O certificado digital para empresas é uma tecnologia que facilita a rotina empresarial. Seja para emitir notas fiscais, seja para cumprir outras obrigações acessórias com o Fisco, seu uso traz agilidade e segurança nas atividades do dia a dia.
De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão governamental, tivemos um recorde de emissões de Certificados Digitais ICP-Brasil em janeiro de 2022. Foram 622.032 novos certificados, 7% a mais que no mesmo período de 2021.
Sem dúvidas, boa parte desse crescimento se deve às organizações que optam por ter uma identidade digital para facilitar seus negócios.
Pensando nisso, você sabe o que é certificado digital para empresas? Afinal, para que a empresa precisa de certificado digital?
Falamos um pouco sobre o tema, continue a leitura!
O que é certificado digital para empresas? Como ele funciona?
O certificado digital para empresas é uma espécie de identidade digital da pessoa jurídica no ambiente eletrônico, um instrumento que permite a realização de transações online com segurança e validade jurídica.
Com essa tecnologia, o empresário pode assinar documentos digitalmente, por exemplo. É possível, também, se identificar em ambientes online nas relações com outras empresas, órgãos públicos e fiscalizadores.
Mas, entender o que é este certificado não é suficiente para acreditar na ferramenta. Afinal, como funciona esta certificação? Como ela garante segurança e validade jurídica?
Funcionamento prático do certificado digital
De forma bem simples, o sistema utiliza um par de chaves criptográficas que não se repetem:
- A chave privada faz a criptografia dos dados que atestam à identidade da empresa e só é conhecida por quem está autorizado a utilizar o certificado que a gerou;
- A chave pública é compartilhada com quem decodifica a criptografia dos dados que atestam a identidade da empresa, e ela só serve para isso.
Na validação de uma assinatura digital gerada pelo certificado digital, por exemplo, temos:
- A pessoa que assina utiliza a chave privada para criptografar o arquivo eletrônico com dados sobre a empresa.
- Um terceiro pode conferir se ela é verdadeira ao acessá-la com a chave pública.
Simples, não? E quando falamos de certificado digital da empresa, para que serve a tecnologia? Quais são as aplicações dela no dia a dia das organizações?
Para que a empresa precisa de certificado digital?
Imagine que você acabou de começar um negócio, quer fechar contratos de prestação de serviços e cumprir suas obrigações com o Fisco.
O certificado digital para micro e pequenas empresas terá utilidade?
Sem dúvidas.
A tecnologia pode ajudar o pequeno empreendedor a emitir e assinar documentos, bem como realizar transações com validade jurídica e segurança.
Isso porque o certificado digital comprova autoria, data e hora da assinatura, o que serve de prova em eventual fiscalização do governo.
Veja os usos da ferramenta no dia a dia da organização:
- emitir documentos fiscais;
- criar procurações eletrônicas;
- participar de leilões eletrônicos;
- fazer transações bancárias com segurança e agilidade;
- assinar e enviar documentos digitais com assinatura eletrônica;
- assinar Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), escriturações fiscais e contábeis;
- realizar login em ambiente restritos e serviços, como o portal e-CAC da Receita Federal, a SEFAZ e outros;
- enviar declarações e obrigações acessórias aos órgãos governamentais (SPED, Siscomex, eSocial e outros);
Além das aplicações cotidianas do certificado digital para empresas do Simples Nacional ou de outros regimes tributários, apontaremos adiante outros benefícios da tecnologia.
Mas antes é preciso explicar que tipo de empresa precisa de certificação digital.
Que tipo de empresa precisa de certificado digital?
Qualquer empresa que deseje garantir agilidade, validade jurídica e segurança em suas assinaturas e transações online pode utilizar o certificado digital.
A ferramenta é obrigatória para empresas que se enquadram no regime do Lucro Real e do Lucro Presumido e também para aquelas que emitem nota fiscal eletrônica.
Micro empresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional devem utilizar o certificado nas situações descritas pelo artigo 79 da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 140/18.
É o caso de emissão obrigatória de documento fiscal eletrônico, prestação de informações sobre ICMS (quando o uso do documento fiscal eletrônico é obrigatório), dentre outras situações.
Quais são os tipos de certificado digital para empresas?
