Fechamento de folha: o que é, datas e como fazer

Equipe TOTVS | 29 novembro, 2023

O fechamento de folha é uma das atividades mais importantes e complexas do setor de recursos humanos (RH) de uma empresa. 

Afinal, a cada fim de mês, é preciso calcular e registrar todos os valores que devem ser pagos aos colaboradores, bem como os encargos e impostos que incidem sobre a folha.

Por envolver tantas variáveis, o profissional responsável pode, inclusive, separar um check list para fechamento de folha de pagamento, certo?

Quer saber que dia fecha a folha do mês? Será que existe um sistema para automatizar a tarefa?

Neste artigo, vamos apresentar tudo que você precisa saber sobre o tema, incluindo o conceito e o funcionamento da folha, como fazer e muito mais!

Confira!

O que é fechamento de folha?

O fechamento de folha é o processo de registrar e apurar todos os dados referentes a salários, encargos e benefícios dos funcionários de uma empresa em determinado período de tempo, em geral mensal. 

Ele envolve o cálculo de:

  • Adicionais;
  • Horas trabalhadas;
  • Faltas e descontos;
  • Salário bruto e líquido;
  • Benefícios e gratificações;
  • Impostos e contribuições sociais.

O objetivo do fechamento é garantir que os colaboradores recebam os seus pagamentos corretamente e que a empresa cumpra com as suas obrigações legais e fiscais. 

A atividade está, inclusive, prevista no Decreto nº 3.048/1999, no artigo 225, que traz as obrigações acessórias da empresa:

“I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”

Além disso, esse processo também gera informações importantes para a gestão financeira e estratégica do negócio.

Entendeu o que é fechamento de folha? Então veja a seguir como ele funciona!

Como funciona o fechamento de folha de pagamento?

O fechamento de folha de pagamento segue uma série de etapas que devem ser realizadas com cuidado e atenção pelo RH. 

Em primeiro lugar, o setor já possui os dados dos colaboradores, como nome, cargo, salário, jornada de trabalho e dados bancários. Eles serão necessários para o pagamento.

Além dos dados, o responsável deve ter ciência dos eventos que ocorreram no período, como admissões, demissões, férias, licenças, faltas e afastamentos.

Isso pode mudar mês a mês e impacta diretamente no salário do colaborador.

Após registrar os eventos, vem a parte mais complexa, que é calcular as horas trabalhadas. Caso sua empresa adote o controle de ponto eletrônico, esta tarefa se torna bem mais fácil.

Por fim, a última etapa de como funciona o fechamento de folha de pagamento é o cálculo dos valores, com a apresentação do salário bruto e do salário líquido (já com os descontos).

Uma pergunta importante neste processo é: que dia fecha a folha do mês?

Qual a data de fechamento da folha de pagamento?

data de fechamento de folha

A data de fechamento da folha de pagamento é o último dia de cada mês. Isso porque dá ao responsável tempo hábil de cumprir com o prazo da CLT previsto para o pagamento (deve ser feito até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido).

Ou seja, se a folha se refere ao mês de janeiro, ela deve ser paga até o quinto dia útil de fevereiro.

E se o colaborador não for contratado no primeiro dia do mês? Considera-se o dia da contratação para saber como calcular o fechamento da folha de pagamento.

Se ele começou no dia 15 de julho, seu primeiro contracheque considerará do dia 15 até o dia 31 desse mesmo mês. O próximo pagamento conta a partir do dia primeiro de agosto.

As principais maneiras de realizar o processo de fechamento

Você sabe como é feito o fechamento da folha de pagamento? Existem diferentes formas de realizar este processo . Veja as principais:

Manualmente

O fechamento manual de folha de pagamento é aquele que é feito sem o auxílio de nenhum software ou ferramenta

Papel, caneta, calculadora e planilhas impressas constituem um método antigo, trabalhoso, demorado e sujeito a erros humanos e perda de documentos.

