Saiba como fazer o controle de combustível

Equipe TOTVS | 18 julho, 2022

Você sabia que os custos com abastecimento podem representar 50% dos gastos operacionais em uma empresa? Sabemos que essa é uma despesa essencial, mas é possível economizar com um controle de combustível eficiente.

Saber como fazer esse controle de consumo é fundamental para reduzir gastos, principalmente diante das altas no preço do combustível atualmente.

Quando bem aplicada, a gestão dessa despesa ainda pode trazer outros benefícios para a operação logística do negócio, como o aumento da produtividade da frota.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para compartilhar com você estratégias importantes para economizar as despesas com combustível sem prejudicar o desempenho dos transportes.

É só seguir a leitura deste conteúdo para conferir as dicas que preparamos especialmente para você, aproveite!

O que é controle de combustível?

O controle de combustível é uma ação dentro da gestão de frotas, que tem como principal função administrar os gastos com abastecimento dos veículos.

Essa área desenvolve e aplica estratégias com o objetivo de reduzir custos e aumentar a eficiência da frota, otimizando toda a operação logística da empresa. 

Independente dos tipos de veículos utilizados, o combustível é uma despesa essencial: sem ele, os carros não andam e as entregas não são realizadas.

Já que não é possível cortar esse gasto, é fundamental saber como lidar com ele da melhor maneira para não transformá-lo em um peso muito grande no orçamento do seu negócio. 

Um controle de abastecimento bem planejado e bem executado é capaz de fazer isso por você. 

Qual a importância de fazer o controle de combustível da frota?

Lembra quando falamos que os gastos com combustível podem representar até 50% do orçamento de algumas empresas nas operações de transporte? 

O dado, divulgado em uma matéria especial no Estadão Mobilidade, demonstra um dos grandes benefícios do controle de abastecimento: a economia.

A matéria também apresenta outra informação importante, referente ao aumento de preços dos combustíveis, outro grande vilão na gestão financeira de frotas.  

Segundo uma pesquisa realizada pela ANP (Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustível), o combustível registrou um aumento de 46,8% em 2021, quando comparado ao ano anterior.

Apesar da redução de custos ser uma grande vantagem, ela não é o único benefício do controle de combustível. 

Veja outros motivos para aplicar a estratégia na sua empresa:

  • obter dados para análise dos hábitos de consumo de combustível, permitindo o planejamento de ações mais assertivas;
  • otimização de processos logísticos;
  • melhor desempenho dos veículos;
  • projeção de gastos a longo prazo;
  • aumento da produtividade.
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Como fazer controle de combustível?

O primeiro passo para fazer um controle de consumo de combustível realmente efetivo é entender que a base está no planejamento e no acompanhamento do desempenho da frota.

Esse controle vai permitir uma análise de importantes indicadores e, a partir disso, você pode identificar pontos de melhoria, realizar ajustes e otimizar os transportes.

Para que você possa colocar tudo isso em prática, preparamos algumas dicas indispensáveis para um bom gerenciamento de combustível no seu negócio.

Confira a seguir.

Conheça sua frota e os motoristas

Cada tipo de transporte consome uma quantidade diferente de combustível e a frota ainda pode ter veículos abastecidos com combustíveis distintos. 

Além disso, o modo como o condutor dirige também impacta diretamente no gasto de cada veículo. 

Por isso, identificar todos os veículos da sua frota e conhecer os motoristas é um grande passo para entender os hábitos de consumo de combustível.

Dessa forma, você sabe quais condutores são mais econômicos e quais veículos consomem mais combustível, o que possibilita um planejamento mais estratégico. 

Aqui, é importante considerar outros fatores que podem elevar os custos, como rotas com maior distância. 

Outro dica é tentar padronizar a sua frota o máximo possível para facilitar o controle de combustível e até mesmo a manutenção. 

Faça a manutenção preventiva dos veículos

A manutenção preventiva dos transportes é a melhor forma de garantir o aproveitamento completo do potencial de cada veículo, além de evitar gastos com reparos maiores.

Na prática, esse tipo de manutenção tem o objetivo de identificar possíveis falhas que possam danificar o veículo. 

