Nenhum negócio, não importa quão grande ou pequeno, pode operar sem algum tipo de sistema de gestão de multas financeiras em vigor.
Transportadoras podem ser multadas por uma variedade de razões, incluindo violação das leis de trânsito ao cometer infrações como excesso de velocidade, estacionamento irregular e/ou descumprimento de normas de segurança (dirigir sem cinto, farol queimado etc.).
A fim de evitar estas onerosas multas, é importante entender o que é o gerenciamento de multas e como implementá-lo adequadamente em sua organização.
Neste artigo, discutiremos ainda por que a prática é importante e dicas de como fazê-la de forma eficaz para o seu negócio. Boa leitura!
Afinal, o que é gestão de multas?
A gestão de multas é o processo de identificação, rastreamento e cobrança de multas devidas pela sua organização ao longo do tempo.
Isso pode incluir multas pelos mais variados motivos, desde excessos de velocidade ou estacionamentos irregulares até problemas com a documentação do veículo e das cargas transportadas.
A administração de multas pode ser um processo complexo, pois muitas vezes envolve vários departamentos e/ou agências, bem como a emissão e organização de diversos documentos importantes, como o CTe e o DACTE, só para citar alguns exemplos.
Entretanto, há ainda algumas etapas básicas que normalmente estão envolvidas no gerenciamento de multas.
Em primeiro lugar, as multas devem ser identificadas e registradas por meio de um método específico. Isto pode ser feito manualmente, por meio de planilhas personalizadas ou utilizando-se de sistemas automatizados.
Em seguida, as multas devem ser recolhidas, isto é, os gestores da empresa devem decidir se vão pagar a multa ou questioná-la e recorrer. Isto pode envolver o envio de lembretes ou a tomada de medidas legais.
Finalmente, as multas cobradas devem ser depositadas na conta apropriada, a fim de evitar que o veículo rode com irregularidades que possam causar ainda mais multas.
A gestão de multas é uma parte importante de muitas empresas e organizações, pois ajuda a garantir que as multas sejam pagas e que as contas sejam mantidas atualizadas.
Quais os benefícios de fazer a gestão de multas para frotas?
Como vimos, a gestão de multas é uma forma de organizar todas as notificações de infrações cometidas pelos motoristas da frota de modo a identificar quais delas serão, de fato, pagas e quais serão contestadas por meio de recurso.
Mas essa prática, no curto e no longo prazos, traz ainda mais benefícios para as empresas. Confira!
Economia de custos
Um dos muitos benefícios da gestão de multas, especialmente se ela for feita por meio de um software de automação, é a economia de custos que pode proporcionar.
Ao automatizar a gestão de multas, você pode liberar tempo do pessoal que de outra forma seria gasto em tarefas como emissão de multas e fiscalização dos infratores.
Além da economia de tempo, seus gestores poderão identificar mais rapidamente quais multas realmente devem ser pagas e quais delas podem ser contestadas por meio de recurso.
Em outras palavras, o processo de apuração do que aconteceu se dará de maneira mais rápida, permitindo que a gestão não perca os prazos para recurso.
Aumenta a segurança
A gestão de multas não traz somente benefícios financeiros, mas também aumenta a segurança dos motoristas da sua frota.
De acordo com dados da OMS, cada acréscimo de 1% na velocidade média de um veículo pode aumentar em até 4% o risco de acidente fatal e 3% o risco de acidente grave.
Portanto, como a gestão de multas é uma forma de se certificar de que seus motoristas estão dirigindo conforme as leis de trânsito, isso inclui os limites de velocidade das principais vias utilizadas diariamente.
Ou seja, ao estimular seus motoristas a evitarem multas ao seguir as leis de trânsito, você está ajudando a aumentar a segurança e a diminuir os riscos da profissão, criando um ambiente melhor não só para sua empresa, mas também para outros motoristas, pedestres e passageiros.
Preserva a imagem da empresa
Nenhuma transportadora deseja que a própria imagem seja associada ao mau comportamento no trânsito, pois isso afasta os clientes, que passam a duvidar da integridade da empresa.