O certificado digital para micro e pequenas empresas, bem como para organizações de grande porte, pode ser de dois tipos: A1 e A3. Estes são os certificados mais populares, que permitem a realização de assinaturas digitais.
Porém, ele também pode ser diferenciado de acordo com a finalidade. Veja a seguir as classificações.
Certificado A1
O certificado A1 é um software que deve ser instalado em um ou mais computadores.
Com validade de até um ano, ele permite fazer cópias de segurança para posterior instalação em outros computadores. O gestor consegue acessá-lo de qualquer dispositivo.
Certificado A3
O certificado A3 é um dispositivo físico, como um smartcard ou um token, que deve ser inserido no equipamento a ser utilizado. Há opções com validade de até cinco anos.
Ambos os certificados tipo A são indicados para as utilidades que mencionamos anteriormente, pois permitem a assinatura digital e validam as transações online.
A diferença entre eles é a instalação (computador x token/smartcard) e a validade.
A seguir, temos os tipos de certificados separados conforme a finalidade.
NF-e
O certificado NF-e é utilizado apenas para emissão de documentos fiscais de diferentes tipos, como é o caso das notas fiscais eletrônicas.
e-CNPJ
O e-CNPJ é um certificado utilizado para identificação da empresa em meios digitais e realização de atos em ambientes online.
Tipo S
Certificados do tipo S são usados para garantir o sigilo nas transações, motivo pelo qual também é chamado de certificado de sigilo.
Ele é ideal para proteger informações sigilosas, sensíveis e de alto valor. Somente pessoas autorizadas poderão acessar o conteúdo dos documentos.
Tipo T
O certificado do tipo T é conhecido como “carimbo do tempo” (timestamp), pois certifica a existência da assinatura ou do documento em determinado dia e horário.
Assim, garante a veracidade e a temporalidade, atestando que não houve adulteração dos dados naquele intervalo de tempo.
Tenha em mente que cada tipo de certificado pode ter um preço. Você sabe quanto custa o certificado digital para empresas? Falaremos adiante sobre isso.
Quais são as vantagens de contar com um certificado digital na empresa?
Agora que você já sabe quais os tipos de certificados pode obter em seu negócio, deve estar se perguntando se há vantagens em contar com essa tecnologia, certo?
Apontamos as principais a seguir!
Redução de custos
Já pensou em não precisar ter custos com reconhecimento de firma, impressão ou motoboy para coleta e entrega de documentos?
O que dizer de ter um espaço físico pequeno, pois não há necessidade de grande local de armazenamento?
Esses são alguns custos eliminados com o uso de certificado digital para empresas do Simples Nacional e de outros regimes tributários.
Mais segurança e comodidade
Um dos receios de qualquer gestor nas transações em ambiente digital são a fraude e os ataques cibernéticos. Afinal, há muitas informações confidenciais trocadas diariamente.
Para garantir segurança nas ações realizadas em ambiente online, o uso de certificado digital é uma ótima pedida.
Com ele, é possível formalizar negócios com total segurança e validade jurídica, pois existem as chaves criptográficas invioláveis para confirmar identidade.
Além da segurança, os profissionais também experimentam maior comodidade. Não é preciso se deslocar para autenticar documentos ou enviá-los a terceiros.
Em suma, é possível formalizar negócios à distância, bastando um dispositivo e uma plataforma de assinatura eletrônica.
Diminuição de erros e agilidade
O certificado digital para micro e pequenas empresas permite assinar e emitir documentos rapidamente.
Outro ganho relevante é a diminuição de erros. Muitos gestores utilizam as plataformas de gestão e de assinatura eletrônica para automatizar diversas tarefas, o que reduz as falhas humanas.
Redução de processos burocráticos
Por fim, outra vantagem do uso do certificado no ambiente empresarial é a redução dos processos burocráticos.
Além de evitar as idas ao cartório para autenticação e reconhecimento de firma, a tecnologia pode ser utilizada para elaborar procurações e outros documentos eletrônicos.
Ou seja, não é necessário ter uma extensa troca de papéis para formalizar relações e transações. Diversas etapas no fluxo de trabalho são suprimidas com uma simples assinatura digital.
Está convencido dos benefícios da tecnologia? Então, você deve estar se perguntando “Como obter um certificado digital para minha empresa?”, certo?
Antes disso, é preciso saber se ele é obrigatório.
