Garantir a segurança dos profissionais no ambiente do trabalho é uma responsabilidade das empresas. Para além de fornecer equipamentos de proteção individual, é preciso fazer a gestão deles, e a ficha de EPI é uma forma eficaz para isso.
Para fins legais e administrativos, o gestor precisa controlar a entrega, a devolução e a posse dos equipamentos.
Com a ficha, ele poderá registrar todas as informações pertinentes.
Neste blogpost, respondemos às principais questões sobre o tema.
O que é a ficha de EPI? A legislação é recente? Qual a função e a importância deste documento para a empresa? O que deve ter na ficha de EPI?
Confira as respostas para essas e outras perguntas!
O que é a ficha de EPI?
A ficha de EPI é um importante documento relacionado à segurança do trabalho, cujo papel é controlar a entrega, a devolução e a posse dos equipamentos de proteção individual pelos trabalhadores.
Ela tem como objetivo principal registrar o reconhecimento legal por parte do colaborador ao receber os equipamentos da empresa, ao mesmo tempo em que assume a responsabilidade pelo seu uso adequado, armazenamento correto e devolução quando necessário.
Entendeu o que é a ficha de EPI? A legislação que trata dos equipamentos é a Norma Regulamentadora nº 6 (NR-06), e ela traz no ponto 6.5 a responsabilidade da empresa quanto ao registro:
6.5 Responsabilidades da organização
6.5.1 Cabe à organização, quanto ao EPI:
[…]
d) registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico;
Qual a função da ficha de controle de EPI?
A ficha de controle de EPI desempenha diversas funções tanto no âmbito administrativo quanto no legal. Esse documento é capaz de fornecer informações valiosas, tais como:
- Período médio de substituição de um EPI específico;
- Controle da entrega de EPIs para todos os funcionários;
- Identificação da necessidade de substituição devido ao desgaste natural dos EPIs.
Do ponto de vista legal, a ficha é um dos principais itens examinados durante auditorias conduzidas por fiscais do trabalho.
Nessa situação, os fiscais verificarão se os trabalhadores receberam efetivamente os equipamentos necessários e quando ocorreu a substituição dos mesmos.
Além disso, será analisado se o preenchimento está correto e se todas as informações relevantes estão devidamente registradas.
Por fim, o documento também serve como uma garantia para a empresa de que ela cumpriu sua responsabilidade de fornecer os EPIs necessários para garantir a segurança dos funcionários durante a execução de suas atividades.
Quer um exemplo? Imagine que um trabalhador ajuizou uma ação de indenização por insalubridade na justiça.
Na resposta, a empresa pode apresentar a ficha para comprovar que ele recebeu os devidos EPIs e que efetuava trocas periódicas. Assim, pode evitar eventuais multas e prejuízos legais.
O que é CA na ficha de controle de EPI?
CA é a sigla para Certificado de Aprovação. É um número emitido pelo Ministério do Trabalho que atesta que um determinado EPI foi testado e aprovado conforme as normas técnicas vigentes. Todo equipamento deve possuir esse número impresso em sua etiqueta ou embalagem.
Assim, a ficha de EPI com CA serve para identificar o tipo e a validade do equipamento fornecido ao trabalhador.
Por isso, é importante verificar se o certificado está dentro do prazo de validade antes de entregar o EPI ao colaborador, ok?
Qual a importância desse documento para a empresa?
Em 2022, o Observatório de Segurança e Saúde no Trabalho divulgou dados alarmantes sobre os acidentes de trabalho.
O órgão, que é mantido e desenvolvido pelo Ministério Público do Trabalho (MPT) e pela Organização Internacional do Trabalho (OIT), registrou 22.954 mortes no mercado de trabalho formal brasileiro entre entre 2012 e 2021.
Diante deste cenário, é preciso dar especial atenção aos mecanismos de proteção do trabalhador. Ficha de EPI, NR 6 e outras normas regulamentadoras devem ser observadas.
