Fechamento de folha: o que é, datas e como fazer

O fechamento de folha é uma das atividades mais importantes e complexas do setor de recursos humanos (RH) de uma empresa. 

Afinal, a cada fim de mês, é preciso calcular e registrar todos os valores que devem ser pagos aos colaboradores, bem como os encargos e impostos que incidem sobre a folha.

Por envolver tantas variáveis, o profissional responsável pode, inclusive, separar um check list para fechamento de folha de pagamento, certo?

Quer saber que dia fecha a folha do mês? Será que existe um sistema para automatizar a tarefa?

Neste artigo, vamos apresentar tudo que você precisa saber sobre o tema, incluindo o conceito e o funcionamento da folha, como fazer e muito mais!

Confira!

O que é fechamento de folha?

O fechamento de folha é o processo de registrar e apurar todos os dados referentes a salários, encargos e benefícios dos funcionários de uma empresa em determinado período de tempo, em geral mensal. 

Ele envolve o cálculo de:

• Adicionais;
• Horas trabalhadas;
• Faltas e descontos;
• Salário bruto e líquido;
• Benefícios e gratificações;
• Impostos e contribuições sociais.

O objetivo do fechamento é garantir que os colaboradores recebam os seus pagamentos corretamente e que a empresa cumpra com as suas obrigações legais e fiscais. 

A atividade está, inclusive, prevista no Decreto nº 3.048/1999, no artigo 225, que traz as obrigações acessórias da empresa:

“I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”

Além disso, esse processo também gera informações importantes para a gestão financeira e estratégica do negócio.

Entendeu o que é fechamento de folha? Então veja a seguir como ele funciona!

Como funciona o fechamento de folha de pagamento?

O fechamento de folha de pagamento segue uma série de etapas que devem ser realizadas com cuidado e atenção pelo RH. 

Em primeiro lugar, o setor já possui os dados dos colaboradores, como nome, cargo, salário, jornada de trabalho e dados bancários. Eles serão necessários para o pagamento.

Além dos dados, o responsável deve ter ciência dos eventos que ocorreram no período, como admissões, demissões, férias, licenças, faltas e afastamentos.

Isso pode mudar mês a mês e impacta diretamente no salário do colaborador.

Após registrar os eventos, vem a parte mais complexa, que é calcular as horas trabalhadas. Caso sua empresa adote o controle de ponto eletrônico, esta tarefa se torna bem mais fácil.

Por fim, a última etapa de como funciona o fechamento de folha de pagamento é o cálculo dos valores, com a apresentação do salário bruto e do salário líquido (já com os descontos).

Uma pergunta importante neste processo é: que dia fecha a folha do mês?

Qual a data de fechamento da folha de pagamento?

A data de fechamento da folha de pagamento é o último dia de cada mês. Isso porque dá ao responsável tempo hábil de cumprir com o prazo da CLT previsto para o pagamento (deve ser feito até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido).

Ou seja, se a folha se refere ao mês de janeiro, ela deve ser paga até o quinto dia útil de fevereiro.

E se o colaborador não for contratado no primeiro dia do mês? Considera-se o dia da contratação para saber como calcular o fechamento da folha de pagamento.

Se ele começou no dia 15 de julho, seu primeiro contracheque considerará do dia 15 até o dia 31 desse mesmo mês. O próximo pagamento conta a partir do dia primeiro de agosto.

As principais maneiras de realizar o processo de fechamento

Você sabe como é feito o fechamento da folha de pagamento? Existem diferentes formas de realizar este processo . Veja as principais:

Manualmente

O fechamento manual de folha de pagamento é aquele que é feito sem o auxílio de nenhum software ou ferramenta. 

Papel, caneta, calculadora e planilhas impressas constituem um método antigo, trabalhoso, demorado e sujeito a erros humanos e perda de documentos.

De forma mecânica

O fechamento mecânico é aquele realizado com o auxílio de máquinas registradoras ou relógios de ponto. 

Apesar de ser melhor e mais seguro quando comparado ao processo manual por facilitar a coleta dos dados dos colaboradores, ainda exige cálculos manuais ou com o uso de calculadoras. 

Usando uma planilha

Fechar a folha de pagamento com planilhas (Excel ou Google Sheets por exemplo) é uma maneira prática e eficiente para executar a tarefa. 

Ela permite que os dados dos colaboradores sejam inseridos e organizados em tabelas e que os cálculos sejam feitos automaticamente por meio de fórmulas. 

Ainda assim, requer que os dados sejam atualizados constantemente e que as fórmulas sejam conferidas periodicamente.

Usando um sistema para fechamento de folha de pagamento

É possível realizar o processo por meio de um sistema para fechamento de folha de pagamento. 

Ele integra os dados dos colaboradores, do ponto eletrônico e das legislações trabalhistas e fiscais em uma única plataforma. 

Dessa forma, automatiza todo o processo de cálculo, emissão e pagamento da folha, além de gerar relatórios e gráficos para a análise do RH. 

O sistema de folha de pagamento é um método moderno, ágil, preciso e seguro, que reduz custos, erros e riscos para a empresa.

Agora que você já sabe as formas possíveis de realizar este processo, é hora de aprender como fazer fechamento de folha de pagamento.

Como fazer fechamento de folha de pagamento?

Para fechar a folha de pagamento dos colaboradores, o responsável deve seguir alguns passos essenciais. Veja quais são eles:

Calcule as horas trabalhadas

O primeiro passo para fazer o fechamento é calcular as horas trabalhadas pelos colaboradores no período. 

Para isso, é preciso coletar os registros do ponto eletrônico ou manual e verificar se há alguma inconsistência ou divergência nos horários.

Avalie os horários de entrada, saída e pausas

Na sequência, é preciso avaliar os horários de entrada, saída e pausas dos funcionários e verificar se eles estão cumprindo a jornada estabelecida no contrato. 

