Produtividade Empresarial: Guia completo para otimizar a gestão

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 26 janeiro, 2021

Consumidores, concorrência e mercado: os três pilares da crescente demanda por produtividade empresarial. Às organizações, é necessário desenvolver estratégias eficientes que otimizem a gestão e, de forma contínua, melhorem os resultados.

Como a sua empresa vem enfrentando esse desafio?

Afinal, é um assunto fundamental para todos os tipos de negócios, independente do tamanho e do setor de atuação.

Porém, muito além de uma necessidade interna e uma exigência da diretoria, a produtividade é uma demanda que também vem de fora.

Conforme as tecnologias evoluem, o comportamento do consumidor se transforma. 

A cada dia, ele exige mais em um curto espaço de tempo.

E não se trata de uma cobrança apenas por qualidade na entrega, mas em tudo que envolve o seu relacionamento com a marca.

Ou seja, o consumidor busca uma experiência marcante, uma proximidade com a marca e um certo nível de reconhecimento com seus valores.

Além disso, atualmente os fatores de segurança são capazes de balizar uma compra.

Definitivamente, vender ficou mais complicado.

Por isso, a busca pela produtividade é tão importante.

Uma vez que sua empresa atinja níveis satisfatórios, é possível crescer em todos os aspectos — muito além dos números.

No entanto, é claro que se encontrar nessa jornada de revolução é difícil. Muitas organizações acabam ficando no caminho. O segredo é, portanto, saber onde atacar.

Qual o aspecto da empresa mais impacta em sua produtividade? A sua gestão.

É sobre isso que vamos falar neste conteúdo, um guia completo sobre como melhorar a produtividade empresarial, as vantagens e as melhores ferramentas.

Nova call to action

O que é produtividade empresarial?

Produtividade empresarial é um conceito que vai além de simplesmente “produzir mais”. Trata-se, na verdade, de executar suas tarefas com eficiência, agilidade e qualidade.

É fazer mais, com menos.

A palavra “produtividade” possui entendimento complexo, visto que é extremamente utilizada. 

Uma “buzzword”, se preferir.

É por isso que não se trata apenas de, no caso de uma indústria, investir no maquinário.

É preciso considerar custos, processos e operações para criar estratégias que tornem as rotinas mais eficientes.

Lembre-se que ser produtivo não significa que sua empresa irá suprir todas as demandas dos clientes.

Na verdade, indica que a organização se planeja e trabalha de forma organizada, em busca da eficiência, com as ferramentas certas e com gestão otimizada.

Qual é o objetivo da produtividade empresarial?

O objetivo da produtividade empresarial é alinhar vários aspectos da rotina produtiva e do planejamento estratégico, em prol de melhores níveis de entrega.

Para isso, é necessário alinhar várias frentes do negócio, direcionando seu trabalho para atingir os objetivos . Portanto, é preciso de consenso entre:

Dessa forma, é possível definir exatamente quais as melhores práticas a serem executadas, sempre de forma simples, objetiva e integrada.

Assim, a empresa reduz o tempo ocioso e otimiza a rotina produtiva.

Quanto à gestão, uma melhor produtividade contribui para melhores análises internas e externas.

Qual a importância do controle da produtividade para a empresa?

O controle da produtividade empresarial dá maior poder de previsibilidade à gestão. 

Com isso, é possível desenhar metas e objetivos mais calcados na realidade — porém ainda desafiadores.

Fica mais simples para a equipe vislumbrar sua rotina produtiva, facilitando a estruturação de um dia a dia otimizado.

Com o uso de ferramentas tecnológicas para apoiar esse processo, a empresa também se apodera de dados valiosos.

Dessa forma, é possível analisar cada aspecto da produção, destrinchando erros e acertos.

São informações que, futuramente, servirão de insumos para poderosos insights estratégicos.

E na prática, o controle permite que você gerencie o crescimento do negócio, observando com exatidão os pontos positivos e negativos dos processos atuais. 

O que pode influenciar na produtividade de uma empresa?

O nível produtivo da sua empresa depende de uma série de fatores. O desafio aqui é identificá-los sendo que, nem sempre, eles são correlacionados.

Cada setor, cada ambiente de trabalho e cada função apresenta obstáculos diferentes à produtividade.

E esses fatores podem variar de coisas muito pequenas, com grandes conflitos produtivos.

Um exemplo do primeiro caso pode ser visto nestes dados:

Um estudo publicado na Workforce revelou que 71% das pessoas dizem que ouvir música enquanto trabalham as torna mais produtivas.

E do segundo cenário? Podemos mencionar a competitividade entre setores de uma empresa.

É algo emblemático em algumas áreas, como Marketing e Vendas ou Desenvolvimento e Operações.