Isso significa que, se você não adotar nenhum processo ou ferramenta para evitar a incidência de multas, o risco disso afetar a sua imagem se torna bem maior.
E não podemos brincar quando o assunto é reputação, afinal, este é um bem intangível e que, se perdido, dificilmente se recupera.
Quais são as principais infrações cometidas pelos motoristas das frotas?
Confira, a seguir, as principais infrações cometidas pelos motoristas:
- Excesso de velocidade: de acordo com dados da OPAS (Organização Pan-Americana de Saúde), o excesso de velocidade é responsável por cerca de um terço de todas as mortes que ocorrem no trânsito em países de alta renda e metade delas em países de baixa e média renda;
- Uso do celular durante a direção: essa ação pode ser tão perigosa quanto o efeito do álcool, ampliando 400 vezes o risco de acidentes, pois é preciso dividir a atenção entre o ambiente e o celular;
- Embriaguez ao volante: o álcool é uma droga que mexe com o sistema nervoso central, diminuindo a capacidade de realizar funções como a direção, pois diminui significativamente o tempo de reação do motorista.
Como reduzir a incidência dessas infrações?
Enquanto transportadora, existem algumas medidas específicas que você pode tomar para diminuir a incidência desses três tipos de acidente.
Para o caso do excesso de velocidade, você pode implementar sistemas de rastreamento veicular para acompanhar a velocidade média dos seus motoristas em tempo real e, sempre que necessário, entrar em contato com o motorista caso perceba um comportamento anormal.
No caso do uso do celular, é preciso que os gestores também tenham paciência e saibam não sobrecarregar seus motoristas, fazendo com que eles tenham de checar o celular com muita frequência durante a atividade.
O ideal é implementar um sistema de comunicação mais apropriado, como sistemas de rádio, que são regulamentados pela ANATEL.
Por fim, para coibir a embriaguez no volante, a sua empresa deve realizar regularmente os exames toxicológicos exigidos por lei, bem como criar os próprios mecanismos de fiscalização para garantir que os motoristas nunca dirijam sob efeito de álcool ou outras substâncias.
Como fazer a gestão de multas de trânsito?
Agora confira algumas dicas para fazer a gestão de multas:
Qualifique seus motoristas
Não importa o setor ou ramo de atividade da sua empresa, o número de colaboradores ou o tamanho da operação, as empresas precisam investir em qualificação.
No caso das transportadoras, isso não é diferente. Afinal, mudanças no legislativo afetam o dia a dia da operação com frequência, então é preciso manter a sua base de motoristas atualizada sobre as principais regras.
Além disso, algumas cidades e estados possuem legislações específicas para regulamentar os horários para circulação de certos tipos de veículos e procedimentos de carga e descarga.
Portanto, é preciso que você invista na qualificação dos seus motoristas, para que esses profissionais estejam à par das principais leis de trânsito, pois só assim irão saber como se comportar adequadamente de modo a evitar multas quando estiverem dirigindo.
Evite multas tipo NIC
As empresas de transporte que possuem uma equipe com vários motoristas precisam ter uma atenção redobrada quando estamos falando de multas, pois a empresa pode ser autuada com um tipo de multa muito prejudicial, chamada multa NIC.
NIC é a abreviação para “Não Identificação do Motorista”, ou seja, trata-se de uma penalidade que é aplicada quando a empresa não identifica quem é o motorista responsável por determinada infração detectada e autuada pelos órgãos de fiscalização de trânsito.
Veja o que diz o parágrafo 8o do Art. 257 do Código de Trânsito Brasileiro:
§ 8º Após o prazo previsto no parágrafo anterior, não havendo identificação do infrator e sendo o veículo de propriedade de pessoa jurídica, será lavrada nova multa ao proprietário do veículo, mantida a originada pela infração, cujo valor é o da multa multiplicada pelo número de infrações iguais cometidas no período de doze meses.
Ou seja, a lei prevê a emissão de uma nova multa para o proprietário do veículo (a empresa), com o valor multiplicado pelo número de infrações iguais cometidas nos últimos doze meses.
Nesse caso, as empresas terão de arcar com custos ainda maiores, o que pode comprometer o caixa da companhia. Portanto, sempre identifique os infratores aos órgãos competentes.
