A implementação de contratos digitais transformou a maneira como as empresas assinam documentos. Nesse cenário, as assinaturas eletrônicas ganham cada vez mais destaque.
É um recurso que garante processos mais ágeis, seguros e econômicos, mas seu uso demanda atenção a alguns detalhes.
Para garantir que os documentos digitais sejam eficazes e juridicamente válidos, por exemplo, incluir uma cláusula no contrato de assinatura eletrônica é um fator indispensável.
Neste conteúdo, você vai entender mais sobre a importância dessa cláusula, além de conferir modelos para ajudar na elaboração dos contratos.
Por que incluir uma cláusula no contrato de assinatura eletrônica?
A inclusão de uma cláusula específica sobre assinatura eletrônica no contrato ajuda a garantir a segurança e a legitimidade dos acordos online. Essa cláusula pode detalhar pontos como:
- A plataforma ou a tecnologia utilizada para realização da assinatura;
- O compromisso das partes em respeitar os procedimentos acordados;
- Garantias de autenticidade, integridade e confidencialidade do documento;
Ela não apenas formaliza o aceite das partes em utilizar a assinatura eletrônica, como também garante a conformidade com as regras vigentes, o que confere validade jurídica ao documento.
Trata-se de uma formalização que pode reduzir o risco de questionamentos jurídicos. Além disso, a cláusula pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de cada tipo de contrato, o que confere maior segurança e transparência aos acordos.
Vale destacar que, no Brasil, a assinatura eletrônica tem respaldo em leis como a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Modelos de cláusulas para contratos assinados digitalmente
Criar uma cláusula no contrato de assinatura eletrônica demanda conformidade com a legislação vigente e atenção às informações necessárias para cada tipo de contrato.
Para auxiliar nesse processo, listamos cinco modelos de cláusulas contratuais que podem servir como um ponto de partida para a elaboração dos seus próprios documentos. Confira a seguir.
Modelo 1: cláusula de validação jurídica
Para garantir que todos os envolvidos concordam com o uso da assinatura eletrônica e assegurar a validade jurídica, a cláusula pode seguir esse exemplo:
“Fica expressamente acordado entre as partes que este contrato será firmado por meio de assinatura eletrônica, em conformidade com a legislação aplicável, incluindo, mas não se limitando, à Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
As partes reconhecem e concordam que a assinatura eletrônica utilizada é válida para todos os efeitos legais, conferindo autenticidade e integridade ao presente documento, sendo dispensada a assinatura física ou qualquer outra forma de validação adicional.”
Modelo 2: cláusula de identificação das partes e segurança da assinatura
Além de confirmar o acordo para uso da assinatura eletrônica, a cláusula contratual também pode descrever a plataforma utilizada e os fatores de segurança, confidencialidade e autenticidade do documento. Confira o modelo a seguir:
“As partes concordam que a assinatura deste contrato será realizada por meio de assinatura eletrônica, utilizando a plataforma [inserir nome da ferramenta], que assegura a identificação dos envolvidos, bem como a integridade e confidencialidade do documento.
Fica estabelecido que os dados fornecidos pelas partes para autenticação da assinatura são de sua inteira responsabilidade, comprometendo-se a manter a segurança de seus acessos e dados pessoais.”
Modelo 3: cláusula sobre a validade temporal da assinatura eletrônica
Outro ponto que pode ser definido na cláusula do contrato sobre assinatura eletrônica é a validade do recurso. Veja o exemplo abaixo:
“As partes acordam que a assinatura eletrônica realizada por meio da plataforma [inserir nome da ferramenta] será considerada válida para fins jurídicos, desde que esteja vinculada a um certificado digital ou outro método de autenticação legalmente aceito.
Adicionalmente, fica estabelecido que a validade do presente instrumento está sujeita ao correto funcionamento da plataforma utilizada para assinatura e à manutenção dos registros eletrônicos por um prazo mínimo de [inserir período], conforme exigências legais aplicáveis.
Caso qualquer irregularidade seja identificada, as partes se comprometem a adotar as medidas necessárias para a regularização.”
Modelo 4: cláusula sobre a revogação de consentimento e cancelamento da assinatura
É possível também incluir especificações sobre o cancelamento da assinatura eletrônica, com prazos e procedimentos necessários para esse pedido, como neste modelo:
“As partes reconhecem que, após a conclusão da assinatura eletrônica deste contrato, o mesmo será considerado válido e vinculante.
Contudo, fica estabelecido que qualquer revogação de consentimento ou solicitação de cancelamento da assinatura deverá ser formalizada por escrito e acompanhada de justificativa válida, dentro do prazo de [inserir prazo], contado a partir da data da assinatura eletrônica.
A ausência de manifestação por parte da outra parte implicará na aceitação tácita das condições descritas no presente documento.”
Modelo 5: cláusula sobre auditoria e rastreamento do processo de assinatura eletrônica
O armazenamento de documentos e de dados é fundamental para comprovação de acordos, consultas futuras ou apresentação em fiscalizações.
Por isso, incluir uma cláusula no contrato sobre assinatura eletrônica com foco no gerenciamento dessas informações para essas finalidades pode ser interessante. Confira o exemplo a seguir:
“As partes concordam que todos os registros relativos ao procedimento de assinatura eletrônica, incluindo logs de acesso, datas, horários e IPs utilizados, serão mantidos pela plataforma [inserir nome da ferramenta] para fins de auditoria e rastreamento.
Esses registros poderão ser utilizados como evidências em eventuais disputas judiciais ou extrajudiciais, garantindo transparência e segurança ao presente instrumento.
As partes se comprometem a não contestar a validade dos registros eletrônicos apresentados pela plataforma, salvo em caso de comprovação de fraude ou falha técnica.”
TOTVS Assinatura Eletrônica
TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução desenvolvida para simplificar e dar mais segurança aos procedimentos de assinatura de documentos digitais, atendendo a diferentes demandas empresariais.
Com a plataforma, é possível configurar, gerenciar e assinar contratos eletronicamente, com total validade jurídica e em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outras legislações vigentes.
Além de eliminar a necessidade de papéis e garantir o armazenamento seguro dos documentos, a solução oferece integração com outros sistemas da TOTVS, o que contribui para uma gestão centralizada e integrada.
Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e simplifique a gestão de assinaturas na sua empresa.
Conclusão
A assinatura eletrônica tem otimizado diversas tarefas no contexto corporativo e transformado o modo como as empresas conduzem suas operações.
Por isso, incluir cláusulas específicas em contratos com assinatura eletrônica é essencial para manter a validade jurídica, organizar os processos e promover a transparência entre as partes.
Com os modelos de contrato com assinatura digital apresentados neste artigo, você tem um ponto de partida para criar documentos legalmente válidos, transparentes e seguros.
Para otimizar ainda mais os processos, confira também nosso conteúdo sobre gestão de documentos.
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