Essa é uma ótima estratégia para evitar problemas mais graves, que impossibilitem o uso do veículo ou levem ao consumo excessivo de combustível. 

Contudo, o processo de revisão também é uma forma de assegurar o funcionamento máximo da frota, preservar os veículos e contribuir para a longa vida útil dos automóveis.

Além disso, vale destacar que a manutenção aumenta a segurança dos condutores, reduzindo os riscos de acidentes por falha mecânica.

Atente-se às condições dos pneus

Sim, as condições dos pneus tem influência no consumo de combustível: a falta de calibração ou o desgaste dos pneus pode elevar os gastos desse item na gestão de frotas.

Isso porque a baixa pressão aumenta a resistência ao rolamento, forçando o motor a usar mais combustível.

Pode parecer uma ação simples, mas calibrar os pneus faz toda a diferença no controle de combustível e traz uma boa economia para a empresa. 

A dica é ficar sempre atento às condições dos pneus e orientar os motoristas a fazerem esse acompanhamento no dia a dia de trabalho. 

Não deixe os veículos parados por muito tempo

Veículos parados por muito tempo tendem a gastar mais combustível, por isso é importante reduzir o período ocioso, tanto durante os percursos, quanto no dia a dia da empresa.

Um software de gestão facilita o controle desse fator e ajuda na identificação dos automóveis disponíveis.

Com ele, é possível ter acesso a informações que podem facilitar a criação de estratégias para otimizar esse tempo ocioso, como um cronograma de rotatividade no uso de veículos, por exemplo.

Dessa forma, nenhum transporte fica parado por muito tempo e você evita despesas muito altas – não apenas com combustível, mas também com manutenção pela falta de uso.

Monitore o peso das cargas

Quanto mais pesada for a carga, mais o veículo tende a gastar combustível. Isso é um processo natural, pois o peso exige uma força maior do motor. 

Neste ponto, monitorar o peso das mercadorias transportadas é uma forma de evitar o consumo excessivo de combustível.

Esse controle deve ser feito também pelos motoristas e funcionários envolvidos no processo logístico, por isso é interessante manter um padrão e orientar sobre os limites de cada veículo.

Além disso, é importante escolher modelos de transporte adequados para cada tipo de carga. Produtos mais pesados exigem uma estrutura diferente, mais resistente e de maior potência.

Abasteça apenas em postos confiáveis

Combustíveis de baixa qualidade podem ser mais baratos, mas têm grandes chances de trazer um grande prejuízo depois. 

Além de fazer com que o veículo consuma mais, produtos ruins podem comprometer o desempenho do motor e até mesmo danificar peças internas, gerando custos altos com manutenção.

Para evitar esse tipo de problema, faça uma lista com os postos de abastecimento mais confiáveis. 

Aqui, use o seu conhecimento e a experiência dos motoristas para buscar o melhor custo-benefício e encontrar as melhores empresas.

Uma dica interessante é buscar parcerias com esses postos para baratear os custos sem abrir mão da qualidade.  

Conte com um rastreador veicular

O rastreamento veicular fornece uma série de informações relevantes para o controle de combustível, como tempo ocioso do motor, velocidade e trajeto percorrido.

Além disso, o monitoramento permite identificar quanto de combustível foi consumido em cada viagem. 

Esse dado também ajuda na análise de outros fatores, como, por exemplo:

  • gasto excessivo de combustível por problemas mecânicos no veículo;
  • cálculo de consumo de cada veículo;
  • imprudência dos motoristas;
  • rotas mal planejadas;
  • desvios de rotas.

Todos esses pontos contribuem para a tomada de decisão da gestão, permitindo um planejamento mais eficiente com foco no aumento da produtividade e redução de custos.

Controle a quilometragem

O monitoramento da rota está diretamente ligado ao controle de quilometragem, outro cuidado importante na economia de combustível. 

Como falamos acima, o rastreador de veículos permite monitorar a quantidade de combustível gasta durante determinado trajeto. 

Ou seja, é possível saber os gastos de cada veículo e de cada motorista para a distância percorrida. 

Dessa forma, você pode identificar quando um veículo anda mais do que o previsto no planejamento de rotas, por exemplo, ou ainda entender as razões para um automóvel gastar mais do que outro em uma mesma quilometragem.