Em ambos os casos, há diferentes estratégias que visam reduzir os atritos e tornar a relação entre os setores mais fluida.

O resultado? Um melhor nível de produtividade!

Para alcançar esse objetivo, porém, é preciso mergulhar nos processos e entender o que influencia negativamente nas entregas.

Entre outros motivos, os principais são:

  • Má comunicação;
  • Fluxo de trabalho não-estruturado;
  • Falta de qualificação e treinamento;
  • Ausência de ferramentas tecnológicas;
  • Falta da definição de indicadores de produtividade;

Esses são apenas algumas das causas que revelam uma desorganização fundamental na gestão do negócio.

Identificou algum desses na sua empresa? Então recomendamos buscar uma solução rapidamente.

E qual seria? O próximo tópico falará propriamente sobre isso!!

Quais os principais indicadores de produtividade empresarial?

E como mensurar a produtividade empresarial? Essa é uma dúvida comum, mas a resposta não é tão difícil: com os indicadores de produtividade!

Talvez você já os conheça por outros nomes, como KPIs ou indicadores-chave de performance.

São métricas que buscam identificar avanços (ou retrocessos) pontuais em várias frentes do negócio, não apenas em relação aos resultados.

Elas são aplicadas no dia a dia operacional do negócio, servindo como referência para que os colaboradores se esforcem para atingir as metas.

Os indicadores são parte da inteligência de negócios.

Um insumo para que você analise os resultados, meça o andamento dos processos e encontre oportunidades de melhoria.

Entre os principais indicadores, podemos citar:

Qualidade

Indicadores que buscam avaliar o compliance em relação aos padrões de qualidade estabelecidos.

Nesse caso, podem variar muito, identificando questões referentes à disponibilidade do serviço, aos prazos de entrega, ao número de reclamações, entre outros.

Capacidade

Neste caso, o indicador busca definir a entrega em uma lógica quantitativa, como o nível de produção em determinado período de tempo.

Competitividade

São indicadores que buscam medir métricas mais mercadológicas, que realmente indiquem o nível de competitividade. Um exemplo bem comum é o market share.

Turnover

A produtividade empresarial também tem a ver com a satisfação dos colaboradores. Por isso, o indicador de turnover é bastante utilizado.

Ele mede o nível de rotatividade na empresa e, quanto mais aprofundado for, mais evidente são as chances de falhas internas, como no onboarding, na seleção de talentos ou mesmo no potencial da empresa em reter funcionários, por exemplo.

Lucratividade

Por fim, vale ressaltar que os indicadores de lucratividade continuam extremamente importantes.

Eles servem para medir as entregas do time de vendas, indicando o ganho real da organização.

Por que investir na produtividade empresarial?

Muito mais do que resultados no papel, melhorar o nível produtivo da empresa traz grandes benefícios para a empresa e todos os envolvidos.

Colaboradores motivados

A produtividade é um caminho para que a empresa atinja seus objetivos. Com isso, o dia a dia se torna mais organizado, com foco nos resultados.

Toda essa perspectiva melhora a motivação dos colaboradores, que trabalham de forma mais fluida, sem obstáculos nos seus processos, de olho no crescimento — tanto individual quanto da organização.

Maior lucratividade

Um dos efeitos diretos da produtividade é o aumento dos lucros do negócio. Com uma gestão otimizada, as entregas se tornam mais eficientes.

Além disso, o uso de recursos preza pela assertividade.

O resultado? Menos despesas, mais foco em qualidade e uma maior margem de lucro.

Clientes mais satisfeitos

Naturalmente, ao produzir mais e melhor, você encanta os clientes, alcançando a satisfação total.

Um benefício que vale mencionar é que, com um melhor nível de produtividade, é mais provável que sua empresa aprimore ou crie novos canais de relacionamento. 

Dessa forma, se aproxima do consumidor, fortalecendo seus laços de confiança.

Redução de perdas

Já deu para entender que uma empresa produtiva é eficiente, certo? Já que a busca pela redução de perdas, bem como de desperdício, é constante.

Dessa forma, a organização aproveita seus recursos ao máximo, sem perdas que prejudiquem seus resultados.

7 dicas de como melhorar a produtividade de sua empresa

Que tal aplicar algumas mudanças agora em sua organização?

Você tem terreno livre para melhorar vários aspectos e ver, em curto prazo, os benefícios de um melhor nível de entrega.

Defina fluxos de trabalho

Estabelecer uma sequência lógica e sistemática para realização das atividades é o primeiro passo em sua estruturação.

Esse processo busca evitar retrabalhos e tornar o fluxo de entregas mais intuitivo e dinâmico. Assim, a “engrenagem gira” e seus setores não emperram as tarefas.

