Embora as assinaturas eletrônicas estejam se tornando cada vez mais comuns nos negócios, há outros tipos de assinatura que ainda são usadas na rotina corporativa.
Há várias razões para isso, como o desconhecimento sobre a tecnologia, o atraso no processo da transformação digital ou apenas a predominância do pensamento conservador.
Por isso, é importante conhecer o conceito das diversas espécies de assinatura e quando utilizá-las.
Quais são os 3 tipos de assinaturas que existem? O que é assinatura simples?
Vamos esclarecer todas essas questões.
E, a partir desse conhecimento, você poderá entender os motivos pelos quais as organizações estão aderindo à tecnologia no processo de assinatura de documentos.
Acompanhe!
Quais são os tipos de assinatura e quando usá-las?
Você sabia que existem diversos tipos de assinatura eletrônica? Sabe o que é assinatura digital? O que é assinatura simples?
Veja a seguir!
Assinatura manuscrita
Uma assinatura manuscrita é quando você escreve seu nome em um documento para mostrar que você o aprova. É a assinatura à mão.
Ela é mais utilizada quando há necessidade de assinar um documento pessoalmente, como uma cópia física de contrato empresarial, faturas, informes internos, dentre outros.
No entanto, este tipo de assinatura pode ser facilmente forjada e não é muito segura.
Assinatura digitalizada
A assinatura digitalizada é simplesmente uma imagem da assinatura manuscrita que foi escaneada ou tirada com uma câmera digital.
Este tipo de assinatura pode ser usado para fins de identificação, desde que aceito pelas partes envolvidas.
Porém, é menos seguro do que uma assinatura digital, uma vez que pode ser facilmente duplicada.
Assinatura eletrônica
Recentemente, tivemos a promulgação da Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.603/2020).
Esta lei estabelece os três tipos de assinatura eletrônica que são reconhecidos no Brasil: simples, avançada e qualificada.
Confira a seguir as características de cada e-signature!
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples é aquela que permite a identificação do seu signatário e o associa a algum dado.
Os métodos comuns, como identificação corporativa, senha por telefone e e-mail, são suficientes para a verificação da identidade.
Ela é frequentemente usada para coisas rotineiras de baixa importância ou que não envolvam informações sigilosas, como:
- Assinatura de relatórios e recibos;
- Comunicação por e-mail entre funcionários da empresa;
- Confirmação de agendamento de serviço e consultas, dentre outras aplicações.
Apesar de fornecer algum nível de proteção, não é tão seguro quanto os outros tipos de assinatura.
Assinatura eletrônica avançada
O segundo tipo de assinatura é a assinatura eletrônica avançada.
Este tipo de assinatura usa métodos criptográficos para garantir a segurança e é mais utilizada para comunicações sensíveis, transações legais ou financeiras.
A comprovação da identidade do signatário pode se dar, por exemplo, por meio de um certificado corporativo, um certificado digital fora do padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), um PIN (Personal Identification Number) ou dados biométricos.
O importante é que se escolha um meio que possa comprovar a autoria e a integridade dos documentos eletrônicos e que seja aceito pelas partes.
Assinatura eletrônica qualificada
Finalmente, há a assinatura eletrônica qualificada, que fornece o mais alto nível de segurança e é também conhecida como assinatura digital.
Ela foi o primeiro tipo a ser regulamentado, pois foi prevista na Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
Para utilizar uma assinatura eletrônica qualificada, o signatário deve ter um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na ICP-Brasil, conforme as normas brasileiras.
Ela é utilizada usada para transações em que se exige um maior rigor quanto à proteção das informações.
De acordo com a lei, é obrigatória em todas as transações realizados com o poder público, na emissão de NF-s (exceto se for MEI), nos atos de transferência e de registros de bens imóveis, e na assinatura eletrônica de documentos de saúde para pacientes.
Assinatura digital
Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica qualificada. Como você viu, é o tipo mais seguro de assinatura eletrônica e requer o uso de um certificado digital no padrão ICP-Brasil.
É importante destacar que ela equivale à assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório. Ou seja, se o usuário utiliza este certificado para assinar um documento, não há necessidade de ir ao cartório.
Por que sua empresa deveria parar de usar a assinatura manuscrita e aderir à tecnologia?
De acordo com a Statista, o mercado global de assinaturas eletrônicas foi avaliado em cerca de US $4 bilhões em 2022, e deve crescer para mais de US $35 bilhões até 2029.
Esse crescimento tem vários motivos. Basta ter em mente que o uso dos diversos tipos de assinaturas digitais e eletrônicas pode beneficiar empresas de diversas maneiras.
Ele pode reduzir custos, aumentar a produtividade, otimizar o tempo e garantir operações mais seguras. Além disso, é uma solução mais sustentável do que confiar em papel e documentos físicos.
Essas assinaturas são legalmente válidas no Brasil. Então, por que não fazer a mudança para este moderno método de assinatura de documentos?
A seguir, detalhamos os benefícios para que você dê mais um passo em relação à transformação digital!
Reduzir custos
O uso da tecnologia no processo de assinatura de documentos pode contribuir para a redução de custos de várias maneiras:
- Reduzir a necessidade de impressão em papel, carimbos, tinta de impressão e outros suprimentos de escritório;
- Diminuir os custos com registros cartorários, envio e coleta de remessas (gastos com deslocamento, inclusive mão-de-obra);
- Reduzir a necessidade de espaço físico para armazenar documentos em papel e, consequentemente, o custo com locação ou compra desses locais;
- Diminuir o tempo necessário para completar as transações, o que confere mais eficiência à rotina e, consequentemente, otimização dos recursos financeiros e humanos.
