Reduzir os riscos de falhas e garantir a continuidade das operações começa com um passo essencial: a manutenção preventiva de equipamentos e instalações.
Essa prática é indispensável para manter o desempenho operacional, evitar interrupções e preservar a segurança em qualquer ambiente empresarial.
Neste cenário, o relatório de manutenção surge como um aliado para registrar as intervenções realizadas, identificar padrões de falhas e orientar melhorias no processo de supervisão.
Continue a leitura para entender o que é esse documento, qual a sua importância e como elaborá-lo de forma eficiente.
O que é um relatório de manutenção?
O relatório de manutenção é um documento técnico utilizado para registrar os detalhes das atividades realizadas em equipamentos, sistemas ou estruturas nas empresas.
O objetivo principal é documentar o histórico de intervenções para permitir um acompanhamento do desempenho dos equipamentos, bem como uma identificação rápida de padrões que possam demandar ajustes no planejamento ou na operação em si.
Além disso, esse documento é um dos pilares para uma gestão baseada em dados, uma vez que permite aos gestores uma tomada de decisões mais assertivas, com alinhamento das ações às metas estabelecidas para o negócio.
Esse relatório pode ser utilizado em diferentes tipos de manutenção, como veremos mais adiante neste conteúdo. Antes de abordarmos esse ponto, é importante entender o papel do documento para os negócios.
Qual a importância deste documento?
O relatório é um aliado indispensável para aumentar a eficiência, reduzir custos e garantir a confiabilidade das operações.
Conforme dados da Plant Engineering, 44% das fábricas gastam mais de 40 horas semanais com manutenções.
Esse tempo poderia ser investido em ações mais estratégicas, por isso o relatório funciona como pilar para agilizar os processos e otimizar os recursos, tanto financeiros quanto operacionais e de capital humano.
De maneira geral, esse documento é fundamental para diversas ações, como:
- Cumprimento de normas: desenvolver esses relatórios é um passo essencial para atender requisitos regulatórios e contratuais;
- Acompanhamento do histórico: o relatório garante um registro de intervenções, com acesso fácil e maior rastreabilidade das ações realizadas;
- Gestão eficiente: as informações do documento servem de apoio para decisões estratégicas, garantindo planejamentos e ações baseadas em dados confiáveis;
- Prevenção de falhas: ao documentar processos, ele ajuda a identificar equipamentos mais suscetíveis a problemas e falhas frequentes na operação;
- Comunicação clara: ao trazer informações relevantes sobre os processos e um histórico completo das intervenções, o documento promove o alinhamento entre as equipes técnicas e a gestão da empresa.
Principais tipos de relatórios de manutenção
Os relatórios podem variar de acordo com o tipo de manutenção realizada. Veja os principais a seguir.
Relatório de manutenção preventiva
O relatório de manutenção preventiva tem o objetivo de registrar atividades realizadas antes que ocorram falhas nos equipamentos.
Ele é fundamental para garantir que as máquinas operem de forma eficiente, além de ajudar a preservar os equipamentos e a prevenir interrupções inesperadas que podem prejudicar toda a produção.
Relatório de manutenção corretiva
No caso dos relatórios relacionados à manutenção corretiva, a elaboração acontece após a identificação de uma falha ou quebra, documentando as ações tomadas para reparar o problema.
Esse documento ajuda a compreender o motivo da falha e a evitar recorrências. Com os dados registrados, é possível avaliar impactos na produtividade e mensurar os gastos.
Imagine, por exemplo, que um compressor industrial apresentou vazamento de óleo.
A função do relatório é documentar a falha, detalhar a solução, como a substituição de um selo danificado, e estimar os custos envolvidos na reparação.
Relatório de manutenção preditiva
Esse relatório está associado a técnicas que monitoram as condições dos equipamentos para prever falhas antes que elas aconteçam.
Apesar de ter o mesmo objetivo da manutenção preventiva – que é atuar na prevenção de problemas – o relatório baseado na manutenção preditiva é baseado em dados e análises.
Os dados são obtidos por sensores ou inspeções periódicas, que monitoram parâmetros, como temperatura e vibração, assim como tendências e desempenho das máquinas.
Relatório de manutenção detectiva
É utilizado para registrar inspeções realizadas com o objetivo de identificar problemas ocultos ou potenciais defeitos nos equipamentos.
Essa abordagem busca antecipar falhas que não são visíveis a olho nu. Para isso, são utilizadas ferramentas específicas como sensores e testes diagnósticos.
