Relatório técnico: objetivos, principais tipos e exemplos

No mundo corporativo, a elaboração de relatórios técnicos é uma prática essencial para a comunicação eficaz de informações complexas e detalhadas. 

Esses documentos desempenham um papel crucial na documentação de processos, análise de dados e tomada de decisões. 

Mas afinal, o que é um relatório técnico? Qual a sua importância e como estruturá-lo adequadamente? 

Neste blogpost, exploraremos esses pontos, abordando os objetivos, principais tipos e exemplos de relatórios técnicos. 

Nosso objetivo é fornecer um guia completo que ajude gestores e empresários a entenderem melhor como esses documentos podem otimizar a rotina empresarial e garantir a eficiência operacional.

Vamos lá?

O que é relatório técnico?

Um relatório técnico é um documento que tem como finalidade apresentar informações detalhadas e precisas sobre um determinado serviço realizado em uma visita técnica. 

A linguagem utilizada é própria de especialistas, direcionada a um público que possui conhecimento específico na área abordada. 

Ele pode abordar temas variados, desde manutenção de equipamentos até análises ambientais, sempre com um enfoque claro e objetivo. 

Por isso, é fundamental para a documentação de processos, inspeções e auditorias, oferecendo uma base sólida para a tomada de decisões informadas.

Para entender melhor o que é relatório técnico, vamos nos aprofundar em seus objetivos.

Qual é o objetivo de um relatório técnico?

O principal objetivo de um relatório técnico é fornecer uma descrição clara e detalhada de um evento, serviço ou processo, com o intuito de informar, analisar ou recomendar ações. 

Esses relatórios são utilizados para documentar os procedimentos seguidos, os resultados obtidos e as conclusões alcançadas, o que facilita a comunicação entre equipes técnicas e gestores. 

Além disso, eles servem como registro oficial, uma espécie de histórico de dados, e podem ser consultados em auditorias, investigações e revisões. 

Devido a estas finalidades, a precisão e a clareza das informações são essenciais para garantir que as decisões baseadas nesses relatórios sejam fundamentadas e eficazes.

Antes de aprender como fazer um relatório técnico, é preciso entender por que elaborar o documento.

Por que elaborar um relatório como este?

Elaborar um relatório especializado é fundamental por diversas razões, tais como:

• Confere padronização aos processos empresariais;
• Confere transparência ao comprovar para o cliente a realização do trabalho;
• Proporciona uma documentação detalhada e estruturada que facilita a compreensão dos procedimentos e resultados de um projeto ou atividade;
• É crucial para a tomada de decisões informadas, pois oferece uma base sólida de dados e análises que sustentam as ações estratégicas da empresa;
• Serve como uma ferramenta de comunicação eficaz entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos, o que garante que todos os envolvidos tenham acesso às mesmas informações. 

Leia também: Guia da Gestão de Documentos: conte com a tecnologia

Principais tipos de relatório técnico

Existem diversos tipos de relatórios técnicos, cada um com uma finalidade específica e estrutura particular. 

A seguir, exploramos os principais tipos e fornecemos modelos bem simples e resumidos que podem auxiliar na elaboração desses documentos.

Relatório técnico de manutenção

O relatório técnico de manutenção é um documento essencial para o registro detalhado das atividades de manutenção preventivas ou corretivas realizadas em equipamentos, sistemas ou instalações. 

Ele deve incluir informações como:

1. Identificação do equipamento;
2. Descrição das falhas encontradas;
3. Ações corretivas executadas;
4. Peças substituídas;
5. Tempo de serviço;
6. Resultados obtidos. 

Além disso, é importante registrar as recomendações para futuras manutenções preventivas e corretivas, garantindo a continuidade operacional e a eficiência dos equipamentos. 

Este tipo de relatório é fundamental para monitorar o desempenho dos ativos, identificar padrões de falhas e planejar intervenções de forma proativa, evitando paradas inesperadas e custos elevados de reparo. 

A elaboração bem estruturada deste documento contribui significativamente para a gestão eficiente dos recursos e a sustentabilidade das operações.

Confira a seguir um exemplo de relatório técnico de manutenção:

Título: Relatório de Manutenção – Equipamento XYZ

Identificação do equipamento: Máquina XYZ, Número de Série: 12345

Data da manutenção: 01/07/2024

Técnico responsável: João Silva

Descrição das atividades realizadas:

• Substituição do filtro de ar.
• Verificação e ajuste das correias.
• Lubrificação das partes móveis.

Peças substituídas: Filtro de ar (Código: 67890)

Tempo de serviço: 2 horas

Resultados obtidos: Equipamento funcionando dentro dos parâmetros normais.

Recomendações: realizar nova manutenção preventiva em 6 meses.

Relatório técnico de visita

O relatório técnico de visita é utilizado para documentar as observações e ações realizadas durante visitas técnicas a locais específicos, como obras, instalações industriais ou áreas de produção. 

O documento deve incluir;

1. Descrição detalhada do local visitado;
2. Objetivos da visita;
3. Condições observadas;
4. Atividades realizadas;
5. Recomendações feitas. 

