Compilar e gerenciar documentos é uma tarefa essencial em qualquer negócio, mas pode ser complicado saber exatamente como protocolar um documento de maneira eficiente.
Afinal, a prática é muito comum em determinadas profissões, como na advocacia, e no trato com o poder público. Mas, quando se trata de empresas, para que serve o protocolo de documentos?
Neste artigo, fizemos um breve guia para esclarecer os principais conceitos em torno do tema. O que quer dizer um documento protocolado? E o protocolo eletrônico de documentos?
Acompanhe!
Afinal, o que é e para que serve o protocolo de documentos?
Protocolar um documento é registrar formalmente sua recepção ou envio dentro de uma organização, de modo a criar um histórico rastreável de sua manipulação e garantir sua integridade e autenticidade.
Na definição do Arquivo Nacional, “protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos”.
Este processo é um componente vital da gestão documental, pois confirma quando, por quem e em que sequência determinados documentos foram manuseados.
Então, para que serve o protocolo de documentos?
Serve como uma medida de segurança legal e administrativa, que assegura que todos os documentos importantes sejam monitorados desde a sua origem até a destinação final. Dessa forma, a prática:
- Confere eficiência operacional e a governança empresarial;
- Reduz a probabilidade de perda ou de uso indevido de documentos;
- Oferece transparência, o que é crucial para auditorias e conformidade com regulamentos.
Entendeu o que quer dizer um documento protocolado? Agora, antes de saber como protocolar um documento, é preciso entender quando essa prática deve ser adotada.
Leia também: Como organizar documentos de uma empresa: 13 dicas
Quando fazer o protocolo de documentos?
O protocolo de documentos deve ser realizado sempre que um documento oficial é recebido ou enviado dentro de uma organização.
Isso é essencial para documentos legais, contratos, correspondências empresariais significativas e qualquer informação que requeira ações ou respostas formais.
Realizar o protocolo num momento oportuno — preferencialmente imediatamente após o recebimento ou antes do envio — assegura a manutenção de um controle meticuloso e eficaz.
Negligenciar essa prática pode levar a atrasos na resposta a compromissos importantes, além de comprometer a rastreabilidade e a integridade dos documentos.
Diante disso, para garantir uma gestão empresarial rigorosa, é preciso compreender como protocolar um documento.
Como protocolar um documento?
Nos dias de hoje, é muito comum lidarmos com o protocolo eletrônico de documentos para organizar eficientemente a documentação da empresa. Com a tecnologia, fica mais fácil assegurar uma rastreabilidade impecável dos documentos.
Mas como protocolar um documento? Veja um passo a passo simples:
- Receba ou prepare o documento para envio: certifique-se de que o documento esteja completo, com todas as informações necessárias e devidamente assinado, se aplicável;
- Registre o documento: ao recebê-lo, registre o documento em um sistema de protocolo eletrônico de documentos. Anote a data, a hora, a origem ou destino e o tipo de documento;
- Atribua um número de protocolo: gere um número único que será atrelado ao documento e servirá como sua referência em todos os processos futuros;
- Faça a digitalização do documento, se necessário: no sistema de protocolo eletrônico de documentos, faça o upload de uma cópia digitalizada para o registro online;
- Encaminhe para a pessoa ou departamento apropriado: depois de protocolado, o documento deve ser direcionado ao próximo responsável ou ao departamento relevante;
- Guarde uma cópia de segurança: armazene uma cópia física ou digital do documento protocolado para referências futuras e para fins de auditoria.
Esse processo deve ser executado cada vez que um documento importante é manipulado, seguindo as diretrizes de como se protocola um documento para maximizar a eficiência e a segurança documental.
E no caso de entrega de documentos? Como seria o protocolo?
Como fazer um protocolo de entrega de documentos?
O protocolo de entrega de documentos é uma prática essencial para atestar a transferência segura e responsável de documentos importantes.
Os passos são muito semelhantes ao que apontamos agora, com a diferença de que é preciso preparar o documento para a entrega.
Isso significa verificar se o documento está completo, com o número de protocolo e uma folha de rosto com detalhes relevantes como a data, remetente, destinatário e descrição do conteúdo.
Após a entrega, obtenha confirmação de recebimento assinada pelo destinatário, registre a entrega no sistema e armazene a confirmação de recebimento.
Leia também: Armazenamento de documentos físicos: como fazer?
A tecnologia como aliada nesse processo
A tecnologia moderna desempenha um papel transformador no processo de protocolação, o que possibilita uma gestão de documentos mais ágil, segura e eficiente.
O uso de sistemas de protocolo eletrônico de documentos elimina muitos desafios associados à manipulação de papel, reduz o risco de erro humano e a perda de documentos importantes.
Com digitalização, armazenamento em nuvem e funcionalidades de pesquisa avançada, os documentos podem ser acessados e auditados de qualquer lugar, a qualquer momento.
Além disso, há melhorias significativas na velocidade de processamento, arquivamento e recuperação de documentos.
Por isso, a adoção de soluções inovadoras, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, não é apenas uma opção, mas uma necessidade para empresas que buscam excelência em seus processos documentais.
Leia também: Gestão eletrônica de documentos: o que é e como fazer
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica representa uma revolução na forma como as empresas protocolam e gerenciam documentos.
Esta solução tecnológica permite que contratos e documentos de importância legal sejam assinados de maneira digital, com validade jurídica e conformidade com a legislação vigente.
Graças a este avanço, os tradicionais obstáculos de tempo e espaço são eliminados, o que possibilita a assinatura e o protocolo de documentos de forma instantânea e segura — independentemente da localização geográfica das partes envolvidas.
Por isso, é uma solução que facilita bastante a rotina dos diversos exemplos de protocolo de documentos na organização.
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Conclusão
Entender como protocolar um documento é uma habilidade crucial no mundo empresarial, pois oferece eficácia administrativa e segurança jurídica.
Esta primeira etapa da gestão documental deve ocorrer sempre que se recebe ou envia um documento oficial.
Felizmente, com o avanço da tecnologia, o protocolo eletrônico de documentos simplificou todo esse processo, além de trazer economia de tempo e minimizar os riscos.
A TOTVS, reconhecendo a importância e a necessidade de inovação em procedimentos documentais, possui o TOTVS Assinatura Eletrônica como uma ferramenta poderosa para otimizar a protocolação.
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