Durante a análise de um sistema elétrico com termografia, por exemplo, conexões superaquecidas em um quadro de distribuição podem ser identificadas.
O relatório ligado a manutenção detectiva, além de descrever em detalhes o que foi identificado, pode sugerir a substituição dos terminais antes que um curto-circuito ocorra.
Relatório de manutenção de emergência
O relatório de manutenção de emergência é elaborado após ações realizadas em situações críticas, como falhas repentinas que causam paralisação total ou parcial de operações.
Esse documento é essencial para registrar a natureza do problema, os impactos e as medidas tomadas para solucioná-lo.
Com esses dados, é possível ajustar planejamentos, desenvolver ações preventivas e evitar ocorrências similares no futuro.
Relatório de confiabilidade e disponibilidade
Esse relatório analisa a confiabilidade e a disponibilidade dos equipamentos em determinado período, avaliando o desempenho geral e identificando áreas para melhorias.
Ele é útil para planejamento estratégico, alocação de recursos e tomada de decisões.
Algumas métricas podem ajudar nessa análise, como o MTTR (Mean Time to Repair ou Tempo Médio de Reparo, em português), que ajuda a avaliar a disponibilidade dos ativos.
Relatório de custo de manutenção
Como o próprio nome sugere, o relatório de custo de manutenção detalha os gastos associados às atividades realizadas em equipamentos e instalações, permitindo a avaliação de relação custo-benefício dessas ações.
Isso inclui desde despesas com a reposição de peças até os gastos com mão de obra ou terceirização de algum serviço.
Esse é um documento essencial para identificar excessos, reduzir despesas e melhorar a eficiência operacional.
Relatório de análise de falhas
Esse relatório registra as falhas ocorridas, tendo como foco a investigação de causas e a sugestão de ações corretivas.
Isso ajuda a identificar a causa raiz dos problemas, evitar a repetição de problemas e aprimorar a confiabilidade dos equipamentos.
Relatório de desempenho de manutenção
Esse documento avalia a eficácia das ações de manutenção, com base em indicadores-chave de desempenho (KPIs), como o tempo médio entre falhas (MTBF), por exemplo.
A partir disso, você consegue comparar os resultados com metas pré-estabelecidas e identificar gargalos ou oportunidades de melhoria na operação, trazendo sugestões para otimizar processos.
Como fazer um relatório de manutenção?
A elaboração de relatórios de manutenção exige organização, clareza e atenção aos detalhes. O documento deve ser capaz de apresentar uma visão completa sobre as ações realizadas, seus resultados e possíveis melhorias.
O primeiro passo é definir o objetivo do relatório: ele será voltado para a análise de custos, desempenho ou falhas?
Esse direcionamento ajuda a definir corretamente quais informações devem ser coletadas e como apresentá-las de maneira eficiente.
Para facilitar o processo de criação do documento, a dica é criar um padrão para que os dados sejam organizados de forma lógica e fácil de interpretar.
Tenha em mente também que existem algumas informações que não podem faltar no relatório, como:
- Causa do problema: quando aplicável, como em relatórios de análise de falhas, descreva a origem do problema identificado;
- Identificação: dados específicos sobre o equipamento ou instalação (modelo, código, localização);
- Sugestões: recomendações para evitar problemas futuros ou melhorar o desempenho;
- Descrição da ação: detalhe do tipo de manutenção realizada (preventiva, corretiva, etc.);
- Equipe responsável: nomes dos profissionais ou terceiros envolvidos no processo;
- Materiais e peças: descrição dos itens utilizados e seus respectivos custos;
- Data e hora: registro do dia de execução e duração do serviço realizado;
- Resultados: avaliação dos resultados da manutenção.
Independentemente do tipo de relatório, busque sempre utilizar uma linguagem objetiva e clara para que o documento seja acessível a todos, garantindo o alinhamento de toda a equipe e evitando a interpretação equivocada de informações.
Erros que devem ser evitados ao elaborar o documento
Depois de entender como escrever um relatório de manutenção, fica claro que ele tem o propósito de oferecer informações claras, completas e úteis para a gestão da manutenção.
No entanto, alguns erros podem comprometer a qualidade do documento. Isso pode dificultar as análises e as tomadas de decisões.