Use um software de gestão de frotas
Os softwares de gestão de frotas são soluções capazes de auxiliar os processos de gestão da sua empresa de diversas maneiras, e uma delas é a gestão de multas.
Deste modo, é possível realizar gestão de infrações, com acompanhamento de pagamentos e na identificação das causas e dos profissionais envolvidos. E, claro, organizar-se para não perder os prazos para dar entrada em recursos e pedidos de restituição.
Como funciona um sistema de gestão de multas?
O sistema de gestão de multas centraliza todas as informações e documentos relativos a infrações, assim como os procedimentos necessários para realizar os pagamentos, em um único lugar, facilitando a vida dos gestores da empresa.
Com ele, você consegue acompanhar todas as notificações recebidas pela empresa e elaborar estratégias para agilizar o processo de identificação das causas e envolvidos.
Ao ganhar tempo com essas tarefas, seus gestores e colaboradores poderão identificar com mais facilidade quais autuações devem ser pagas e quais delas podem ser contestadas junto aos órgãos competentes.
Mas, normalmente, essa é apenas uma das funcionalidades dos sistemas de gestão de frotas, que são muito mais completos e ainda podem ajudar a sua empresa em diversas outras frentes.
Como escolher o melhor software para gestão de multas?
Na hora de escolher o melhor software de gestão de multas, você deve considerar as necessidades da sua empresa.
Você deseja simplesmente um sistema para gerir suas multas ou uma alternativa completa, capaz de atender a diversas outras necessidades, como a gestão de documentos, pneus, manutenções corretivas e preditivas, ordens de serviço e muito mais?
O mais interessante é considerar uma solução completa, que facilite aspectos diversos do seu negócio, como gestão de pneus, controle de portaria, cadastro e padronização de veículos, indicadores gerenciais e, é claro, gestão de multas.
Escolha uma alternativa mais completa para a sua empresa e você verá resultados em múltiplas frentes de atuação!
Perguntas frequentes
Confira agora algumas perguntas frequentes sobre a gestão de multas:
Como fazer uma planilha de multas de trânsito?
Para criar uma planilha de multas de trânsito, você deve inserir manualmente cada multa de trânsito em um programa de planilha eletrônica, como o Excel.
Contudo, apesar de ajudar na organização da empresa, essa não é uma solução tão completa quanto um software de gestão de frotas.
A planilha de gestão de multas é uma solução eficiente?
Não. A planilha é muito limitada quando comparada a soluções completas, que centralizam todas as informações em um único software, de fácil acesso a todos os envolvidos na gestão da sua empresa.
Este tipo de tecnologia agiliza o trabalho e ainda ajuda você a não perder os prazos para o pagamento das multas ou o envio de pedidos de recurso.
TOTVS Gestão de Frotas
O TOTVS Gestão de Frotas oferece uma solução de gerenciamento de multas que ajuda as organizações a manterem o controle de seus veículos de frota e garantirem a conformidade com os regulamentos, bem como o pagamento em dia das infrações.
O software fornece um repositório central de informações sobre multas, permitindo às organizações identificarem rápida e facilmente quais veículos estão violando os regulamentos.
Além disso, oferece uma série de recursos para ajudar as organizações a gerenciarem suas multas, incluindo a capacidade de criar e gerenciar orçamentos de multas, rastrear o status de pagamento e gerar relatórios.
Como resultado, o TOTVS Gestão de Frotas pode ajudar a sua empresa a economizar tempo e dinheiro, reduzindo o risco de multas e melhorando a conformidade.
Conheça o TOTVS Gestão de Frotas!
Conclusão
A gestão de multas é um componente crítico de qualquer negócio de transporte e o software certo pode ajudar sua empresa a otimizar a frota, reduzindo custos e melhorando a eficiência.
O TOTVS Gestão de Frotas é a solução perfeita para empresas de todos os tamanhos. Nosso software oferece ferramentas poderosas para gerenciar todos os aspectos de sua frota, desde a manutenção de veículos até a gestão de multas e combustível.
E, então, gostou deste artigo? Confira também o nosso guia completo sobre controle de veículos!
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