A ficha se torna, assim, um documento essencial para a empresa por vários motivos:
- Comprova que a empresa cumpre com a sua obrigação legal de fornecer os EPIs adequados aos seus trabalhadores, conforme a NR-6;
- Facilita o controle e a gestão dos equipamentos, pois permite um acompanhamento do estoque, da distribuição, da troca e da manutenção deles;
- Evita multas e sanções por parte dos órgãos fiscalizadores, que podem exigir a apresentação das fichas de EPI em caso de auditorias ou inspeções;
- Protege a empresa em possíveis ações trabalhistas, que podem alegar que o trabalhador não recebeu os EPIs necessários ou que eles estavam vencidos ou danificados;
- Contribui para a conscientização e a educação dos trabalhadores sobre a importância do uso correto dos EPIs, reduzindo os acidentes de trabalho e as doenças ocupacionais.
O que deve ter na ficha de controle de EPIs?
A ficha de EPI deve conter as seguintes informações:
Cabeçalho
O cabeção pode ser padronizado em todas as fichas e deve possuir as informações:
- Nome, CNPJ e endereço da empresa;
- Nome, CPF, cargo, setor e data de admissão do trabalhador;
- Data de emissão do documento.
Listagem
- Data de entrega e devolução dos EPIs (no momento da troca);
- CA e descrição dos EPIs entregues (tipo, marca, modelo, tamanho, cor etc.);
- Motivo da devolução dos equipamentos (desgaste natural, dano, extravio etc.).
Assinaturas
- Assinatura do trabalhador que recebeu os EPIs;
- Assinatura do responsável pela entrega dos equipamentos.
Declaração
- Declaração da empresa: informação de que forneceu os EPIs gratuitamente ao trabalhador e que realizou treinamento sobre o uso adequado dos mesmos;
- Declaração do trabalhador: reconhecimento de que recebeu os equipamentos de proteção individual em perfeitas condições de uso e que se compromete a utilizá-los conforme as orientações recebidas, bem como a comunicar qualquer alteração que os torne impróprios para o uso.
Modelo de ficha de EPI
Qualquer modelo de ficha de EPI digital que você encontrar pode inspirá-lo na hora de elaborar o documento.
Lembre-se de personalizar o documento conforme as necessidades da sua empresa e incluir todas as informações obrigatórias que mencionamos no tópico anterior.
O que deve ter na ficha de EPI? A estrutura básica de um modelo deve apresentar os pontos acima mencionados, que estão resumidos a seguir:
Dados da empresa (nome, CNPJ e endereço) e do trabalhador (dados pessoais e laborais)
Dados dos EPIs (data de entrega e devolução, CA, descrição, motivo de devolução)
Assinaturas do trabalhador e do responsável
Declaração da empresa e do trabalhador.
Qual é o prazo de validade da ficha de EPI?
A ficha de controle de EPI não possui um prazo de validade específico. Ela deve ser mantida pela empresa pelo tempo em que o trabalhador estiver vinculado à mesma.
Além disso, é recomendável guardar os documentos por pelo menos cinco anos após o desligamento do trabalhador, para fins de comprovação legal em caso de necessidade.
Por este motivo, recomenda-se o uso de ficha de EPI digital, que pode ser armazenada em nuvem com segurança em vez de ocupar espaço em arquivos físicos.
E uma última observação relevante para o tema: a validade do CA. De acordo com o ponto 6.9.2 da NR 6:
“O CA concedido ao EPI tem validade vinculada ao prazo da avaliação da conformidade definida em regulamento emitido pelo órgão de âmbito nacional competente em matéria de segurança e saúde no trabalho”.
Como organizar as fichas de entrega de EPI?
As fichas de entrega de EPI podem ser organizadas em livros, fichários ou sistemas eletrônicos. O importante é que elas estejam acessíveis e atualizadas.
Algumas dicas para organizar as fichas de controle de EPI são:
- Numerá-las sequencialmente;
- Separá-las por setor ou por atividade;
- Arquivá-las em ordem alfabética ou cronológica;
- Criar categorias de produtos conforme o nome e a descrição do equipamento;
- Digitalizar as fichas, se forem físicas, e armazenar em nuvem ou em dispositivos externos;
- Em caso de fichas de EPI preenchidas fisicamente, fazer cópias e guardar em locais diferentes.
