Desconto em folha de pagamento: quais são e qual o limite?

O desconto em folha de pagamento é um dos pontos que mais geram dúvidas entre colaboradores e exige atenção redobrada do departamento pessoal. Afinal, compreender quais valores podem ser descontados é essencial para garantir transparência, cumprir a legislação e evitar questionamentos trabalhistas.

Na prática, muitos profissionais — especialmente os recém-contratados — não sabem identificar todos os tipos de desconto em folha de pagamento e acabam surpresos ao analisar o holerite. Para a empresa, essa falta de clareza pode comprometer a relação de confiança com a equipe.

Por isso, cabe ao RH dominar esse processo e explicar de forma clara como funcionam os descontos obrigatórios e facultativos. Além de assegurar conformidade legal, essa postura fortalece a comunicação interna e promove maior segurança para todos os envolvidos.

Ao longo deste artigo, vamos detalhar como funcionam os principais descontos em folha de pagamento e mostrar como o uso de tecnologia pode tornar esse processo mais eficiente e confiável.

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O que é desconto em folha de pagamento?

O desconto em folha de pagamento corresponde a todos os valores deduzidos do salário bruto do colaborador registrado sob o regime da CLT. Esses descontos podem ser classificados em duas categorias: obrigatórios e facultativos.

Os descontos obrigatórios são determinados por lei e incluem encargos trabalhistas, tributos e até determinações judiciais, como a pensão alimentícia. 

Já os descontos facultativos dependem da adesão do colaborador ou de políticas internas da empresa, como planos de saúde, empréstimos consignados e benefícios corporativos.

É importante destacar que, independentemente da natureza — legal, judicial ou facultativa — todo desconto em folha de pagamento deve estar devidamente registrado e detalhado no holerite. Esse cuidado assegura transparência na relação entre empresa e colaborador e evita questionamentos futuros.

O que a CLT diz sobre o desconto em folha de pagamento?

A legislação trabalhista estabelece limites claros para o desconto em folha de pagamento. De acordo com o artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o empregador não pode realizar deduções no salário do colaborador, salvo em situações específicas previstas em lei.

Entre os casos permitidos estão:

• adiantamentos salariais: valores pagos ao colaborador antes da data oficial de pagamento, correspondendo geralmente a uma parte proporcional do salário mensal;
• descontos obrigatórios por lei: aqueles exigidos pela legislação trabalhista e tributária, como INSS e Imposto de Renda;
• descontos contratuais: acordados no contrato de trabalho, convenções ou acordos coletivos, incluindo benefícios como plano de saúde, vale-refeição ou contribuição sindical.
  

Essas regras visam proteger o trabalhador de descontos indevidos, ao mesmo tempo em que permitem à empresa cumprir suas obrigações fiscais e gerenciais de forma transparente.

Quais são os descontos permitidos em folha de pagamento?

Para uma gestão eficiente e transparente, é fundamental que os colaboradores compreendam quais são os principais tipos de desconto em folha de pagamento. A seguir, detalhamos os mais comuns e previstos na legislação trabalhista.

INSS

O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) garante benefícios como auxílio-acidente, pensão por morte, auxílio-doença e licença-maternidade. A contribuição é descontada diretamente do salário do colaborador e varia conforme a faixa salarial.

Atualmente, a tabela de contribuição mensal segue as seguintes alíquotas:

• 7,5% para salários de até R$ 1.518,00;
• 9% para salários entre R$ 1.518,01 e R$ 2.793,88 (com dedução de R$ 22,77);
• 12% para salários entre R$ 2.793,89 e R$ 4.190,83 (com dedução de R$ 106,59);
• 14% para salários entre R$ 4.190,84 e R$ 8.157,41 (com dedução de R$ 190,40).
  

O limite máximo de desconto em folha de pagamento para o INSS é de 14%.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do salário do colaborador, mas sim depositado mensalmente pelo empregador. O valor corresponde a 8% do salário bruto e deve ser pago até o dia 7 de cada mês, em conta vinculada na Caixa Econômica Federal.

