Na dinâmica atual dos negócios, a eficiência e precisão da logística representam pilares fundamentais para o sucesso das operações empresariais.
Os documentos de logística constituem a espinha dorsal desta área, uma vez que garantem a solidez dos procedimentos e a conformidade com a legislação.
Neste cenário, conhecer a fundo a documentação de operação e de processos de logística não só capacita os gestores e empresários a otimizarem suas rotinas, mas também favorece a integridade e a rastreabilidade das transações.
Acompanhe neste artigo tudo sobre os documentos de logística mais relevantes e descubra como a digitalização pode agilizar e fortalecer o gerenciamento destes recursos.
Os 6 principais documentos de logística
Entender e gerir adequadamente os diversos tipos de documentos em logística é um indicativo de expertise e reflete diretamente na fluidez das operações.
Cada documento possui funções específicas que, quando executadas corretamente, aumentam a eficiência e contribuem para uma cadeia logística coesa.
E quais são os documentos utilizados na logística? Qual é o documento que deve acompanhar a carga?
Vamos detalhar os seis principais documentos que não apenas movem cargas, mas também asseguram transparência e conformidade às atividades do setor.
1. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento eletrônico para prestações de serviço de transporte.
Ele é vital para os processos que envolvem a documentação de operação e de processos de logística, pois consolida todas as informações fiscais relativas ao serviço de transporte, independentemente da modalidade (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário, entre outros).
Com o CT-e, as empresas garantem maior controle sobre os serviços prestados, otimizam a rotina empresarial e demonstram transparência na gestão de documentos de expedição.
É um ótimo exemplo de eficiência proporcionada pela digitalização de documentos.
2. DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico)
O Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) acompanha a mercadoria durante o transporte e serve como uma representação impressa e simplificada do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Ele viabiliza tanto o acesso rápido às informações sobre a carga quanto facilita a fiscalização em trânsito.
Entre os dados incluídos, estão informações a respeito do remetente, do destinatário, da transportadora, da natureza da carga e da prevista tributação.
O DACTE, portanto, é um documento essencial para a comprovação da legalidade do transporte de cargas.
3. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um dos documentos de logística mais significativos e reflete um avanço considerável na modernização das operações fiscais e comerciais.
Com o objetivo de documentar a circulação de bens e serviços (operações sujeitas à tributação de ICMS), a NF-e contém todas as informações tributárias pertinentes ao negócio.
O remetente da carga, que envia a mercadoria, é o responsável por sua emissão.
A versão eletrônica substitui o documento fiscal em papel, é transmitida eletronicamente e armazenada de maneira a otimizar a gestão de documentos do setor de vendas e de compras.
A adoção da NF-e reduz custos com impressão e armazenamento, contribui para o ambiente empresarial ao promover processos mais rápidos e seguros, e também facilita a fiscalização e a gestão tributária eficaz.
4. DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma versão impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É, assim, um dos tipos de documentos em logística que trazem clareza e agilidade às operações.
O DANFE contém um resumo dos dados da NF-e e o código de barras para facilitar a consulta eletrônica e a conferência das informações da carga.
Ele é fundamental para acompanhar os produtos em trânsito e auxiliar no processo de recebimento e conferência de mercadorias.
Assim como o DACTE, o DANFE é um elemento chave dentro da documentação de operação e de processos de logística, pois promove a conformidade fiscal e também fornece um meio prático para o transporte e recebimento de produtos.
5. MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) objetiva agilizar e consolidar os registros dos documentos de logística em operações de circulação de mercadorias.
Esse documento eletrônico reúne informações de vários CT-es, NF-es e/ou documentos de logística associados ao mesmo transporte.
O MDF-e é um aliado no aprimoramento da logística, pois simplifica a fiscalização em barreiras fiscais, reduz o tempo de parada dos veículos e facilita a gestão de documentos de estoque e de expedição.
Vale pontuar que o MDF-e também possui um documento auxiliar (DAMDFE), que é impresso e possui a mesma função dos demais documentos auxiliares.
6. RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)
Embora menos discutido no âmbito dos documentos de logística, o Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) é crucial em operações que envolvem profissionais autônomos.
Esse documento é emitido pela empresa contratante e é utilizado para registrar pagamentos a prestadores de serviços que não possuem vínculo empregatício.
Este recibo confirma as transações comerciais e as obrigações fiscais atendidas pelo autônomo, sendo essencial para as empresas documentarem serviços como os de transporte executados por profissionais independentes.
É também chamado de Recibo de Frete no contexto de transporte.
Entendeu quais são os documentos utilizados na logística? Listamos os principais tipos para que você consiga organizá-los e manter uma boa gestão documental no setor.
Benefícios da digitalização para processos envolvendo documentos
A digitalização de documentos tem sido uma revolução efetiva na forma como as empresas gerenciam informações logísticas.
Ao substituir o papel por arquivos eletrônicos, as organizações ganham em confiabilidade, mas há outros benefícios:
- Agilidade ao consultar e compartilhar documentos em tempo real;
- Conformidade e rastreabilidade, pois é mais fácil realizar auditorias;
- Economia significativa em impressão, armazenagem e manutenção;
- Minimização do uso de papel, o que contribui com práticas ambientalmente responsáveis;
- Segurança aprimorada com armazenamento digital de documentos e menores riscos de perda e danos, além de melhor controle de acesso.
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Conclusão
Os documentos de logística são o centro de operações de uma cadeia de suprimentos eficiente.
Entender e utilizar eficientemente ferramentas como DACTE, DANFE, NF-e, CT-e, MDF-e e RPA é indispensável para qualquer operação logística bem-sucedida.
A digitalização desses documentos traz benefícios tangíveis que vão além de simples ganhos de eficiência – estabelecem a base de confiança, segurança e profissionalismo indispensáveis para qualquer empresa que almeje a excelência em logística.
Saiba mais sobre digitalização de documentos, os benefícios e como fazer!
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