Confira os principais deslizes a serem evitados nesse processo:
- Falta de clareza: relatórios com informações confusas ou pouco objetivas aumentam as chances de causar interpretações erradas. Por isso, é importante usar uma linguagem simples e organizar os dados de forma lógica;
- Não incluir resultados ou sugestões: relatórios sem conclusões ou recomendações perdem sua utilidade como ferramenta estratégica para planejamentos, tomadas de decisão e ações preventivas;
- Excesso de informações desnecessárias: dados irrelevantes podem tornar o documento longo e confuso, desviando o foco do que realmente importa e abrindo espaço para interpretações equivocadas;
- Ausência de dados relevantes: deixar de registrar informações como datas, causas de falhas ou custos envolvidos dificulta o acompanhamento das manutenções e a análise de padrões;
- Erro nos dados registrados: informações imprecisas ou incorretas, como datas ou identificações erradas de equipamentos ou ações corretivas, podem comprometer a confiabilidade do documento;
- Falta de padronização: a ausência de uma estrutura definida e bem organizada torna o relatório difícil de ler, além de dificultar a comparação com outros documentos semelhantes;
- Subestimação de detalhes técnicos: omissões sobre peças substituídas, métodos aplicados ou tempo de execução da manutenção dificultam uma avaliação completa do serviço realizado.
Modelo de relatório de manutenção
Para garantir maior praticidade e eficiência na coleta de dados, trouxemos um modelo de relatório que pode servir como base para que você consiga elaborar os seus documentos. Confira:
Relatório de Manutenção
Empresa: [nome da empresa]
Departamento: [nome do departamento/setor responsável]
Responsável: [nome do responsável pela manutenção]
Data da Emissão: [dd/mm/aaaa]
1. Identificação do Equipamento
- Nome/Descrição do Equipamento: [ex.: compressor de ar modelo X]
- Número de Série/Patrimônio: [número de identificação]
- Localização: [setor ou área onde o equipamento está instalado]
2. Tipo de Manutenção
( ) Preventiva
( ) Corretiva
( ) Preditiva
( ) Detectiva
( ) Emergencial
3. Descrição do Serviço
- Data de Início: [dd/mm/aaaa]
- Data de Conclusão: [dd/mm/aaaa]
- Técnicos Envolvidos: [nome dos técnicos]
- Atividades Realizadas: [descrição detalhada do serviço executado, incluindo etapas e procedimentos]
4. Materiais e Peças Utilizadas
| Item | Quantidade | Custo unitário | Custo total |
| [Material 1] | [Qtd] | [R$] | [R$] |
| [Material 2] | [Qtd] | [R$] | [R$] |
Custo Total de Materiais: [R$]
5. Diagnóstico e resultados
- Problema identificado: [descrição do problema]
- Causa da falha: [análise do motivo da falha, se aplicável]
- Ações tomadas: [soluções aplicadas para resolver o problema]
- Resultados obtidos: [eficiência, desempenho ou melhorias observadas]
6. Observações e recomendações
[Espaço para observações adicionais e orientações para evitar futuras falhas ou melhorar o desempenho.]
7. Assinaturas
Responsável pela Manutenção: __________________________
Supervisor ou Gerente: __________________________
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução eficiente para simplificar e agilizar a gestão de relatórios de manutenção na sua empresa.
Com esse sistema, é possível digitalizar processos, reduzir o uso de papel e garantir a autenticidade e segurança das assinaturas em documentos essenciais, como o relatório.
Ao integrar a plataforma na rotina de manutenção, você consegue coletar assinaturas digitais diretamente nos documentos, o que facilita a validação por técnicos, supervisores e gestores, mesmo de forma remota.
Além disso, a rastreabilidade oferecida pelo sistema assegura o controle sobre quem assinou o documento e quais assinaturas ainda não foram concluídas, promovendo maior transparência no processo.
Essa automação dos fluxos de aprovação também acelera o envio e o retorno de relatórios, o que permite otimizar o tempo das equipes e minimizar riscos de atrasos.
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Conclusão
Com a elaboração adequada do relatório de manutenção, é possível acompanhar as condições dos ativos, prever falhas e tomar decisões mais assertivas, o que impacta diretamente nos resultados do negócio.
Além disso, conhecer os diferentes tipos de relatórios permite a escolha do melhor modelo para cada situação, contribuindo para um planejamento mais eficaz e estratégico.
Ao evitar os erros comuns na criação desses relatórios, como citamos neste conteúdo, e utilizar soluções tecnológicas, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode profissionalizar ainda mais suas operações, garantindo um fluxo de trabalho ágil e seguro.
Para complementar essa leitura, indicamos nosso conteúdo sobre relatório técnico. Não deixe de conferir!
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