De forma mecânica

O fechamento mecânico é aquele realizado com o auxílio de máquinas registradoras ou relógios de ponto

Apesar de ser melhor e mais seguro quando comparado ao processo manual por facilitar a coleta dos dados dos colaboradores, ainda exige cálculos manuais ou com o uso de calculadoras. 

Usando uma planilha

Fechar a folha de pagamento com planilhas (Excel ou Google Sheets por exemplo) é uma maneira prática e eficiente para executar a tarefa. 

Ela permite que os dados dos colaboradores sejam inseridos e organizados em tabelas e que os cálculos sejam feitos automaticamente por meio de fórmulas. 

Ainda assim, requer que os dados sejam atualizados constantemente e que as fórmulas sejam conferidas periodicamente.

Usando um sistema para fechamento de folha de pagamento

É possível realizar o processo por meio de um sistema para fechamento de folha de pagamento. 

Ele integra os dados dos colaboradores, do ponto eletrônico e das legislações trabalhistas e fiscais em uma única plataforma. 

Dessa forma, automatiza todo o processo de cálculo, emissão e pagamento da folha, além de gerar relatórios e gráficos para a análise do RH. 

O sistema de folha de pagamento é um método moderno, ágil, preciso e seguro, que reduz custos, erros e riscos para a empresa.

Agora que você já sabe as formas possíveis de realizar este processo, é hora de aprender como fazer fechamento de folha de pagamento.

Como fazer fechamento de folha de pagamento?

Para fechar a folha de pagamento dos colaboradores, o responsável deve seguir alguns passos essenciais. Veja quais são eles:

Calcule as horas trabalhadas

fechamento de folha: calcule as horas trabalhadas

O primeiro passo para fazer o fechamento é calcular as horas trabalhadas pelos colaboradores no período. 

Para isso, é preciso coletar os registros do ponto eletrônico ou manual e verificar se há alguma inconsistência ou divergência nos horários.

Avalie os horários de entrada, saída e pausas

Na sequência, é preciso avaliar os horários de entrada, saída e pausas dos funcionários e verificar se eles estão cumprindo a jornada estabelecida no contrato

Neste caso, considere as normas da CLT e da convenção coletiva da categoria sobre a duração do trabalho, os intervalos intrajornada e interjornada, e o banco de horas.

Atente-se a alguns detalhes importantes

O terceiro passo é atentar-se a alguns detalhes importantes que podem influenciar no cálculo da folha e que podem variar a cada mês. 

Alguns aspectos que merecem a atenção da empresa são os abonos, as ausências e as horas extras. 

Se uma funcionária entra em licença maternidade ou um colaborador sai de férias, é preciso registrar o evento. O mesmo ocorre quando há ausências que precisam ser compensadas ou pagamento de 13º salário.

Separe o salário bruto do líquido

Após analisar detalhes, horas trabalhadas e outros pontos sobre a jornada, a próxima etapa é separar o salário bruto do líquido dos colaboradores. 

O salário bruto é o valor total que o funcionário recebe antes dos descontos. Podemos citar como descontos:

  • INSS (conforme faixa salarial);
  • IRFF (conforme faixa salarial);
  • Vale-transporte (até 6% do salário-base);
  • Vale-alimentação (até 20% do salário-base, o que depende de contrato de trabalho e convenções coletivas).

O salário líquido é o valor que o funcionário recebe após os descontos, ou seja, o que ele efetivamente leva para casa.

Para separá-los, é preciso aplicar as alíquotas e as deduções correspondentes a cada imposto e encargo sobre o salário bruto. 

Esses valores podem variar conforme a faixa salarial, o tipo de contrato, e o regime tributário da empresa.

Faça o cálculo da folha de ponto

Com os horários do colaborador definidos, é hora de fazer o cálculo da folha de ponto. 

Este documento registra as horas trabalhadas pelos funcionários e serve como base para o cálculo da folha de pagamento. 

Ele contém informações sobre horas normais e extras, faltas, atrasos, saídas antecipadas, e adicionais.

Para fazer o cálculo da folha de ponto, é preciso multiplicar as horas trabalhadas pelo valor da hora normal e somar os valores dos adicionais e das gratificações. 

