarações e obrigações acessórias aos órgãos governamentais (SPED, Siscomex, eSocial e outros).
Além das aplicações cotidianas do certificado digital para empresas do Simples Nacional ou de outros regimes tributários, apontaremos adiante outros benefícios da tecnologia.
Funcionamento prático do certificado digital
De forma bem simples, o sistema utiliza um par de chaves criptográficas que não se repetem:
- A chave privada faz a criptografia dos dados que atestam à identidade da empresa e só é conhecida por quem está autorizado a utilizar o certificado que a gerou;
- A chave pública é compartilhada com quem decodifica a criptografia dos dados que atestam a identidade da empresa, e ela só serve para isso.
Na validação de uma assinatura digital gerada pelo certificado digital, por exemplo, temos:
- A pessoa que assina utiliza a chave privada para criptografar o arquivo eletrônico com dados sobre a empresa.
- Um terceiro pode conferir se ela é verdadeira ao acessá-la com a chave pública.
Que tipo de empresa precisa de certificado digital?
Qualquer empresa que deseje garantir agilidade, validade jurídica e segurança em suas assinaturas e transações online pode utilizar o certificado digital.
O certificado digital é um grande aliado para organizações que realizam operações fiscais, jurídicas e bancárias de forma eletrônica.
Além disso, vale destacar que a ferramenta é obrigatória para alguns tipos de negócios, como veremos a seguir.
No entanto, mesmo para empresas que não possuem exigência legal, o certificado digital proporciona inúmeros benefícios, desde mais segurança e redução de burocracias até a otimização de processos e produtividade.
O certificado digital para empresas é obrigatório?
O certificado digital é obrigatório em alguns casos, como empresas que emitem NF-e e empresas que se enquadram no regime do Lucro Real e do Lucro Presumido.
Micro empresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional devem utilizar o certificado nas situações descritas pelo artigo 79 da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 140/18.
É o caso de emissão obrigatória de documento fiscal eletrônico, prestação de informações sobre ICMS (quando o uso do documento fiscal eletrônico é obrigatório), dentre outras situações.
Confira os casos em que o certificado é necessário:
- Prestação de informações à Receita Federal relativas à manutenção de recursos no exterior na forma prevista em lei;
- Emissão de documento fiscal eletrônico, se houver obrigatoriedade prevista em norma do Confaz ou na legislação municipal;
- Prestação de informações relativas ao ICMS, se a empresa for obrigada a utilizar o documento fiscal eletrônico na forma prevista em lei;
- Entrega da Guia de Recolhimento do FGTS e GFIP (Informações à Previdência Social), recolhimento do FGTS e declarações relativas ao eSocial, para empresas com empregado.
O microempreendedor individual (MEI) pode optar pelo certificado digital voluntariamente para utilizar a assinatura digital.
No entanto, como mencionamos, o uso da tecnologia traz tantos benefícios que qualquer empresa deve considerá-la em sua rotina, inclusive em caso de encerramento dos negócios.
Quais são as vantagens de contar com um certificado digital na empresa?
O certificado digital ajuda a tornar os processos mais ágeis, seguros e econômicos. Por isso, cada vez mais empresas adotam essa tecnologia.
Segundo o histórico anual do ITI, destacado logo no início deste conteúdo, as emissões de certificados quebraram recorde em 2024: foram 10.693.719 certificados emitidos, 8,7% a mais do que no ano anterior.
Entre os principais benefícios do recurso, vale destacar:
- Redução de custos: a tecnologia elimina gastos com impressão, envio de documentos físicos e armazenamento de papéis;
- Diminuição de erros e agilidade: plataformas de assinatura eletrônica automatizam processos e minimizam falhas humanas, otimizando assinaturas e envios de documentos;
- Redução de processos burocráticos: além de evitar as idas ao cartório, a tecnologia pode ser utilizada para elaborar procurações e outros documentos eletrônicos e ainda facilitar a comunicação com órgãos governamentais;
- Mais segurança e comodidade: com o certificado, é possível formalizar negócios com total segurança e validade jurídica, reduzindo o risco de fraudes. Além disso, é possível realizar processos à distância, garantindo mais comodidade aos envolvidos.
Quais são os tipos de certificado digital para empresas?
O certificado digital para micro e pequenas empresas, bem como para organizações de grande porte, pode ser de dois tipos: certificado A1 e A3. Estes são os certificados mais populares, que permitem a realização de assinaturas digitais.
Porém, ele também pode ser diferenciado de acordo com a finalidade. Veja a seguir as classificações:
| Tipo de certificado | Características | Usabilidade |
| Certificado A1 | Arquivo digital instalado no computador, com validade de até 1 ano. Permite backup e uso em múltiplos dispositivos | Ideal para empresas que precisam de mobilidade e praticidade na autenticação digital |
| Certificado A3 | Dispositivo físico (como smartcard ou token), que deve ser inserido no equipamento a ser utilizado. Tem validade de até 5 anos | Indicado para negócios que buscam mais segurança no armazenamento e no uso do certificado |
| Certificado NF-e | Exclusivo para emissão de documentos fiscais, como as notas fiscais eletrônicas | Necessário para empresas que realizam operações comerciais e precisam emitir NF-e |
| Certificado e-CNPJ | Funciona como um CNPJ digital, utilizado para identificação da empresa em transações online | Indicado para assinatura de contratos, acesso a sistemas do governo e cumprimento de obrigações fiscais |
Como obter um certificado digital para minha empresa?
Diante das vantagens e facilidades que a tecnologia traz, é normal querer saber como fazer certificado digital para empresa, certo? O processo é bem fácil, veja o passo a passo:
- Escolha uma Autoridade Certificadora ou uma Autoridade de Registro vinculada à ICP-Brasil;
- Selecione um tipo de certificado digital que se adequa melhor à sua empresa;
- Apresente a documentação necessária, que envolve documentos pessoais e da empresa;
- Submeta-se à coleta de dados biométricos presencialmente ou por videoconferência;
- Aguarde a validação das informações e o envio do certificado.
TOTVS Assinatura Eletrônica
A assinatura digital é uma das possibilidades de uso do certificado digital no ambiente corporativo. Essa é, inclusive, a modalidade mais segura das assinaturas eletrônicas.
O jeito mais prático e organizado de utilizá-la é por meio de um sistema de assinatura eletrônica, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Você pode elaborar ou fazer o upload do documento diretamente na plataforma. Com poucos cliques, o gestor o assina e envia aos destinatários.
Todo o processo de assinatura é intuitivo, simples e realizado online, o que promove todos os benefícios que citamos anteriormente, como a redução de custos e a agilidade.
Na hora da assinatura, você pode utilizar seu certificado digital para empresas sem dificuldades, seja do tipo A1, seja do tipo A3.
Está esperando o que para otimizar sua rotina empresarial e desburocratizar o processo de assinatura de documentos?
Conheça já e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
O certificado digital para empresas é uma tecnologia por meio da qual a organização se identifica no ambiente digital com validade jurídica e segurança.
Ele pode ser utilizado para diversos fins, como emitir notas fiscais e assinar contratos.
Por sua versatilidade, apresenta inúmeros benefícios, como redução de custos e de burocracia na rotina empresarial.
Para facilitar seu uso, recomenda-se a utilização de boas plataformas de assinatura eletrônica, como a TOTVS Assinatura Eletrônica.
Que tal complementar essa leitura e aprender como escolher um bom sistema de gestão de assinaturas digitais?
Deixe aqui seu comentário