Enviar documentos para o TOTVS Assinatura Eletrônica é um processo prático e rápido que garante eficiência e segurança na gestão de arquivos empresariais.
Neste guia, vamos explicar como publicar um documento na plataforma com um passo a passo simples e completo.
Continue a leitura para entender o processo e aproveitar ao máximo os recursos do sistema de assinatura eletrônica da TOTVS, que vão simplificar suas operações diárias.
Que tipos de documentos podem ser publicados na plataforma?
Antes de saber como publicar um documento no TOTVS Assinatura Eletrônica é importante conhecer algumas regras da plataforma para o envio de arquivos.
Para fazer o upload de um arquivo no sistema, ele deve estar em um dos seguintes formatos:
- PDF;
- docx;
- doc.
Vale destacar que é possível enviar vários documentos em um envelope, desde que o tamanho total dos arquivos não ultrapasse os 10Mb.
Qualquer documento fora desses padrões de formato e tamanho não será aceito pela plataforma.
Passo a passo para a publicação dos documentos
Agora que você já sabe quais arquivos são aceitos na plataforma, é hora de seguir para o passo a passo da publicação.
Confira a seguir como publicar um documento no TOTVS Assinatura Eletrônica.
1º passo: escolha o arquivo
Ao acessar a plataforma, o primeiro passo para publicar um documento é clicar no botão “Adicionar documentos”. Ele fica localizado no canto superior esquerdo da tela.
Isso abrirá uma nova janela, que permitirá o upload de arquivos. Para fazer isso, basta clicar no espaço central da tela, com a mensagem “Clique ou arraste um ou mais arquivos aqui”.
Vale lembrar que você pode enviar mais de um documento neste momento. Neste caso, tudo o que você precisa fazer é selecionar os arquivos desejados para upload.
É possível escolher a ordem de apresentação desses documentos, basta clicar e arrastar para reorganizar da maneira que preferir.
Com todos os arquivos selecionados, você pode renomear o envelope para facilitar a identificação do assunto. Automaticamente, esse título é definido de acordo com o nome do próprio arquivo.
Após a definição do nome, é só clicar em “Próxima etapa” para prosseguir.
2º passo: defina o destinatário
Assim que o documento for exibido na sua tela, você deve informar para quem deseja enviar os arquivos.
Para isso, clique na opção “Novo destinatário”, localizada no campo “Adicionar destinatários” ao lado direito da tela.
Ao fazer isso, uma nova janela será aberta. Nela, algumas informações devem ser preenchidas, como:
- E-mail do destinatário;
- Nome completo do destinatário;
- CPF ou o CNPJ do destinatário;
- Ação a ser realizada (assinar o documento, por exemplo).
Alguns dados solicitados são opcionais. Os campos de preenchimento obrigatório estão identificados com um asterisco.
Com todas as informações preenchidas, clique em “Incluir”.
Caso precise enviar o arquivo para mais de um destinatário, basta repetir o procedimento clicando em “Novo destinatário” para registrar outros e-mails.
3º passo: envie o documento
Depois de adicionar todos os destinatários que precisam receber o arquivo, clique no botão “Enviar documento”, localizado ao lado direito da tela.
Com isso, um e-mail será enviado para cada um dos destinatários como uma forma de notificar sobre a pendência de assinatura eletrônica no documento.
4º passo: aguarde a assinatura
Após a notificação via e-mail, tudo o que os destinatários precisam fazer é clicar no botão “Acessar documento” para entrar no TOTVS Assinatura Eletrônica e realizar a assinatura digital do arquivo.
Uma vez feito isso, o status do documento passará automaticamente de “Pendente” para “Finalizado”. Isso facilita a gestão de contratos e arquivos na empresa, permitindo um controle em tempo real do andamento de cada processo.
Confira no vídeo abaixo o passo a passo completo:
Conclusão
Agora que você já sabe como publicar um documento no TOTVS Assinatura Eletrônica, já percebeu como essa é uma solução prática para empresas que buscam eficiência, segurança e organização no fluxo de assinaturas.
O processo, detalhado ao longo deste conteúdo, permite simplificar as operações, economizar tempo e garantir a validade jurídica dos documentos gerados.
Com um sistema intuitivo como a plataforma de assinatura eletrônica da TOTVS, é possível gerenciar assinaturas de forma centralizada, promovendo maior controle e agilidade nas rotinas diárias da empresa.
Para complementar o conhecimento e otimizar ainda mais a gestão de assinaturas no seu negócio, confira nosso conteúdo sobre os diferentes tipos de assinaturas existentes e descubra quando usar cada uma delas.
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