Invista na capacitação do seu time

O treinamento é essencial para que os colaboradores possam entregar no nível que você e a empresa esperam.

Por isso, o investimento em treinamento e em ferramentas deve ser feito — de uma forma contínua, lembre-se!

Estimule a comunicação interna

Como um time pode produzir bem sem uma comunicação transparente, direta e sem ruídos? Impossível, certo? Por isso que esse é um ponto essencial a se considerar.

Investir em ferramentas que potencializem o trabalho em grupo, centralizando a comunicação, é uma forma de melhorar e agilizar entregas.

Revise processos

Inclua a revisão de processos como uma prática comum e obrigatória em seu planejamento, sempre antes de implementar alguma mudança, bem como após sua execução.

É uma forma de potencializar seu controle, além de evitar falhas.

Defina metas e objetivos estratégicos

Um bom planejamento é essencial para melhorar sua produtividade empresarial. 

Crie um plano de ações que seja justo, mas desafiador, com metas que realmente levem a empresa a outro patamar.

Faça gerenciamento do tempo

O que seria de um time produtivo sem práticas inovadoras para melhorar sua gestão do tempo?

Essa é uma forma de, em um ritmo contínuo, melhorar as entregas da sua empresa, estabelecendo metas e limites de tempo para cada tarefa.

Use tecnologia e ferramentas adequadas

Por fim,  a tecnologia é parte essencial de uma empresa produtiva.

Para muitos, é o vetor que possibilita às organizações se rotularem produtivas. 

Busque no mercado auxílio de ferramentas, sistemas e soluções que tragam a tecnologia para o core do seu negócio, potencializando suas execuções.

Integração de dados, automação de processos, rapidez, segurança, escalabilidade. São alguns dos benefícios de adotar a tecnologia em prol da produtividade.

Como a automatização de processos pode melhorar a produtividade do seu negócio?

Uma empresa produtiva é o resultado da união de duas coisas: estratégia e tecnologia.

A primeira é base teórica, o direcionamento, o toque holístico tão bem-vindo. É a palavra inicial e a final de um plano de ações.

A estratégia trata de estruturar os processos, buscando sua melhor execução.

Já a tecnologia serve como meio. Um canal. Uma forma de fazer as coisas acontecerem: as tarefas, as entregas, o controle de cada uma dessas ações.

E isso não é pouca coisa não.

De acordo com pesquisa da Harvard Business Review, 92% dos 572 participantes responderam que a tecnologia os ajudou a melhorar a produtividade no trabalho.

Para eles, a tecnologia foi a responsável por torná-los profissionais mais eficientes.

E na complexa missão de estabelecer diretrizes que incentivem a produtividade, a automação de processos surge como solução definitiva.

O Sistema de Gestão TOTVS é uma das ferramentas que possibilita exatamente isso. Completo, a plataforma de recursos pode ser definida como um verdadeiro backoffice digital.

Dessa forma, ao utilizar o Sistema de Gestão TOTVS, você facilita várias frentes da sua gestão, tendo acesso aprofundado aos dados de produção.

Assim, aproveita todo potencial da leitura de dados para melhorar a sua tomada de decisão.

Além de contribuir com a produtividade da sua empresa, um Sistema de Gestão ERP é capaz de controlar e gerenciar informações para todas as áreas do seu negócio – o que contribui diretamente para uma rotina mais alinhada e flexível de trabalho. 

E não é só isso!

Com o auxílio da tecnologia, é possível contar com ferramentas precisas para fazer uma melhor comunicação e ter um canal mais eficiente com o cliente (CRM), automatizar processos por meio de inteligência artificial, contar com a ajuda de dados de performance através de dados de BI e Big Data, e muitas outras funcionalidades. 

O resultado final? Para grande parte dos clientes, é exatamente uma revolução em sua produtividade.

Com mais eficiência, sua organização satisfaz mais clientes, o que se traduz em melhores resultados financeiros.

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Conclusão

A produtividade empresarial já faz parte do core business das empresas. É uma necessidade dos tempos atuais — e um pré-requisito para se destacar no futuro.

Aos gestores, cabe entender seu papel em possibilitar uma melhor produtividade, buscando soluções e estratégias que viabilizem essa transformação.

Neste conteúdo, você conferiu tudo sobre o assunto, bem como algumas dicas sobre como melhorar a produtividade no seu negócio.

Este é um processo abrangente, mas possível em qualquer estrutura organizacional.

Mas lembre-se: a tecnologia para integrar dados, automatizar processos e otimizar a gestão é sempre necessária.

Para mais conteúdos sobre o tema ou informações que ajudem a melhorar suas estratégias de gestão, continue de olho em nosso blog!

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