Quando falamos de ficha de EPI e NR 6, vale destacar ainda uma disposição constante na norma:
6.5.1.1 O sistema eletrônico, para fins de registro de fornecimento de EPI, caso seja adotado, deve permitir a extração de relatórios.
Ou seja, a empresa deve se atentar à escolha dos softwares utilizados na gestão para que eles possibilitem o cumprimento da norma, certo?
Por fim, não basta à empresa conseguir elaborar o documento de forma certa e fazer uma boa gestão deles. É fundamental incentivar os colaboradores a utilizarem a ficha.
Como incentivar os funcionários a utilizarem essa ficha?
Por ser um documento importante para a empresa e para o trabalhador, os gestores devem conscientizar os funcionários sobre a sua utilidade e a sua obrigatoriedade.
Algumas formas de incentivar os funcionários a utilizarem essa ficha são:
- Explicar os benefícios da ficha de EPI para a segurança e a saúde do trabalhador;
- Reconhecer e premiar os trabalhadores que usam os EPIs corretamente e que se destacam na segurança do trabalho;
- Demonstrar a forma correta de uso dos equipamentos, bem como quais EPIs são essenciais para a execução da atividade;
- Mostrar as consequências de não usar os equipamentos de proteção individual, como acidentes, doenças, multas e processos;
- Criar uma cultura de segurança na empresa a partir do envolvimento de todos os níveis hierárquicos e com estímulo à participação e ao feedback dos trabalhadores.
E, se você quer facilitar o controle e a gestão dos EPIs na sua empresa, pode contar com o TOTVS RH Medicina e Segurança do Trabalho.
TOTVS RH Medicina e Segurança do Trabalho
O TOTVS RH Medicina e Segurança do Trabalho é uma solução completa e integrada que automatiza os processos relacionados à saúde e à segurança dos trabalhadores da sua empresa.
Com o sistema, o gestor pode gerenciar de forma eficaz o uso dos EPIs e manter o controle desses equipamentos de acordo com o perfil de cada colaborador da empresa, segundo a função e as atividades que ele desempenha.
O software contribui para a gestão da entrega e devolução dos equipamentos, com um checklist visual dos EPIs entregues para cada colaborador registrado, diretamente na tela do gestor.
Além disso, você pode utilizar o sistema junto com o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização.
Essa solução especialista da linha Protheus atende a empresas de segurança e serviços gerais, bem como empresas de outsourcing, disponibilizando ferramentas poderosas para impulsionar a produtividade dos negócios.
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Conclusão
A ficha de EPI é um documento indispensável para a segurança do trabalho na sua empresa.
Ela registra a entrega, a devolução e a posse dos equipamentos de proteção individual para cada trabalhador, o que garante que ele recebeu os EPIs adequados para exercer as tarefas no ambiente de trabalho.
Por isso, o documento tem uma grande importância para a empresa ao comprovar que ela cumpre com a sua obrigação legal de fornecer os equipamentos aos seus colaboradores.
Considerando sua relevância, é preciso saber como fazer o documento de forma correta.
Como visto, ele deve conter informações sobre a empresa, o trabalhador e os EPIs entregues, bem como as assinaturas das partes envolvidas e as declarações de responsabilidade.
Além disso, é preciso incentivar os funcionários a utilizarem essa ficha e os EPIs corretamente, por meio de campanhas educativas e da criação de uma cultura de segurança na empresa.
Usar a tecnologia para melhorar a gestão da saúde e da segurança do trabalho é sempre uma boa prática, como visto com os softwares da TOTVS.
Porém, este é apenas um recurso que contribui para melhorar o gerenciamento. Existem outras ações neste sentido que são eficientes e lidam diretamente com os funcionários.
Uma delas é a SIPAT. Saiba tudo sobre a Semana Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho!
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