Informações como datas, horários e a identificação das pessoas envolvidas também são importantes para um registro completo e preciso. 

Este tipo de relatório é essencial para garantir a transparência e a rastreabilidade das inspeções, auditorias e avaliações. Assim, facilita o acompanhamento de ações corretivas e preventivas. 

Além disso, como já pontuado, é uma poderosa ferramenta de comunicação entre diferentes equipes e departamentos.

Confira a seguir um modelo:

Título: Relatório Técnico de Visita – Instalação ABC

Data da visita: 01/07/2024

Técnico responsável: Giovanna Oliveira

Objetivo da visita: Inspeção periódica das condições operacionais.

Descrição das condições observadas:

• Sistema de ventilação funcionando adequadamente;
• Pequenos vazamentos identificados nas tubulações de água.

Ações realizadas:

• Ajuste nos controles de ventilação;
• Reparos temporários nos vazamentos.

Recomendações: Substituir tubulações danificadas na próxima visita.

Relatório técnico de segurança do trabalho

O relatório de segurança do trabalho é um documento crucial para garantir a conformidade da gestão da saúde e segurança no ambiente laboral. 

Ele deve incluir:

1. Avaliações detalhadas dos riscos presentes no local de trabalho;
2. Medidas preventivas adotadas;
3. Incidentes ou acidentes ocorridos;
4. Ações corretivas implementadas; 
5. Treinamentos realizados;
6. Inspeções de equipamentos de segurança;
7. Conformidade com as normas regulamentadoras. 

A elaboração desse relatório é fundamental para identificar e mitigar riscos, promover a segurança dos trabalhadores e garantir a conformidade legal. 

Dessa forma, contribui para a criação de um ambiente de trabalho seguro e saudável, o que reduz a incidência de acidentes e doenças ocupacionais e melhora a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.

A seguir, você confere um modelo de relatório técnico de segurança do trabalho:

Título: Relatório Técnico de Segurança do Trabalho – Setor de Produção

Data da inspeção: 01/07/2024

Engenheiro de segurança: Tânia Diniz

Avaliação de riscos:

• Risco de queda em plataformas elevadas;
• Exposição a ruído acima dos limites permitidos.

Medidas preventivas adotadas:

• Instalação de corrimãos adicionais;
• Distribuição de protetores auriculares.

Incidentes registrados: Nenhum

Conclusões e recomendações: Reforçar treinamentos sobre uso de EPIs.

Relatório de avaria

O relatório de avaria é utilizado para documentar e analisar danos ou defeitos em equipamentos, produtos ou instalações. 

O documento inclui uma descrição detalhada da avaria, identificando a natureza do problema, as possíveis causas e os impactos resultantes. 

Além disso, traz informações sobre as medidas corretivas adotadas, os responsáveis pela resolução e o tempo estimado para a recuperação total. 

Fotografias ou ilustrações do dano podem ser adicionadas para proporcionar uma visualização clara da situação. 

Dada sua natureza, este tipo de relatório é crucial para a gestão de qualidade e manutenção, permitindo uma resposta rápida e eficaz a problemas que possam comprometer a operação. 

Confira um modelo simples sobre um veículo de uma frota:

Título: Relatório de Avaria – Veículo ABC

Data da avaria: 01/07/2024

Responsável pela inspeção: Pedro Alves

Descrição da avaria:

• Amassado na porta traseira direita;
• Vidro lateral quebrado.

Causas prováveis: Colisão com objeto fixo.

Medidas corretivas: Substituição do vidro e reparo da porta.

Tempo estimado para reparo: 3 dias

Relatório técnico ambiental

O relatório técnico ambiental avalia e comunica os impactos ambientais de atividades ou projetos específicos. É muito comum nos momentos de instalação e operação de novos empreendimentos. Para cumprir sua finalidade, ele traz as seguintes informações:

1. Descrição detalhada das atividades realizadas;
2. Metodologias de avaliação utilizadas;
3. Resultados obtidos;
4. Medidas mitigadoras recomendadas;
5. Informações sobre a conformidade com as regulamentações ambientais e as licenças necessárias;
6. Ações de monitoramento e controle ambiental implementadas. 

Ao prezar pela boa estrutura de relatório técnico ambiental, o responsável garante não só a sustentabilidade, mas a responsabilidade e o compromisso ambiental das operações empresariais. 

O documento também serve como uma ferramenta de comunicação com órgãos reguladores, investidores e a comunidade.

Confira um modelo simples:

Título: Relatório Técnico Ambiental – Projeto XYZ

Data da avaliação: 01/07/2024

Especialista ambiental: Juliane Valadares

Descrição das atividades:

• Coleta de amostras de solo e água;
• Análise da flora e fauna local.

Resultados obtidos:

• Solo com níveis de contaminação dentro do permitido;
• Fauna diversificada e saudável.

Medidas mitigadoras: Instalação de barreiras de contenção de sedimentos.

Conclusões: Impacto ambiental mínimo, projeto pode prosseguir.

Relatório de não conformidade

O relatório de não conformidade é utilizado para documentar desvios em relação a normas, especificações ou padrões estabelecidos. Ele avalia, portanto, a qualidade.