Em seguida, é preciso subtrair os valores das faltas e dos descontos. O resultado é o valor bruto da folha de ponto.

Como calcular fechamento da folha de pagamento?

Para saber calcular o fechamento da folha de pagamento, o passo a passo é bem simples:

  1. Some os valores brutos das folhas de ponto de todos os colaboradores;
  2. Aplique os descontos, impostos e encargos sobre esse total;
  3. Veja o resultado, que é o valor líquido da folha de pagamento.

Para calcular de forma fácil, é possível usar a tecnologia para fazer os cálculos automaticamente e gere os documentos necessários para o pagamento da folha.

Como automatizar todo esse processo na empresa?

como automatizar o fechamento de folha

Como você pode perceber, o fechamento de folha é um processo que envolve muitos dados, cálculos e documentos. 

Por isso, ele pode ser demorado, trabalhoso e propenso a erros se for feito manualmente ou com ferramentas inadequadas.

A melhor forma de otimizar e simplificar esse processo na empresa é automatizá-lo por meio da tecnologia. 

Você pode utilizar um software voltado para RH para:

  • Reduzir custos, erros e riscos para a empresa;
  • Gerar relatórios e gráficos para a análise do RH;
  • Facilitar a fiscalização e o cumprimento das normas legais;
  • Aumentar a produtividade, a segurança e a transparência do RH;
  • Automatizar todo o processo de cálculo da folha de pagamento, bem como sua emissão e fechamento;
  • Integrar os dados dos colaboradores, do ponto eletrônico e das legislações trabalhistas e fiscais em uma única plataforma.

Quer conhecer algumas soluções eficazes? Confira as tecnologias TOTVS para RH!

Tecnologias TOTVS para RH

Se você está procurando softwares que auxiliam na hora de fechar a folha de pagamento na sua empresa, você precisa conhecer as soluções da TOTVS para RH.

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do Brasil e oferece soluções completas e integradas para a gestão do seu RH. Com as soluções da TOTVS, você pode:

  • Gerir sua folha de pagamento: permite integração com os módulos contábil e financeiro dos ERPs da TOTVS e automatiza os processos de gestão de férias e validação de registros para envio do eSocial.
  • Calcular o orçamento de pessoal: permite o cálculo de orçamento em períodos específicos e seleção de pessoal, a gestão dos processos de promoção, desligamentos, reajustes, férias, 13º salário e encargos trabalhistas.
  • Controlar a jornada e o ponto eletrônico: além da integração com a folha de pagamento, você terá um espelho de ponto com o movimento diário e a gestão de marcações, escala e controle de horários, gestão e compensação de banco de horas.

Você ainda poderá utilizar o aplicativo para consultar o demonstrativo de pagamento e informe de rendimentos, aprovar ponto, férias e atestados, dentre outras atividades.

Confira como as tecnologias TOTVS para RH ajudam você a otimizar a gestão do seu RH e a impulsionar o crescimento do seu negócio!

Conclusão

O fechamento de folha é um processo fundamental para o RH e para a empresa, pois garante que os colaboradores recebam os seus pagamentos corretamente.

Dessa forma, a empresa consegue cumprir com as suas obrigações legais e fiscais e gerar informações valiosas para sua gestão financeira e estratégica.

Para fazer o fechamento com eficácia, é preciso calcular as horas trabalhadas, avaliar os horários de entrada, saída e pausas, separar o salário bruto do líquido e calcular a folha de ponto.

Para otimizar e simplificar esse processo, é recomendável automatizá-lo por meio de tecnologias que assumam boa parte dessas tarefas.

Um sistema de ponto eletrônico, por exemplo, ajuda a controlar, de forma precisa, a jornada de trabalho dos seus colaboradores, inclusive à distância.

Além disso, ele costuma se integrar com outros sistemas da sua empresa.

Conheça tudo sobre o ponto eletrônico digital!

Artigos Relacionados

Deixe aqui seu comentário

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.