O certificado digital para empresas é obrigatório?
O certificado digital é obrigatório em alguns casos, como empresas que emitem NF-e e empresas que se enquadram no regime do Lucro Real e do Lucro Presumido.
E o certificado digital para micro empresa ou empresa de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional? Ele é obrigatório?
De acordo com o artigo 79 da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 140/18, o certificado é necessário nas seguintes situações:
- Prestação de informações à Receita Federal relativas à manutenção de recursos no exterior na forma prevista em lei;
- Emissão de documento fiscal eletrônico, se houver obrigatoriedade prevista em norma do Confaz ou na legislação municipal;
- Prestação de informações relativas ao ICMS, se a empresa for obrigada a utilizar o documento fiscal eletrônico na forma prevista em lei;
- Entrega da Guia de Recolhimento do FGTS e GFIP (Informações à Previdência Social), recolhimento do FGTS e declarações relativas ao eSocial, para empresas com empregado.
O microempreendedor individual (MEI) pode optar pelo certificado digital voluntariamente para utilizar a assinatura digital.
No entanto, como visto, o uso da tecnologia traz tantos benefícios que qualquer empresa deve considerá-la em sua rotina, inclusive em caso de encerramento dos negócios.
Para encerrar uma empresa precisa de certificado digital?
Não. O empresário que não tem certificação digital pode levar a documentação presencialmente até a Junta Comercial para pedir o encerramento.
Porém, com o certificado digital é possível encerrar a empresa via internet, sem necessidade de comparecer à Junta.
Basta emitir o DBE (Documento Básico de Entrada) ou o Protocolo de Transmissão após a análise da documentação.
Como obter um certificado digital para minha empresa?
Diante das vantagens e facilidades que a tecnologia traz, é normal querer saber como fazer certificado digital para empresa, certo?
O processo é bem fácil, veja o passo a passo:
- Escolha uma Autoridade Certificadora ou uma Autoridade de Registro vinculada à ICP-Brasil;
- Selecione um tipo de certificado digital que se adequa melhor à sua empresa;
- Apresente a documentação necessária, que envolve documentos pessoais e da empresa;
- Submeta-se à coleta de dados biométricos presencialmente ou por videoconferência;
- Aguarde a validação das informações e o envio do certificado.
Quanto custa o certificado digital para empresas?
O custo de um certificado digital empresarial pode variar conforme alguns fatores, como:
- Local de emissão;
- Tipo, modelo e validade do certificado;
- Autoridade certificadora escolhida para emissão.
Portanto, pesquise antes de emitir o documento para saber qual a sua necessidade.
Após ter a tecnologia em mãos, você poderá organizar o processo de assinatura e os documentos por meio de uma plataforma, como a TOTVS Assinatura Eletrônica.
TOTVS Assinatura Eletrônica
A assinatura digital é uma das possibilidades de uso do certificado digital no ambiente corporativo. Essa é, inclusive, a modalidade mais segura das assinaturas eletrônicas.
O jeito mais prático e organizado de utilizá-la é por meio de um sistema de assinatura eletrônica, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Com a ferramenta, você pode elaborar ou fazer o upload do documento diretamente na plataforma. Com poucos cliques, o gestor o assina e envia aos destinatários.
Todo o processo de assinatura é intuitivo, simples e realizado online, o que promove todos os benefícios que citamos anteriormente, como a redução de custos e a agilidade.
Confira uma breve demonstração do TOTVS Assinatura Eletrônica:
Na hora da assinatura, você pode utilizar seu certificado digital para empresas sem dificuldades, seja do tipo A1, seja do tipo A3.
Está esperando o que para otimizar sua rotina empresarial e desburocratizar o processo de assinatura de documentos?
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Conclusão
O certificado digital para empresas é uma tecnologia por meio da qual a organização se identifica no ambiente digital com validade jurídica e segurança.
Ele pode ser utilizado para diversos fins, como emitir notas fiscais e assinar contratos.
Por sua versatilidade, apresenta inúmeros benefícios, como redução de custos e de burocracia na rotina empresarial.
Para facilitar seu uso, recomenda-se a utilização de boas plataformas de assinatura eletrônica, como a TOTVS Assinatura Eletrônica.
Que tal aprender como escolher um bom sistema de gestão de assinaturas digitais?
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