O colaborador só pode acessar o saldo do FGTS em situações específicas, como demissão sem justa causa, financiamento habitacional ou aposentadoria. Caso os depósitos não sejam feitos, a empresa pode ser acionada judicialmente e até sofrer processo de rescisão indireta.

IRRF (Imposto de renda retido na fonte)

O IRRF é outro desconto em folha de pagamento que incide sobre o salário bruto, conforme faixas de renda estabelecidas pela Receita Federal.

Em 2025, esses são os descontos aplicados:

• Isenção para salários de até R$ 3.036,00;
• 7,5% para salários entre R$ 3.036,01 e R$ 3.641,68;
• 15% para salários entre R$ 3.641,69 e R$ 4.602,00;
• 22,5% para salários entre R$ 4.602,01 e R$ 5.655,60;
• 27,5% para salários acima de R$ 5.655,60.
  

Assim como no INSS, o cálculo é progressivo: quanto maior a faixa salarial, maior a alíquota aplicada.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador que precisa se deslocar para o local de trabalho. A CLT determina que o desconto em folha de pagamento referente ao benefício não pode ultrapassar 6% do salário base.

Se o colaborador optar por não receber o benefício, nenhum desconto é aplicado.

Plano de saúde, plano odontológico ou vale-refeição

Embora não sejam obrigatórios, benefícios como plano de saúde, plano odontológico e vale-refeição são importantes para a atração e retenção de talentos.

• Planos de saúde e odontológicos: quando a empresa adota o regime de coparticipação, pode haver desconto em folha. A Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) estabelece que os valores não ultrapassem 40% do custo do serviço, respeitando limites mensais (valor da mensalidade) e anuais (equivalente a 12 mensalidades).
  
• Vale-refeição: quando fornecido, passa a ter natureza salarial. A legislação determina que o desconto em folha de pagamento referente a esse benefício não pode ser maior que 20% do salário bruto do colaborador.

Como declarar convênio médico descontado em folha de pagamento?

Quando o colaborador possui convênio médico descontado em folha de pagamento, esse valor também deve constar na declaração anual do Imposto de Renda. 

O processo é relativamente simples: basta acessar a ficha “Pagamentos Efetuados” no sistema da Receita Federal e incluir o valor total pago ao longo do ano referente ao plano de saúde.

É fundamental que o funcionário some todos os valores que foram descontados mês a mês e os informe corretamente. Esse registro pode reduzir a base de cálculo do Imposto de Renda, já que as despesas médicas são dedutíveis, garantindo maior precisão e transparência no processo.

Desconto em folha de pagamento por faltas e atrasos: o que diz a CLT

Outro ponto que pode impactar o desconto em folha de pagamento diz respeito a faltas e atrasos. De acordo com o artigo 473 da CLT, existem situações em que o colaborador pode se ausentar sem que isso gere prejuízos no salário. São elas:

• Falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa sob dependência econômica declarada na CTPS;
• Casamento;
• Nascimento de filho;
• Doação voluntária de sangue, devidamente comprovada;
• Alistamento eleitoral;
• Exigências do serviço militar;
• Provas de vestibular, mediante comprovação;
• Comparecimento a juízo;
• Reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro;
• Acompanhamento da gestante em consultas médicas ou exames durante a gravidez;
• Acompanhamento do filho de até 6 anos em consulta médica;
• Até três dias por ano para exames preventivos de câncer, com comprovação.

Além dessas hipóteses previstas em lei, também não haverá desconto em folha de pagamento nos seguintes casos:

• Quando a ausência for devidamente justificada e abonada pela administração da empresa;
• Se houver paralisação do serviço por conveniência do empregador;
• Se a falta estiver vinculada a acidente de trabalho;
• Em situações de doença comprovada do colaborador.
  

Por outro lado, caso a ausência não se enquadre nas hipóteses acima, as horas ou dias em que o colaborador deixou de exercer suas atividades serão considerados faltas não justificadas, gerando desconto proporcional em folha de pagamento.