Ganhar produtividade e espaço físico
As e-signatures trazem conveniência e praticidade nas atividades diárias. Os profissionais envolvidos neste processo podem realizá-lo de maneira remota e em menor tempo.
Isso porque não há necessidade de agendar retiradas, enviar documentos pelo correio ou esperar que eles sejam entregues e assinados.
Na prática, há maior eficiência nas atividades burocráticas, que são realizadas em menos tempo. Ou seja, há um ganho de produtividade relevante.
Além disso, por desestimular a impressão de documentos, a empresa não precisa reservar tanto espaço físico para armazenamento. Assim, pode utilizar suas dependências para outras finalidades.
Otimizar o tempo
Qualquer tarefa que pode ser concluída em menos tempo é tipicamente vista como sendo mais eficiente, certo?
Esta é uma das razões pelas quais os vários tipos de assinaturas eletrônicas se tornaram tão populares nos últimos anos.
Ao permitir que os usuários assinem documentos digitalmente, a tecnologia acelera o processo de obtenção de documentos assinados, o que ajuda na hora de fechar negócios.
Já pensou ter que imprimir um contrato empresarial, assiná-lo, digitalizá-lo, enviá-lo à outra parte e aguardar o retorno? Com a ferramenta certa, os signatários podem efetuar apenas alguns cliques.
Isso é ainda mais importante nos casos em que os interessados estão em locais distantes.
Além disso, com uma boa plataforma de gestão de assinaturas eletrônicas, é possível reduzir o tempo gasto no rastreamento das assinaturas em falta e melhorar a gestão documental.
Garantir mais segurança às operações
A tecnologia de assinatura eletrônica é baseada no uso de mecanismos criptográficos, que incorporam as características únicas do signatário.
Seja com código identificador pessoal, dados biométricos ou certificado digital, seu foco é assegurar que o documento permaneça inalterado e que não possa ser repudiado por ninguém envolvido na transação.
Além disso, os sistemas de gestão de assinaturas oferecem recursos avançados para garantir a integridade, a autenticidade e o não repúdio da ferramenta. Um bom exemplo é o carimbo do tempo.
Por isso, quando pensamos nos tipos de assinatura (manuscrita, digital ou eletrônica), concluímos que as e-signatures são mais difíceis de forjar e mais fáceis de validar.
Adotar uma solução mais sustentável
Ao adotar o uso dos vários tipos de assinatura eletrônica, as empresas mostram que estão comprometidas com a adoção de práticas sustentáveis.
Como apontamos, há uma clara redução no consumo de papel e nas necessidades de armazenamento físico.
Sem a necessidade de deslocamento para envio e coletas de documento, reduz-se a emissão de gases poluentes na atmosfera.
Neste mesmo sentido, a tecnologia também possibilita a adoção do trabalho remoto, o que evita que os funcionários se desloquem com a mesma frequência para comparecer ao escritório ou estabelecimento.
Está convencido em abandonar os tipos de assinatura manuscrita para incorporar a tecnologia à sua rotina empresarial?
Então vamos a uma última dúvida bastante comum sobre o assunto: validade jurídica.
Assinaturas eletrônicas e digitais têm validade jurídica?
Sim, as assinaturas eletrônicas e digitais possuem validade jurídica.
Com a promulgação da Lei da Assinatura Digital, criou-se uma nova classificação de assinaturas, que são os tipos que você acabou de conhecer (simples, avançada e qualificada).
As normas definiram as situações em que cada um desses tipos pode ou não ser utilizada.
Como visto, nas transações simples que não precisam de sigilo de dados, o usuário pode utilizar a assinatura eletrônica simples. Já nas transações complexas e sensíveis, recomenda-se o uso da assinatura digital.
Portanto, desde que os signatários sigam as regras estabelecidas pela legislação, as e-signatures terão validade jurídica. Elas são capazes de garantir dois preceitos importantes das normas:
- Integridade: garante que o conteúdo assinado não foi falsificado, fraudado ou alterado desde sua assinatura;
- Autenticidade: a pessoa física ou a empresa é capaz de se identificar no meio eletrônico dentro de um processo, confirmando e validando sua identidade.
Diante de tantos benefícios que os tipos de assinatura eletrônica proporcionam, é certo que os gestores que buscam maior produtividade adotarão a tecnologia.
No entanto, para aproveitar melhor o recurso e otimizar a gestão documental, o ideal é contar com um sistema de assinatura digital confiável.
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Conclusão
A adoção dos diferentes tipos de assinaturas digitais e eletrônicas traz inúmeros benefícios para as empresas, incluindo otimização dos processos organizacionais, redução de custos e sustentabilidade.
A tecnologia apresenta validade legal, o que é uma grande preocupação dos gestores, motivo pelo qual é uma opção segura para os signatários.
E investir em um sistema de assinatura eletrônica confiável pode proporcionar ainda mais benefícios e facilidade ao processo de gerenciamento de documentos.
Considere incorporar esta tecnologia em sua rotina de negócios para aumentar a produtividade e eficiência, e conte conosco para ajudá-lo na jornada de transformação digital!
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