Além dos rastreadores, muitos softwares de gestão já permitem o acompanhamento da rota em tempo real. 

Aposte na capacitação dos condutores

Investir na capacitação dos motoristas é investir na produtividade e qualidade dos serviços da empresa. 

Além de aprimorar as técnicas de direção e eliminar maus hábitos, como frenagem brusca e alta aceleração, os treinamentos devem capacitar a equipe para usar os veículos da melhor maneira possível.

Isso significa entender meios de economizar combustível, otimizar o desempenho do automóvel e garantir a segurança própria e de outros condutores.

Pode ser interessante também disponibilizar treinamentos para identificação de sinais de problemas ou falhas nos veículos, evitando um consumo maior de combustível para suprir o dano.

Esse tipo de atitude também aumenta a motivação da equipe, contribuindo assim para a produtividade da empresa.

Faça o planejamento das rotas e dos gastos

A escolha de uma rota errada pode levar o condutor a percorrer uma distância mais longa, por estradas mais precárias, o que aumenta o consumo de combustível e traz prejuízos para a empresa.

Por isso, planejar as rotas é um passo fundamental para garantir um transporte eficiente e uma frota produtiva.

Esse planejamento deve analisar os melhores trajetos, considerando pedágios, distância e condições da estrada. 

Uma forma de otimizar o processo, é contar com o apoio de um planejador de rotas. O software automatiza algumas funções, fornecendo esses dados de maneira automática.

Além de reduzir os custos com combustível, essas ações também garantem agilidade na entrega, assim como contribuem para a segurança dos motoristas e da carga transportada.

Como montar uma planilha de controle de combustível?

A planilha de controle de combustível é a forma clássica de gerenciar essa despesa, mas para montá-la é importante considerar alguns fatores, como:

  • gasto previsto para cada veículo;
  • quantidade de motoristas;
  • quantidade de veículos;
  • distâncias percorridas.

Na prática, fazer o controle apenas com a planilha é mais trabalhoso e as chances de erros nas informações são bem maiores. 

Por isso, o mais indicado é contar com um software de gestão de frotas que permita integrar diversas funções em um só lugar, incluindo o controle de combustível.

A centralização de tarefas facilita o gerenciamento de todas as etapas do processo logístico, desde o planejamento até o monitoramento de rotas e análise de indicadores de desempenho.

As soluções tecnológicas ainda levantam dados relevantes para a otimização da operação como um todo. 

TOTVS Planejamento de Rotas

Um bom planejamento é a base para definir rotas eficientes e garantir a economia de combustível, e contar com um software especializado nessa etapa faz toda a diferença.

O TOTVS Planejamento de Rotas é uma ótima solução para quem busca reduzir os custos logísticos, trazendo uma economia de até 30% nas entregas e contribuindo para a otimização de processos.

Com a plataforma, é possível encontrar os trajetos mais vantajosos e ter maior controle sobre as viagens.

A ferramenta mantém uma visão clara de todas as rotas planejadas, marcando as ordens de parada e os trajetos sugeridos em um mapa digital. 

Vale destacar que o planejador de rotas tem integração com os sistemas de gestão ERP da TOTVS e ainda permite integrar outros softwares, deixando toda sua administração centrada em um só lugar.

Use o TOTVS Planejamento de Rotas para escolher trajetos mais eficientes e economizar combustível!

Conclusão

Depois de finalizar essa leitura, entendemos a importância do controle de combustível não apenas para reduzir custos, mas também para elevar a eficiência dos serviços de transporte.

O combustível representa uma das maiores partes das despesas nas operações logísticas, por isso encontrar maneiras de economizar é a melhor maneira de evitar prejuízos financeiros. 

Como vimos, ações básicas como a manutenção preventiva, a capacitação de motoristas e o monitoramento de peso das cargas contribuem para essa economia.

Além disso, ferramentas como o rastreador veicular, softwares de gestão e planejadores de rota são grandes aliados no controle do consumo de combustível.

Agora é hora de colocar todas as dicas deste artigo na prática e otimizar a gestão de frotas na sua empresa!

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