Cálculos e tipos de desconto em folha de pagamento adicionais

Além dos encargos obrigatórios, existem outros casos em que pode haver desconto em folha de pagamento, seja em razão de benefícios, antecipações ou determinações judiciais. Esses cenários exigem atenção do RH para garantir conformidade com a legislação e transparência com os colaboradores.

Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O Descanso Semanal Remunerado (DSR) corresponde a 1/7 da remuneração semanal do empregado, considerando os dias efetivamente trabalhados. Na prática, é o valor que garante ao colaborador o pagamento do repouso, geralmente concedido aos domingos.

Em caso de faltas injustificadas, o cálculo do DSR sofre desconto proporcional. Por exemplo: se um colaborador faltar dois dias da mesma semana, o valor pago a título de DSR será reduzido, já que o cálculo considera apenas os dias realmente trabalhados.

Cabe destacar que, embora a regra seja uniforme, a aplicação pode variar conforme acordos coletivos ou políticas internas da empresa.

Adiantamento de salário

O adiantamento de salário é uma prática comum em muitas empresas, mas não obrigatória — salvo quando prevista em convenção coletiva. Normalmente, o valor concedido corresponde a até 40% do salário mensal bruto do colaborador e é descontado integralmente na folha do mês seguinte.

Essa modalidade ajuda a oferecer maior flexibilidade financeira ao trabalhador, mas precisa ser gerida com cuidado pelo RH para evitar impactos no fluxo de caixa da organização.

Contribuição sindical

A contribuição sindical é um desconto anual, equivalente a um dia de trabalho do colaborador. O valor é recolhido diretamente em folha, independentemente de o trabalhador ser ou não filiado ao sindicato da categoria.

Embora sua obrigatoriedade tenha sofrido alterações ao longo dos últimos anos, muitas categorias ainda mantêm a cobrança por força de acordos ou decisões judiciais. Por isso, o RH deve acompanhar de perto as atualizações legais sobre o tema.

Empréstimos consignados

Segundo o artigo 1º da Lei 13.172/2015, o colaborador pode autorizar que valores referentes a empréstimos ou financiamentos sejam descontados diretamente em folha de pagamento.

A lei estabelece que o limite máximo de comprometimento da renda com consignados é de 35% do salário. Desse total, até 5% podem ser destinados exclusivamente para cartão de crédito consignado ou saque via cartão.

Pensão alimentícia  judicial

A pensão alimentícia é um dos descontos em folha de pagamento que ocorre exclusivamente por determinação judicial. O percentual ou valor fixo é definido pelo juiz responsável pelo processo e comunicado oficialmente à empresa por meio de ofício.

Nesse caso, o RH deve realizar o desconto corretamente e repassar os valores conforme a decisão judicial, sob pena de responsabilidade solidária em caso de descumprimento.

Como calcular desconto de falta em folha de pagamento?

A CLT prevê regras específicas para atrasos e faltas injustificadas. De acordo com o artigo 58, existe uma tolerância de 5 a 10 minutos diários de atraso que não gera desconto em folha de pagamento. No entanto, quando esse limite é ultrapassado ou quando há faltas não justificadas, o desconto deve ser aplicado.

O cálculo é simples e pode ser feito da seguinte forma:

1. Divida o salário mensal do colaborador por 30 (número de dias do mês padrão utilizado pela legislação trabalhista);
2. Multiplique o resultado pelo número de dias ou horas de faltas injustificadas.
   

Exemplo prático: um colaborador com salário de R$ 3.000,00 faltou dois dias sem justificativa. O cálculo será:

• R$ 3.000 ÷ 30 = R$ 100 por dia;
• R$ 100 × 2 dias = R$ 200,00 de desconto em folha de pagamento.
  

Na prática, a empresa pode deduzir R$ 200,00 do salário desse colaborador no mês correspondente.

Hoje, com o avanço da tecnologia, muitos sistemas de gestão de RH já realizam automaticamente esse cálculo, reduzindo riscos de erros manuais e garantindo maior conformidade com a legislação.

Como cancelar desconto em folha de pagamento?

Em alguns casos, o colaborador pode solicitar o cancelamento de um desconto em folha de pagamento. Essa situação ocorre, por exemplo, quando há erro no processamento, mudança nas condições contratuais ou mesmo encerramento de um benefício.