Em um modelo de relatório técnico de não conformidade é preciso constar:

1. Descrição detalhada da não conformidade identificada;
2. Causas subjacentes;
3. Impactos potenciais;
4. Ações corretivas e preventivas adotadas;
5. Responsabilidades e prazos para a implementação das ações corretivas. 

Com a elaboração deste relatório, a empresa trabalha em prol da gestão da qualidade e da melhoria contínua dos processos. 

Isso porque ele ajuda a identificar áreas problemáticas, prevenir a recorrência de falhas e garantir que os produtos e serviços atendam aos requisitos estabelecidos. 

Este documento também é essencial para auditorias e certificações, o que demonstra o compromisso da empresa com a conformidade e a excelência. Confira um modelo simples:

Título: Relatório de Não Conformidade – Produto XYZ

Data da identificação: 01/07/2024

Responsável pela avaliação: Lucas Ferreira

Descrição da não Conformidade:

• Produto fora das especificações de tamanho.

Causas identificadas: Falha no ajuste da máquina de corte.

Ações corretivas: Reajuste da máquina e revisão dos processos de controle de qualidade.

Prazo para Implementação: Imediato

Relatório fotográfico

Finalizando nossa lista de tipos de relatórios técnicos, o relatório fotográfico utiliza imagens para documentar condições, eventos ou processos de forma visual e detalhada. 

Por isso, inclui fotografias organizadas de maneira lógica, acompanhadas de descrições explicativas que contextualizam cada imagem. 

É importante registrar a data, o local e as circunstâncias em que cada foto foi tirada. 

Ele é especialmente útil em manutenções, inspeções, auditorias e projetos de construção, onde as imagens podem fornecer evidências claras e irrefutáveis das observações feitas. É uma forma de comprovar o “antes e depois”.

Além de facilitar a comunicação entre diferentes partes interessadas e permitir uma compreensão visual imediata das condições relatadas, o documento auxilia na tomada de decisões e no acompanhamento de ações corretivas e preventivas.

Confira abaixo um modelo:

Título: Relatório Fotográfico – Inspeção de Obra

Data da Inspeção: 01/07/2024

Fotógrafo responsável: Paula Lima

Descrição das fotos:

Foto 1: Estado atual da fundação (Descrição: Fundação concluída, sem rachaduras).

Foto 2: Estrutura de sustentação (Descrição: Colunas de aço instaladas corretamente).

Foto 3: Área de armazenamento de materiais (Descrição: Materiais organizados e cobertos).

Observações adicionais: Todas as etapas estão de acordo com o cronograma.

Como deve ser a estrutura deste documento?

A estrutura de um relatório técnico pode variar dependendo do tipo e do objetivo do documento, mas geralmente segue um formato padrão que inclui:

1. Cabeçalho: inclui o logotipo da empresa e o título do relatório;
2. Informações gerais: contém dados sobre a empresa que elaborou o relatório, informações do cliente e detalhes sobre o serviço prestado. Essa seção estabelece o contexto e garante que todas as partes envolvidas estejam identificadas;
3. Campos descritivos: nesta seção, são detalhadas as solicitações iniciais, os problemas encontrados, as soluções aplicadas e as recomendações. É a parte principal do relatório, onde se descreve minuciosamente o trabalho realizado e os resultados obtidos;
4. Checklist de inspeção: inclui questões específicas para verificar a conformidade com normas e padrões estabelecidos. Essa lista ajuda a garantir que todos os aspectos relevantes foram avaliados e documentados;
5. Registros fotográficos: fotografias que documentam as condições antes, durante e após a execução do serviço;
6. Finalização: contém uma seção que detalha os valores envolvidos no serviço, as conclusões da equipe técnica e as assinaturas dos responsáveis. 

Essa estrutura organizada e detalhada é fundamental para garantir que o relatório técnico seja claro, completo e útil para a tomada de decisões.

Vamos ver então como fazer um relatório técnico simples?

Leia também: Controle de documentos: importância e como fazer na empresa

Como fazer um relatório técnico?

Para elaborar o documento de maneira clara e eficaz, basta seguir as seguintes etapas:

1. Defina o objetivo: compreenda claramente o propósito do relatório e o público-alvo;
2. Colete os dados: reúna todas as informações e dados necessários de forma organizada e sistemática;
3. Utilize uma estrutura padrão: utilize a estrutura padrão mencionada anteriormente, adaptando conforme necessário e conforme as normas de cada área;
4. Redija: escreva de forma clara, objetiva e técnica, evitando jargões desnecessários;
5. Revise: revise o documento para garantir precisão, clareza e consistência das informações.

Ao final, não se esqueça de colher a assinatura dos responsáveis, processo que pode ser facilitado com um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas, como o da TOTVS.

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Conclusão

Elaborar relatórios técnicos de qualidade é essencial para a documentação precisa de processos, tomada de decisões informadas e comunicação eficaz entre equipes. 

Compreender os diferentes tipos de relatórios e suas estruturas é fundamental para garantir que esses documentos cumpram seu papel de forma eficiente.

Para mais informações sobre como otimizar a elaboração de relatórios técnicos, confira nosso artigo sobre a organização de documentos empresariais!