Neste caso, considere as normas da CLT e da convenção coletiva da categoria sobre a duração do trabalho, os intervalos intrajornada e interjornada, e o banco de horas.

Atente-se a alguns detalhes importantes

O terceiro passo é atentar-se a alguns detalhes importantes que podem influenciar no cálculo da folha e que podem variar a cada mês. 

Alguns aspectos que merecem a atenção da empresa são os abonos, as ausências e as horas extras. 

Se uma funcionária entra em licença maternidade ou um colaborador sai de férias, é preciso registrar o evento. O mesmo ocorre quando há ausências que precisam ser compensadas ou pagamento de 13º salário.

Separe o salário bruto do líquido

Após analisar detalhes, horas trabalhadas e outros pontos sobre a jornada, a próxima etapa é separar o salário bruto do líquido dos colaboradores. 

O salário bruto é o valor total que o funcionário recebe antes dos descontos. Podemos citar como descontos:

• INSS (conforme faixa salarial);
• IRFF (conforme faixa salarial);
• Vale-transporte (até 6% do salário-base);
• Vale-alimentação (até 20% do salário-base, o que depende de contrato de trabalho e convenções coletivas).

O salário líquido é o valor que o funcionário recebe após os descontos, ou seja, o que ele efetivamente leva para casa.

Para separá-los, é preciso aplicar as alíquotas e as deduções correspondentes a cada imposto e encargo sobre o salário bruto. 

Esses valores podem variar conforme a faixa salarial, o tipo de contrato, e o regime tributário da empresa.

Faça o cálculo da folha de ponto

Com os horários do colaborador definidos, é hora de fazer o cálculo da folha de ponto. 

Este documento registra as horas trabalhadas pelos funcionários e serve como base para o cálculo da folha de pagamento. 

Ele contém informações sobre horas normais e extras, faltas, atrasos, saídas antecipadas, e adicionais.

Para fazer o cálculo da folha de ponto, é preciso multiplicar as horas trabalhadas pelo valor da hora normal e somar os valores dos adicionais e das gratificações. 

Em seguida, é preciso subtrair os valores das faltas e dos descontos. O resultado é o valor bruto da folha de ponto.

Como calcular fechamento da folha de pagamento?

Para saber calcular o fechamento da folha de pagamento, o passo a passo é bem simples:

1. Some os valores brutos das folhas de ponto de todos os colaboradores;
2. Aplique os descontos, impostos e encargos sobre esse total;
3. Veja o resultado, que é o valor líquido da folha de pagamento.

Para calcular de forma fácil, é possível usar a tecnologia para fazer os cálculos automaticamente e gere os documentos necessários para o pagamento da folha.

Como automatizar todo esse processo na empresa?

Como você pode perceber, o fechamento de folha é um processo que envolve muitos dados, cálculos e documentos. 

Por isso, ele pode ser demorado, trabalhoso e propenso a erros se for feito manualmente ou com ferramentas inadequadas.

A melhor forma de otimizar e simplificar esse processo na empresa é automatizá-lo por meio da tecnologia. 

Você pode utilizar um software voltado para RH para:

• Reduzir custos, erros e riscos para a empresa;
• Gerar relatórios e gráficos para a análise do RH;
• Facilitar a fiscalização e o cumprimento das normas legais;
• Aumentar a produtividade, a segurança e a transparência do RH;
• Automatizar todo o processo de cálculo da folha de pagamento, bem como sua emissão e fechamento;
• Integrar os dados dos colaboradores, do ponto eletrônico e das legislações trabalhistas e fiscais em uma única plataforma.

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Tecnologias TOTVS para RH

Se você está procurando softwares que auxiliam na hora de fechar a folha de pagamento na sua empresa, você precisa conhecer as soluções da TOTVS para RH.

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do Brasil e oferece soluções completas e integradas para a gestão do seu RH. Com as soluções da TOTVS, você pode:

• Gerir sua folha de pagamento: permite integração com os módulos contábil e financeiro dos ERPs da TOTVS e automatiza os processos de gestão de férias e validação de registros para envio do eSocial.
• Calcular o orçamento de pessoal: permite o cálculo de orçamento em períodos específicos e seleção de pessoal, a gestão dos processos de promoção, desligamentos, reajustes, férias, 13º salário e encargos trabalhistas.
• Controlar a jornada e o ponto eletrônico: além da integração com a folha de pagamento, você terá um espelho de ponto com o movimento diário e a gestão de marcações, escala e controle de horários, gestão e compensação de banco de horas.

Você ainda poderá utilizar o aplicativo para consultar o demonstrativo de pagamento e informe de rendimentos, aprovar ponto, férias e atestados, dentre outras atividades.

Confira como as tecnologias TOTVS para RH ajudam você a otimizar a gestão do seu RH e a impulsionar o crescimento do seu negócio!

Conclusão

O fechamento de folha é um processo fundamental para o RH e para a empresa, pois garante que os colaboradores recebam os seus pagamentos corretamente.

Dessa forma, a empresa consegue cumprir com as suas obrigações legais e fiscais e gerar informações valiosas para sua gestão financeira e estratégica.

Para fazer o fechamento com eficácia, é preciso calcular as horas trabalhadas, avaliar os horários de entrada, saída e pausas, separar o salário bruto do líquido e calcular a folha de ponto.

Para otimizar e simplificar esse processo, é recomendável automatizá-lo por meio de tecnologias que assumam boa parte dessas tarefas.

Um sistema de ponto eletrônico, por exemplo, ajuda a controlar, de forma precisa, a jornada de trabalho dos seus colaboradores, inclusive à distância.

Além disso, ele costuma se integrar com outros sistemas da sua empresa.

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