Para que o pedido seja atendido corretamente, é essencial seguir um processo formal junto ao empregador ou à entidade responsável. Veja os passos principais:

1. Acione o setor de RH: comunique a solicitação de cancelamento, explicando de forma clara o motivo. As políticas podem variar de acordo com cada empresa, por isso é importante justificar a solicitação com base em erro, alteração de contrato ou outra razão válida;
2. Apresente a documentação necessária: em determinadas situações, será preciso comprovar o pedido por meio de formulários, comprovantes ou documentos oficiais. Isso garante respaldo jurídico e transparência no processo;
3. Siga os procedimentos internos: cada organização possui normas próprias para lidar com o cancelamento de descontos. Respeitar os fluxos definidos pelo RH ajuda a evitar retrabalho e garante maior agilidade;
4. Acompanhe a solicitação: após o pedido, é recomendável monitorar o andamento com o setor de RH, confirmando que a alteração foi registrada e aplicada corretamente na folha de pagamento.
   

Ao estruturar esse processo de forma formalizada, a empresa assegura clareza, reduz riscos de falhas e reforça a confiança entre colaborador e organização.

Qual o valor máximo que pode ser descontado na folha de pagamento?

A legislação trabalhista estabelece limites para proteger a remuneração do colaborador e garantir condições mínimas de subsistência. Por isso, mesmo quando há múltiplos descontos autorizados — como empréstimos consignados, contribuições e benefícios — existe um teto que deve ser respeitado.

O valor máximo permitido para todos os descontos em folha de pagamento é de 70% da remuneração do colaborador. Em outras palavras, o funcionário deve receber, no mínimo, 30% do salário líquido após a aplicação de todos os descontos legais, contratuais e facultativos.

Essa regra assegura que o trabalhador mantenha recursos suficientes para arcar com suas necessidades básicas, ao mesmo tempo em que confere maior previsibilidade financeira. O descumprimento desse limite pode gerar questionamentos judiciais e comprometer a conformidade da empresa junto à legislação vigente.

Como a TOTVS pode simplificar a gestão da folha de pagamento

Lidar com os diferentes tipos de desconto em folha de pagamento exige precisão, conhecimento da legislação e processos bem estruturados. Qualquer erro pode gerar passivos trabalhistas, perda de confiança por parte dos colaboradores e retrabalho para o departamento pessoal.

Com os sistemas da TOTVS para o RH, sua empresa automatiza cálculos de encargos, descontos obrigatórios e benefícios, além de manter total conformidade com a CLT. A solução também integra processos de folha, admissões, rescisões e gestão de jornada em uma única plataforma.

Assim, o RH ganha eficiência, reduz riscos e pode se concentrar em atividades estratégicas que realmente contribuem para o desenvolvimento das pessoas e para os resultados do negócio.

Conclusão

O desconto em folha de pagamento é um processo essencial para a gestão de pessoas e para a conformidade trabalhista das empresas. Como vimos, ele envolve desde encargos obrigatórios, como INSS e IRRF, até descontos facultativos e judiciais, como convênios, empréstimos e pensão alimentícia. Garantir que todos sejam aplicados corretamente é papel fundamental do RH.

Para as organizações, dominar esses detalhes vai além de uma obrigação legal: trata-se de reforçar a transparência, aumentar a confiança dos colaboradores e manter processos internos mais eficientes. É nesse ponto que a tecnologia se torna indispensável para reduzir falhas manuais e dar ao RH mais tempo para atuar de forma estratégica.

Com os sistemas da TOTVS para o RH, sua empresa conta com uma solução completa para automatizar a folha de pagamento, controlar descontos obrigatórios e opcionais, além de assegurar conformidade com a CLT e as atualizações do eSocial.

E se você quer se aprofundar ainda mais no tema, recomendamos a leitura do artigo eSocial: guia completo para empresas em 2025. Nele, você encontrará tudo o que precisa saber sobre como enviar corretamente as informações trabalhistas e fiscais, complementando a gestão de descontos em folha de pagamento com segurança e eficiência.